Keltiske målførestudiar

Nas últimas duas décadas a ICO alçou uma importância relevante no cenário das organizações devido às mudanças destacadas pelas características da nova economia. Constitui-se de um processo sistemático de coleta, gestão, análise e disseminação das informações sobre a ambiência externa, passando a auxiliar na conduta de rumos de atuação futura, ancoradas sobre a inovação. O desafio para o funcionamento das instituições está em aprender a desenvolver mecanismos que possam diminuir a incerteza no rumo de seus negócios.

Não obstante todas as incongruências com relação à definição da ICO, podemos representá-la de maneira satisfatória como sendo um processo sistemático de coleta, gestão, análise e disseminação das informações sobre a ambiência externa às

22 _{Esse ciclo de vida da informação engloba as seguintes etapas: criação, aquisição, organização,} armazenagem, recuperação, acesso, empréstimo, disseminação, uso, compartilhamento e aplicação. Explicitado pela figura 10.

146 instituições; passando a auxiliar na conduta de rumos para a atuação futura. Sendo assim, o modelo de ICO visa descobrir oportunidades e reduzir riscos, com o intuito de viabilizar a competitividade empresarial.

Além de estar embasada sob a perspectiva da busca de competitiva das organizações, a ICO trabalha com a otimização da própria informação e as maneiras de transformá-la em conhecimentos que permitam aumentar a capacidade organizacional de aprendizagem, gerando novos ativos e fatores de inovação.

Adicionalmente a esses fatores, o processo de ICO potencializa a habilidade da organização em aprimorar o entendimento de suas estratégicas e da maneira com que são conduzidas as ações dos seus competidores. A informação vista sob o olhar do processo de ICO está intrinsecamente ligada à estratégia que a empresa resolve desenvolver em face de seu planejamento.

Em seu sentido mais amplo, a inteligência competitiva transparece a necessidade de se ter o foco continuamente orientado ao ambiente externo, indo além do monitoramento dos competidores de mercado; passando pela observação e estudo de qualquer postura que possa torná-la mais competitiva e inovadora.

A interdependência atual, fundamentada pelo ideal de uma economia em rede, faz com que se aumente a necessidade das organizações em tentar compreender o ambiente e encontrar significados relevantes para a conduta de suas ações. As variáveis externas aumentam cada vez mais, fazendo com que essa necessidade seja um fator crítico de sucesso para a sobrevivência das instituições contemporâneas.

Nesse ponto torna-se oportuno dar relevo ao uso da informação dentro de um contexto específico, onde está inserida a organização. A análise dos ambientes interno e externo permitirá uma medida de postura, influenciando diretamente na relevância do trato das informações que devem ser trabalhadas em seu funcionamento.

Dessa forma, a busca e o uso de informações internas e o acompanhamento do ambiente externo por parte das organizações, envolvidos diretamente com a prospecção e o monitoramente interno, são fatores que influenciam no desempenho da organização dentro de seu contexto de atuação. Por isso a informação arquivística assume um papel de alta relevância nos negócios organizacionais.

A informação arquivística, portanto, está associada aos documentos organizacionais, que é objeto do fazer arquivístico. O acesso e uso de documentos arquivísticos são essenciais para o processo de inteligência competitiva, visto que se constituem em uma poderosa fonte de informação

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que fundamentem as funções, atividades e tarefas desenvolvidas pela organização. A massa documental produzida por uma organização é o reflexo dessas funções, atividades e tarefas organizacionais. (VALENTIM, 2008, p. 238)

A informação arquivística evidencia a natureza de sua importância ao processo de ICO na medida em que propicia a possibilidade de concretização de um diagnóstico interno de seus procedimentos de trabalho. Por esse motivo, o estabelecimento da aplicação desse processo necessita, em algum momento de sua execução, desse tipo de informação.

O desafio do profissional de arquivo estaria em filtrar as informações necessárias e relevantes que contribuam para o estabelecimento de novas condutas dentro das instituições. Com esse objetivo em mente, o arquivista partiria da gestão documental, como seu instrumental metodológico, e se utilizaria de ferramentas da gestão informacional, tornando os documentos de arquivo instrumentos essenciais ao processo de ICO.

Uma das hipóteses defendida neste trabalho é a de que ao englobar a utilização dos documentos de arquivo, os profissionais envolvidos nessas ações possam antecipar- se aos problemas, dado que poderão entender os grupos de problemas específicos. E, além disso, existe a possibilidade de se inteirar das informações que foram suficientes para sanar esses problemas institucionais relacionados a um determinado grupo de usuários.

Essa argumentação nos faz repensar a linearidade do ciclo de vida informacional, passando a observá-lo de trás para frente, desconstruindo a prática linear e estanque dessa visão. As formas de utilização dos documentos de arquivo podem auxiliar profundamente a retroalimentação do sistema, permitindo que os processos anteriores à disseminação - criação, aquisição, organização e armazenagem – possam ser reavaliados.

Observa-se, em grande parte dos trabalhos, um posicionamento passivo dos arquivistas com relação aos seus clientes. Geralmente, o documento de arquivo só deve ser acionado na pesquisa e na resolução de um determinado problema na medida em que o arquivo responda a uma demanda.

A possibilidade de mudança de postura dos arquivos vem ao encontro do que Costa (2008) defende em seu artigo:

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Serviços e sistemas de informação devem procurar corresponder ao perfil das necessidades de informação de seus usuários, levando em conta o ambiente em que estes desempenham seus papéis. O estágio em que os profissionais da informação devem atuar não deve ser o da busca, apenas, mas, na medida do possível, o da necessidade latente, o que implica em dizer que a atuação do profissional da informação em relação aos três estágios da necessidade de informação é o de, antecipando-se à busca e à demanda, provocar a necessidade. (COSTA, 2008, p. 6)

Provocar a necessidade é possível e palpável, na medida em que avaliar os usos dos documentos de arquivo e suas informações possibilita o estudo profundo das situações que envolvem as suas demandas. E a partir disso o arquivista pode sustentar um conjunto de documentos que permita estar diretamente vinculado à resolução dessas circunstâncias. Assim, o arquivo pode estar diretamente vinculado ao processo de ICO, fazendo prospecção de informações relevantes para os ditames de novos caminhos de orientação.

[...] o resultado do uso da informação é uma mudança no estado de conhecimento do individuo ou de sua capacidade de agir. Portanto, o uso da informação envolve a seleção e o processamento da informação, de modo a responder a uma pergunta, resolver um problema, tomar uma decisão, negociar uma posição ou entender uma situação. (CHOO, 2006, p. 107)

Nesse sentido, os documentos de arquivo encontram eco nesse processo de uso da informação registrada sobre seu suporte, podendo ser instrumentos valiosos na redução da incerteza e na melhora contínua da tomada de decisões.

A gestão da informação orgânica, permitindo a pesquisa retrospectiva, reduz a incerteza e melhora a tomada de decisão, aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo de decisão. Cada vez mais organismos utilizam os seus documentos nas suas pesquisas retrospectivas, a fim de melhor compreender o presente. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 65)

Nesse aspecto, os arquivos devem se portar como um instrumento ativo na conduta de ações administrativas das empresas. Conforme afirma Santos (2007, p.177): “com a valorização da informação como recurso para tomada de decisão e como ativo das instituições, o papel da unidade de arquivo pode passar a ser o de fonte de informações administrativas e técnicas e, em consequência, o arquivista que atua na gestão de documentos deve tornar-se um provedor de informações para tomada de decisões”.

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9.5 Considerações finais do capítulo

Partindo da estrutura criada pelo caminho natural do texto, iniciamos nossa trajetória com o documento de arquivo enquanto fonte relevante de informações, evidenciando a incipiência desse tipo de pensamento nos trabalhos de pesquisa no campo arquivístico.

Em seguida, relacionamos a importância de gerir essas informações, não prescindindo de uma gestão de documentos realmente efetiva, com foco na orientação de condutas renovadoras. Nesse ponto damos relevo ao surgimento de possibilidades de reflexão sobre o seguinte questionamento: em que medida a gestão dessas informações ditas arquivísticas pode auxiliar o processo de tomada de decisão?

Conforme visto, o objetivo maior de uma gestão de informações se vincula ao ideal de potencializar o uso de seus recursos, ensinando a organização a aprender e se adaptar às constantes mudanças por intermédio da construção de uma cultura de aprendizagem contínua. Para isso, o arquivista deve partir de uma gestão documental e se utilizar de ferramentas da GI, podendo tornar os documentos de arquivo instrumentos essenciais ao processo de conduta organizacional.

O processo de ICO vem assumindo uma posição de destaque para as organizações inseridas na ambiência contemporânea. Observar novos rumos e subsidiar mecanismos que possam influenciar de maneira positiva a criação de inovações no ambiente institucional passam a ser desafios cada vez mais importantes às empresas que queiram expandir seu horizonte de atuação.

A informação orgânica arquivística necessita de uma contribuição maior de estudos que possam discutir o documento de arquivo enquanto base para a transferência de informações qualitativas, de cunho estratégico ao tomador de decisão. Isto torna necessária a aproximação com o campo de estudos do comportamento informacional, como maneira de levantar as demandas, as maneiras de busca e o uso da informação por parte dos gestores.

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10. Análise dos pressupostos da pesquisa