Na linha de análise dos principais constrangimentos do SGI, reporta-se o Relatório de Parecer Técnico do Serviço de Saúde Ocupacional (SSO) – Higiene e Segurança no Trabalho (Vieira, Sousa, & Abreu, 2012) de 2012 que emite um parecer sobre a segurança contra incêndios em edifícios. O SSO efetuou uma medição ao nível das condições de segurança contra incêndios dos depósitos do AC, nomeadamente ao nível (i) de medidas de proteção passiva – estruturais e, (ii) medidas de proteção ativa – equipamentos.
Os resultados da avaliação mostram-se bastante negativos, e evidenciam a fraca capacidade de condições do AC no combate a possíveis ocorrências de incêndio. De entre as principais situações, enumeram-se as seguintes: o AC não possui sistema automático de deteção de incêndio, não existe sinalização relativa à indicação de caminhos de emergência e extintores, inexistência de plantas de emergência, janelas degradadas que se mantêm abertas após o período laboral, meios de combate a incêndios insuficientes e desadequados face ao material armazenado, falta de proteção da iluminação e proximidade com material combustível, neste caso o papel. Face ao exposto o SSO recomendou uma série de medidas que o Setor de Arquivo deveria ter em conta, mas que, ainda estão na sua maioria por concretizar, devido ao desinvestimento em equipamento para o Setor de Arquivo que se tem verificado e que foi mencionado na análise SWOT do ponto acima. Veja-se em seguida as recomendações sugeridas:
a) Implementar sistemas automáticos de deteção de incêndios. Na impossibilidade de adotar esta medida, reforçar as rondas dos vigilantes nas zonas de espaços de depósito pertencentes ao Setor de Arquivo;
b) Afixar, em locais visíveis, sinalização de segurança relativamente a procedimentos de evacuação, saídas de emergência e localização de extintores; c) Desobstruir as saídas de emergência;
d) Afixar em todos os espaços de Arquivo uma planta de emergência, onde constem as vias de emergência que servem esses locais, os meios de alarme e os de primeira intervenção;
e) Após o horário do expediente, fechar todas as janelas, por forma a limitar a quantidade de oxigénio (comburente) em caso de incêndio;
f) Dotar as instalações de meios de extinção de incêndio de modo a que o agente extintor seja pó químico ou CO2;
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g) Proteger todas as fontes de iluminação e afastá-las pelo menos 50cm do papel. Durante o período de vistoria, foram também apontadas oportunidades de melhoria, como podemos observar na tabela abaixo:
Tabela 29 - Oportunidades de melhoria no sistema de segurança contra incêndios nos espaços de depósito do Setor de Arquivo
Observações Oportunidade de Melhoria Risco Os extintores que existem em
alguns espaços de depósito do AC ainda têm como agente extintor água, não sendo o mais adequado face aos materiais armazenados nestes espaços.
Substituir todos os extintores cujo agente extintor seja a água por extintores de pó químico ou CO2.
Perda de registos clínicos.
Insuficiência na largura das vias de circulação e evacuação.
Em futuras remodelações ou construções dever-se-á ter em conta a largura mínima (80cm) que permita um fácil acesso e evacuação dos espaços de depósito do AC.
Incêndio.
Falta de placas de sinalização dos instrumentos de extinção de incêndio
Formar o pessoal na utilização dos equipamentos e como agir em caso de incêndio.
Perda de vidas humanas.
Fonte: Vieira et al., 2012
Estas considerações foram também analisadas pela aluna no período de observação participante, em que teve possibilidade de verificar alguns constrangimentos ao nível dos extintores, das condições físicas do espaço, desde janelas partidas no Piso 02, a vias estreitas e de passagem condicionada, segurança e modo de acondicionamento e armazenamento da documentação, entre outros que adiante serão pormenorizadamente mencionados.
Se pensarmos na conservação dos processos clínicos como uma medida preventiva, podemos enumerar aspetos estratégicos a considerar em futuras remodelações dos espaços do Arquivo, de entre os quais: armazenamento e acondicionamento dos processos clínicos nos espaços de depósito, controlo da temperatura e humidade, segurança dos acervos a nível de incêndios, inundações, intrusão ou outros, proteção dos registos clínicos em circulação e máquinas de visualização de microfilmes.
A humidade é um fator ambiental crítico na preservação dos processos clínicos, sendo que frequentes e grandes flutuações nas condições ambientais devem ser evitadas. Num serviço de informação, as condições ambientais têm de ser inevitavelmente relacionadas com os recursos financeiros e técnicos. Na impossibilidade de instalar sistemas adequados na ambientação do Serviço, opta-se por medidas mais simples,
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como desumidificadores, assegurar a boa circulação do ar através de janelas e ventoinhas. No Setor de Arquivo em questão, principalmente nos espaços de depósito localizados nos Pisos 01 e 02, a circulação de ar é mantida pelas janelas existentes, sendo que este método não é considerado muito eficaz, uma vez que, por serem locais de armazenamento com um espaço bastante limitado, as janelas não são suficientes para uma boa circulação de ar. Na impossibilidade de instalar sistemas de ar condicionado, o Setor de Arquivo possui em alguns espaços de depósito, ventoinhas que permitem arejar as salas e promover a circulação do ar rarefeito; e desumidificadores que serviram até agora para reparar alguns estragos em processos clínicos causados por pequenas inundações, mas que podem também ser utilizados para reduzir a humidade em áreas seriamente afetadas. Destaca-se neste sentido as instalações do Piso 02, sendo de assinalar que este espaço apresenta janelas que não fecham, falhas de isolamento, espaço entre estantes muito reduzido, condicionando a mobilidade dos colaboradores, extintores de água, estantes demasiado próximas de locais de saneamento.
Refere-se nesta linha de controlo das instalações do Arquivo, a iluminação como fator de decomposição química dos materiais orgânicos do Arquivo, sendo que as radiações ultravioleta são ainda mais perigosas. Neste sentido os níveis de luz devem ser mantidos tão baixos quanto possível, o que não se verifica, uma vez que as salas de depósito são também locais de trabalho onde se encontram os colaboradores, e por este motivo necessitam de luz. No que nos compete referir a este nível, no sentido de adotar medidas de prevenção dos processos clínicos, a luz das lâmpadas fluorescentes deve ser isolada com filtros adaptáveis UV. Nesta linha, também as portas e as janelas devem poder ser firmemente fechadas, o que não se verifica em todos os espaços de depósito do AC. Existem depósitos com janelas degradadas impossibilitadas de serem fechadas e janelas que não apresentam material isolante à sua volta, servindo isto para que existam alterações de temperatura.
Relativamente aos materiais de armazenamento e acondicionamento dos processos clínicos, estes devem assegurar o bom posicionamento das espécies e evitar manuseamento incorreto. Como foi visto ao longo do texto, o crescimento da informação clínica que afeta diariamente o Arquivo relativamente a questões de espaço, não permite que os processos clínicos estejam acondicionados devidamente, sendo que no processo de observação registaram-se algumas anomalias ao nível de excesso de processos clínicos por estante, tendo-se verificado que parte das boas regras de armazenamento foram desrespeitadas, como se pode enumerar: as prateleiras onde os processos se encontram acondicionados têm as margens afiadas, são demasiado baixas, estando demasiado perto do solo (maior possibilidade de destruição em casos de
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inundações ou rompimento nas canalizações ou na rede de esgotos) e comprimem demasiado os processos clínicos obrigando a um maior esforço físico dos colaboradores e a uma maior probabilidade de degradação do processo e impedindo a circulação do ar. Além disto, as estantes devem estar a pelo menos 10 cm da parede, o que não se verifica nas salas de depósito. Relativamente ao registos em microfilme, durante o período de observação foi também possível verificar que as máquinas para visualização de microfilme se encontram obsoletas, sujeitando os próprios microfilmes a estragos. Neste sentido, já foram preparados alguns registos clínicos com vista a iniciar o processo de digitalização.
Os carrinhos para transporte dos processos clínicos para as consultas externas apresentam alguns constrangimentos por serem antigos e requererem manutenção frequentemente. Além disto, as beiras são demasiado baixas, apontando para uma maior possibilidade de perda dos processos no circuito de distribuição. Todos os colaboradores envolvidos no processo de distribuição dos registos clínicos para consulta externa são alertados para a utilização correta dos processos e dos equipamentos, não sendo esta medida eficaz quando existem meios materiais que não cumprem os requisitos. Eventuais medidas de recuperação dos carros de distribuição não estão previstas.
Pode concluir-se que o Arquivo apresente lacunas no processo de gestão dos processos clínicos, quer na sua circulação, quer no seu acondicionamento. Apesar destes constrangimentos estarem bem presentes nos planos de atividades de anos futuros, é necessário restringir tais planos às restrições impostas pela atual conjetura económica do país, que afeta consequentemente o CHSJ.