No seguimento do levantamento das não conformidades (NC) nos processos analisados, torna-se pertinente fazer o levantamento das principais forças e fraquezas do Setor de Arquivo, bem como das Oportunidades e Ameaças com que se depara diariamente este Serviço. Mais concretamente, abaixo segue a análise SWOT, parte do arranque do processo de certificação, tendo em consideração a análise do cenário do SAAI. Esta análise visa ser um método exploratório das condições atuais do Setor de Arquivo, com vista a integrar um plano de gestão estratégica que examine elementos chave na sua gestão, definindo áreas prioritárias de atuação. São precisamente algumas das fraquezas apontadas que geram anomalias na atividade quotidiana do Arquivo, e que, de acordo com os recursos financeiros disponíveis, se prevê melhorar. Não obstante, a evolução de algum software, como é o caso da aplicação do PCE, relativamente à utilização do processo clínico em suporte papel, a implementação da ferramenta ICA-AtoM para descrição arquivística e o desenvolvimento de uma plataforma eletrónica que integre e transfira os MCDT para suporte digital, são prioridades identificadas cuja alteração influencia positivamente a atividade do Setor de Arquivo. Veja-se abaixo a tabela:
162
Tabela 22 - Análise SWOT do SGI Setor de Arquivo e Acesso à Informação (Centro Hospitalar de São João, 2013f) Partes interessadas/
Processos Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças
Clientes: CHSJ, Serviços, médicos, enfermeiros, outros
Espaço para consultar presencialmente registos em suporte papel, digital e microfilme;
Boa relação entre os profissionais.
Infraestruturas para receber clientes;
Espaços de depósito dos processos clínicos;
Dispersão dos espaços de depósito, resultando num maior tempo de espera, necessário à recolha dos processos.
Diminuição da produção e utilização de registos clínicos em suporte papel e consequente maximização das ferramentas de PCE e canalização de RH para tarefas de tratamento arquivístico.
Perda ou degradação de registos clínicos em suporte papel.
Clientes: outras instituições de saúde e/ ou investigação Elaboração de trabalhos institucionais conjuntos; Aumento da produção científica. Dispersão de informação em vários formatos; Aumento do volume de informação clínica; Ausência de infraestruturas formais de comunicação entre instituições de saúde.
Introdução da Plataforma de Dados de Saúde (PDS).
Utilização de canais de comunicação não oficiais; Ausência de assinatura digital na área da Saúde para troca de informação clínica. Profissionais do SGI – Competências, satisfação e desempenho Aplicação de conhecimentos específicos de gestão da informação na gestão do Setor de Arquivo e Acesso à Informação, no tratamento arquivístico e análise e mapeamento de circuitos funcionais.
RH não qualificados, sem formação na área de arquivo; Duplicação de tarefas manuais por limitações de funcionamento do módulo de arquivo do SONHO.
Implementação da ferramenta ICA-AtoM para descrição arquivística e recuperação de informação não clínica;
Ações de formação em gestão e avaliação de arquivos não clínicos
Diversidade de formatos, dispersão da informação; Multiplicidade de aplicações para gestão da informação clínica com fraca interoperabilidade.
163 Partes interessadas/
Processos Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças
Profissionais de outros Serviços – competências, satisfação e desempenho
Sensibilização para questões de confidencialidade da informação clínica;
Utilização do correio interno.
Falta de compreensão para com tempos de resposta por desconhecimento do modelo de funcionamento; Lacunas de infraestruturas na gestão do arquivo. Definição de grupos de trabalho multidisciplinares; Maior flexibilidade na gestão dos recursos decorrentes da adoção de modelos de gestão funcionais. Resistência à mudança; Displicência na adoção de regras na produção e informação. Tutela – Legislação; Orientações; Recursos/ Orçamento Participação em Grupos de Trabalho da SGMS, nomeadamente para Normalização, Certificação, Processo Clinico e Avaliação.
Desatualização de instrumentos legais de avaliação da informação (Portaria 247/2000 de 8 de Maio); Ausência de guidelines
comuns ao SNS para gestão dos arquivos da Saúde; Desinvestimento nas estruturas de Arquivo. Projeto da SGMS de revisão da Portaria de Avaliação 247/ 2000 de 8 de Maio. Ausência de valor probatório de registos transferidos para suporte digital; Falta de recursos financeiros para o tratamento de informação clínica retrospetiva acumulada. Fornecedores – Outros
Serviços do CHSJ comunicação eletrónicas. Uso de ferramentas de resposta. Incapacidade ou demora na n.a. n.a.
Fornecedores externos – custódia e gestão de Arquivo
Uso de uma plataforma eletrónica para gestão de pedidos;
Disponibilização de exames de imagiologia em formato eletrónico standard DICOM.
Incapacidade de integração dos MCDT no PCE.
Desenvolvimento de uma plataforma eletrónica que permite a transferência e integração dos MCDT para suporte digital. Variedade de formatos eletrónicos e diversidade de templates de exames laboratoriais. Parceiros – instituições de ensino Realização de projetos de gestão da informação em parceria com a UP.
Infraestruturas para receber
parceiros. área de gestão da informação. Criação de conhecimento na
Incapacidade de dar continuidade aos projetos devido à escassez de RH e de recursos financeiros
164
Como foi se constata na Tabela 22 - Análise SWOT do SGI Setor de Arquivo e Acesso à Informação (Centro Hospitalar de São João, 2013f), o Setor de Arquivo depara-se diariamente com constrangimentos ao nível das infraestruturas, consequente do cada vez maior incremento da informação clínica, a falta de formação do pessoal com repercussões na execução de algumas tarefas, o desinvestimento em materiais e remodelação do Arquivo, a demora na resposta de pedidos de acesso à informação devido à base de dados desadequada de acesso à informação, à falta de interoperabilidade entre sistemas e devido à desatualização do SONHO. Estas são as principais fraquezas, sendo que a solução passa por maior investimento na melhoria dos sistemas e na recuperação das infraestruturas e dos espaços de depósito do Arquivo. Relativamente às ameaças externas para o Setor de Arquivo, ressalta a multiplicidade de formatos, a resistência à mudança quer por parte dos colaboradores, quer por parte dos prestadores de cuidados de saúde, pela cada vez maior desconfiança relativamente à operacionalidade dos sistemas, pela duplicação de informação em suporte papel e digital e, como não poderia deixar de ser, a falta de recursos financeiros no combate a estas ameaças.