5.3 Simulation with transaction costs
5.3.5 Mean loss of utility
A avaliação, enquanto função arquivística, condiciona determinadas opções consoante o valor dos documentos, assim como os prazos de conservação administrativa. Os documentos e os processos que à partida são de conservação permanente serão agrupados em séries próprias, enquanto aqueles cujos prazos de vida são menores constituirão séries distintas, como se pode constatar, no entendimento dos seguintes autores:
Rousseau e Couture (1998, pp. 113; 123) introduzem a seguinte proposta terminológica quanto à abordagem da avaliação e da eliminação: “arquivos correntes”, que são constituídos por documentos ativos, “arquivos intermédios”, compostos por documentos semi ativos e “arquivos definitivos”, que agrupam os documentos inativos com valor de testemunho. Estes autores refugiam-se na expressão “valor testemunhal” e reconhecem, ao tratarem dos arquivos definitivos, que a equação relativa à utilização de arquivos definitivos (arquivos definitivos = valor secundário = necessidade histórica) contém uma restrição que é primordial matizar. Assim, não se deve associar o valor secundário à necessidade exclusivamente histórica, uma vez que se prova que os documentos conservados por essa razão são utilizados para toda a espécie de fins e que a necessidade puramente histórica é apenas uma entre outras. Já a peruana Aida Luz Mendoza Navarro (1997, p. 47) define avaliação como a determinação do valor dos documentos segundo critérios que permitam discernir entre os quais são para eliminar a breve prazo, a médio ou a conservar-se indefinidamente. Ieda Pimenta Bernardes (2008, p. 35), entende a avaliação é um trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar o seu ciclo de vida, com vista a estabelecer prazos para a sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como a preservação do património documental.
Alguns autores defendem ainda, que qualquer aspeto do funcionamento de um sistema de informação, enquanto entidade orgânica, é passível de ser avaliado. Segundo Tom Wilson [1980], que da seguinte forma à questão What can we evaluate? Qualquer aspeto do funcionamento organizacional pode ser objeto de avaliação, assim, no entendimento do autor pode ser avaliado: o método de funcionamento da estrutura de gestão; operações internas relativas aos materiais de informação, tais como a catalogação e classificação, indexação, etc.; serviços de biblioteca/informações aos
utilizadores; novos programas de prestação de serviços; novas possibilidades de apoio tecnológico aos serviços; possíveis opções para mudar alguma coisa; o funcionamento de um sistema total antes de planear uma mudança [Tradução nossa]40.
Em 1999, Daniel Moody e Peter Walsh apresentaram, durante a Conferência Europeia de Sistemas de Informação, um estudo sobre a mensuração do valor da informação, avaliando-a como um bem ou ativo, mas admitiram que a informação não obedece às leis económicas como os outros tipos de bens, porque suas propriedades são únicas. Por essa razão, definiram as sete leis para melhor entendimento desse ativo intangível de modo a tornar possível a mensuração do seu valor. São elas:
1) a informação é infinitamente compartilhável; 2) o valor da informação aumenta com o uso; 3) a informação é perecível;
4) o valor da informação aumenta com a precisão, a exatidão;
5) o valor da informação aumenta quando há confrontação de informações; 6) mais informação não é necessariamente melhor;
7) a informação não esgota com o consumo.
A metodologia proposta pela arquivística ibero-americana de documentos administrativos, da qual participaram Espanha, Portugal, Brasil e México, visava recuperar a fluidez do sistema de arquivos, evidenciando a avaliação das séries de documentos desde o momento de sua produção até à acumulação indiscriminada nos depósitos dos arquivos (CARMONA, 2004, p. 45- 46).
Podemos, assim, perante o conhecimento do valor que os documentos assumem, traçar um “ciclo de vida” baseados nos valores, que podem ser, administrativos/probatórios, legal/fiscal ou ainda histórico.
Do ponto de vista legal é de referir dois diplomas que marcaram a implementação de políticas de avaliação: Lei 107/2001, de 30 de Agosto, e o Decreto-lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro. O primeiro estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural. Para além das disposições genéricas sobre o Património Cultural Português tem particular relevância para as áreas de arquivo o disposto nos artigos 72.º a 90.º que se refere aos regimes especiais de proteção e
40the way the management structure functions; internal operations relating to information materials, such
as cataloguing and classification, indexing, etc.; library/information services to users; new programs of service delivery; new possibilities for technological support to services; alternative possibilities for doing anything; the functioning of a total system prior to planning change (WILSON [1980]).
valorização dos bens culturais, em especial o artigo 80º, que define como património arquivístico todos os arquivos produzidos por entidades de nacionalidade portuguesa que se revistam de interesse cultural relevante. Para tal, há que distinguir arquivos públicos de arquivos privados (art.81º), para ser objeto de classificação ou de inventário (art.82º) de acordo com as Normas Gerais Internacionais de Descrição Arquivística (art.83º). O segundo diploma, regula as recomendações relativas à pré-arquivagem da documentação, estabelecendo orientações para a avaliação, seleção, eliminação e transferências de documentação de arquivo na posse de, entre outros, entidades públicas ou privadas cujos arquivos sejam declarados de relevante interesse cultural.
Dicotomia consagrada na NP 4041 (IPQ, 2005, p. 13) sobre avaliação, surge expressamente como determinação do valor arquivístico de documentos ou arquivos, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.
A importância da uniformização das tipologias documentais aplicada à compreensão da génese dos documentos de arquivo é um meio pelo qual se garante a análise das características da organização produtora, dos documentos e das séries documentais, permitindo normalizar os parâmetros de descrição, análise, avaliação e indexação de documentos de arquivo.
Em arquivística existem princípios fundamentais como, o Princípio de Territorialidade, o Princípio do Respeito pelos Fundos e pela Ordem Original, Princípio da Proveniência, Princípio da Pertinência, Princípio do Respeito pela Estrutura. Pedro López Gómez (1998, p. 39) entende que é importante que as tarefas da avaliação se apoiem no princípio básico da arquivística, isto é, no Princípio da Proveniência. O autor ressalta que o método da arquivística deve ser combinado com a análise documental:
[…] Que mediante um processo analítico dos documentos, nos permite, a partir do conhecimento das suas características externas e internas, chegar à identificação das séries documentais a que pertencem, e mediante um processo de síntese, pelo estudo das agregações documentais, reconstituir tanto a organicidade como a funcionalidade dos arquivos e consequentemente das instituições que os produziram [Tradução nossa]41.
41 […] que mediante un proceso analítico de los documentos, nos permite, a partir del conocimiento de sus características internas y externas, llegar a la identificación de las series documentales a que pertenecen, y mediante un proceso de síntesis, por el estudiode sus agrupaciones documentales, reconstruir tanto la orgánica como la funcionalidad de los archivos y consiguientemente de las instituciones que los originaron
Para avaliar a organização e a representação da informação, ou seja, a qualidade do seu tratamento técnico medida em função das necessidades específicas dos utilizadores (comportamento informacional), é necessário avaliar e quantificar os fatores que afetam o desempenho dos sistemas de recuperação da informação, testar a eficácia de sistemas concretos ou avaliar resultados da recuperação da informação para determinar a qualidade dos instrumentos de pesquisa. Para tal é necessário seguir alguns critérios como: sucesso, eficiência, eficácia, benefícios custos (que podem ser avaliados de forma independente). A avaliação permite a redução do volume documental acumulado; a agilidade na recuperação das informações; melhorar a conservação dos documentos permanentes; organização da produção e do fluxo de documentos (SILVA; RIBEIRO, 2000, p. 60-61). A análise SWOT é uma ferramenta utilizada para fazer análises de cenários (ou análises de ambiente), sendo usada como base para a gestão e o planeamento estratégico de uma organização. É um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão (DAYCHOUW, 2010, p. 7).
O modelo das cinco forças de Michael Porter é utilizado no ambiente mais específico ao nível da organização. O modelo das cinco forças inclui os compradores e os fornecedores (quando o mercado é dominado por um pequeno número de empresas), substitutos (substituição de software, de necessidade ou genérica), novos “entrantes” (legislação, experiência, restrições logísticas, diferenciação, entre outros), rivalidade competitiva (produtos similares), mas convém ter em conta que elas não são estáticas, deve ser feito uma análise dinâmica. Acima de tudo, o modelo das cinco forças é um instrumento para compreender as forças de uma indústria/organização e tentar entender essas forças no desenvolvimento da estratégia. Esta estratégia vai depender de um diagnóstico da organização e da capacidade estratégica (ambiente interno), isto é, vai depender dos recursos físicos, humanos, financeiros e do capital intelectual. Uma vez analisado o ambiente (externo) que engloba o clube, e uma vez feito o diagnóstico organizacional (interno), estamos em condições para passar ao estudo da análise SWOT, relativamente ao estudo do valor estratégico da informação do Departamento de Sócios segundo quatro variáveis: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Mas importa também saber quais os fatores críticos de sucesso do mercado onde o departamento atua, nomeadamente quanto à utilização dos documentos depositados no arquivo, pois qualquer utilizador perante um dado serviço quer ver as suas necessidades satisfeitas.
Quadro 6 – Análise SWOT da informação
Forças Fraquezas
Recursos Humanos;
A ‘família leonina’ (Sócios e Adeptos); Constituição de arquivos por cada departamento (Sócios, Comunicação, Museu, entre outros);
O valor estratégico da informação acumulada no SCP.
Falta de ‘catalogação’ de acordo com as recomendações internacionais para os arquivos;
Desorganização do arquivo do Departamento de Sócios;
Inexistência de um plano de classificação; Inexistência de interligação de todas as partes que integram o Sistema de Informação.
Oportunidades Ameaças
Redução do volume documental;
Agilidade na recuperação da informação; Oferta de novos serviços.
Degradação da informação em suporte analógico;
Perda de informação sobre as memórias do clube.
6. A INFORMATIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Qualquer estratégia de informatização da informação exige um conjunto de passos essenciais para que um sistema de gestão de documentos digitais guarde a memória, outrora, arquivada em suporte físico. Para tal, é necessário proceder à desmaterialização da informação que deve ser armazenada e acompanhada por metadados, que ajudam na gestão de preservação dos objetos de informação digital, o que implica custos tanto na desmaterialização da informação como na gestão de um repositório.
6.1 Desmaterialização da Informação
O termo desmaterialização, em economia, refere-se à redução absoluta ou relativa da quantidade de materiais necessários para atender as funções económicas na sociedade. Em termos comuns, significa “fazer mais com menos”42 (FULLER, 1971, p. 253-254), ou seja, a desmaterialização surge como um processo de tornar as tarefas menos dependentes da circulação do papel, de forma eficiente e eficaz.
A desmaterialização é a perda da forma material do documento físico, rematerializado em suporte digital, mantendo o valor imaterial, garantindo o acesso, salvaguardando a singularidade do documento. A desmaterialização permite:
a) Eliminação total ou parcial de documentos em papel;
b) Aumento de produtividade e qualidade nos processos de trabalho; c) Rápida automatização dos procedimentos e princípios da empresa; d) Economia de tempo e redução substancial de custos diretos e indiretos; e) Maior eficácia no controle da gestão de informação institucional; f) Serviço melhorado de atendimento ao cliente;
g) Introdução de novos procedimentos e eficiência na gestão de documentos; h) Tempos de resposta melhorados em todos os ciclos de processamentos; i) Renovação tecnológica;
j) Utilização simplificada para os colaboradores; k) Qualidade.
Com a desmaterialização de documentos físicos, a informação fica disponível e arquivada em formato digital, através de aplicações tecnológicas, possibilitando o acesso por inúmeros utilizadores.
6.2 Objeto Digital
Objeto digital é um termo geralmente usado para o material digital que está sujeito à preservação digital, tanto em publicações nados-digitais como em documentos digitalizados; que podem estar online e offline [Tradução nossa]43. Os objetos do tipo nado-digitais (Word, Excel, fotografia digital) são objetos que já são produzidos em suporte digital.
Organograma 6 – Modelo de informação OAIS
Fonte: CCSDS – Reference model for na Open Archival Information System (OAIS): magento book, 2012, p. 4-36
No contexto do modelo de informação OAIS, a interpretação de objetos de dados pode ser obtida através da união de informações contidas tanto em objetos físicos como em objetos digitais. Um objeto de dados também pode ser a informação auxiliar do objeto preservado (e.g. metadados do Dublin Core) (WEBB, et al., 2001, p. 10-11).
A descrição do que é um objeto digital pode ser definida como todo e qualquer objeto de informação criado através da combinação de fragmentos de informação, que podem ser fragmentos de outros objetos, representado através de uma sequência de dígitos binários (bit stream), transmitidas por meio de um objeto físico, um objeto lógico e um objeto concetual. (THIBODEAU, 2005, [p. 3- 4]). Desta forma, as informações serão reutilizadas em outro contexto.
43 Digital objects is a general term used for the body of digital material that is subject to digital preservation, both digital publications and digital records; both online and offline; both born-digital and
Base de conhecimento Objeto digital Objeto físico Objeto de informação Informação de representação Informação descritiva Informação de conteúdo Informação de descrição de preservação Informação de pacote Pacote de informação Pacote de submissão de informação Pacote de arquivamento de informação Pacote de disseminação de informação Objeto de dados
Modelo de Referência OAIS é um modelo concetual desenvolvido pela NASA que passou a ser uma ISO em 2002, que descreve as informações e as funções necessárias para a preservação a longo prazo (SAYÃO, 2006) e disponibiliza-as para uma designada comunidade, mesmo se o OAIS não for permanente (WATERS; GARRETT 1996), que queiram preservar e fornecer acesso à informação digital de acordo com as boas práticas de arquivamento; é um modelo bastante genérico, independente do domínio e que fornece um vocabulário destinado a descrever as aplicações comuns; é um modelo funcional recomendado para realizar o arquivamento com responsabilidades (CORRADO, et al., 2014, p. 56).
Qualquer que seja o método de preservação, o objetivo principal deve ser preservar a integridade da informação; ou seja, definir e preservar as características de um objeto de informação que o distinguem como um trabalho inteiro e singular [Tradução nossa]44.
As informações digitais podem viajar do seu produtor para arquivos por qualquer um dos vários caminhos disponíveis, quer seja pela internet, por repositórios ou documentos digitais, e ambos desejam que o conteúdo e formato dos documentos que publicam ou que rececione cheguem até eles independentemente da rota de transmissão (LAVOIE, 2014, p. 28).
David Bearman (1997, p. 272) define o documento digital como um objecto encapsulado em metadados, estabelecendo os metadados necessários para cumprir os requisitos funcionais arquivísticos, os quais organizou em seis níveis:
• Registo – informação relativa à captura do documento;
• Termos e condições – disponível para leitura, por quem e em que condições;
• Estrutura – informação sobre a dependência do software necessário para a sua representação e as possibilidades de interoperabilidade com outros sistemas em função das recomendações seguidas no seu desenho;
• Contexto – metadados que precedem o conteúdo e cumprem a função de mostrar a procedência, o ambiente em que o documento foi criado;
• Conteúdo – dados;
44 Whatever preservation method is applied, the central goal must be to preserve information integrity; that is, to define
and preserve those features of an information object that distinguish it as a whole and singular work (GARRETT et
• Histórico – informação sobre quando, como e de que modo foi arquivado, classificado, valorizado, selecionado e usado.
Miguel Ferreira (2006, p. 21), define objeto digital como todo e qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequência de dígitos binários. Esta definição é suficientemente lata para acomodar tanto, informação nascida num contexto tecnológico digital (objetos nato-digitais), como informação digital obtida a partir de suportes analógicos (objetos digitalizados).
Assim um documento digital pode ser entendido como todo o registo criado ou recebido por uma entidade pública ou privada, no desempenhar das suas atividades, podendo ser armazenado e disponibilizado ou não, através das tecnologias (WEBB, et al., 2001, p. 10-11).
Para a digitalização da informação no Departamento de Sócios do SCP estão a ser utilizados nos formatos PDF. A tecnologia PDF tornou-se um formato para a distribuição de documentos, principalmente por permitir a integridade dos arquivos e uma compressão eficiente. Quando um ficheiro é convertido em PDF, todo o seu conteúdo é disponibilizado como se fosse uma imagem, não permitindo que os textos sejam alterados e as figuras sejam tiradas, mantendo assim a integridade dos arquivos, incluindo a formatação, recomendação de metadados, entre outros. A característica deste formato é que ele tem diferentes formatos (PDF, PDF/A, entre outros).
O OCR é um recurso extra necessário no processo de desmaterialização, sendo utilizado na digitalização de um documento de texto impresso, que permite, através do reconhecimento dos caracteres, obter um ficheiro de texto editável a partir dessa imagem. O processo de conversão do documento analógico em digital é realizado através do OCR, o que permite que os conteúdos dos documentos impressos de carácter textual sejam rapidamente convertidos em formatos interpretados pelo software como, por exemplo, a tradução automática, a pesquisa rápida, a indexação, a verificação da qualidade do software, realizando ajustes de cor, contraste, corte de partes indesejáveis, sequência das páginas, entre outros (WIKIPÉDIA, 2017).
De acordo com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, o formato PDF/A e TIFF são os únicos voltados especificamente para o arquivo histórico e preservação digital a longo prazo que, em projetos de digitalização, constitui a matriz do objeto digital a partir do qual se geram derivados de JPEG para, por exemplo, disponibilização na internet. Por seu turno o objetivo da ISO 19005 (International
como PDF/A, o qual fornece um mecanismo para representar documentos eletrónicos de forma a preservar o seu aspeto visual ao longo do tempo, independentemente das ferramentas e sistemas usados para criar, armazenar ou processar os documentos. Pretende, também, fornecer um quadro para a preservação do contexto e do histórico dos documentos eletrónicos nos metadados dos próprios documentos. Por outro lado, visa definir o enquadramento para representar a estrutura lógica e outra informação semântica dos documentos eletrónicos (ISO/TR 19005 -1:2005; ISO/TR 19005-2:2011, p.5; ISO/TR 19005-3: 2012, Document management – Eletronic document file format for long-term preservation – Parte 2 e 3: use of ISO 32000-1 PDF/A-2 e PDF/A-3 para preservar a representação visual estática de página com base em documentos eletrónicos ao longo do tempo).
Este formato é considerado como o que mais garantias oferece para manter os documentos acessíveis por longos períodos de tempo e através de várias tecnologias mantendo a aparência original dos documentos bem como a sua organização interna. Um documento de texto em formato PDF oferece uma aparência de unidade próxima da imagem de um documento em papel. Neste tipo de formato permite conter várias páginas, ao passo que o ficheiro de imagem contém apenas uma página; cada página de ficheiro PDF, tendo em conta o material original, a profundidade de bits da cor, a resolução e matriz de pixel da imagem, formato do arquivo, este ocupa um tamanho de 50% menor que um ficheiro de imagem; documentos que contêm diversas páginas ocasionariam diversos arquivos de imagem, ao passo que este mesmo documento, em formato PDF, gera apenas um arquivo digital, melhorando assim o tempo de consulta do mesmo; o formato PDF mantém o layout original dos documentos digitalizados, não sendo possível a edição do documento digitalizado; o formato PDF permite a procura de textos específicos contidos no documento, apresentando-se assim como uma vantagem ao recuperar informação contida nos documentos.
6.3 Gestão da Informação
No entendimento de Maria Manuela Pinto (2005, p. 101), a área de atuação do ciclo de vida dos documentos, muitas vezes separadas como a Gestão da Informação, a Gestão de Conteúdos, a Gestão de Arquivos (trata-se do mesmo ciclo de gestão!). Utilizando os termos em inglês, podemos encontrar para designar o termo “gestão documental” se utilizam expressões como: record management ou document
management. Normalmente, a sua tradução literal para o português significa praticamente o mesmo. Neste caso a diferença que a maioria dos autores entende é a seguinte:
Quadro 7 – Record Management vs Document Management
Record management (gestão de informação) Document management (gestão de documentos)
Reflete mais a organização e conservação dos documentos ao longo do seu ciclo de vida. É um tipo de documentação que proporciona informação sobre a atividade da organização. Centra a sua atenção em:
- controlo administrativo - armazenamento - quadro de classificação - conservação - regulamentos e legislação - meios de armazenamento - integração das séries
Baseia-se na natureza dinâmica e transacional da informação contida no documento.
O conteúdo do documento é importante para os utilizadores que a consultam.
Centra a sua atenção em: - uso operacional - workflow - indexação
- revisão e controlo de versões