2. RAPPORTERING
2.5 K ONSERNREVISJONENS ÅRSRAPPORT FOR 2009
Konsernrevisjonens formål er å bistå styret og ledelsen i det regionale helseforetaket og helseforetakene med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og internkontroll. Konsernrevisjonen skal bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av interne styrings- og kontrollsystemer i foretaksgruppen. Sammendraget bygger på de revisjoner som er gjennomført i 2009 og resultatet av oppfølging av tiltak iverksatt for tidligere revisjoner.
Virksomhetsstyring - generell vurdering
For å kunne bidra til forbedringer gjennom revisjons- og rådgivningsoppdrag, er et godt samarbeid med administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF og hennes ledergruppe av stor betydning. I praksis foregår samhandlingen gjennom faste månedlige møter hvor det gjensidig informeres om status i konsernrevisjonens arbeid, det legges til rette for at konsernrevisjonen kommer inn på viktige møtearenaer og risikobildet drøftes som ledd i revisjonsplanleggingen. Administrerende direktør og/eller viseadministrerende direktør deltar i møtene med revisjonskomiteen for å redegjøre for aktuelle temaer knyttet til
virksomhetsstyringen og har en utvidet dialog med revisjonskomiteen når det gjelder risikostyringen og tiltak for å bedre styring og kontroll.
Konsernrevisjonens utvikling og vekst kan i stor grad tilskrives det regionale helseforetakets ledelse og styrets vilje til å utvikle og stadig forbedre sin styring av foretaksgruppen,
herunder viljen til å bruke konsernrevisjonens arbeid aktivt for å finne frem til og forbedre internkontroll og risikostyring i foretaksgruppen. Uten denne sterke viljen til å satse på internkontroll som virkemiddel for å oppnå målsettingene for spesialisthelsetjenesten, hadde konsernrevisjonen vanskelig vært i stand til å levere revisjoner i det omfang den har gjort.
I tillegg har konsernrevisjonen gjennomført en revisjon av internkontroll i Helse Sør-Øst RHF med særlig fokus på risikostyring. Hovedkonklusjonen var at det regionale helseforetakets internkontroll er vel etablert i forhold til de oppgavene det har ansvaret for. Det er ikke funnet alvorlige feil eller svakheter i intern styring og kontroll. Kun ett område ble definert som rødt og er knyttet til prosessbeskrivelser for kjerne- og støtteområdene som ikke var på plass. De forbedringsområdene som er identifisert er fortløpende korrigert av administrerende direktør.
Resultatet av revisjonen og iverksatte tiltak følges opp i dialog med administrerende direktør, herunder spesielt prosjektet for helhetlig virksomhetsstyring og oppfølging i Helse Sør-Øst RHF.
Kort oppsummeres dette slik:
• Sterkt internkontrollfokus
Styret og administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF har tillagt
konsernrevisjonens arbeid stor vekt i arbeidet med å finne frem til, utvikle og forbedre internkontroll og risikostyring som del av virksomhetsstyringen.
• God eier- og virksomhetsstyring
Administrerende direktør for Helse Sør-Øst RHF og styret for Helse Sør-Øst RHF ved revisjonskomiteen har god forståelse for prinsippene om god eier- og
virksomhetsstyring. Det er stor bevissthet om hvilken rolle konsernrevisjonen skal ha som verktøy for både å ”se etter” og ”bidra til forbedringer”.
Riksrevisjonen har gjennom dokument 3:2 og 3:3 pekt på hvor viktig internkontroll og risikostyring er for å oppnå god eier- og virksomhetsstyring.
112 Revisjonsområder hvor forbedringer har gitt effekt
Som ledd i konsernrevisjonens oppfølging av de tiltak som var besluttet gjennomført ved helseforetakene og det regionale helseforetaket ble det bedt om tilbakemelding på hvilke effekter de gjennomførte tiltakene har hatt. Selv om effekter i forhold til bedring av
internkontrollen i de fleste tilfeller ikke er direkte målbare har helseforetakene uttrykt effekter av både kvantitativ og kvalitativ art.
Revisjoner utført i første del av 2009 innenfor både Oslo universitetssykehus HF og
Sykehuspartner var av proaktiv karakter. Forbedringer ble foretatt løpende av de prosjektene som ble underlagt revisjon og vil ikke være overførbare til direkte effektmåling i ettertid.
For revisjoner gjennomført i 2009 er den meldte effekten av revisjonen av TNF-hemmere3 at den bidro til å skape kunnskap om området og forbedring av dokumentasjon og oppfølging av behandling i klinisk praksis som er i tråd med nasjonale retningslinjer. På regionalt nivå ble det utarbeidet en egen oppfølgingsplan for observasjoner av regional karakter. Arbeidet vil ha relevans og betydning også for eventuelle nye grupper legemidler som overføres til helseforetaksfinansiering (behandlet i styret i Helse Sør-Øst RHF, sak 083-2009).
For revisjoner gjennomført i perioden 2006-2007 i viser tilbakemeldingene fra
helseforetakene og det regionale helseforetaket at de tiltak som har vært iverksatt har gitt effekt, direkte eller indirekte, i forhold til å skape bedre styring og kontroll.
Oppfølging av tiltak vedtatt etter Revisjon av Ledelsens gjennomgåelse – risikovurdering viser at dette verktøyet har utviklet seg fra å være en rapportering til å bli benyttet som et ledelsesverktøy og som ledd i risikostyringen.
For revisjon av forskning viser oppfølgingen at det har vært tydelig fokus på å skape forbedringer i internkontrollsystemet knyttet opp til forskningsprosjektene. Det har også kommet nytt lovverk i perioden som stiller helt eksplisitte krav til viktige
internkontrollelementer som rolle, ansvar og oppgaver, hvilket var et tema som revisjonen også fokuserte sterkt på.
For revisjon ventetid Barne- og ungdomspsykiatri (BUP) er det foretatt ny oppfølging av om alle tiltak har blitt iverksatt i tråd med vedtatte handlingsplaner og om det har gitt positiv effekt. Eksempel på tilbakemelding: Iverksatte tiltak har gitt forbedring. Mål for ventetid er innfridd og er nå under gjennomsnitt 60 dager. Dette bekreftes også av offisielle data om utviklingen i ventetider.
Revisjonsområder hvor forbedringer ikke har gitt forventet effekt
Oppfølging av revisjon av innkjøpsområdet fra 2007 -2008 viser at med få unntak har både helseforetakene og det regionale helseforetaket fortsatt utfordringer når det gjelder å etablere og gjennomføre internkontrolltiltak som bidrar til måloppnåelse og etterlevelse av gjeldende lovverk. Bekreftelse på dette utfordringsbildet er også gitt gjennom revisjon av innkjøpsområdet ved Sykehuset Innlandet HF som ble avsluttet og rapportert på i 2009. Det er dessuten ikke fullt ut utviklet systemløsninger som bidrar til at det kan foretas en
tilstrekkelig og god rapportering på de vedtatte måleparametrene, KPIene.
Fra Helse Sør-Øst RHF sin side fremholdes det at oppfølging av helseforetakene gjennom at det nå er satt styringskrav på området er svaret på mye av dette. Gode resultater i forhold til styringskrav vil være vanskelig å oppnå uten at det drives gjennomgående
3Revisjon av etterlevelsen av gjeldende retningslinjer forskrivning, kjøp og fakturering av TNF-hemmere og andre biologiske betennelsesdempende legemidler innen revmatologi, gastroenterologi og dermatologi.
113 virksomhetsstyring for å sikre at det innenfor et helseforetak følges opp at de fullmakter som er gitt i forbindelse med innkjøp overholdes. Dette er den største utfordringen og som
medfører at effekt av tiltakene uteblir (avtalelojalitet, gevinstrealisering etc.) i helseforetak.
Helse Sør-Øst RHF velger å konsolidere i 2010 samt sikre god gjennomføring på iverksatte tiltak for å måle effekt.
Fokus fremover for konsernrevisjonen er å se etter om det sikres oppfølging av
helseforetakenes implementering av vedtatt handlingsplan for innkjøps- og logistikkområder, herunder helseforetakenes oppfølgingsregimer. Det bør videre ses nærmere på
Sykehuspartners oppgaver knyttet til støtte innenfor koordinering av anbud,
kontraktsforvalting og vedlikehold av varekataloger. Til slutt bør det ses nærmere på
helseforetakenes arbeid med å implementere retningslinjene for fullmakter som trådte i kraft 1.1.2009.
Oppfølging av revisjonsrapporten ”Dokumentflyt i pasientarbeidet/henvisningsrutiner” viser, både i forhold til helseforetakene, men også i forhold til det regionale helseforetaket, at dette forbedringsarbeidet ikke vil være avsluttet med forventede forbedringer før ”Meldingsløftet” er fullført. Dette forutsetter også at dette prosjektet inkluderer elektronisk kommunikasjon mellom helseforetakene.
Det ble gitt seks anbefalinger til det regionale helseforetaket som var relatert til de utfordringene som ikke helseforetakene hver for seg kan løse, og det er utarbeidet handlingsplan som er styrebehandlet.
I forhold til vedtatt handlingsplan gjenstår det å sette i verk to tiltak. Dette gjelder tiltak som krever løsninger av elektronisk og teknologisk art.
Arbeidet med å etablere løsninger for rask og hensiktsmessig informasjonsutveksling mellom helseforetak er satt på dagsorden, men løsningene er så langt ikke etablert og implementert.
Innhenting av styringsdata for henvisningsområdet er avhengig av teknologiske løsninger som så langt ikke er etablert.
Konsernrevisjonen vil ha et fortsatt fokus på området, om tiltak iverksettes og har forventet effekt.
Revisjon av tiltak for å oppnå eiers krav til økonomisk balanse er gjennomført i tre helseforetak.
Oppfølging av iverksatte tiltak og effekt av disse viser at området har fått stor
oppmerksomhet. Andre tiltak enn de foretaksspesifikke innenfor dette området har vært det regionale helseforetakets oppfølgingsregime, samt tiltaket ”Krafttaket” som ledd i fokus på balanse.
Resultatet av revisjonene som i sin tilnærming har et økonomi- og virksomhetsstyringsfokus, forutsatte tiltak både på kort sikt (for budsjettåret) og på lang sikt for å sikre et tilfredsstillende internkontrollsystem som basis for virksomhetsstyringen. Oppfølgingen viser at det fortsatt gjenstår arbeid med tiltakene for å sikre varig effekt og robusthet i styringssystemet.
2.5.2 Gjennomførte revisjoner
Nedenfor oppsummeres revisjoner gjennomført i 2009 og oppfølging av tidligere revisjoner.
Orientering om revisjonsarbeidet og samlet oversikt over revisjoner fremlegges i konsernrevisjonens årsrapport for 2009 den 4. mars 2010.
Område Periode Tema Videre oppfølging fra
konsernrevisjonen Rapportering og
oppfølging i foretaksgruppen
2009 Evaluering av rutiner og systemer for rapportering og oppfølging i
foretaksgruppen 2009
Konsernrevisjonen anser ikke behov for ytterligere oppfølging i 2010.
114 Internkontroll og
risikostyring, jfr.
foretaksprotokoll 4.3.1
2008-9 Revisjon av internkontroll i Helse Sør-Øst RHF med særlig fokus på
2007-9 Revisjon av tiltak for å oppnå eiers krav til økonomisk balanse
Konsernrevisjonen vil i dialog med 2 reviderte helseforetak vurdere om det bør gjennom-føres en oppfølgingsrevisjon i 2010-11, og for ett helseforetak foreta en oppfølgingsrevisjon i forskrivning, innkjøp og oppgjør ved alle aktuell helseforetak og sykehus
Konsernrevisjonen anser ikke behov for ytterligere oppfølging i 2010.
Henvisningsrutiner 2007-8 Revisjon av ”Dokumentflyt i pasientarbeidet/henvisningsrutiner ved 8 helseforetak
Konsernrevisjonen vil i dialog med helseforetakene vurdere om det bør gjennomføres en oppfølgingsrevisjon i 2010-11.
Innkjøpsområdet 2006/7 og 2009
Revisjon av innkjøpsområdet ved 7 nåværende helseforetak
2006-7 Revisjon av ledelsens gjennomgåelse – risikovurdering- gjennomført i alle helseforetak i tidligere Helse Øst.
Konsernrevisjonen anser ikke behov for ytterligere oppfølging i 2010.
Forskning 2006-7 Revisjons av forskning – gjennomført i alle helseforetak i tidligere Helse Øst pluss Rikshospitalet gjennomført i alle helseforetak i tidligere Helse Øst
Revisjon BUP – Pasientforløpet gjennomført ved Psykiatrien i Vestfold
Konsernrevisjonen anser ikke behov for ytterligere oppfølging i 2010.