A correta gestão de stocks de uma farmácia assume uma importância crucial de forma a garantir o acesso aos medicamentos por parte dos doentes. A nível económico mostra também ser um ponto fundamental, devendo os stocks serem potenciados e ao mesmo tempo rentabilizados atendendo à situação financeira de cada farmácia, garantindo assim, a sua sustentabilidade.
4.1. Realização de Encomendas
Os principais distribuidores da Farmácia Avenida são a Alliance Healthcare e a Cooprofar, sendo que são recebidas três e duas encomendas diárias, respetivamente, de cada fornecedor.
A seleção destes fornecedores para a aquisição de medicamentos e produtos de saúde baseou- se sobretudo na qualidade do serviço prestado, nas condições das entregas diárias, na
proximidade geográfica, nas condições de pagamento, rentabilidade e variedade de produtos, entre outos.
Diariamente, o Sifarma2000 gera automaticamente uma proposta de encomenda tendo em conta o stock de produtos. No entanto, esta proposta é escrupulosamente analisada antes do seu envio aos fornecedores, de modo a ajustar quantidades de encomenda e adicionar ou remover produtos que não sejam considerados relevantes. Previamente, foi também definido um stock mínimo e máximo de cada produto tendo em conta o seu histórico de vendas, a sazonalidade e ainda a rotatividade do mesmo. Esta ferramenta acrescenta grande valor aquando da realização da encomenda.
As encomendas também se podem realizar de forma instantânea, através da ficha do produto sendo referenciado para a Alliance Healthcare. Estas situações aplicam-se por exemplo quando se pretende realizar a reserva de um produto.
Podem também ser feitas de forma manual, sendo este tipo mais utilizado para as encomendas referentes à Cooprofar, em que os produtos são introduzidos um a um. Pode-se também realizar pedidos por telefone quando se pretende confirmar a disponibilidade do produto ou alguma especificação.
A opção da Via Verde foi criada devido à necessidade de adquirir determinados medicamentos mesmo quando se verifica a escassez dos mesmos juntos dos distribuidores. Em alguns casos, a título de exemplo, quando se trata de algum produto recente no mercado, pode também tentar-se obter o mesmo junto do laboratório que o produz. Ocasionalmente, quando se trata de uma situação mais urgente e não é viável esperar pelo envio da próxima encomenda, podem recorrer-se a outras farmácias da zona para obter o medicamento.
Encomendas em quantidades elevadas, de gamas inteiras de produtos de dermocosmética e ainda de MNSRM geralmente fazem-se diretamente ao laboratório por apresentarem melhores condições e vantagens para a Farmácia.
A Farmácia Avenida está incorporada num grupo de compras com outras farmácias, o que permite realizar encomendas de forma mais vantajosa e rentável. Este é sem dúvida uma feramente essencial para a gestão e sustentabilidade das farmácias perante as condições atuais dos mercados.
Durante o meu estágio tive a oportunidade de realizar todo o tipo de encomendas e auxiliar no ajuste das propostas de encomendas diárias. Tive ainda um papel ativo na análise de diferentes fornecedores e na escolha de produtos e respetivas quantidades a encomendar.
4.2. Receção e conferência de encomendas
A receção de encomendas é um passo crucial que permite a correta atualização e gestão do
stock da farmácia, consequentemente, qualquer discrepância ou erros durante este processo
90
Mais uma vez, o Sifarma2000 é uma plataforma indispensável. Desta forma, o programa localiza o registo informático da encomenda rececionada permitindo assim conferir e dar entrada dos produtos de uma forma mais rápida e eficaz.
As encomendas chegam à farmácia acompanhadas da fatura/guia de remessa, o que permite verificar se a mesma se destina àquele estabelecimento. Inicia-se a receção ao colocar o número do documento e o valor monetário da encomenda, e procede-se então, à leitura ótica dos produtos, dando-se prioridade aos produtos armazenados no frio. As matérias-primas vêm acompanhadas de um boletim de análise que é arquivado.
Durante este processo é necessário atender aos seguintes aspetos: estado de conservação dos produtos, quantidade recebida, preço e prazo de validade. Quando o prazo de validade do produto é inferior aos produtos em stock, ou quando o stock é zero, procede-se à atualização para a validade figurada no produto recebido. Quando o Preço de Venda ao Público (PVP) e Preço de Venda à Farmácia (PVF) são diferentes dos praticados anteriormente, procede-se à atualização do preço e todos os produtos existentes são localizados e marcados com o preço atualizado.
No final da receção da encomenda o número total de embalagens, o valor monetário indicado informaticamente e o valor debitado na encomenda devem coincidir, sendo indicativo de que o processo foi corretamente efetuado. Automaticamente, as etiquetas são impressas e alocadas aos respetivos produtos por um colaborador.
Caso algum produto esteja em falta, estes são assinalados e os fornecedores são contactados novamente para a disponibilidade do produto ser avaliada. Terminado o processo, a fatura/guia de remessa é devidamente arquivada.
No decorrer do meu estágio tive oportunidade de realizar cada um dos passos referentes à receção de encomendas.
4.3. Marcações de preços e Armazenamentos de encomendas
A regulamentação e autorização dos preços comparticipados pelo Serviço Nacional de Saúde (SNS) está devidamente atribuída ao INFARMED. No que diz respeito aos produtos de venda livre, é necessário ter em conta o valor de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) de 6% ou 23% que está atribuído ao produto, uma vez que as margens estabelecidas são aplicadas consoante o valor do IVA e o tipo de produto em causa [8-10].O armazenamento realiza-se tendo em conta as condições gerais ou especificas de conservação de cada produto. Deste modo, como referido anteriormente, os medicamentos sujeitos à conservação no frio têm prioridade na sua arrumação. Em todos os tipos de arrumação é aplicado o princípio First In, First Out, de modo a fazer uma correta gestão dos produtos dando-se primazia ao escoamento daquele que apresenta o prazo de validade mais curto. As encomendas são ainda divididas consoante o seu destino: armazém, gavetas de medicamentos e zona de atendimento ao público, sendo de seguida devidamente arrumadas.
4.4. Controlo de prazos de validade
Mensalmente é retirada através do Sifarma2000, a listagem de produtos cuja validade termina nos três meses seguintes. De seguida procede-se à verificação física dos produtos na lista supracitada, e caso os mesmos já tenham sido escoados procede-se à atualização da validade no sistema, ou caso ainda se encontrem em circulação, são alocados para uma prateleira específica dando-se primazia à sua venda. Durante o meu estágio realizei várias vezes esta tarefa.
Por vezes, quando uma quantidade considerável de um produto preenche estes requisitos, pode considerar-se a criação de estratégias de marketing para potenciar a sua venda.
4.5. Devoluções
As devoluções podem ser efetuadas por diversas razões nomeadamente em produtos cujo estado de conservação ou o estado da embalagem não estão em conformidade, produtos perto do fim do prazo de validade, produtos debitados na fatura que não foram encomendados, entre outros.
Quando se procede a uma devolução deve-se colocar o produto, quantidade, assim como o motivo da sua devolução. Posteriormente, é emitida uma nota de devolução em triplicado que são carimbadas pela farmácia e assinadas pelo operador que procedeu à operação. O produto e a nota de devolução são colocados num saco e levados pelo distribuidor para o armazém. Quando o fornecedor aceita o motivo de devolução faz o reembolso na forma de nota de crédito, ou caso recuse, o produto é enviado novamente à farmácia.
No decorrer do meu estágio tive oportunidade de realizar todo o processo associado às devoluções de encomendas.
As devoluções também podem ser devido à retirada do produto do mercado ordenada pelo INFARMED.
Durante o meu estágio o INFARMED determinou a suspensão de determinados lotes de implantes em seringa pré-cheia de Goserrelina, através de uma Circular Informativa (Anexo I). Procedi à localização dos produtos na Farmácia e como não foram detetados produtos que constavam na lista especificada, não se procedeu à devolução de nenhum medicamento.