DigiPAS har etablert en erfarings- og læringsarena for kommuner, leverandører og forskningspartnere som har bidratt til kunnskapsbaserte innovasjonsprosesser i kommunene. Samspillet mellom ledelse og ansatte så vel som tett samarbeid mellom alle involverte aktører har vært viktig for erfaringsutveksling og fremdrift. Metodene i DigiPAS-prosjektet har blitt valgt basert på erfaringer fra innovasjonsprosjekter som OPTET og SamKAD med henholdsvis Horten og Oslo kommune som prosjekteiere. Det har blitt utarbeidet et informasjonsskriv og samtykke har blitt innhentet til deltakelse. For pasientsikkerhetskultur-undersøkelsen og ansattpasientsikkerhetskultur-undersøkelsen har ansatte samtykket ved å besvare på pasientsikkerhetskultur-undersøkelsen enten de har blitt gjennomført på papir eller har vært web-basert.
6.1 Aksjons- og følgeforskning
SINTEF som FoU-partner har bidratt med aksjons- og følgeforskning som er metodiske tilnærminger rettet mot utviklings- og læringsaspekter (Meyer, 2000). Tett interaksjon mellom forskere og ansatte i tjenesten har vært sentralt for å følge opp erfaringer og endringer underveis. Data har blitt hentet inn gjennom workshops, intervjuer, observasjoner og spørreskjema til ansatte. I tillegg har det blitt hentet inn data ved gjennomgang av loggskjemaer, kvalitetsindikatorer (fra kvalitetssystemer) og journalgjennomgang. Det har også blitt innhentet tallmateriale for ressursbruk og overliggerdøgn, for å evaluere gevinster og effekter. Forskerne har deltatt i møter med ansatte og leverandører både i forberedelse til prosjektet, oppstart og gjennomføringsfase.
Det har i FoU-arbeidet blitt innhentet erfaringer og datamateriale i fire faser: 1) innsikt, 2) oppstart, 3) utprøving og 4) evaluering, se Figur 15, og i flere iterasjoner i hver kommune:
Figur 15 Fire faser i DigiPAS for digitale tavler
1. Innsikt – kartlegge hvordan ansatte jobbet i de ulike avdelingene uten tavler, hvor var det behov for å forbedre kvaliteten, hva var årsak til at kvalitet og pasientsikkerhet ikke var god nok, hvor var det flaskehalser (baseline/nåsituasjon)
2. Oppstart – erfaringer med innføring, endring og opplæring knyttet til digitale tavler
3. Utprøving – innsamling av erfaringer med bruk, hva fungerte og fungerte ikke, gjennomføring av evalueringer. Hvilke opplevelser hadde ansatte og ledere, hvilke endringer førte bruken av tavlene til, og fungerte det tilfredsstillende eller var det behov for å gjøre flere endringer
4. Evaluering – sammenstilling av data og evaluering av erfaringer og gevinster
6.2 Behovsdrevet innovasjon og tjenestedesign
Metoder for innovasjon og tjenestedesign har blitt benyttet for å beskrive arbeidsprosesser slik at tjenestene og oppgavene kan gjennomføres på en bedre og mer hensiktsmessig måte. Innføring av en ny teknologi eller et nytt verktøy krever oftest endring i arbeids- og tjenesteprosesser. Prosjektet har brukt prinsipper fra VISUAL13 i arbeidet med å etablere nye arbeidsprosesser og utforme tavler for å sikre felles forståelse på tvers av alle som har vært involvert (administrativt, helsefaglig og teknisk personell). Innovasjonsmetodikk (Fagerberg, Mowery og Nelson, 2005; Maguire, 2001) har blitt anvendt i DigiPAS for å utvikle nye arbeidsprosesser og digitale tavler som støtter prosessene. Viktig i denne metodikken er brukersentrert design hvor alle aktører blir involvert innovasjonsprosessen (Clark, 2011), med krav og anbefalinger i ISO Standard (2019). Metodikken bygger på erfaringer fra andre studier av innovasjonsprosesser (Eason og Waterson, 2013).
2. Oppstart 3. Utprøving 4. Evaluering
1. Innsikt
Forskningsaktivitetene har vært knyttet til innovasjonsprosessene i kommunene og til praktisk utvikling, utprøving og innføring av digitale tavler. Gjennom forskningsstøttede og behovsdrevne innovasjonsprosesser har utvikling av teknologi og tjeneste gått hånd i hånd.
Tverrfaglige workshops med ledere og ansatte fra både kommuner og leverandører har bitt gjennomført for å skape felles problemforståelse og for å få fremdrift både i innovasjonsprosjektene i
kommunene og på tvers. Erfaringsutveksling mellom kommuner har bidratt til utprøving av nye ideer og partnerne har fått innspill på hva som er viktig for å lykkes og hva som bør unngås.
Det er krevende å gjøre endringer i arbeidsmetodikk og ta i bruk ny teknologi, det krever engasjement og utholdenhet. DigiPAS har benyttet modellen for innovasjonsprosjekter som er vist i Figur 16 hvor innsikt, utvikling og evaluering har blitt gjennomført i flere iterasjoner for å få arbeidsprosesser og digitale løsninger som forbedrer. Gjennom prosjektet har det blitt identifisert hva som hemmer og fremmer i innovasjonsprosjektene, hvilke faktorer som er viktig for å lykkes og hvilke gevinster digitale tavler kan gi i form av økt kvalitet og forbedret pasientsikkerhet i hver kommune.
6.3 Metoder for datainnsamling
Flere metoder for datainnhenting har blitt brukt for å kartlegge og samle erfaringer>
• Observasjon på morgenmøter, rapportmøter og på i arbeidsgjennomføring
• Intervju med nattevakter, avdelingsledere og ledere
• Ansattundersøkelse for ansatte før og etter innføring av tavler
• Dagbok: Ansatte registrerer hvor ofte de utfører ulike oppgaver
• Møter og workshop: det er arrangert mange møter og workshops både i prosjektet og i hver kommune for å innhente erfaringer og synspunkt
• Dataunderlag: Innhentet data om overliggerdøgn, saksbehandlingstider, avvik etc
• Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen har blitt gjennomført i hjemmetjenesten og på korttid14
6.4 Sikkerhet, etikk, personvern og risiko
Ved innføring av digitale tavler i hjemmetjeneste, på korttidsavdelinger og på tjenestekontorene har det vært mange hensyn å ta knyttet til personvern og sikkerhet. Tavlene inneholder personsensitiv informasjon om pasienter/brukere og i noen tilfeller også informasjon om deres pårørende.
Både kommuner og leverandører har gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for å vurdere både de tekniske løsningene og hvordan tavlene anvendes i helsetjenestene. Det har blitt vurdert hva som endres når fysiske tavler og whiteboards erstattes av digitale tavler. Hvilke opplysninger registreres i de digitale tavlene og hvordan det påvirker både bruk og plassering rent fysisk i bygningene. Tavler som plasseres i vaktrom/fellesrom og er tilgjengelig for mange, må enten ha begrenset med sensitiv informasjon eller ansatte må logge seg på for å få tilgang til informasjon. Digitale tavler plassert i rom med begrenset tilgang gir andre muligheter, sikkerhet må vurderes for plassering og bruk av tavlene. Det er viktig med funksjonalitet som gjør det mulig for kommunene å velge plassering, tilgjengelighet og informasjon ut fra
14SINTEF har vært ansvarlig for utarbeidelse av elektronisk versjon av spørreundersøkelsen, gjennomføring, samt ansvarlig for databehandling og analyse i samarbeid med USN
Figur 16 SINTEFs modell for innovasjonsprosjekter
sine behov. Ledere og ansatte har bidratt til etiske refleksjoner knyttet til utforming og plassering av tavlene i hver kommune og dette har også vært tema på fellessamlinger.
Når det gjelder informasjon har det også blitt avklar hvilken informasjon det har vært viktig å ha tilgang til i tavla og hva som skal inn i pasientjournal, eventuelt hvilken informasjon som bør være begge steder.