A prestação de serviços de forma automatizada constitui, atualmente, uma realidade inquestionável e em forte crescimento, podendo mesmo ser encarada como uma das exigências fundamentais e incontornáveis para a sobrevivência das organizações na sociedade atual. Neste sentido, surge, com naturalidade, a vontade de se tentar perceber a forma como as organizações se preparam para encarar este novo ambiente de mercado.
Neste contexto a automatização, otimização e alinhamento de processos torna-se um requisito fundamental para garantir que a prestação de serviços é feita de forma eficaz, eficiente e simplificada. Para conseguirem garantir estes requisitos as organizações necessitam de definir conhecer e articular convenientemente os seus processos e informação. Esta articulação não é algo fácil de concretizar exigindo, desde logo, que cada uma das organizações se conheça bem e, adicionalmente, que esteja disposta a repensar, com maior ou menor profundidade, alguns dos seus processos de negócio e dos sistemas de informação que os suportam.
A problemática associada à automatização das organizações ganha contornos ainda mais interessantes e relevantes quando é transposta para o contexto da administração pública sendo que a procura de transformar os organismos públicos em organizações cada vez mais funcionais, eficientes, eficazes, transparentes e orientadas ao cidadão, assentes na prestação de serviços de qualidade é uma preocupação crescente dos governos de diversos países desde a década de 90 (Soares, 2009).
Os próprios organismos da administração pública já se consciencializaram da necessidade que têm de se adaptarem a esta nova realidade, e dos problemas que enfrentarão para a conseguirem alcançar, notando-se já o desenvolvimento de esforços nesse sentido. Com efeito, tem sido notável, por exemplo o forte investimento que os organismos têm dirigido para as tecnologias e sistemas de Informação. Segundo relatório publicado pela IDC em 2008 o sector da Administração Pública foi o que mais dinheiro investiu em tecnologias e sistemas de informação, com valores a ascenderem aos 430 milhões de euros, suplantando sectores como a Banca (400M€) e a Indústria (370 M€). O mesmo
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relatório previa ainda uma tendência para o aumento do investimento até 2011 com taxas de crescimento a ascenderem aos 6,4% (IDC 2008). Estes valores corroboram o esforço de otimização na prestação de serviços por parte dos organismos públicos, na tentativa de dar resposta às exigências crescentes de eficácia e eficiência por parte dos cidadãos.
Porém, apesar dos enormes investimentos realizados, é ainda notória a incapacidade manifestada pela administração pública para operar de acordo com a visão desejada de uma Administração una e orientada ao cidadão 1(citizen-centric).
Para contornar estes problemas, é crucial que, cada organismo se conheça profundamente a si própria, sendo nesse sentido as Arquiteturas de Sistemas de Informação uma solução. Quando bem definidas e implementadas podem contribuir para agilizar o funcionamento organizacional quer no processo de documentação da empresa, quer na simplificação da assimilação de novos processos e dados por parte de todos os intervenientes organizacionais, diminuindo assim potencialmente tempos e custos operacionais e potenciando a criação de uma visão comum do futuro da própria organização (Brown, 2004).
Aquilo que parece constituir um problema considerável no momento atual é o facto de muitos organismos não disporem, ou pelo menos não disporem de forma explícita e devidamente divulgada, quer entre os seus colaboradores quer para os restantes organismos da administração com os quais poderão vir a ter que interoperar, de uma Arquitetura de Sistemas de Informação (Soares 2009).
Julga-se assim que o primeiro passo fundamental para que no futuro se possa ambicionar pela prestação de serviços público mais eficientes, mais eficazes, mais transparentes e mais integrados, deve ser o de perceber se os organismos públicos efetivamente dispõem ou não de Arquiteturas de Sistemas de Informação. Ou seja, perceber se estão lançadas as bases para que tal ambição possa tornar-se realidade. Estas bases passam pela existência das referidas arquiteturas adequadamente definidas, documentadas e aplicadas, para que possam evoluir e ser conjugadas numa arquitetura organizacional global e transversal a todo o serviço público nacional. É necessário perceber se os organismos dispõem de um conjunto de instrumentos que os tornem aptos a cooperar numa rede integrada de prestação de serviços.
Adicionalmente, interessa não só verificar a existência ou não de arquiteturas mas também averiguar aspetos como: qual a forma e tipo de documentos compõem essas arquiteturas, qual o seu âmbito, como e para que são utilizadas, como são atualizadas e como e por quem são divulgadas.
1O termo cidadão neste trabalho é visto globalmente, representando pessoas individuais e coletivas da sociedade que interagem com a Administração Pública no cumprimento dos seus deveres e no usufruto dos seus direitos.
Face ao exposto, o propósito deste projeto será a análise da existência ou inexistência de Arquiteturas de Sistemas de Informação nos organismos pertencentes à Administração Pública portuguesa, sendo que no caso de sua existência, ainda que presumível, em determinada entidade pública, interessa avaliar que arquitetura esta realmente definida, qual o seu âmbito e funcionalidade, qual a forma e tipo de documentos compõem essas arquiteturas, qual o seu âmbito, como são atualizadas e como e por quem são divulgadas. Para além disso interessa também realçar as vantagens encontradas na aplicação de Arquiteturas de Sistemas de Informação e ainda os principais obstáculos e problemas associados à execução deste tipo de projetos. Só deste modo se poderá fazer uma avaliação envolvente das Arquiteturas de Sistemas de Informação dos organismos da administração central pública portuguesa, processo chave para se fomentar a que se criem as bases para um governo eletrónico cada vez mais otimizado e agilizado.
Em suma para conseguir efetuar o diagnóstico e caracterização da definição e utilização de ASI ao nível dos organismos da administração central portuguesa, será necessário:
a) Caracterizar esta área de estudo;
b) Analisar os principais modelos/enquadramentos de arquiteturas de sistemas de informação; c) Planear, desenhar e executar o trabalho de campo necessário para proceder à caracterização da
situação corrente no que concerne à existência de sistemas de informação nos organismos da administração portuguesa.
d) Analisar os dados gerados pela condução do trabalho de campo;
e) Tipificar o perfil dos organismos da administração central no que concerne à sua utilização de arquiteturas organizacionais quanto a:
Maturidade da ASI existente quanto à forma e tipo de documentos que compõem essas arquiteturas, qual o seu âmbito, como e para que são utilizadas, como são atualizadas e como e por quem são divulgadas;
Principais vantagens e motivações obtidos da aplicação de um modelo de ASI;
Principais dificuldades e problemas encontrados no processo de implementação do Modelo de ASI em causa.
No entanto, apesar desta estruturação, à semelhança do que sucede em qualquer trabalho desta natureza, neste projeto de dissertação foi sentida a necessidade de formulação de uma questão de investigação que sirva de orientação ao desenvolvimento de todo o trabalho.
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Essa questão decorreu do reconhecimento de um conjunto de evidências já expostas nomeadamente:
i) Que, atualmente, os organismos da AP continuam a operar de forma isolada e autónoma
ii) Que há um conjunto de pressões, de diversa ordem, no sentido dos organismos serem capazes de oferecer serviços de forma integrada e inovadora ao cidadão
iii) Que a prestação desse tipo de serviços exige capacidade de colaboração dos organismos e interoperabilidade dos seus sistemas de informação
iv) Que a otimização da prestação de serviços assenta fortemente na existência de arquiteturas de sistemas de informação, ou seja, num conjunto de representações que focam componentes distintos, tais como processos, informação, aplicações, estrutura orgânica e hierárquica, pessoas, legislação e meios financeiros e tecnológicos
v) Que há uma opinião generalizada de que os organismos não dispõem, ou pelo menos não dispõem de forma explícita e devidamente divulgada, quer entre os seus colaboradores quer para os restantes organismos da administração com os quais poderão vir a ter que interoperar, ainda de uma arquitetura organizacional
Este conjunto de evidências suscitou, de imediato, um conjunto de dúvidas, cujas respostas são passíveis de serem consideradas os objetivos a atingir com a execução deste projeto.
Estas dúvidas, relacionadas e pertinentes, são nomeadamente:
I. Se os organismos dispõem ou não, efetivamente, uma Arquitetura de Sistemas de Informação. II. Adicionalmente, e para os organismos que possuem Arquitetura de Sistemas de Informação,
levantam-se ainda as seguintes dúvidas:
a. Que componentes esta arquitetura engloba (tratar-se-á de uma simples descrição da estrutura orgânica e hierárquica do organismo ou serão abrangerá, por exemplo, o nível processual, o nível informacional e o nível tecnológico)
b. Como é mantida e atualizada a arquitetura?
c. Que impacto teve a sua criação nos processos organizacionais? d. Quem são os agentes responsáveis pela sua criação e manutenção? e. Se a arquitetura é divulgada e como?
f. Porque é que a arquitetura foi criada?
g. Que benefícios e que custos estão associados à existência da arquitetura?
III. Já no caso dos organismos que reconhecem não ter Arquitetura de Sistemas de Informação definida importa perceber por que razão tal não sucede e que vestígios desta possam existir.
Sendo importante a conjugação destas dúvidas sob a alçada de uma questão orientadora singular, define-se, como questão de investigação principal a responder neste projeto de investigação o seguinte:
Como se caracteriza a utilização de Arquiteturas de Sistemas de Informação na Administração Pública em Portugal?
Arquiteturas de Sistemas de Informação
Se nos concentrarmos no que foi referido anteriormente, o que se procura é que os organismos que constituem o serviço de Administração Pública nacional se tornem progressivamente mais funcionais, ágeis e eficazes, conhecendo, otimizando, atualizando e partilhando quer os seus processos organizacionais quer a informação por eles abrangida.
É fulcral então, para ser possível atingir os objetivos propostos, compreender como podem estes organismos agilizar-se e otimizar-se, sendo para isso necessário assimilar o conceito de Arquitetura de Sistemas de Informação perceber em que medida é que as Arquiteturas de Sistemas de Informação se relacionam com a otimização organizacional, quais as suas características e que vantagens e motivações, dificuldades e problemas lhe estão associados. São precisamente estes aspetos que procurarão ser abordados nesta secção.