O planejamento é uma etapa essencial para o sucesso do trabalho com grupos (YALOM, 1975; 1979; VINOGRADOV e YALOM, 1992; CASTILHO, 1998; OSÓRIO, 2000; MUNARI e FUREGATO, 2003; YALOM e LESZCZ, 2006). O projeto do GRAF começou pela delimitação de seu objetivo: oferecer suporte aos familiares dos pacientes internados nas duas UTIs que funcionariam como campo para este estudo. Para isso, a proposta era oferecer um espaço onde os familiares pudessem interagir com outros participantes vivendo situações semelhantes em um ambiente favorável à troca de experiências e esclarecimento de dúvidas quanto à situação do parente internado, de modo a diminuir seu isolamento social. A intenção era garantir aos familiares um lugar onde eles tivessem quem os ouvisse e em quem pudessem confiar (HEINEY e WELLS, 1989).
Como a pesquisadora não integra a equipe de enfermagem de nenhuma das duas unidades e estava distanciada das equipes profissionais que atuam nas UTIs, a primeira providência foi reiniciar os contatos com as duas gerências de enfermagem para comunicar o início da coleta de dados e confirmar sua anuência com o desenvolvimento da estratégia proposta. Esse processo foi fácil e promissor. Após serem informadas sobre o início da fase de implementação do GRAF e que a atividade estaria sob a coordenação da pesquisadora e de uma auxiliar de pesquisa, as Gerentes de Enfermagem se
prontificaram a colaborar no que fosse necessário.
Uma semana antes do início das atividades do GRAF, as coordenadoras do grupo passaram a freqüentar as duas unidades, nos diferentes turnos de serviço, para garantir maior proximidade com as equipes de enfermagem. Nestas oportunidades, as coordenadoras se apresentavam aos membros da equipe de enfermagem que estavam em serviço, informando-os sobre o grupo que iriam iniciar e solicitavam sua colaboração no sentido de orientar os visitantes a respeito e convidá-los para participar.
A divulgação do atendimento entre os familiares dos pacientes foi realizada por cartazes afixados em diferentes locais nas duas UTIs. Um dos cartazes, dirigido aos enfermeiros da unidade, continha informações sobre a finalidade do GRAF, bem como os dias da semana, local e horário dos encontros, sendo foi colocado um no posto de enfermagem, um na área para preparo de medicação e outro no quarto de repouso. O cartaz destinado aos visitantes da UTI continha as mesmas informações sobre o grupo e incluía um convite para participar dos encontros, indicando os dias da semana, local e horário de realização. Estes últimos foram afixados no hall onde os visitantes aguardam para entrar na unidade, na porta de entrada da UTI e nas áreas de internação dos pacientes.
Também foi confeccionado um convite para participação impresso no tamanho de cartão de visita, contendo uma frase de chamada para o grupo e informações sobre dias, local e horário de realização dos encontros. Esse convite era entregue pelas pesquisadoras aos visitantes que compareciam às unidades
para a visita aos pacientes. Uma caixa com esses convites individuais foi deixada sobre o balcão do posto de enfermagem para que a equipe de enfermagem os distribuísse a outros visitantes. Foi solicitada a colaboração desta equipe no sentido de reforçar verbalmente o convite sempre que tivessem contato com algum membro da família dos pacientes.
Ao mesmo tempo em que investiam na aproximação com as equipes de enfermagem, as coordenadoras também se dedicavam a estabelecer os primeiros contatos com os familiares dos pacientes internados. Sempre que possível, compareciam às unidades nos horários de visita e participavam desse momento, juntamente com o responsável pela visita. Enquanto os visitantes permaneciam no hall de entrada aguardando autorização para entrar na unidade, as coordenadoras do grupo se apresentavam, davam explicações sobre a pesquisa e o grupo e convidavam a todos para participar, entregando-lhes o convite impresso. Quando eles entravam na UTI, os acompanhavam até o leito de seu parente, davam as orientações necessárias e se colocavam à disposição para eventuais necessidades, mantendo-se um pouco afastadas para permitir-lhes privacidade.
Foi solicitada da Diretoria Administrativa do HC, ocupada por uma enfermeira, permissão para a entrada dos familiares nas dependências do hospital fora do horário de visitas para participar dos encontros. A Diretora enviou memorando à portaria de visitantes autorizando o acesso dos visitantes nos dias e horários previstos para realização dos encontros. Em uma visita ao local, as coordenadoras do grupo aproveitaram para se apresentar aos funcionários,
começando um relacionamento que se mostrou importante para o êxito da atividade. À oportunidade, explicaram o trabalho que seria desenvolvido, deram orientações e solicitaram sua colaboração no sentido de divulgar e encaminhar os familiares interessados ao local de realização dos encontros. Também colocaram no recinto, em local visível a todos os visitantes, vários cartazes divulgando a atividade.
Paralelamente aos trâmites administrativos e burocráticos para estabelecer o GRAF como uma atividade regular da instituição, iniciou-se o planejamento das sessões do grupo. Elas foram programadas para acontecer em três etapas básicas, na seguinte seqüência: acolhida / apresentação dos participantes; informações e orientações; e encerramento / avaliação do encontro. O tempo de duração programado para cada etapa foi de aproximadamente quinze minutos para a primeira, trinta para a segunda e quinze para a última.
O planejamento previa o uso de técnicas variadas nas etapas de acolhida / apresentação dos membros e de encerramento / avaliação do encontro, de forma que os encontros não se tornassem repetitivos e enfadonhos para os familiares que participassem de mais de uma sessão. Para tanto, foram providenciados os recursos necessários ao desenvolvimento das diferentes técnicas, incluindo: sucatário, recortes de revistas com figuras de pessoas em diferentes situações, paisagens, ambientes e objetos variados, cartões de papel cartaz colorido, tiras de cartolina branca, pequenos círculos de cartolina branca, filipetas de cartolina branca impressas com os nomes de sentimentos positivos e negativos, pincéis atômicos, canetas esferográficas, marcadores coloridos e
apagador para quadro branco; fita crepe e lenços de papel. Também foi planejado o uso de um sistema de som ambiente, com músicas orquestradas e tranqüilas para tornar o ambiente mais aconchegante e ajudar no relaxamento dos participantes.
Para a etapa de informações e orientações, a técnica programada foi a exposição verbal, com estímulo à participação de todos que desejassem. Nesta etapa, a proposta era abordar os temas que emergissem durante a apresentação / acolhida dos participantes ou que fossem sugeridos por um deles e aceitos pelos demais.
A fase de planejamento do grupo não apresentou dificuldades significativas. Como o hospital faz parte do Programa Nacional de Humanização da Assistência Hospitalar (PNHAH) do Ministério da Saúde e o projeto tinha a aprovação do Comitê de Ética em Pesquisa do próprio hospital e das gerências de enfermagem das duas unidades envolvidas, a iniciativa foi acatada pela Diretoria Administrativa e bem recebida pela equipe de profissionais das duas UTIs. Tanto médicos como enfermeiros foram unânimes em afirmar a necessidade de instituir alguma forma de atendimento aos familiares dos pacientes e se mostraram favoráveis ao trabalho proposto.