A definição do Princípio da Proveniência na contemporaneidade tem sua ótica voltada à Arquivística Integrada22, que tem como expoentes Rousseau e Couture. Segundo Lopes (1996, p. 76):
O surgimento no Canadá da proposta de uma arquivística integrada, possivelmente, relaciona-se com o contexto histórico de um país que vive a dualidade da influência cultural européia continental, especialmente a francesa e a do pragmatismo anglo-saxão desenvolvido nos Estados Unidos. [...]. É notável, nesta proposta, a busca de se fundir o records management com a archivistique, em bases diferentes, onde o resultado é superior à soma das partes. Trata-se de um projeto teórico e prático que não renega, aprioristicamente, as origens da arquivística, mas faz a releitura e a adaptação aos problemas atuais.
De acordo com Lopes (1996), Roussseau e Couture (1998), usam a gestão da informação auxiliada pela gestão de documentos, para uma reinterpretação dos pilares tradicionais na arquivística. Têm como base duas vertentes, onde os documentos não devem ser misturados com os de outra proveniência, e cada um deve ser depositado no fundo de origem, ou seja, “preside à organização dos documentos nas unidades e que estes devem conservar e, por outro lado o valor de testemunho que alguns deles têm" (ROUSSSEAU; COUTURE 1998, p. 82).
Para os autores supracitados, Natalis de Wailly deu uma “personalidade” que disciplinava a arquivística com uma nova maneira de tratamento, onde os profissionais poderiam se apoiar para evitar que erros fossem cometidos ao permitir que a organização fosse realizada por fatores que não seriam, de modo algum, fiéis a sua origem, como assunto, autor, cronologia, etc (ROUSSSEAU; COUTURE 1998).
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De acordo com Garcia e Schuch Junior (2002, p.46): “A arquivística integrada, desenvolvida no Canadá por Rousseau e Couture (1982, 1998), propõe uma arquivística que se preocupa com o tratamento da informação desde seu nascimento até o seu destino final. A arquivística é tratada como a disciplina que agrupa todos os princípios, normas e técnicas que regem as funções de gestão dos arquivos, tais como a criação, a avaliação, a aquisição, a classificação, a descrição, a comunicação e a conservação.”
Os autores escrevem que este princípio é a base teórica e a norma que deve estar presente na elaboração de todos os procedimentos que farão parte do tratamento dos documentos de arquivo. Afirmam que independente da idade dos documentos, o Princípio da Proveniência deve ser respeitado a fim de regular todo o conjunto de informações e documentos advindos de organismos ou de pessoas (ROUSSSEAU; COUTURE 1998).
Pense-se na criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, comunicação ou na conservação dos arquivos: todas as intervenções do arquivista devem ocorrer sob o signo do princípio da proveniência e, à partida, do reconhecimento do fundo de arquivo como unidade central das operações arquivísticas.
O Princípio da Proveniência, para os autores, tem dois graus, sendo o primeiro relacionado à forma de arranjo, na qual os documentos gerados por determinada pessoa ou instituição, permanecem unidos ou podem ser agrupados, caso estejam separados (ROUSSEAU; COUTURE, 1998). Pode ser aplicado tanto na fase corrente quanto intermediária. Os autores chamam a atenção para a necessidade de se respeitar este primeiro grau e preservar a utilidade administrativa dos documentos, assim como a importância do valor de testemunho que é conseguido justamente por conta deste respeito, pois “os documentos activos e semiactivos de uma unidade formam uma entidade própria que não pode ser misturada com os documentos de uma ou de várias outras unidades.” (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p.83)
No segundo grau, os documentos pertencentes a um fundo têm, obrigatoriamente, que preservar ou restabelecer, o lugar que ocupam originalmente no arquivo. Rousseau e Couture afirmam que para que o segundo grau seja cumprido faz-se necessário a existência de uma ordem original aos documentos, onde entram os quadros de classificação e as outras funções relativas a organização do arquivo. Em casos em que o arquivista tem de fazer um trabalho mais acentuado em relação à ordem original os autores deixam a escolha: “Na ausência de um quadro de classificação para os activos, o arquivista escolhe entre as seguintes possibilidades: conservar a ordem existente, tentar reconstituir a ordem primitiva ou aplicar outra ordem.” (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p.84)
Como vantagens da aplicação do Princípio da Proveniência, Rousseau e Couture (1998), elencam a integridade administrativa e o valor de testemunho, pois os arquivos são o resultado de todas as atividades de pessoas ou instituições e conservá-los em sua ordem natural é poder deixar para conhecimento futuro tanto o testemunho histórico quanto o reflexo das funções desenvolvidas.
A partir de afirmações de Heredia Herrera (1993), Rousseau e Couture escrevem que a utilização do Princípio da Proveniência define a conservação dos documentos em seu lugar de origem e no lugar onde serão armazenados, contemplando assim sua forma de arranjo e estruturação interna, o que favorece a recuperação das informações a partir do momento em que evidencia todas as funções e relações do funcionamento e das atividades que refletem seu órgão produtor, “Isto confere um método de trabalho ao arquivista, em virtude do qual ele considera primeiro as unidades de trabalho maiores, e em seguida as mais pequenas.” (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 85).
Desta forma, a recuperação das informações fica muito mais explícita com o conhecimento das relações determinadas pelas atividades e funções do órgão produtor, quando da aplicação do Princípio da Proveniência. Outra vantagem apontada pelos autores é o fato da maximização do processo de gestão dos arquivos, pois:
Para cada uma das funções arquivísticas, o princípio da proveniência fornece grandes eixos, um quadro geral de intervenção baseado nas características e nas actividades da pessoa moral ou física a que se refere. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 85).
Em dissertação de mestrado23 Tognoli (2010) faz uma análise, através de alguns autores, da “redescoberta da proveniência pelos arquivistas canadenses” mostrando que ao princípio foi dado um novo significado, contemplando seu contexto, produção e sentido social. Nas palavras da autora:
Entendido antes como um princípio físico e estático, seu objetivo era proteger a integridade dos fundos, mantendo-os
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unidos fisicamente. No entanto, mais do que manter a união dos documentos provenientes de uma mesma fonte criadora, em um fundo específico, o princípio pode ser utilizado para análise funcional nos contextos e processos de criação dos documentos.(TOGNOLI, 2010, p. 65)
Assim, o princípio da proveniência passa a ser entendido valorizando os múltiplos contextos que podem estar envolvidos na produção de um documento, o que mostra de forma mais clara a dinâmica de seu funcionamento no órgão produtor ou no processo de vida de uma pessoa, assim como toda a estrutura social que sustenta e sustentou as atividades daquele documento, tendo explicitada também sua função social (TOGNOLI, 2010).
As definições e conceitos expostos pelos autores confirmam que as possibilidades levantadas para o uso do Princípio da Proveniência, visto sob a ótica da Arquivística Integrada, garante aos profissionais um método de trabalho com segurança no sentido de eliminar prováveis prejuízos ao arquivo como perdas ou mudanças de regiões com risco de dispersão da documentação. Garante também que seja mantido o preceito de que os documentos de determinado lugar fazem parte da história e da herança cultural de um povo (LOPES, 1996).
É possível, a partir dos apontamentos acima, observar que as premissas da Arquivística Integrada proporcionam maiores bases para que todos os tipos de documento sejam tratados, assim como pensar na totalidade dentro de um arquivo. A diversidade de informações quanto o volume destas necessita de um tratamento onde o acesso seja privilegiado, no sentido de dar as condições aos profissionais e aos usuários de visualizar efetivamente como estão dispostas na institição.
De acordo com Lopes (1996, p. 85), é necessário qua a gestão da informação seja prática essencial nas instituições24 e que a gestão arquivística tenha “por base o conhecimento teórico e prático sobre a
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Para maior aprofundamento sobre a gestão da informação e seus parâmetros na arquivística ver LOPES, Luis Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EDUFF; São Carlos: EDUFSCAR, 1996.
informação e sobre os parâmetros referentes á organização de acervos [...]” , desta forma, o autor explica que a gestão de documentos é o que pode acarretar a gestão de informações e para que isto ocorra é preciso delimitar e consolidar conceitos que fazem parte do tratamento destes documentos que deve ser realizado com o aprofundamento teórico e prático das atividades que Lopes (1996, p.86), chama de “coração arquivístico”: a classificação, a avaliação e a descrição.
O autor justifica suas colocações explicando que atualmente cada vez mais o profissional arquivista ainda é requisitado para resolver os problemas decorrentes do grande acúmulo de documentos em sua maioria textuais e com o suporte tradicionalmente tratado, o papel. No entanto, com o surgimento dos diferentes suportes informacionais e das diferentes informações produzidas, este profissional tem também que saber lidar com organização de acervos que vão desde sonoros, filmes, fotografias, passando pelo acesso à informações que por vezes tem de ser compartilhadas com outras instituições e profissionais e o trabalho com sistemas de informação (LOPES, 1996).
Levando estas colocações em consideração, a proposta é que ao pensar na classificação de documentos na concepção da Arquivística Integrada, deve-se estudar as “estruturas, as funções, as atividades e as características específicas dos acervos” (LOPES, 1996, p. 98), para poder ser definido o conjunto de classes, série e subséries que refletirão de modo correto a organização do órgão produtor.
A perspectiva da Arquivistica Integrada, que defende a idéia de realizar concomitantemente as atividades de classificação, avaliação e descrição, parte de algumas fases para contemplar o resultado. Uma destas fases é o tratamento inicial do documento, definido por etapas de pesquisa por Lopes (1996). Estas etapas vão influenciar posteriormente na elaboração das atividades acima mencionadas. Descrevemos a seguir as etapas de pesquisa propostas por Lopes (1996) por considerar de fundamental importância para a a classificação.
Quadro 4 : Síntese das etapas da pesquisa para futuras classificação, avaliação e descrição de documentos. Lopes (1996, p.90-97).
1ª
Etapa
- levantar estruturas político- administrativas das funções e das atividades das organizações
– considerar a origem, evolução e a situação atual da instituição – estudar a historia da instituição e de suas estruturas - pesquisas - entrevistas
- consulta a documentos ou tudo o que fale sobre a documentação.
2ª
Etapa
- levantamento da
documentação e do meio físico de guarda
- mensuração dos dados sobre o acervo
– diferenciar quantidade, suporte, estado de conservação
- definir tipologia documentais
- pesquisa junto ao acervo e pelo
- estudo das tipologias documentais
3ª
Etapa
- elaboração do método de arquivamento e de recuperação das informações
- pesquisar nas práticas
arquivisticas o método mais adequado.
Fonte: Elaborado pela autora
As etapas de pesquisa levarão à elaboração da classificação mais adequada ao acervo e dos procedimentos que resultarão na recuperação
das informações. Lopes (1996), escreve que é defendida uma classificação que possa gerar dossiês dos documentos que devem ser unidos efetivamente sob “o ponto de vista intelectual” (LOPES, 1996, p. 99), pois podem estar separados fisicamente por conta de seus suportes mas têm de refletir a estrutura da organização.
Pode-se imaginar a formação de dossiês, contendo tipologias e suportes bastante diversos, como, por exemplo, ampliações fotográficas, registros eletrônicos e correspondências, prestando e solicitando informações sobre, por exemplo, um congresso de arquivos. A classificação ideológica por dossiês permite que seja possível reunir as informações sobre o conjunto de documentos que, mesmo estando fisicamente separados, estarão intelectualmente, ordenados e codificados do mesmo modo.
O relacionamento entre documentos e seu produtor e dos documentos entre si, têm assegurado seu caráter orgânico e informacional através da Arquivística Integrada, por ser demonstrada a importância de compreender a natureza de um documento a partir do momento de seu nascimento com características de documento arquivístico, com valores e informações que façam sentido a seu produtor e a seus pesquisadores e que a classificação corresponde a uma fase que, sistematizada com o restante do tratamento, é essencial para a recuperação das informações.
Por fim, é possível entender, a partir das definições e discussões referentes à classificação explicitadas aqui, que esta é fundamental para o desenvolvimento da teoria e das práticas arquivísticas. Concordamos com Sousa (2003, p. 241) quando este afirma que a classificação:
É a função intervenção que dá sentido e que preserva o caráter orgânico do conjunto, espinha dorsal de todo o conhecimento arquivístico e o que delimita e distingue o objeto (informação) da Arquivística das outras áreas da Ciência da Informação. A classificação insere-se em um espaço informacional que de um lado se coloca o estoque informacional (arquivo) e de outro o “necessitador” da informação (o usuário). Ela aparece como uma ponte entre o sujeito (usuário) e o objeto (o arquivo), dando a este último inteligibilidade não apenas como instrumento organizador, mas, também, como canal de comunicação.
Assim, a classificação não se resume a atribuir números, códigos e subdivisões a atividades e documentos, e sim é um processo de organização intelectual em que as características, as informações e o contexto de cada documento tratado refletem, com maior ou menor grau de complexidade, as funções e atividades desenvolvidas por uma instituição, a vida de uma pessoa ou os fatos de uma cidade ou país. A principal função de um documento de arquivo é a informação a respeito de determinado fato.
Fica claro que os estudos sobre a classificação arquivística, assim como os estudos gerais da classificação no campo da Ciência da Informação, devem ser aprofundados no sentido de dar mais subsídio teórico aos profissionais, isso refletirá no momento da chegada dos documentos ao usuário.
Para compreender melhor como é realizada a classificação arquivística partimos agora para a análise dos caminhos que o documento fotográfico percorreu até os arquivos. Em seguida trataremos do contexto da documentação fotográfica do Arquivo Público do Estado de São Paulo.