Conforme exposto por Andreeva e Kianto (2012), a relevância do conhecimento e sua gestão eficaz e eficiente para o desempenho organizacional parece ser uma questão amplamente aceita na maioria da literatura da atual gestão.
Os tradicionais fatores de produção vêm se tornando secundários na sociedade do conhecimento, e o recurso mais importante passa ser a informação e o conhecimento (Drucker, 1998). Stewart (1998) reforça essa percepção afirmando que, na nova era da informação, as fontes fundamentais de opulência são a comunicação e o conhecimento, e não os recursos naturais ou o trabalho físico.
Para Guedes e Cândido (2008), essa transformação é irreversível e incontrolável e as organizações precisam encontrar os mecanismos mais adequados para gerenciar este ativo e incorporá-los às suas estratégias e ações. Nessa perspectiva, a Gestão do Conhecimento é conceituada como:
“um conjunto de técnicas e ferramentas que permitem identificar, analisar e administrar, de forma estratégica e sistêmica, o ativo intelectual da empresa e seus processos associados. Em uma abordagem de macro processo organizacional, compreende o planejamento, a execução e o controle de ações voltadas para desenvolver o conhecimento da empresa e seus processos correlatos, tendo em vista a excelência empresarial e a criação de vantagens competitivas sustentáveis (GUEDES; CÂNDIDO, 2008 p. 163)”.
A informação permite aos gestores conhecer a organização, seus princípios, objetivos e operações. Para compreender o cenário em que a organização atua, desenvolver o conhecimento é um dos passos mais importantes (FIDELIS; BARBOSA, 2012). Como acrescenta Andreeva e Kianto (2012), o papel do conhecimento é permitir à empresa entregar valor para suas partes interessadas.
A competência informacional exige do indivíduo a capacidade de lidar com as tecnologias da informação para a coleta de informações, necessárias para análise e interpretação do ambiente das organizações. Nesse contexto, a informação torna-se um recurso essencial ao desenvolvimento de qualquer tipo de organização, para subsidiar os gestores na escolha do caminho a ser seguido para alcançar o sucesso e o desempenho organizacional (FIDELIS; BARBOSA, 2012).
A visão baseada no conhecimento permite o acúmulo de diferenciais de desempenho, que variam entre as organizações, devido aos seus diferentes estoques de conhecimento, suas capacidades de uso e de desenvolvimento de conhecimento (ANDREEVA; KIANTO, 2012).
Esses estoques de conhecimento, para Miranda e Moresi (2010), configuram-se como a memória organizacional, sendo o armazenamento e a manutenção do conhecimento, de forma a contribuir para a efetividade organizacional. Afirmam ainda que essa memória organizacional permite o gerenciamento, o armazenamento e a recuperação do conhecimento organizacional, essencial para as organizações no processo decisório.
Para Almeida (2006), a informação armazenada é útil à medida que atende as necessidades importantes da organização, facilita a recuperação e a manutenção de conhecimento proeminente que gera e agrega valor aos objetivos estratégicos; portanto, utiliza a figura 3 para expor a estrutura necessária para a aquisição, retenção e a recuperação da base de conhecimento organizacional, necessária ao efetivo desempenho.
Figura 3 - O processo de Memória Organizacional
Fonte: Almeida, 2006 p. 59.
Como bem expõem Miranda e Moresi (2010), o conhecimento primordial deve ser retido e tornado institucional, ou seja, transformar em propriedade comum e evitar que fique restrito a poucas pessoas, que podem deixar a organização e fazer com que todo esse conhecimento se perca. Dessa forma, a transferência de conhecimento e a disseminação das boas práticas também podem ajudar a organização a melhorar e reduzir tempo em algum processo, incorporar conhecimento e funcionalidades.
Assim, um foco importante da gestão do conhecimento é a forma como os recursos do conhecimento são utilizados e coordenados pelas organizações (ANDREEVA; KIANTO, 2012). Acrescentam também que:
A Gestão do Conhecimento desempenha o papel de identificar e alavancar o conhecimento coletivo de uma organização em prol de melhorar seus resultados. Pode ser vista também como uma prática de inovação organizacional que envolve mudanças na estratégia e práticas de gestão de empresas. Além disso, a Gestão do conhecimento envolve os processos de conhecimento como a criação de conhecimento, partilha, aquisição, transferência e aplicação, infraestruturas ou capacidades ou atividades de gestão que apoiam e melhoram os processos de conhecimento (ANDREEVA; KIANTO, 2012, p. 5).
A governança do conhecimento tem como ponto de partida o pressuposto de que, ao perceber o potencial competitivo do conhecimento como recurso estratégico, processos de conhecimento intraorganizacionais devem ser influenciados e dirigidos através da implantação de mecanismos de governança, em particular os aspectos formais da organização que podem ser manipulados pela administração (MIRANDA; MORESI, 2010).
Conforme Andreeva e Kianto (2012) ressaltam, para as universidades, a gestão do conhecimento influencia diretamente na gestão estratégica, destacando que esse recurso intangível pode melhorá-la substancialmente, por meio de processos que envolvem a utilização adequada do conhecimento. Acrescentam também que, quanto melhor a Gestão do Conhecimento, melhor é a reputação organizacional e, por conseguinte, o nível de inclusão destes recursos na gestão estratégica e na melhoria dos resultados das IES.
Acrescentando, Hrebiniack (2006) enfatiza a relevância de todos os profissionais saberem claramente quais são suas responsabilidades e o principal papel diante do processo de Planejamento Estratégico, pois, como aponta Rego (1986) apud Kich e Pereira (2011), os que conseguem produzir significações, tanto quanto resultados financeiros, são bons administradores.
Conforme ressaltam Evans et al. (2012) esse critério lida com questões gerais de medição de desempenho organizacional desenvolvida em torno da gestão de dados, informação, conhecimento e sistemas de informação, que são analisados a partir dos temas:
Dados comparativos e informação;
Melhores práticas e gestão do conhecimento organizacional; e Desenho e implementação de sistemas de medição.
Dada a importância desse critério, o Baldrige (2013) utiliza a metáfora “centro de cérebros” para se referir ao alinhamento das operações com os objetivos estratégicos, a partir da utilização de dados e informações de qualidade como fontes primárias de vantagem competitiva e de crescimento da produtividade.
O programa Baldrige (2013) examina, nesse critério, como a instituição utiliza os dados e informações para a melhoria e medição do desempenho. Ainda, destaca a relevância de um sistema integrado de medição e gestão do desempenho, por meio de informações que subsidiarão a análise, revisão e melhorias no gerenciamento de processos para a obtenção de resultados organizacionais.
Como reforça o sistema de avaliação Baldrige (2013), o alinhamento e a integração incluem analisar se as medidas estão alinhadas em toda a organização e como produzirão dados e informações, também incluem como seus líderes implantam requisitos de medição para monitorar o desempenho do grupo de trabalho. Esses dados e informações são importantes para que:
Avaliem como está em relação aos concorrentes, em termos de melhores práticas; Funcionem como ímpeto de descobertas e melhorias significativas ou mudanças; Possibilitem comparações das informações de desempenho e melhor compreensão dos seus processos;
Revelem vantagens organizacionais, bem como possíveis desafios, quando as projeções de desempenho são comparadas ao desempenho dos concorrentes;
Apoiem as análises e decisões relativas às competências essenciais, parceria e terceirização organizacional.
Nesse sentido, as comparações e revisões do desempenho da organização fornecem um meio confiável para guiar as melhorias e oportunidades de inovação que estão vinculados aos objetivos da organização, competências essenciais e medidas de sucesso. Dessa forma, a avaliação Baldrige (2013) ressalta que um componente importante da análise organizacional é a tradução dos resultados da comparação e revisão em ações a serem implantadas em toda a organização.
O Baldrige (2013) enfatiza, nesse contexto de revisões, a necessidade de um estreito alinhamento entre a análise, a avaliação de desempenho organizacional e o planejamento organizacional, o que pode proporcionar um processo decisório baseado em dados e informações relevantes.
A necessidade crítica de uma base analítica eficaz para as decisões, muitas vezes ocasionada pela limitação de recursos, requer a compreensão da causalidade entre os processos e resultados (BALDRIGE PERFORMANCE EXCELLENCE PROGRAM, 2013).
A gestão do conhecimento nas organizações, avaliada pelo critério do Baldrige (2013), tem como foco principal melhorar a eficiência e eficácia organizacional e estimular a inovação. É entendida como o conhecimento que as pessoas precisam para fazer seu trabalho, melhorar os processos, desenvolver soluções inovadoras que agreguem valor para os estudantes e todas as partes interessadas. No entanto, conforme acrescenta o modelo Baldrige (2013), gerenciar, usar, avaliar e disseminar o conhecimento organizacional é, constantemente, um desafio e um dos muitos problemas enfrentados pelas instituições.