Bedre oppfølging og færre avvik i hjemmetjenesten og på korttid

Nedre Eiker kommune anskaffet IKOS-tavler i 2018 for innføring på tvers av hele kommunehelsetjenesten og i løpet av prosjektperioden ble tavlene innført i alle hjemmetjenesteavdelinger. Utgangspunktet var å forbedre tjenestene til brukerne gjennom økt pasientsikkerheten. Kommunen var opptatt av at IKOS-tavlene skulle bidra til å redusere avvik og gjøre overgangene bedre ved å sikre at oppgaver og tiltak ble utført i henhold til plan. Videre ønsket de at de digitale tavlene skulle bidra til at ansatte brukte mindre til på å koordinere.

Det var et mål å etablere god struktur, lik praksis og lik kvalitet på tjenestene i kommunene og samtidig gi bedre beslutningsstøtte til ledere og ansatte. Bedre oversikt over oppgaver gir mindre behov for at oppgaver gjøres to ganger, ergo mindre dobbeltarbeid.

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 1. Tavla gjør at vi til enhver tid får bedre oversikt over alle

saker som er til behandling

2. Tavla gjør at jeg har bedre oversikt over oppgaver jeg skal gjøre

3. Tavla gjør at jeg får bedre oversikt over forløpet i saksbehandlingen

4. Tavla gjør at jeg får bedre oversikt over ledige plasser på institusjon

5. Tavla gjør det enklere å få oversikt over oppgaver som må gjøres før pasient kan skrives ut fra sykehuset 6. Tavla gjør at det er mindre behov for å bruke lapper for

å huske og ha oversikt over pasienter og oppgaver 7. Tavla gjør det enklere å følge opp pasienter som står på

venteliste

8. Tavla gjør at tjenestekontoret yter bedre tjenester til brukerne

9. Tavlene gjør at vi bruker mindre tid på å koordinere med hjemmetjeneste, institusjoner og sykehus (gjennom…

10. Tavla gjør at det er enklere å ta over kollegaers arbeidsoppgaver ved uplanlagt fravær 11. Tavla gjør det enklere å ivareta pasientsikkerheten

Hvilke erfaringer har du med digitale tavler på tjenestekontoret?

Hvor enig eller uenig er du i følgende uttalelser (påstander)?

Helt uenig Uenig Både/og Enig Helt enig Ikke relevant

Erfaringer:

Ansatte har erfart at de digitale tavlene har bidratt til bedre kontinuitet og struktur i daglig oppgavefordeling mellom ansatte og har ført til "rett tiltak til rett tid". Tavlene har endret arbeidspraksis og sørget for at ledelse systematisk har kunnet sette av tid til opplæring og gjennomgang ved å bruke tavlene.

Ved å gi raskere og bedre oversikt for ledere og ansatte har tavlene bidratt til økt faglig fokus og faglighet i arbeidet. Alle brukere har fått sykepleiefaglig vurdering og oppfølging. Tavlene har også bidratt til å støtte ansatte i kliniske vurderinger og har dermed økt vurderingskompetansen.

Ledelsen har erfart at tavlene har gitt økt fokus på de kliniske observasjonene og tilhørende oppfølging og ikke bare at en oppgave eller et oppdrag har blitt "utført".

Oversikt over brukere med risiko og kritiske oppgaver:

Det er mange hjemmetjenester som har deltatt i Pasientsikkerhetsprogrammet og av andre grunner har opplevd et behov for bedre oversikt og struktur for både brukere, ansatte og oppgaver. Kommuner har jobbet iherdig med å etablere god oversikt på whiteboards og på papirlister. Noen har også strukturert svarteboka¹⁷ for å etablere oversikt. Mange har lyktes og har gode

resultater med strukturering for å få fokus på pasienter i risiko og viktige oppgaver. Ledere og ansatte har vært veldig fornøyd med det de har fått til og har satt i gang å strukturere mer og mer.

Hjemmetjenesten i Nedre Eiker kommune hadde etablert god oversikt og struktur i hjemmetjenesten med whiteboards og opplevde at de hadde fått god oversikt over situasjonen, se Figur 36.

Etter hvert som de fikk flere whiteboards og lister for pasienter i risiko og kritiske oppgaver, ble det etter hvert utfordrende å holde

oversikt og å holde informasjonen som endrer seg raskt oppdatert til enhver tid. Med whiteboards er det av hensyn til personvern ikke mulig å skrive inn navn på brukere og ansatte og risikoen for å lese og skrive feil på tavlene ble stor. Det oppstod lett situasjoner hvor det ble gjort feil, som når nye pasienter ble skrevet inn på tavlene og tekst var igjen fra tidligere. Tavlene var også plassert slik at ansatte enkelt skulle kunne lese og skrive på tavlene, det gjorde det lett å komme borti tavlene og viske ut tekst utilsiktet.

Ledere erfarte et det var krevende og vanskelig å ha tillitt til at tavlene var oppdatert og at informasjonen var riktig.

DigiPAS har vist at digitale tavler har gitt bedre oversikt og struktur. Ledere i hjemmetjenesten har opplevd at de digitale tavlene har gitt god oversikt og vært et godt verktøy for alle, se Figur 37. Det har forenklet samhandling mellom ansatte og har ansvarliggjort ansatte på en helt annen måte. Det har vært en stor fordel at all oppfølging har vært ivaretatt på ett sted. Tavlene har bidratt til økt fokus på risikopasienter og flere faglige diskusjoner. Ledere og ansatte har i fellesskap hatt ansvar for oppfølging av brukere og de erfarer at tavlene har gjort det det enklere å ivareta dette.

17 "Svarteboka" brukes ofte av ansatte om beskjedboka i kommunehelsetjenesten

Figur 36 Whiteboards for over pasienter og oppgaver er erstattet av digitale tavler i Nedre Eiker kommune

Foto: SINTEF Foto: SINTEF

Figur 37 Scoring av tavler (kilde:

Drammen kommune)

Det har blitt mindre muntlige beskjeder og færre eposter som har blitt sendt gjennom journalsystemet til mange mottakere. Avdelingene har jobbet mer målrettet og effektivt enn tidligere. Ledelsen har med bedre oversikt avklart forventinger med brukere og pårørende, noe de har opplevd har gitt økt tilfredshet blant pårørende og pasienter.

Figur 38 Ansattes erfaringer med tavler i hjemmetjenesten

Ansattundersøkelsen i hjemmetjenesten med tavler har vist at tavlene har gitt ansatte bedre oversikt over sine oppgaver, det er 100% som er enig i dette. 90% har vært enige i at tavla har gitt bedre oversikt over oppgaver de skal prioritere, se Figur 38. Videre er det ca. 67% som har opplevd at tavlene har gjort det enklere å følge prosedyrer og gjennomføre oppgaver og ca. 10% var uenige i dette.

Figur 39 Ansattes erfaringer med tavlene og tidsbruk på journal og PLO-meldinger

Det var forventet at tavlene skulle redusere tidsbruk og gjøre at ansatte jobbet mer effektivt. Ansatte har hatt en opplevelse av at det ble frigjort tid og at oppgaver ble gjort raskere. I ansattundersøkelsen ble det spurt om ansatte opplevde at de brukte mindre tid på å lese og dokumenter i journal og på å skrive, sende, motta og lese PLO-meldinger. Som vist i Figur 39 opplevde ikke ansatte at de sparte tid på dette etter at tavlene ble innført noe som skyldes at tavlene kun blir brukt internt i hjemmetjenesten og samhandling med andre fortsatt ble utført via PLO-meldinger og journal.

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 %100 % 1. Tavla gjør at jeg får bedre oversikt over mine

arbeidsoppgaver

2. Tavla gjør at jeg får bedre oversikt over hvilke oppgaver det er viktig å prioritere 13. Tavla gjør at det blir enklere å følge prosedyrer og

å gjennomføre arbeidsoppgaver

14. Tavla gjør mindre dobbeltarbeid, fordi vi får oversikt over hva som er påbegynt eller utført

15. Tavla gjør det enklere å hente ut viktige nøkkeldata

16. Tavla gjør at det er enklere for meg å ta over kollegaers arbeidsoppgaver ved uplanlagt fravær

Erfaringer med tavler i hjemmetjenesten

Helt uenig Uenig Både/og Enig Helt enig Ikke relevant

0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 %100 % 7. Tavla gjør at jeg bruker mindre tid på å skrive,

sende, motta og lese PLO-meldinger 8. Tavla gjør at jeg ikke så ofte mottar PLO-meldinger

jeg ikke trenger

9. Tavla gjør at jeg bruker mindre tid på å dokumentere i journal

10. Tavla gjør at jeg bruker mindre tid på å lese i journal

Erfaringer med tavler og tisdsbruk i hjemmetjenesten

Helt uenig Uenig Både/og Enig Helt enig Ikke relevant

Ledere i hjemmetjenesten har også trukket frem at tavlene har bidratt til å ivareta informasjonssikkerhet og personvern. Ved innlogging gir de digitale tavlene raskt oversikt over brukere/pasienter som for eksempel har forverret tilstand og økt risiko samtidig som personvernet er ivaretatt. Med bruk av tilgangskontroll og tilgjengeliggjøring på flere og ulike flater kan applikasjonene tas i bruk på flere måter og for flere anvendelser.

Suksessfaktorer: Hjemmetjenesten opplevde det krevende å jobbe med nye digitale løsninger samtidig opplevede de arbeidsoppgavene som krevende med dårlig støtte og få verktøy. Innovativ kommuneledelse og virksomhetsledelse har vært viktig for innovasjonsprosessene i kommunene.

Kommunene har erfart at anskaffelsesprosessene har gitt økt eierskap, der fagkoordinerende og avdelingsledere har vært med på å utarbeide underlaget har de blitt mer oppmerksomme på utfordringer og ønsker om forbedringer gjennom digitale tavler.

Innføring i hjemmetjenesten har vært enklere der de har startet med tavler på noen utvalgte områder eller for enkelte pasientgrupper og deretter utvidet og utviklet videre. Det har gjort overgangen til digitale tavler mindre overveldende og opplevelsen hos ansatte av deltakelse og medvirkning større. Ledelsen har hatt en viktig rolle i prosessene gjennom å forberede avdelinger, være tydelig på at tavlene skal innføres og ved å framsnakke tavlene.

Gevinster: I forkant av innføringen identifiserte kommunene hvilke gevinster de ønsket og forventet at tavlene skulle gi. Følgende gevinster ble identifisert: økt pasientsikkerhet, mer lik praksis, lukke avvik, strukturerte rapporter, redusere tidsbruk, unngå dobbeltarbeid og bedre kommunikasjon.

Ansatte og ledere har vært tydelige på at tavlene har gitt gevinster både i kvalitet og frigjort tid.

Kommunene har erfart at det har vært krevende å gjennomføre evaluering siden tavlene har hatt en funksjon i mange ulike arbeidsoppgaver og har blitt brukt av mange ansatte. Nedre Eiker kommune valgte ut antall avvik som en indikasjon på kvaliteten i pasientsikkerhetsarbeidet. Økt pasientsikkerhet har blitt målt i hjemmetjenesten og på korttidsinstitusjoner gjennom å kartlegge avvik. Det har gjennom journalgjennomgang blitt hentet ut data på antall avvik i to perioder; første periode før IKOS-tavler ble innført (01.01- 31.05.2019) og andre periode etter innføring av IKOS-tavler (01.08.-31.12.2019).

Korttid hadde allerede jobbet med strukturering og hadde fått god kontroll på kritiske oppgaver. Det har allikevel vært en nedgang i antall avvik etter at IKOS-tavler ble innført. I hjemmetjenesten hadde det vært flere utfordringer og IKOS-tavler bidro til å etablere bedre struktur og vesentlig forbedring i antall avvik for medisinhåndtering. I hjemmetjenesten hvor det var størst utfordringer gikk antall avvik kraftig ned fra ca. 40 avvik i den første perioden til ca. 10 avvik i den andre perioden (se hjemmetjeneste 1 i Figur 40).

Mindre avvik har gitt en bedre oppfølging av tjenestemottakerne og har ført til bedre pasientsikkerhet.

Figur 40 Avvik for medisinhåndtering og uønskede hendelser før og etter innføring av tavler

I hjemmetjenesten har det også blitt frigjort tid etter at IKOS-tavler ble innført. Morgenrapporten ble gjennomført på kortere tid enn tidligere og det ble frigjort 10 minutter per ansatt per dag. I en hjemmetjenesteavdeling med 12 ansatte så betyr det at 120 minutter eller to arbeidstimer ble frigjort hver dag (selv om ikke alle hadde full stilling). Det samme resultatet var det på korttid hvor både morgenrapport og midtrapport er forkortet.