O segundo mecanismo apresentado por Goldratt (1998), é a “síndrome do estudante”, que também tem como resultado o desperdício do tempo embutido como
segurança nas estimativas de tempo das atividades. Um estudante, quando tem uma atividade a ser realizada, primeiramente vai brigar para conseguir mais tempo. Ao ter seu prazo aumentado, deixará para realizá-la no último momento. E isso faz com que o atraso fique praticamente garantido, pois a maioria dos problemas só aparece ou são descobertos quando se inicia o trabalho propriamente dito.
Para Umble e Umble (2000), a tendência que os estudantes têm de deixarem para iniciar os estudos de uma prova ou a realização de um trabalho no último minuto, dá origem ao termo “síndrome do estudante”. Quando um estudante briga por tempo extra e consegue, o estudo que era urgente deixa de ser, e só irá iniciar no momento que boa parte do tempo conseguido já tiver passado.
4.2.3.3 A “Multitarefa”
O terceiro mecanismo é caracterizado por Goldratt (1998), como o fenômeno da multitarefa, que também desperdiça tais proteções de tempo. O fenômeno da multitarefa ocorre quando uma determinada área ou departamento está sendo pressionado por outros para concluir várias atividades de vários projetos nos prazos acordados. Ou seja, existe participação de cada pessoa em vários projetos ao mesmo tempo. Desse modo, na necessidade de satisfazer todos seus clientes internos, as pessoas iniciam todas as atividades e não conclui nenhuma. Com muitas atividades começadas, o avanço continuará na medida que os clientes internos vão exigindo e pressionando para que terminem.
Umble e Umble (2000) confirmam que atrasos e perda de foco são causados pela multitarefa ocasionada por múltiplos projetos e recursos limitados. O tempo de segurança é consumido quando múltiplas tarefas são programadas para serem executadas em um mesmo período.
Para Herroelen e Leus (2001), a multitarefa é comum em ambientes de múltiplos projetos, pois existem recursos concorrentes que trabalham para atividades distintas em períodos de tempo particulares. Quando um recurso pára de realizar uma atividade para iniciar outra, o tempo individual estimado destas atividades, fica comprometido.
A Figura 4.3 mostra o aumento na duração das atividades quando acontece o fenômeno da multitarefa.
Figura 4.3: Atraso causado pela multitarefa. Fonte: Adaptado de Quelhas e Barcaui (2004).
De acordo com Goldratt (1998), todos esses mecanismos de desperdício resultam em atrasos de projeto. Embora pareçam simples e óbvios, foram constatados em muitas situações reais. Ou seja, todos os mecanismos de proteção usados para aumentar o tempo das atividades acabam sendo completamente desperdiçados.
4.2.4 O Procedimento
Para Herroelen e Leus (2001), o método da Corrente Crítica procura minimizar as conseqüências da “Lei de Parkinson” por meio da redução da duração estimada das atividades em 50% do nível de confiança, por eliminar datas de conclusão ou marcos (milestones) das atividades e por acabar com a multitarefa.
De acordo com Umble e Umble (2000), a meta para o método da Corrente Crítica, é garantir que a conclusão de um projeto seja rápida e bem sucedida. Com o tempo de segurança eliminado de cada atividade pela Corrente Crítica, a tendência é que essas atividades terminem o mais rápido possível.
Esses tempos de segurança que são subtraídos com a aplicação do método da Corrente Crítica são convertidos em pulmões de tempo e, segundo Steyn (2000), depois que as atividades têm seus tempos reduzidos, suas durações ficam mais reais e desafiadoras.
Segundo Herroelen e Leus (2001), a administração da execução do projeto é realizada por meio do gerenciamento dos pulmões de tempo. À medida que as atividades vão sendo concluídas, os gerentes de projeto são capazes de saber quanto tempo dos pulmões foram consumidos.
Ainda para Herroelen e Leus (2001), os tempos de segurança removidos das atividades devem concentrar-se no final da Corrente Crítica, com o objetivo de proteger a data de conclusão do projeto. Esse pulmão de tempo localizado no final da Corrente Crítica é chamado de Pulmão de Projeto. Quando os tempos de segurança forem removidos de atividades não pertencentes à Corrente Crítica, estes devem estar concentrados no final destas atividades em um pulmão de tempo chamado Pulmão de Convergência. Este pulmão protege a Corrente Crítica de qualquer atraso que venha acontecer nas atividades não críticas do projeto.
Como exemplo para aplicação do procedimento da Corrente Crítica, foi usada uma rede de atividades extraída de Quelhas e Barcaui (2004), representada na Figura 4.4. Cada atividade é representada por um número e uma letra. O número significa o tempo estimado para a realização da atividade e a letra representa o recurso para realizar a atividade.
Figura 4.4: Planejamento inicial do projeto. Fonte: Quelhas e Barcaui (2004).
O comprimento horizontal dos retângulos é proporcional à duração esperada de cada atividade. A seqüência dos retângulos apresentada na figura deve ser seguida, pois o início de uma atividade depende do término da anterior. A seta entre 4:D e 4:T também
representa uma dependência. Isto significa que ambos, 4:D e 8:D devem terminar antes que a última tarefa 4:T possa iniciar.
Os tempos dessa rede de atividades foram estimados e estão com os tempos de segurança embutidos em cada uma das atividades. Essas estimativas são feitas com a utilização do método de gerenciamento de projetos PERT/CPM.
De acordo com Goldratt (1998), quando se aplica o método de gerenciamento da Corrente Crítica, os tempos de cada uma das atividades devem ser reduzidos pela metade, pois este tempo subtraído será a base para a formação dos pulmões de tempo do projeto, que serão responsáveis por absorver os possíveis atrasos das atividades do projeto. A Figura 4.5 mostra as atividades com seus tempos reduzidos em 50%.
Figura 4.5: Redução nas durações das atividades. Fonte: Quelhas e Barcaui (2004).
Ao analisar a programação da Figura 4.5, o gerente de projetos deverá notar um conflito nas atividades realizadas pelo recurso “D”. Este conflito é resolvido criando-se uma dependência entre suas atividades. A Figura 4.6 mostra a solução para o conflito destas atividades, ou seja, uma defasagem no tempo para que elas fiquem seqüenciadas.
Figura 4.6: Resolução do conflito entre as atividades. Fonte: Adaptado de Quelhas e Barcaui (2004).
Os tempos subtraídos das atividades formarão os pulmões de tempo que irão proteger os projeto dos eventuais atrasos. Pignatari et al. (2006), cita quatro tipos de pulmões de tempo que fazem parte do método da Corrente Crítica: Pulmão de Projeto (Project Buffer), Pulmão de Convergência (Feeding Buffer), Pulmão de Recurso (Resource Buffer) e Pulmão de Capacidade (Capacity Buffer).
Para o exemplo de rede de atividades de um projeto mostrada nas figuras anteriores, somente serão utilizados dois tipos de pulmões de tempo, o de Projeto e o de Convergência. A Figura 4.7 exibe a transferência dos tempos de segurança retirados das atividades individuais e transformados em Pulmão de Projeto e Pulmão de Convergência, assim como suas localizações.
Figura 4.7: Programação do Projeto considerando os pulmões de tempo. Fonte: Adaptado de Quelhas e Barcaui (2004).
Como pode ser visto na Figura 4.7, o Pulmão de Convergência está protegendo as atividades 2:D e 2:T de qualquer eventual atraso que venha ocorrer na atividade 5:A, a qual não faz parte da Corrente Crítica. Já o Pulmão de Projeto está localizado no final da rede de atividades, sendo derivado das atividades da Corrente Crítica, 2:A – 3:P – 4:D – 2:D – 2:T.
O Pulmão de Convergência terá sua duração calculada com base na única atividade não pertencente à Corrente Crítica. Portanto, seu valor será 50% do tempo subtraído desta atividade. Como o tempo retirado foi de 5 semanas, o pulmão de convergência tem um tempo reserva de 2,5 semanas.
Já, o pulmão de projeto terá seu tempo calculado a partir da soma de todos os tempos subtraídos das atividades da Corrente Crítica. Como o tempo total retirado das atividades da Corrente Crítica, somam 13 semanas, o pulmão de projeto terá um tempo acumulado de 6,5 semanas, ou seja, 50% da soma dos tempos subtraídos.
Nos itens a seguir são descritos os tipos de pulmões de tempo que podem ser utilizados pelo método de gerenciamento de projetos da Corrente Crítica.