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O aprovisionamento é a função responsável pelo processo de seleção, aquisição, receção, conservação e gestão de stocks de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos. Abrange não só as relações entre os diversos serviços da instituição e fornecedores, como também um conjunto de ações administrativas.

Dado que o farmacêutico hospitalar tem a responsabilidade de garantir aos doentes a medicação de melhor qualidade e ao mais baixo custo no momento em que é requerido, o aprovisionamento destes produtos deve ser efetuado de forma correta e precisa, de forma a não comprometer a prestação de cuidados de saúde (2).

3.1.1. Gestão de existências

Uma correta gestão de stocks deve garantir a assistência a todos os utentes do hospital sem interrupções nem atrasos. Para tal, deve adequar-se os fornecimentos efetuados pelos laboratórios aos consumos previstos no hospital. Como ferramenta de auxílio em todo o processo, esta gestão deve ser efetuada informaticamente, com atualização automática de

stocks (2). No Hospital Sousa Martins, o software ALERT® é o programa informático para

gestão hospitalar utilizado, que facilita o controlo do aprovisionamento nos SF.

Para prevenir quebras na distribuição, é de extrema relevância definir um ponto de encomenda para cada produto utilizado no serviço (6). Este corresponde à quantidade mínima de um produto farmacêutico a partir da qual é aconselhável realizar uma encomenda, sendo

que esta quantidade mínima garante a existência de produto suficiente para o consumo do hospital até à receção do pedido. Na definição do ponto de encomenda deve ter-se em conta os consumos prévios, os dados estatísticos relativos ao movimento de doentes em anos anteriores, o preço unitário do produto e o stock de segurança.

No caso do Hospital Sousa Martins, o programa informático ALERT® gera automaticamente uma lista de produtos que atingiram o ponto de encomenda. Esta lista é analisada diariamente pelo farmacêutico responsável pela área de aquisições, que elabora uma lista final com os produtos que pretende encomendar. A lista final de produtos a adquirir é gerada com base na análise ABC e na análise XYZ, dependendo do tipo de consumo (regular, muito regular ou pontual) e das condições impostas pelos fornecedores.

Os pedidos de compra são dirigidos ao Serviço de Aprovisionamento da farmácia e do Hospital que se encarrega de emitir as notas de encomenda. Posteriormente, são reenviadas para validação pelo farmacêutico responsável. Após aprovação, a nota de encomenda segue para os Serviços de Contabilidade afim da criação do número de compromisso, conforme descrito na Lei n.º 8/2012, de 21 de fevereiro (8). Considera-se finalizada a encomenda quando a Administração emite a ordem de compra para o laboratório.

3.1.2. Sistemas e critérios de aquisição

A seleção de medicamentos a adquirir pelo hospital deve ter por base o Formulário Hospitalar Nacional de Medicamentos (FHNM) e as necessidades terapêuticas próprias do hospital (valências clínicas existentes). Pretende-se que a seleção de medicamentos seja um processo contínuo e multidisciplinar, com o intuito de adquirir os medicamentos mais adequados às necessidades farmacoterapêuticas dos doentes sob responsabilidade do hospital (internamento e ambulatório), tendo sempre em conta a qualidade, segurança, eficácia e economia.

No entanto, sempre que existe um medicamento não constante no FHNM e que seja considerado necessário, é possível a sua proposição de inclusão na adenda ao FHNM do hospital. A seleção dos medicamentos a incluir na adenda ao FHNM é feita pela Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT), analisando criteriosamente não só as necessidades terapêuticas dos doentes, não contempladas no FHNM, mas também a melhoria dos cuidados de saúde, tendo como base os critérios fármaco-económicos (2).

Para efetuar a aquisição dos medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos o farmacêutico hospitalar deve ter conhecimento dos diferentes procedimentos administrativos legislados para a aquisição de medicamentos, sendo eles, concursos internacionais, concursos públicos, concursos limitados ao nível de instituição, negociação, consulta direta e ajuste direto (6).

A aquisição da grande maioria dos medicamentos na ULSG tem sido feita numa plataforma com base nos contactos públicos de aprovisionamento celebrados pelos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (SPMS), sendo utilizado o Catálogo de Aprovisionamento Público de

Saúde e outros catálogos eletrónicos para consulta, como é o caso do Catálogo do Instituto de Gestão e Informática e Financeira de Saúde. Os concursos centralizados dos SPMS contribuem

para a racionalização das aquisições pelas instituições do SNS, pois permitem a obtenção de bens e serviços em condições mais vantajosas e a simplificação do trabalho administrativo das instituições.

Contudo, determinados medicamentos necessários à instituição requerem uma Autorização de Utilização Especial (AUE) para poderem ser adquiridos. Todos os medicamentos e produtos pertencentes ao grupo dos psicotrópicos, estupefacientes e benzodiazepinas, hemoderivados e gases medicinais e medicamentos não possuidores de Autorização de Introdução no Mercado (AIM) ou registo válido em Portugal requerem aquisições especiais.

O INFARMED pode autorizar a utilização, em Portugal, de medicamentos não possuidores de qualquer autorização prevista na legislação quando estes medicamentos sejam considerados imprescindíveis à prevenção, diagnóstico ou tratamento de determinadas patologias através da conceção de uma AUE, dando cumprimento ao disposto no Decreto-Lei n.º 176/2006, de 30 de agosto, retificado pelos Decretos-Lei n.º 20/2013, de 14 de fevereiro e 128/2013, de 5 de setembro (9).

Aquando da aquisição de medicamentos pertencentes ao grupo dos psicotrópicos, estupefacientes e benzodiazepinas, compreendidas nas Tabelas I, II, III e IV com exceção da II-A, anexas ao Decreto-Lei n.º 15/93, de 22 de janeiro, com retificação de 20 de fevereiro, Decreto Regulamentar n.º 61/94 e Portaria n.º 981/98, é necessário proceder ao preenchimento do Anexo VII da Portaria n.º 981/98, de 8 de junho, que deve acompanhar a nota de encomenda (10,11) (Anexo III). O duplicado deste documento permanece arquivado nos SF.

Em situações de emergência por rutura de stock ou consumo anormal de determinado fármaco ou outro produto farmacêutico é importante assegurar um maior controlo de toda a quantidade existente e garantir que o seu uso só se verificará quando for estritamente necessário. Foi possível acompanhar uma situação idêntica durante o estágio, uma vez que a vacina BCG, destinada à prevenção da tuberculose, esteve esgotada em laboratório durante nove meses e quando voltou a ser distribuída houve um controlo muito restrito. Em situações pontuais também se efetuam compras a fornecedores locais, temos como exemplo o HSM que compra produtos à Farmácia Comunitária mais próxima, ou realiza pedidos de empréstimo a outro hospital, de forma a satisfazer situações especiais ou de urgência comprovada.

O processo de aquisição de gases medicinais é realizado pelo farmacêutico responsável por esta área. Durante a realização do estágio foi possível acompanhar a verificação diária dos níveis dos gases nos reservatórios do hospital, bem como o número de unidades móveis existentes, pelo farmacêutico responsável. Quando os níveis dos gases atingem o nível crítico, procede-se com o apoio dos administrativos à realização da encomenda junto do fornecedor.

3.1.3. Receção e conferência de encomendas

Os Serviços Farmacêuticos, como porta de entrada de produtos farmacêuticos no Hospital, devem garantir a qualidade dos produtos recebidos. Posto isto, todos os produtos recebidos devem ser sujeitos a um apertado controlo em termos de verificação de conformidade.

Atendendo ao circuito do medicamento, os SF do Hospital Sousa Martins da Guarda dispõem de uma área específica, com acesso direto ao exterior e ligação facilitada aos locais de armazenamento, onde decorre a receção de todos os produtos adquiridos.

Durante o estágio foi possível contactar com a receção de encomendas realizada por um técnico de diagnóstico e terapêutica, que possui como responsabilidade a conferência quantitativa e qualitativa dos medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos entregues e a comparação das informações contidas na fatura ou guia de remessa com a nota de encomenda, de forma a analisar falhas de entrega. No caso de não existir nenhuma inconformidade, o TDT assina a guia de remessa, entregando o duplicado ao transportador. A receção informática das encomendas é efetuada pelos Serviços Administrativos, a fim de permitir o pagamento pelos Serviços de Contabilidade. Posteriormente, os produtos são contabilizados no stock do sistema ALERT® assim que o técnico realiza a leitura ótica dos mesmos e verifica o prazo de validade e o acondicionamento do artigo. Por último, são enviados para os respetivos locais de armazenamento e são respeitadas as condições especiais de armazenagem (2,6).

No entanto, existem produtos sujeitos a controlo especial, como os hemoderivados, psicotrópicos, estupefacientes e benzodiazepinas, cuja receção é da responsabilidade de um farmacêutico hospitalar. No HSM, o FH confirma a quantidade recebida de forma a assegurar que toda a encomenda foi entregue corretamente pelo fornecedor. Depois de conferida a encomenda, estes medicamentos são colocados em cofres existentes nos SF e aos quais apenas têm acesso os farmacêuticos. As encomendas relativas a psicotrópicos, estupefacientes e benzodiazepinas devem vir acompanhadas do Anexo VII devidamente preenchido (Anexo III). Por sua vez, os hemoderivados devem vir obrigatoriamente acompanhados dos boletins de análise e dos certificados de aprovação emitidos pelo INFARMED (2).

Toda a documentação (boletins de análise, certificados e duplicado do Anexo VII) que acompanha determinados produtos (por exemplo, as matérias-primas) deve ser conferida e

arquivada, em dossiers específicos por ordem de entrada, nos SF, de forma a haver um controlo permanente da qualidade dos materiais que foram fornecidos.

3.1.4. Armazenamento

O stock imobilizado no armazém dos SF, tanto em termos económicos, como de qualidade, representa uma responsabilidade acrescida em termos de garantir e assegurar que são cumpridas todas as condições necessárias de espaço, luz, temperatura, humidade e segurança para um correto armazenamento (2).

Os armazéns devem apresentar uma temperatura inferior a 25ºC, humidade inferior a 60% e proteção da luz solar direta. Os frigoríficos mantêm-se a temperaturas entre 2-8ºC e são monitorizados 24 horas por dia pelo farmacêutico que tem acesso aos dados informáticos transmitidos pelas sondas.

No Hospital Sousa Martins, os Serviços Farmacêuticos possuem três armazéns: um reservado para soluções de grandes volumes, como soros e água destilada, outro para desinfetantes e inflamáveis e outro exclusivo para medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos, designado por farmácia central. Este armazém encontra-se organizado por diversas áreas reservadas ao armazenamento dos medicamentos de “uso comum”, medicamentos do foro psiquiátrico, antídotos, medicamentos volumosos com elevada rotatividade nos serviços, suplementos dietéticos, pensos terapêuticos e anticoncecionais. Existe também uma área com os meios de refrigeração, sendo eles uma arca congeladora para armazenamento exclusivo do plasma e diversos frigoríficos diferenciados para armazenamento de hemoderivados, citotóxicos, medicamentos termolábeis e vacinas. A farmácia central dispõe ainda de um cofre com estupefacientes e psicotrópicos, um armário com chave destinado ao armazenamento de benzodiazepinas e outros armários individuais onde são guardados os produtos com AUE e citotóxicos que não precisam de refrigeração. Aquando da realização do estágio, as bolsas de nutrição parentérica permaneciam numa sala separada do restante armazém. Os gases medicinais, como o oxigénio líquido, dióxido de carbono e protóxido de azoto, encontram-se armazenados à parte, numa outra zona do hospital. Todos os produtos encontram-se armazenados por ordem alfabética da sua Denominação Comum Internacional (DCI) da substância ativa, quando aplicável.

A arrumação nos armazéns segue o princípio FEFO (“first expired, first out”), garantindo que os produtos com o prazo de validade mais curto sejam dispensados primeiro. Não obstante, os prazos de validade são verificados mensalmente pelo farmacêutico, com auxílio do sistema informático, no sentido de ver quais expiram nos próximos 6 meses para que caso não se verifique previsões de consumo se entre em contactado com os laboratórios farmacêuticos e sejam trocados por outros com um maior prazo de validade ou por nota de crédito.