A forma mais utilizada pela empresa para estabelecimento das principais comunicações dos projetos, de acordo com as falas dos entrevistados abaixo, é a realização de reuniões, principalmente as de acompanhamento dos projetos. Essas reuniões acontecem de forma presencial e à distância por meio de conferece call.
A gestão da comunicação da gente é feita atualmente através de reuniões que os
gerentes de projetos fazem na área e uma reunião mensal que é feita com os projetos problemáticos [...] a gente tem um repositório que é onde a gente guarda
os documentos da gente. Todos os ativos de processos que são os documentos de reunião, os padrões de reunião de Kickoff Meeting, de Follow Up Meeting (FUM) e da Reunião de Revisão do Projeto (PRM) é tudo colocada no servidor...nosso sistema de comunicação é feito dessa forma. [E1].
[...] essa parte de comunicação com os parceiros internos, as partes interessadas isso é feito previamente através de reuniões entre gerentes operacionais, a gerência
do desenvolvimento do projeto [...] existe umas reuniões mensais que são extras FUMs que a gente faz com quem a gente planeja as atividades, então isso é
registrado ata, é feito através de reuniões de call, conference call onde são discutidas, em seguida após a conclusão das reuniões são enviadas atas para os participantes comunicando tudo aquilo que foi discutido e as decisões que foram tomadas em cada reunião. [E5].
[...] temos reuniões de FUM assim como também tem as comunicações com as outras áreas que a gente precisa, que a gente interage para justamente o projeto andar, então se sua comunicação não for boa você não consegue a execução daquele outro trabalho que você precisa, ou quando executado não é da forma como você também tava necessitando [...] além de monitorar você também tem que fazer ela dá forma adequada e certa, com os meios certos. [E6].
No que se refere aos documentos mencionados nos relatos dos entrevistados acima, o padrão da Kickoff Meeting, abordado na fala do entrevistado E1, é um modelo de apresentação utilizado na reunião de partida do projeto pelo gerente responsável. O modelo da apresentação foi estabelecido pelo PMO da empresa objeto de investigação. A reunião de partida é realizada para formalizar e comunicar o início dos projetos às principais partes interessadas, PMO, membros da equipe do projeto, diretores e áreas principais partes interessadas, PMO, que possuam alguma interfuncionalidade com o projeto (EMPRESA ESTUDADA, 2015).
O modelo requer informações a respeito do aprovador do projeto, objetivo do projeto, os benefícios esperados, as formas e a frequência de medição desses benefícios, as partes interessadas e seus respectivos interesses e expectativas, as premissas, restrições e penalidades que envolvem o projeto.
A partir da análise do documento foi identificado que em relação às áreas de conhecimento, o modelo inclui informações acerca do gerenciamento do escopo, do cronograma, dos Recursos Humanos, das partes interessadas, das aquisições, dos custos, dos riscos e das comunicações. As informações solicitadas para essas áreas são: a descrição do escopo, incluindo a relação das entregas do projeto; informações a respeito do cronograma do projeto, incluindo as datas para os principais marcos; a função de cada membro da equipe e a área da empresa a qual pertence; as necessidades do projeto e as partes interessadas responsáveis pelo atendimento dessas necessidades; as necessidades relacionadas às aquisições de materiais e contratação de serviços; estimativas de custo para as aquisições e os principais riscos associados ao projeto. Todas essas informações são comunicadas na Kickoff Meeting.
O padrão da Project Review Meeting, conforme mencionado pelos entrevistados é um modelo de apresentação utilizado na reunião de consolidação do planejamento do projeto pelo gerente responsável. Também estabelecida pelo PMO da empresa, a metodologia estabelecida tem como objetivo apresentar, aprovar ou revisar tudo o que foi planejado para o projeto (EMPRESA ESTUDADA, 2016).
Além das informações apresentadas na KOM, o modelo demanda a apresentação do cronograma do projeto, a previsão mensal dos custos, a quantificação dos benefícios esperados, o cronograma dos eventos de interfuncionalidade, as metas de alto desempenho do projeto, a matriz de riscos com a validade, o status, a categoria e a exposição de cada risco, os padrões e as métricas de qualidade das entregas e os responsáveis por medir essa qualidade. Essas informações estão associadas, respectivamente à área do gerenciamento do cronograma do projeto, dos custos, da integração, dos riscos e do gerenciamento da qualidade do projeto. O gerenciamento das comunicações também faz parte do próprio objetivo da apresentação da reunião.
O modelo utilizado na Follow Up Meeting tem a finalidade de apresentar o progresso do projeto e definir ações que beneficiem seu desempenho. Nele são apresentadas as considerações da reunião anterior, o cronograma resumido do projeto, os resultados dos indicadores de prazo, custo e entrega e seus respectivos desvios, comentários acerca dos desvios, as principais atividades realizadas no período de análise, as principais atividades agendadas para o próximo período com seus respectivos prazos e responsáveis, a matriz de riscos e eventuais problemas que estejam acontecendo (EMPRESA ESTUDADA, 2015). Essas informações demandadas no modelo de apresentação da FUM relacionam-se,
respectivamente, à área do gerenciamento do cronograma, do custo, do escopo, dos riscos e gerenciamento da integração.
Os documentos analisados apontam a importância da disseminação das informações dos projetos às partes interessadas, corroborando a afirmação de Gido e Clements (2009) de que a comunicação em um projeto ocorre entre os membros da equipe e entre a equipe e os demais stakeholders, a exemplo do cliente e das hierarquias superiores. De acordo com os autores o desempenho eficaz da comunicação tem relação direta com o sucesso do projeto.
Além das reuniões, o gerenciamento das comunicações da empresa conta com o apoio de ferramentas, a exemplo do EPM que possibilita a geração, organização, armazenamento e recuperação de informações, o telefone que permite a realização de reuniões e agiliza a comunicação, e o e-mail que auxilia a formalizar as comunicações do projeto, conforme destacado nas falas a seguir.
[...] você pode salvar esses documentos dentro do EPM, que é onde você faz a
gestão dos seus ativos, das informações que são gerados do processo. [E1]. O EPM era o que nós registrávamos e disponibilizava as informações, atendeu
muito bem durante a execução do projeto. E a parte de comunicação com os
participantes era mais através de telefone e e-mails, e-mails até pra formalizar todo aquele aceite que foi discutido nas reuniões. Comunicações informais
através de telefone e aquelas formais através de e-mails. [E5].
[...] eu comunico tanto por e-mail escrito formalizando, como também em contato verbal, uma conversa tal, um contato direto com aquela pessoa e depois eu procuro registrar aquela conversa, justamente para deixar formalizado, registrado. [E6].