5.3 Simulation with transaction costs
5.3.4 Simulation test runs
Para auxiliar na tomada de decisão, otimizar o processo de negócio e adequar os custos aos benefícios, a ISO 11620 (2014, p. 5) Information and Documentation: Libary performance indicators ostenta 52 indicadores de desempenho com o objetivo de comparar o desempenho com metas pré-definidas26 procurando a eficácia, eficiência, efetividade, equidade e a economia dos processos.
Quando observados do ponto de vista quantitativo e qualitativo, os indicadores se referem aos aspetos tangíveis27 e intangíveis28 da realidade. Os indicadores qualitativos
26 Expressão numérica, simbólica ou verbal aplicada para caracterizar as atividades (acontecimentos, objetos, pessoas), em termos quantitativos e qualitativos, com o objetivo de obter o valor das atividades s
(ISO 11620:2014, p. 5).
27 Tangíveis são os elementos facilmente observáveis (forma de organização e gestão, legislação,
mecanismos de divulgação).
28 Intangíveis são os atributos que só podem ser captados indiretamente por meio de suas formas de
podem ser diretos ou indiretos que podem ser construídos por meio de escalas, índices, gráficos, números, dígitos, termómetros ou indicadores a partir de uma visão quantitativa das representações e práticas dos sujeitos envolvidos na investigação (MINAYO, 2009, p. 85).
Segundo Harrison-Walker e Neeley (2004, p. 22), o processo de decisão poderá ser definido em seis fases distintas29:
1. Reconhecer uma inexistência;
2. Determinar as especificações do produto; 3. Encontrar os fornecedores qualificados; 4. Solicitar e avaliar propostas;
5. Emitir pedidos de compra ou estabelecer contratos; 6. Avaliar o desempenho do produto adquirido.
As primeiras duas decisões são, efetuadas pelos colaboradores do SCP e determinam as especificações do produto que pretendem adquirir. As duas decisões seguintes envolvem um estudo de mercado, uma pré-aquisição e uma análise do desempenho do produto. A quinta decisão traduz-se na transição da pré-aquisição para a aquisição onde já está solificada a qualidade e os requisitos da aquisição do produto. A última decisão diz respeito à pós-aquisição e inclui todos os requsitos associados à utilização do produto, assim como a avaliação do SCP em relação à entidade que fez a venda e ao produto adquirido.
A ISO/IEC 25010:2010 Systems and software engineering – Systems and software Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) System and software quality models descreve um modelo de qualidade do sistema e software, propondo atributos que estão distribuídos em oito características principais (adequação funcional, utilização de recursos, compatibilidade, utilidade, confiabilidade, segurança, manutenção, adaptabilidade), e cada uma delas divididas em subcritérios de avaliação de software.
Na perspetiva do utilizador, os atributos de qualidade (ISO/IEC 9126-1:2001) são classificados em quatro características: eficácia, produtividade, satisfação, risco e segurança. Normalmente são necessárias medidas na obtenção da qualidade de utilização, pois para atender aos critérios de medidas internas, em geral, não é suficiente para garantir o atendimento aos critérios para medidas externas, e atender aos critérios para medidas
29 (…) problem recognition, determining product specifications, finding qualified suppliers, requesting and evaluating proposals, selecting na order process, and conducting performance evaluation (HARRISON-
externas de subcaracterísticas não é suficiente para garantir o atendimento aos critérios para qualidade na perspetiva do utilizador. Alguns exemplos de métricas de qualidade de utilização estão expressos na ISO/IEC 25010: 2011 System and software quality models.
Organograma 5 – Modelo qualidade na perspetiva do utilizador
Fonte: ISO/IEC 9126-1:2001 Software engineering - Product quality - Part 1: Quality model
Os modelos de qualidade podem ser usados para apoiar a especificação e a avaliação de um software em diferentes prespectivas, quanto à aquisição, requisitos, desenvolvimento, utilização, avaliação, suporte, manutenção, garantia de qualidade e auditoria do software. Existem três modelos de qualidade: qualidade de utilização – ISO/IEC 25010; qualidade do produto – ISO/IEC 25010; qualidade dos dados – ISO/IEC 25012. Cada modelo fornece características de software para diferentes utilizadores: criadores de software, sistemas com indicações contínuas, sistema de aquisição, avaliadores de qualidade, entre outros. Cada categoria de stakeholders conclui com um conjunto de características de qualidade de acordo com a sua relevância.
A ISO/IEC 14598-1 Information technology – Software produt evaluation é uma norma internacional que oferece um processo para implementação prática de
avaliações de produtos de software. O processo de avaliação proposto pela norma pode
ser utilizado para avaliar produtos já existentes ou produtos intermediários, isto é, em desenvolvimento. O processo inclui quatro etapas de avaliação que por sua vez, estas quatro etapas definem dez atributos/atividades, estabelecidos na ISO, 2001 a):
1) Estabelecer requisitos de avaliação (identificar produtos a serem avaliados;
Qualidade de utilização Eficácia Eficácia Produtividade Eficiência Satisfação Utilidade Confiança Conforto Risco Atenuação de riscos económicos, de saúde e de segurança ambiental Segurança Integridade do contexto Flexibilidade
2) Especificar a avaliação (selecionar métricas do modelo de qualidade, estabelecer níveis de pontuação para as métricas e para os critérios de avaliação);
3) Projetar a avaliação (produzir um plano de avaliação);
4) Executar a avaliação (comparar com critérios, avaliar resultados, obter medidas). A importância e a necessidade de se adotar indicadores para a avaliação de serviços de software é inegável, uma vez que a informação, per se, é a fonte primordial da geração e apropriação do conhecimento:
Quantos menos indicadores aplicamos, mais adequados e pertinentes são, mais simples será o resultado entre a avaliação e o desempenho e o sucesso do nosso arquivo. Não se trata de publicar más estatísticas que provem do nosso trabalho, mas relaciona-lo entre si e, assim obter dados credíveis que nos permitem melhorar o serviço fornecido e modificar, sempre que necessário, os nossos indicadores [Tradução nossa]30.
Neste processo de decisão, o nosso trabalho, como arquivistas, consiste na orientação de programas de software de gestão para arquivos definitivos disponíveis no mercado que facilitem a preservação digital e a gestão da informação e do conhecimento.
Para tal há que ter em conta modelos de workflow para a sua implementação; os riscos aderentes na escolha de um software e possíveis sistemas de gestão de documentos.
Workflow orientado para o objeto, sendo que um objeto é o conjunto de atributos,
ou dados, e instruções sobre como os dados e os atributos devem ser processados, guardados, recuperados e visualizados pelo utilizador, isto é, na mudança de regra, os documentos passam a ser tratados e processados com a nova regra sem afetar os documentos da regra antiga. O modelo baseado no conhecimento aprende-se com os próprios erros e soluções da implantação deste. Vai além da execução pura e simples das regras pré-estabelecidas e incorpora exceções nos seus procedimentos. Exemplo disto é a inteligência artificial ou sistemas desenvolvidos para poderem inferir soluções a partir da vivência de ocorrência do dia-a-dia (
WfMC, 2002)
.Um modelo de workflow não é definitivo e, vai sem dúvida evoluir pois não existe “uma única solução” (HIGGINS, 2008, p. 136). A elaboração ou adaptação de modelos já existentes depende de diferentes aspetos, como o tipo de utilizadores, aplicação de
30Cuantos menos indicadores tengamos y más adecuados y pertinentes sean, más sencillo nos resultará
contrastar y evaluar el rendimiento y éxito de nuestro archivo. No se trata de poseer más estadísticas que prueben nuestro que hacer, sino relacionarlas entre sí y, de esta forma, tener datos creíbles que nos permitan mejorar el servicio prestado y modificar nuestras pautas de actuación cuando sea preciso (Mesa
princípios, boas práticas e a determinação metadados necessários para descrever informações. Um modelo de worflow corretamente implementado pode ser usado como meio de garantia de qualidade e pode ser aplicado em diferentes tipos de dados e fontes (WISSIK; DURCO, 2015, p. 2).
No entendimento de Eli Rogrigues (2013) em Gestão de Projetos na Prática, os
riscos em projetos de escolha de um software podem ser, riscos técnicos (segurança da
informação, infraestrutura, domínio tecnológico, entre outros), qualidade do software (funcionalidade, confiabilidade, eficiência, manutenção), organizacionais (estrutura, estratégia, apoio financeiro e dos gestores), externos (fornecedores, legislação, economia, política, mercado de trabalho) e de gestão de projeto (mudança de objetivos, prazos inadequados, derrapagem de orçamentos, entre outros).
Não descorando estes riscos, um dos critérios de análise de softwares é a sua disponibilidade numa página eletrónica (Web), uma vez que é o meio mais veloz de se ter acesso a eles. Outro critério é a polivalência das ferramentas existentes, isto é, software livre31 que não exige licença ou software proprietário32 que não pode ter seu código fonte alterado e são protegidos por uma licença.
A fim de apresentar soluções que visam a gestão de documentos em suporte eletrónico, importa analisar apenas as ferramentas criadas para a gestão de documentos de arquivos definitivos. Através do trabalho realizado pelos autores Sérgio Lampert e Daniel Flores (2010, p. 222-229), foi possível exibir uma nova e atualizada lista com características de algumas ferramentas e as suas respetivas descrições para a gestão de documentos.
31 As principais vantagens dos sistemas operacionais livres são: o custo onde para a sua utilização, não se
precisa de pagar nada pelo software, ainda que tenha, regra geral, outros custos associados; por serem menos utilizados eles são menos visados por hackers, vírus e outros programas maliciosos; esses sistemas requerem pouquíssima memória; oferecem diversas opções de interfaces gráficas para os utilizadores e podem ter seu código alterado por qualquer utilizador. As suas desvantagens são: a baixa disponibilidade de aplicativos; instalação e configuração complicada; má estabilidade; incompatibilidade e dificuldade na utilização por parte de alguns utilizadores (Lucas Dias em Comparação entre sistemas operacionais
proprietários e sistemas operacionais livres).
32 As principais vantagens dos sistemas operativos proprietários são: Fácil manuseio, mais fácil de instalar
e configurar, tem uma maior quantidade de aplicativos disponíveis, interface mais intuitiva e ele possui suporte técnico do desenvolvedor. As suas desvantagens são: o seu custo é elevado, ele não é tão seguro, as atualizações são feitas em longos espaços de tempo em relação aos livres, seu código não pode ser alterado, requerem um número maior de memória (Lucas Dias em Comparação entre sistemas operacionais
Quadro 4 – Lista das ferramentas encontradas
Características das ferramentas Descrições Ferramentas
Sistemas Gestão de Documentos
Agorum Agorum Core Server Agorum Core Client Alfresco Alfresco Enterprise Edition
Alfresco Community Edition ArchivistaBox ArchivistaBox KnowledgeTree KnowledgeTree 3,7 KnowledgeTree Community Edition Maarch Maarch DigitArq DigitArq Archeevo Archeevo Sistema de controlo de informações descritivas AtoM33 (Access to Memory)
Fonte: Construção adaptada de Sérgio Lampert e Daniel Flores em Os sistemas de workflow em
arquivística (2010, p.224-228)
Encontrados os diferentes softwares, analisaremos cada um individualmente, segundo alguns critérios: ferramentas com um sistema de workflow; requisitos de instalação; compatibilidade com o sistema operacional; necessidade do conhecimento de uma língua estrangeira para operar o software; opção em linha para testar a ferramenta; número de sistemas operacionais disponíveis; realização de apresentações e divulgação das funcionalidades do software em linha ou presencialmente (LAMPERT; FLORES, 2010, p. 222).
Quadro 5 – Critérios de análise de Sistemas Gestão de Documentos vs Sistema de controlo de informações descritivas
A go ru m C or e A lf re sc o A rc hi vi st aB ox K n ow le d ge Tr ee M aa rc h A rc he ev o Contém Sistema workflow
Sim Sim Não Sim Sim Sim
Idioma Alemão Inglês Francês Italiano Espanhol Alemão Alemão ou Inglês Não há necessidade de língua estrangeira Francês ou Inglês Português Inglês Outro idioma Opção de teste
em linha Não Sim Sim Sim Sim Sim Sistemas Operacionais Disponíveis Windows Linux Windows Linux Mac Windows Linux Windows Linux Mac Windows Linux Mac Windows 7 e 8 Compatibilida de com o Sistema Operacional
Sim Sim Sim Sim Sim Sim Realização e
divulgação na página eletrónica
Não Sim Não Sim Não Sim
Requisitos de instalação Apache SQL PHP Apache SQL Apache SQL PHP Perl Apache SQL PHP Apache SQL PHP MS SQL Server 2008 e 201234 MS SQL Server 2012 Express Fonte: Construção adaptada de Sérgio Lampert e Daniel Flores em Os sistemas de workflow em
arquivística (2010, p.229)
Para além dos softwares mencionados existe uma grande quantidade de softwares, visando a racionalização de processos de negócios e sistemas de gestão de documentos. Nicholas Fearn, em 7 de janeiro de 2017, publicou no endereço eletrónico Techradar os cinco melhores softwares de gestão de documentos: Templafy35, M-Files36,
MasterControl Document Control37, XaitPorter38, Dokmee39. Como se pode verificar,
34O Archeevo pode também operar com o “Microsoft SQL Server 2012 Express with Advanced Services”
(sem custos de licenciamento) com as seguintes limitações: utilização de apenas 1 CPU, utiliza até 1 GB de RAM, bases de dados inferiores a 10 GB e não permite agendamento de backups.
35https://www.templafy.com/ 36https://www.m-files.com/en
37http://www.mastercontrol.com/document-control-software/?lne=nmm&nlc=docconmm 38https://www.xait.com/xaitporter/
neste campo das novas tecnologias, o que agora é considerado o melhor entre os melhores, passando alguns meses deixam de estar no top dos melhores.
Exemplo disso é o software DigitArq que foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto sob a administração da Direção-Geral de Arquivos e com o apoio técnico da Universidade do Minho. Ao projeto de digitalização do Arquivo Distrital do Porto foi atribuido o Prémio Fernandes Costa pela Agência para a Sociedade do Conhecimento em 2004, por considerar o que melhor responde à inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação, disponível na internet em URL:
http://www.adporto.pt/index.php/sliders/projectos
A empresa KEEP SOLUTIONS, a partir do DigitArq desenvolveu o Archeevo acrescentado a este software novas funcionalidades (descrição arquivística, gestão de objetos digitais, gestão de depósito, arquivo intermédio, conservação e restauro, catálogo em linha, balcão eletrónico, administração e configuração, entre outras). O Archeevo está presente nos arquivos de muitas entidades que têm como preocupação a gestão do seu arquivo na fase semi-ativa (arquivo intermédio) e inativa (arquivo definitivo) da documentação. O software permite delimitar os prazos de retenção da documentação ao nível das séries documentais. As características e requisitos técnicos deste software de gestão integrada de arquivo estão disponíveis na internet em URL:
https://www.keep.pt/wp-content/uploads/2013/01/WP15567-Whitepaper-Archeevo-