Ao nível internacional são várias as referências de casos de boas práticas de preservação digital em Instituições que gerem arquivos de arquitetura. Estes casos serão analisados e avaliados para que possam servir como referência para o projeto da FIMS.
Salientam-se os casos do projeto DigitaltMuseum que inclui diversos acervos presentes no Swedish Centre for Architecture and Design, as ações levadas a cabo pelo
Netherlands Architecture Institute (NAI), o projeto FACADE cujos testes foram
elaborados com acervos dos arquitetos Frank Gehry e de Moshe Safdie, o CARARE Project do grupo de trabalho da Europeana responsável pela documentação de arquitetura de várias
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instituições europeias e o projeto DURAARK (Durable Architectural Knowledge) que tem como objetivo desenvolver métodos de preservação para documentos de arquitetura.
DigitaltMuseum: É um repositório digital norueguês para arquivos e museus de arte e história. Este projeto foi financiado e apoiado pelo “Arts Council
Norway” e desenvolvido no sistema de gestão PRIMUS, criado pela KulturIT,
empresa que opera e realiza a manutenção do DigitaltMuseum. Este é um repositório comum para a gestão e divulgação de museus e instituições culturais com o propósito de facilitar a investigação e criar conhecimento independentemente da hora ou local onde um utilizador se encontre. Concluído em 2009, este projeto passou, posteriormente, a incluir instituições suecas e desde 1 de Setembro de 2012 disponibiliza mais de 1.000.000 de objetos digitais de mais de 90 instituições. Uma das instituições presentes no DigitaltMuseum é o Swedish Centre for Architecture and Design que reúne arquivos de cerca de 500 arquitetos, doados pelos próprios arquitetos ou familiares, constituídos por projetos de arquitetura que retratam a sociedade moderna sueca e o seu ambiente urbano. No DigitaltMuseum podem ser encontradas peças escritas, peças desenhadas, livros e maquetas. O Swedish Centre for
Architecture and Design marca presença também no projeto Europeana,
identificado como repositório agregador de meta-informação e de visualização de informação digitalizada de várias instituições europeias.
Netherlands Architecture Insitute (NAI): O NAI tem reunido esforços no âmbito da preservação digital dos seus acervos. Neste sentido, têm procedido a ações de digitalização e de armazenamento num repositório digital de modo a preservar e a disponibilizar informação. São já cerca de 12.000 objetos digitais referentes a processos de arquitetura de 580 arquivos de diversos arquitetos. O NAI visa disponibilizar a informação contextualizada e não apenas belos objetos de arte como a maior parte das Instituições que abrigam documentos de arquitetura faz, fazendo dela um caso semelhante à FIMS.
A instituição holandesa tem vindo a preocupar-se com o fato de os escritórios de arquitetura produzirem apenas documentos nado-digitais e desta forma começa a realizar alterações na sua Politica de Preservação. No seu website, o NAI, alerta para o problema da desatualização de software e hardware que pode levar à perda de muita informação se não for levada em conta por uma instituição. Refere-se ainda aos formatos para preservação, considerando o formato *tiff
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como a melhor escolha para fotografias e peças desenhadas no processo de digitalização encontrando problemas nos formatos dos documentos nado- digitais como os CAD que dependem de software que está em constante evolução e não apresentam um formato padrão, sendo difícil garantir a preservação a longo prazo.
No sentido de preservar os seus documentos a longo prazo propõe estratégias de preservação como a preservação de software, como o AutoCad, através da emulação, e a migração dos ficheiros para formatos padrão como o *TIFF, PDF, XML ou outro adequado ao documento que deve ser feita de forma regular antes de o formato se tornar obsoleto. No entanto, esta última não é uma solução 100% eficaz em documentos do tipo CAD visto que se perde a interatividade do documento e, portanto, é aconselhado manter o formato original para além do formato proveniente da migração.
Por fim esta instituição refere que ainda é necessário realizar mais estudos ao nível da preservação de documentos como o CAD mas que independentemente disso é necessário desenvolver desde já Estratégias de Preservação dentro das Instituições de modo a preservar a informação a longo prazo.
FACADE: O Projeto FACADE (Future-proofing Architectural Computer-Aided
Design) com a colaboração do Massachusetts Institute of Technology (MIT), em
específico com o MIT Libraries e com o MIT School of Architecture and Planning, sob a direção de MacKenzie Smith em 2009 teve como objetivo explorar a preservação a longo prazo de informação em meio digital a partir de projetos de arquitetura em geral e os modelos 3D relacionados. Este projeto visou a criação de uma infraestrutura técnica e de procedimentos para a preservação de documentos digitais de arquitetura e tem vindo a trabalhar com projetos dos arquitetos Frank Gehry e de Moshe Safdie. O FACADE neste sentido criou um protótipo no DSPACE, sistema de arquivo digital open source desenvolvido pelo MIT e HP Labs, explorando a preservação digital de projetos 3D CAD, desenhos bidimensionais (2D), imagens digitais, vídeos, e-mail’s e os emergentes BIM (Smith, 2008, 2009). Este projeto foi um dos pioneiros no âmbito da arquitetura e em particular no estudo da preservação de projetos no formato CAD sendo então uma referência para outras Instituições com acervos de arquitetura, como é o caso da FIMS. Deste projeto surgem diversas recomendações para estratégias de preservação de documentos de arquitetura em particular dos formatos
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emergentes, CAD e BIM.
CARARE Project: este foi um dos vários projetos que surgiram no âmbito do projeto Europeana e teve como objetivo recolher os conteúdos relativos à arquitetura e arqueologia de todas as instituições europeias envolvidas no projeto Europeana. Deste projeto resultou um esquema de meta-informação para dar suporte à recolha e agregação da informação no Europeana e foi implementado o MINT - Metadata Interoperability Platform – para suportar a ingestão e o mapeamento da meta-informação.
DURAARK (Durable Architectural Knowledge) - é um projeto de investigação financiado pela União Europeia (UE) iniciado em fevereiro de 2013 e cuja conclusão está prevista para janeiro de 2016. Este é um projeto interdisciplinar e por isso envolve parceiros com conhecimento especializado em diversas áreas como a engenharia civil, a computação visual, a web semântica e a digitalização a longo-prazo. O projeto tem como objetivo desenvolver métodos e ferramentas para a preservação a longo prazo de documentos de arquitetura (Formatos 3D e meta-informação); analisar potenciais interessados (arquitetos, proprietários de edifícios, investigadores e instituições de património cultural), abordar todas as camadas de preservação digital (bit, lógica, semântica) e incorporar os objetos digitais num repositório digital de preservação compatível como o modelo OAIS.
Os exemplos acima apresentados podem servir como referência na FIMS ao nível da tomada de decisão, no entanto é necessário compreender o que se tem feito ao nível de políticas de gestão, acesso, digitalização e preservação da informação em Instituições com arquivos de arquitetura, sistematizando-se, aqui os casos do National Museum Australia,
Parliament Archives, Museum Galleries Scotland e Uk Data Archive.
Apesar das diferentes necessidades de cada Instituições é possível encontrar vários aspetos em comum entre algumas das políticas desenvolvidas pelas Instituições:
Propósito: demostra o alcance da Politica de Preservação na Instituição: Objetivos: expõe a finalidade da Politica de Preservação;
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Papéis e responsabilidades: indica as funções e responsabilidades de cada elemento da equipa envolvida na área de atuação da política;
Normas e orientações: expõe normas, referências e padrões que orientam a Política de Preservação;
Formatos: especificação de formatos para a preservação;
Abordagens à preservação: são definidos modelos, requisitos e processos utilizados;
Armazenamento e Acesso da informação: definição de um sistema tecnológico que irá permitir a preservação e o acesso à informação;
Colaboração: estabelecimento de parcerias com organizações ou outras instituições.
No documento elaborado pelo National Museum Australia é definida a política de preservação e digitalização e nele são abordados vários tópicos desde o modelo orientador de preservação digital, o padrão de meta-informação, métodos de preservação digital adotados bem como a gestão de riscos e as ações prioritárias.
No caso do Parliament Archives no documento “A Digital Preservation Policy For
Parliament” são explorados de forma detalha os requisitos da política focando as
características do sistema tecnológico a ser utilizado para a preservação, o modelo de seleção de documentos a preservar, a segurança e o controlo de acesso, a gestão de integridade, a gestão da meta-informação e gestão do armazenamento. São ainda definidos aspetos sobre auditorias que poderão complementar futuras revisões á politica e definidos critérios sobre as revisões às políticas. Este documento pode ser complementado com o “A Digital Preservation Strategy
for Parliament” onde são definidas estratégias de preservação mas também apresentados os
objetivos e benefícios da definição de estratégias de preservação e os riscos de não desenvolver estratégias de preservação e ainda é apresentada a forma de como as estratégias de preservação se alinham com outras estratégias como a das TIC e a da própria instituição.
Por fim o UK Data Archives desenvolveu um documento com a Política de Preservação que explora detalhadamente questões acerca do modelo de preservação a seguir, abordando num dos campos questões acerca do plano de preservação e das estratégias a seguir. Segundo Woollard (2008) a criação deste documento envolveu um estudo das necessidades da
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Imagem 7 - A FIMS como parte integrante da U.PORTO
Instituição, dos padrões de utilizadores, de padrões e legislação, da tecnologia e ambiente técnico e da segurança da informação. O desenvolvimento da política permitiu o aumento de esforços pela autenticidade, integridade e confiabilidade, a adesão a padrões de gestão documental, a definição pacotes de informação, a melhoria da gestão da informação, a preservação de meta-informação e planeamento da implementação de meta-informação de preservação.
Destes projetos e políticas analisadas, por atuarem em instituições com arquivos de arquitetura, serão identificados como referência aspetos tanto ao nível das políticas como das estratégias de preservação que podem ser adotados no caso FIMS.