Scope

Os documentos das empresas, principalmente aqueles destinados a instituir normas e procedimentos gerais ou referentes à qualidade, bem como aqueles que estabelecem comportamentos éticos para os funcionários, são fontes de informação importantes para avaliar a cultura informacional das empresas. Igualmente tornam- se relevantes, porque são a formalização e a exteriorização do que é considerado correto sobre a cultura da empresa, e facilitam a divulgação para todos os membros organizacionais.

7.3.1 Documentos da Empresa B

A Empresa B não possui documentos de normas e procedimentos ou mesmo de qualidade. Não existe de maneira formalizada, o código de ética dos funcionários, que deve dispor sobre o comportamento aprovado pela empresa. Sendo assim, a análise dos documentos não foi possível. Essa falha pode ser um indicador de que a cultura da empresa é deficiente, em relação aos processos de socialização e, portanto, à inserção dos indivíduos na cultura da empresa.

Retomando o que Davenport e Prusak (1998) consideram sobre a formalização e documentação dos comportamentos informacionais, e mesmo os comportamentos mais gerais da empresa, pode-se afirmar que a Empresa B é desprovida de conhecimentos formais sobre a “filosofia” que a sustenta.

7.3.2 Documentos da Empresa A (Anexo 1)

Os documentos da Empresa A foram fornecidos pelo gerente e referem-se às normas e procedimentos, e ao código de ética das lideranças (encarregados) da empresa. O código de ética das lideranças é especialmente relevante porque é especificamente relacionado ao nível intermediário na hierarquia estudada e, sendo assim, é responsável por decidir e resolver uma parcela considerável dos problemas referentes aos funcionários (ou colaboradores).

No código de ética, encontram-se elementos, processos e comportamentos considerados corretos e aceitos pela empresa, descritos a seguir:

1. Não usar cargo para sair com funcionários (as). 2. Cumprir com as normas da empresa.

3. Ser companheiro, transparente e realista. 4. Acabar com fofocas e picuinhas.

5. Não ameaçar seus subordinados.

6. Respeitar o limite de cada companheiro e colaboradores. 7. Ter humildade: saber ouvir, falar e ceder.

8. Não ter divisão entre setores, a Empresa A é única. 9. Colaborar e ajudar uns aos outros.

10. Não trabalhar mal humorado (CÓDIGO DE ÉTICA DA EMPRESA A).

Dentre os itens existem alguns essenciais para a cultura informacional. Destacam-se os pontos de cinco a nove, que são relevantes porque difundem idéias como a confiança, a colaboração, a comunicação aberta, e a facilitação do fluxo da informação informal. Nesse sentido, provêem ou incentivam o compartilhamento de informação e de conhecimento entre as pessoas. Portanto, esse código é ou pode se tornar um instrumento voltado a construir ou reforçar a cultura informacional da empresa.

Outro documento ao qual se pôde ter acesso é denominado de Normas e Procedimentos, direcionado aos líderes e aos funcionários. Nele constam horário de funcionamento da empresa, entre outras normas, como: o uso de calçados fechados no interior da empresa e o uso, cuidado e conservação das máquinas. As normas consideradas mais relevantes para a cultura da empresa estão descritas a seguir:

1. Não conversar no horário de trabalho, assuntos que sejam relacionados com o mesmo;

2. Sair do local do trabalho estritamente o necessário; 3. Manter a distância e respeito pelo superior;

4. O funcionário que não passar a digital, ficará com falta (MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DA EMPRESA A).

Ressalta-se que o primeiro item, provavelmente, deve ter sido escrito (ou digitado) incorretamente. Parece que deveria constar uma proibição sobre conversas de assuntos que não são relacionados ao trabalho. De fato, são permitidas as conversas sobre assuntos relacionados ao trabalho, que favorecem a troca de informação e de conhecimento entre os funcionários e, portanto, propiciam a cultura informacional.

O segundo item, ao contrário do primeiro, não beneficia a comunicação entre as pessoas, apenas o grupo restrito de indivíduos que estejam fisicamente alocados próximos no layout da organização. Por outro lado, parece ser uma norma indispensável para o bom funcionamento da linha de produção, bem como para prevenir “gargalos” (acúmulo de trabalho ou paralisação da execução das tarefas e da produção em algum local da linha de produção).

O terceiro item também merece reflexão porque as palavras “distância” e “respeito” possuem conotações menos positivas no contexto do documento e podem, igualmente, ser interpretadas pelos funcionários de forma negativa. Isso interfere na relação entre os funcionários e os líderes ou entre os funcionários e os gerentes e, conseqüentemente, no compartilhamento de informação e de conhecimento; os funcionários são orientados a manter distância das pessoas que tomam as decisões mais importantes da empresa e precisam, constantemente, de informações relevantes e fidedignas sobre a realidade da empresa. Nesse sentido, os tomadores de decisão podem estar perdendo informações relevantes porque o "respeito" e a "distância" estabelecidos normalizam os comportamentos.

O último item é importante para a cultura informacional da empresa, embora pareça apenas uma norma referente ao registro e controle dos horários de trabalho dos funcionários. Passar a digital significa que os funcionários colocam um dos dedos da mão em um aparelho que registra a presença do funcionário e o horário de entrada e saída. Esse talvez seja o momento de contato mais próximo dos funcionários e da maioria dos líderes com as tecnologias de informação e comunicação.

Duas versões do Manual de Normas e Procedimentos da Empresa A foram disponibilizados à pesquisadora. Na segunda versão, observa-se o que está escrito ao final: "A empresa é de todos nós”. Essa frase contém e divulga a noção de colaboração e de responsabilidade de todos pelas ações praticadas no âmbito da empresa, ou seja, o bom funcionamento depende diretamente do comportamento e

comprometimento de cada funcionário. Conclui-se que o manual apresenta alguns itens positivos e outros desfavoráveis à construção ou manutenção da cultura informacional da empresa.