(
)4 INNSAMLINGSRUTINER OG KVALITETSSIKRING
Innsamlingsrutinene vil være en prosess med flere trinn, der vi kan tenke oss følgende inndeling:
Rapportering innad i avdelingene Rapportering t i l departementet
Oversendelse av dataene t i l departementet Kontroll
Innlegging i databasen.
Flere av disse trinnene vil kunne utføres sentralisert i departementet eller desentralisert i avdelingene.
4.1 Rapportering innad i avdelingene
Den normale gangen i rapporteringen vil starte hos den prosjektansvarlige i avdelingen. Vedkommende rapporterer sine prosjekter t i l en person i avdelingen som er ansvarlig i avdelingen for å rapportere t i l departementet.
Rapporteringen skal skje så snart kontrakt om prosjektet er skrevet/tilsagn om bruk av midler er gitt eller et prosjekt er ferdig. Ved at registreringen knyttes opp mot kontraktsinngåelse og ferdigstillelse oppnår man at detaljene om prosjektet er lett tilgjengelige. Her kan man tenke seg en frist på for eksempel en uke.
Denne rapporteringen kan for eksempel fore gå ved at den prosjektansvarlige bruker skjemaene og leverer disse t i l den i avdelingen som har ansvaret for rapporteringen t i l departementet. Det vil også være mulig å la den prosjekt-ansvarlige foreta rapporteringen direkte på skjerm. Det vil i så fall spare avdelingen for arbeid.
(
(
}4.2 Rapportering t i l departementet
Når den rapporteringsansvarlige får et skjema eller en datafil må vedkommende sørge for at registreringen t i l databasen skjer så fort som mulig. Denne registreringen kan skje på tre måter: på diskett, online t i l en buffer eller ved å sende skjemaet t i l departementet. De to første måtene innebærer desentralisert registrering.
Hvis departementet velger å la registreringen være desentralisert bør dette i de store etatene foregå i hver fagavdeling. I små etater kan denne oppgaven ligge på etatsnivå. Det beste vil være om kun en person, i det minste færrest mulig i hver avdeling foretar den faktiske innleggingen. Dermed kan· departementet forholde seg t i l en person når det gjelder opplæring, endringer og lignende.
Dette vil også redusere muligheten for feil som følge av misforståelser eller mangel på rutine. Det bør ikke være slik at den enkelte avdeling kan skrive direkte i databasen.
Det daglige ansvaret for rapportering t i l departementet bør i utgangspunktet ligge hos de som står oppført i vedlegget:
Kontaktpersoner i det videre arbeidet. Dette er personer i den enkelte avdeling som kjenner saken og/eller har bedt om bli ført opp som kontaktperson for det videre arbeidet. De avdelingene som ikke står på denne listen har ikke oppgitt noen kontaktperson. Her bør ansvaret ligge hos forsknings-koordinator der det finnes, eller avtales med den enkelte avdeling.
Hvis eksisterende eller nye prosjektregistre i etatene bygges opp for å kunne levere de opplysningene databasen trenger, vil hele prosessen forenkles kraftig og datakvaliteten vil kunne bli bedre. Da vil rapportering innad i avdelingene falle bort og oversendelse t i l departementet vil være første trinn i prosessen.
(
( )
4.3 Oversendelse av dataene t i l departementet
Modellen som blir valgt for registrering avgjør hvordan oversendelsen må foregå. Utfylte skjemaer kan selvsagt sendes i posten. Det er uproblematisk. Med registrering på skjerm har man to måter: online t i l en buffer eller på diskett. I praksis er det ikke stor forskjell på disse to måtene. Det som er viktig er at dataene ikke overføres direkte til databasen, men at det finnes en buffer som muliggjør kvalitetskontroll i departementet.
Det bør ikke være slik at avdelingene samler opp registreringer over lang tid før disse blir sendt. Hvis databasen til en hver tid skal være oppdatert med flest mulig nye prosjekter må avdelingene sende inn registreringer ofte.
4.4 Kontroll
Kontroll kan foretas på to nivåer i prosessen, lokalt i den enkelte avdeling og sentralt i departementet. Ved at en person i hver avdeling blir gjort ansvarlig for rapporter-ingen kan det foretas kontroll lokalt før dataene sendes departementet. Det må likevel foretas kontroll i departe-mentet.
Det finnes to hovedtyper kontroller: manuelle og automatiske.
Manuelle kontroller er ressurskrevende men grundige. Den grundigste formen er å gjennomgå hvert felt i hver registrering. Man kan også velge ut noen felter for kontroll.
En annen manuell kontrollmekanisme er stikkprøver. Man kan kontrollere et visst antall prosjekter fra hver
(
(
)avdeling/etat. Denne formen for kontroll krever også mye ressurser, alt etter hvor stor andel man ønsker å kontrollere.
Automatiske kontroller er ofte grovere men lite ressurskrevende. En svært enkel automatisk kontroll er å kontrollere at alle feltene er fylt ut. Nå kan det tenkes at det ikke alltid er mulig å fylle ut hvert eneste felt, og da må man ha en missing-verdi som avdelingen setter inn der hvor man ikke har annen informasjon. På denne måten sikrer man seg t i l en viss grad mot at noen unnlater å fylle ut felter.
Departementet bør med jevne mellomrom foreta en utlisting av prosjekter hvor sluttregistrering ikke er foretatt selv om antatt sluttdato er passert, og purre på disse.
Etter at basen har fungert ett år eller flere kan man kjøre tester for de registrerte prosjektene for hver avdeling/-etat for å finne ut om store endringer har skjedd i forhold t i l tidligere år. Slike store endringer kan bero på at feil tall er oppgitt for kostnader eller at en reell endring har skjedd.
Man kan også sammenligne totalbeløpet hver avdeling oppgir å ha brukt på forsknings-, utviklings- og utrednings-prosjekter med avdelingens/etatens regnskap.
4.5 Innlegging i databasen
Det er mulig å ha desentralisert direkte innlegging i basen. I praksis er dette ingen god løsning med tanke på dataenes kvalitet. Derfor må innleggingen i databasen utføres sentralt. Innleggingen, fra skjemaer eller buffer, foretas når kontrollene er foretatt og man er sikker på at dataene har tilfredsstillende kvalitet.
(
Det er viktig at dette ikke blir en flaskehals i systemet.
Så snart man har mottatt data fra avdelingene må man foreta kontroll og innlegging. Det daglige ansvaret for kontroll og innlegging må være klart plassert for å være sikker på at denne delen av prosessen fungerer.
Sluttregistreringen skal tilføyes prosjektets første registrering i databasen slik at det bare eksisterer en post for hvert prosjekt·.
(