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No intuito de contemplar mais uma demanda levantada no Estágio 6 da SSM, no qual foram elencadas mudanças possíveis e desejáveis (como a necessidade de liberação de espaço físico e de agilizar o trabalho dos servidores e o atendimento aos pacientes), o segundo projeto do PMGP se foca na implantação de um sistema de digitalização de prontuários. Esse sistema tem como objetivo facilitar o acesso aos registros por vários profissionais, simultaneamente, garantido a segurança do fluxo e a integridade das informações. A Figura 13 mostra o Projeto 2 e suas respectivas etapas, cujo detalhamento será feito mais adiante.

Figura 13 – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) – Geral

Fonte: Elaborada pelo autor

Para esse projeto, considerou-se a possibilidade de um armazenamento tipo nuvem, ou

cloud computing, serviço que guarda dados na Internet de maneira que os usuários possam acessá-los de forma rápida e a partir de qualquer lugar (SOUSA et al., 2009). Com discussões mais aprofundadas sobre a legislação e a aplicação da digitalização de registros hospitalares, chegou-se ao conceito de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que, segundo descrito no Portal GED (2014), é uma gama de tecnologias utilizada para o gerenciamento documental organizacional em forma digital. Conforme esse mesmo portal, a aplicação da GED é também usada no processamento de prontuários hospitalares, como é o caso do Hospital do Câncer de Barretos (FANTACCINI, 2008) e do Hospital Monte Sinai (CÉLULA, 2009). Dentre as tecnologias relacionadas, destaca-se, para o este trabalho, a Document Imaging

(DI), que propicia a conversão de documentos do meio físico para o meio digital.

Segundo De Almeida et al. (2008), os Picture Archiving and Comunication Systems

(PACS) são sistemas computacionais dedicados a armazenagem, recuperação, distribuição e apresentação de imagens, tendo no Digital Imaging and Communications in Medicine

(DICOM) o formato de armazenamento mais adequado para os propósitos de registros médicos. Para a leitura remota dos documentos é necessário um software gerenciador, que pode ser oferecido por diversos fornecedores no mercado, cabendo à Comissão de Execução do PMGP, juntamente com a diretoria geral do HUAC, a definição de tal fornecedor – seguindo as vias legais para o serviço público federal.

No contexto de gerenciamento digital de prontuários, o CFM orienta conforme a resolução 1.821, de 11 de julho de 2007, que aprova o Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde (CFM, 2007), autorizando a digitalização dos prontuários do paciente. Para que isso ocorra, o referido conselho exige que os registros sejam controlados por uma solução GED capaz de: 1) utilizar uma base de dados adequada para o armazenamento dos arquivos; 2) fornecer organização que facilite o rastreamento e o acesso aos documentos; 3) e obedecer aos requisitos dos Níveis 1 ou 2 de Garantia de Segurança (NGS1/ NGS2) do manual de certificação citado. Abaixo, segue a íntegra do texto que categoriza os NGS:

NGS1 – categoria constituída por S-RES que não contemplam o uso de certificados digitais ICP-Brasil para assinatura digital das informações clínicas, consequentemente, sem amparo para a eliminação do papel e com a necessidade de impressão e aposição manuscrita da assinatura;

NGS2 – categoria constituída por S-RES que viabilizam a eliminação do papel nos processos de registros de saúde. Para isso, especifica a utilização de certificados digitais ICP-Brasil para os processos de assinatura e autenticação. Para atingir o NGS2 é necessário que o S-RES atenda aos requisitos já descritos para o NGS1 e apresente ainda total conformidade com os requisitos especificados para o nível de garantia 2 (CFM., 2007).

Para este trabalho, o NGS1 é a categoria mais adequada à proposta de digitalização de prontuários, uma vez que a utilização dos registros em papel não será substituída pela modalidade eletrônica, mas apenas seu acesso se dará por meio digital.

Além dos aspectos legais acerca da aplicação de uma solução GED na gestão de prontuários, é oportuno ressaltar que a solução para os problemas relacionados à consulta e à alimentação de informações dos prontuários do HUAC estaria na implementação de um sistema de prontuários eletrônicos abrangente, baseado em computador, e não computadorizado – em outras palavras, um sistema no qual o prontuário tivesse concepção,

alimentação e checagem de forma eletrônica, e não apenas versões automatizadas do atual registro em papel (STUMPF; FREITAS, 1997).

Todavia, com base na experiência e nas observações da Equipe de Aplicação da SSM neste trabalho, concluiu-se que a organização do HUAC não é propícia, tanto tecnológica quanto culturalmente, à radicalização que tal mudança oferece. Assim sendo, essa alternativa provocaria conflitos com as orientações metodológicas da SSM no tocante à evocação de mudanças desejáveis e viáveis, conforme prescrito em seu Estágio 6.

Diferentemente da implementação de um sistema de gestão de prontuários eletrônicos, a digitalização não significa uma mudança radical na forma de operacionalizar a alimentação dos registros hospitalares, mas apenas uma maneira de checar as informações, visto que a proposta é de que a alimentação continue sendo realizada manualmente. Em um segundo momento, entretanto, pode acontecer a aplicação de outras tecnologias de GED, tais como a

workflow/BPM, que gere os processos de alimentação e garante o tempo e o perfil predefinidos para cada inserção de dados. A Equipe de Aplicação acredita que as mudanças provocadas pela implantação de uma solução GED será salutar para a cultura organizacional do hospital, no sentido de prepará-lo para uma futura implantação de prontuários eletrônicos.

Conforme previsto, a primeira fase elaborada para o Projeto 2 é a de validação de seu cronograma, conforme demonstrado na figura 14. Apesar de essa etapa estar disposta em primeira ordem, alterações ao longo da execução das ações são previstas em virtude dos aspectos mencionados no início da descrição desta fase, em especial no que depende de equipes parceiras alheias ao HUAC.

Figura 14 – PMGP – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) -

Fase 1

Fonte: Elaboração do autor

Antes de dar início à digitalização dos prontuários, é necessário, primeiro, realizar um Diagnóstico Situacional Atual das Operações do Arquivo Central (Fase 2), para conhecer com mais profundidade a conjuntura real, mapear as etapas do processo de armazenamento físico do setor e dimensionar o efetivo vigente para a execução dos trabalhos. A Projeção Situacional Ideal para o Armazenamento Digital de Prontuários com base em GED (Fase 3)

será contemplada a partir da definição da aplicação (ou não) do Prontuário Essencial, também chamado de Core Record.

Segue abaixo nas Figura 15 e 16 o detalhamento sequencial das fases supra mencionadas.

Figura 15 – PMGP – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) -

Fase 2

Fonte: Elaborada pelo autor

Figura 16 – PMGP – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) -

Fase 3

Fonte: Elaborada pelo autor

Segundo Stumpf e Freitas (1997), existem situações irrelevantes que dizem respeito a aspectos pontuais do período de internação e que podem ser suprimidas de um acondicionamento prolongado. Segundo os autores, não há um consenso sobre a necessidade de armazenar todos os documentos, sem exceção, por um longo período. Informações mais relevantes, como sumário de baixa, anamnese, lista de problemas, prescrições e sumários de

alta, esses sim, devem fazer parte do prontuário tido como Essencial. Há a ressalva para que os hospitais universitários deem atenção especial aos documentos que suprem a demanda da pesquisa e do ensino.

Também é indispensável definir as reais necessidades de armazenamento e leitura dos registros hospitalares – ou seja, quais documentos, de fato, demandam a digitalização? Depois dessa definição, é preciso escolher um software gerenciador de documentos que atenda a demanda de forma eficiente e eficaz.

Conforme já comentado, existem vários softwares dessa natureza no mercado, e cabe à Comissão de Execução do PMGP fazer a coleta de informações sobre cada um deles. Sugere- se agendar demonstrações com representantes comerciais para demonstrações à comissão. Depois de conhecer o funcionamento dos softwares, é indicado descrever normas e rotinas de armazenamento digital de prontuários, bem como avaliar o efetivo ideal para a execução e a gestão das práticas.

A projeção da situação ideal também ajudará a dimensionar o Aparelhamento do Arquivo Central para a Implantação de Armazenamento Digital com Base em GED (Fase 4). O quantitativo e a especificação das máquinas (computadores e scanners) deverão ser definidos com base no contato realizado com representantes de softwares de GED, na fase anterior. Considera-se aqui a aplicação de um consenso prévio, que deverá ser confirmado logo após a definição do software a ser utilizado.

A aquisição e a instalação dos equipamentos também serão realizadas depois dessa definição e de acordo com as especificações requeridas.

Depois dessa projeção, os requisitos de conformidade da Sociedade Brasileira de Informática em Saúde/Conselho Federal de Medicina (SBIS/CFM), previstos em seu manual, devem ser checados de modo a conferir segurança para o início do processo de auditoria e certificação.

A figura 17, a seguir, demonstra a Fase 4 e suas etapas.

Figura 17 – PMGP – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) –

Fonte: Elaborada pelo autor

A Fase 5 (Certificação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) conforme SBIS/CFM) deverá acontecer depois de checar e garantir o atendimento aos requisitos predispostos pelo Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde SBIS/CFM. (CFM, 2007).

As etapas previstas para esta fase seguem o modelo de execução do processo de certificação descrito no item 4.1 do referido manual (vide referências). Elas vão da solicitação da certificação pela organização proponente até a emissão do certificado pela SBIS e sua publicação, conforme detalhado nas Figuras 18 e 19, sendo a primeira a exposição do diagrama de fluxo do processo e a segunda o detalhamento do sequencial da Fase 5.

Fonte: Conselho Federal de Medicina. (2007).

Figura 19 – PMGP – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) -

Fase 5

Fonte: Elaborada pelo autor

Tão logo o processo de certificação tenha sido finalizado, é importante realizar uma etapa de Treinamento de Servidores nas Normas e Rotinas de Gestão Eletrônica de Prontuários (Fase 6). Essa fase seguirá o modelo descrito nas demais etapas que requerem

treinamento, com a elaboração de um manual, a definição de um cronograma e a execução do treinamento proposto, como mostra a Figura 20, abaixo.

Figura 20 – PMGP – Projeto 2 (Prontuários em Gestão Eletrônica de Documentos - GED) -

Fase 6

Fonte: Elaborada pelo autor

O Projeto 2 do PMGP deverá ser concluído com a elaboração de um relatório de geral do projeto, conforme previsto e justificado nas descrições gerais do Programa. Considera-se, portanto, que o Projeto 2 seja, mesmo que não o mais importante do PMGP, o mais rico em detalhes, que deverá exigir mais atenção. Nele, é preciso atender a questões legais e prazos de execução, realizar estudo situacional/aprendizado organizacional e buscar a maturidade e a excelência da gestão orçamentária.