5.9 Informasjon til Stortinget om byggeprosjektet
5.9.1 Informasjon fra Stortingets administrasjon til Stortingets presidentskap Presidentskapet og administrasjonens roller og ansvar i byggeprosjektet
Stortingets presidentskap velges ved begynnelsen av en ny stortingssesjon.280 Stortingets direktør tilsettes av Stortinget etter innstilling fra presidentskapet.
Presidentskapet tilsetter assisterende direktør, avdelingssjefene og komitésekretærene.281
Presidentskapets ansvar for det parlamentariske arbeidet går fram av Stortingets forretningsorden. Presidentskapets ansvar for det administrative arbeidet er ikke formelt regulert i samme grad. Stortingets administrasjon opplyser at det over tid har utviklet seg en praksis på dette området.282 Administrasjonen opplyser til revisjonen at det foretas en vurdering av hvilket nivå saker besluttes på, og ved tvilstilfeller blir det konferert med overordnet nivå i linjen.
275) Referat fra møte i Stortinget 18. november 1986, sak nr 2.
276) Budsjett-innst. S. nr. 2 Tillegg nr. 1 (1986–1987).
277) Stortingets administrasjon (2017) Stortingets byggeprosjekt - spørsmål om etablering av garasje- og serviceanlegg. E-post til Riksrevisjonen, 02.05.2017.
278) Stortingsbehandling 18.11.1986. S.tid 771–188.
279) Stortingets administrasjon (2017) Svar på tilleggsspørsmål. E-post fra Stortingets administrasjon til Riksrevisjonen, 04.04.2017.
280) Stortingets forretningsorden § 6.
281) Stortingets administrasjon (2013) Oversikt over oppgavene til Stortingets presidentskap. Notat til Stortingets presidentskap, 26.08.2013.
282) Stortingets administrasjon (2017) Revisjon av byggeprosjektet Prinsens gate 26 mv. - tilbakemelding på problemstillinger og revisjonskriterier. Brev til Riksrevisjonen, 27.02.2017.
Presidentskapet er Stortingets øverste administrative organ. Det betyr at president-skapet har det overordnede ansvaret for den myndighet som utøves av Stortingets direktør. Presidentskapet behandler særlig administrative saker som har betydning for Stortingets virksomhet som konstitusjonelt organ eller for representantene, eller som har vesentlig økonomisk betydning.283 Administrasjonen rapporterer til presidentskapet, og alle tiltak som får konsekvenser for Stortingets budsjett, blir på forhånd avklart med presidentskapet, for eksempel større oppussings- eller byggearbeider.284
Det finnes saksunderlag for saker som sendes til presidentskapet, som hovedregel også de som behandles på presidentskapsseminarene. Det er ukentlige møter i presidentskapet. Saksunderlaget sendes til presidentskapet to dager før
presidentskapsmøtet. Ekstrasaker blir ettersendt.285 Videre utarbeides det protokoller fra møter og seminarer avholdt i presidentskapet.
Presidentskapet opplyser at presidentskapets rolle i byggeprosjektet er definert i styringsdokumentet. Av «Styringsdokument Prosjektmandat for P26» framgår beslutningspunktene som er tatt opp med presidentskapet. Dette gjelder blant annet at presidentskapet fattet vedtak om rehabilitering av Prinsens gate 26, nytt post- og varemottak og utredning av ny garasjeinnkjøring. Videre godkjente presidentskapet å inkludere nytt post- og varemottak og innkjøringstunnel i byggeprosjektet Prinsens gate 26. Det går fram av styringsdokumentet at beslutninger i byggeprosjektet tas av Stortingets presidentskap eller direktør. Det går ikke fram av styringsdokumentet hvilke type beslutninger dette gjelder og heller ikke hvem som skal ta hvilke beslutninger.
Stortingspresidenten i perioden 2009–2013 opplyser til revisjonen at presidentskapet har en overordnet rolle i byggeprosjektet, mens administrasjonen har ansvaret for den operative driften av prosjektet. Tilsvarende opplyser Stortingets presidentskap (2013–2017) at den daglige oppfølgingen av prosjektet er delegert til Stortingets administrasjon, og at presidentskapet forventer at administrasjonen ivaretar alle forhold i saken. Presidentskapet peker videre på at det er en klar arbeidsfordeling, at presidentskapet ikke skal være unødig detaljstyrende, og at presidentskapet har tillit til arbeidet som Stortingets administrasjon gjennomfører. Presidentskapet opplyser at dette i praksis innebærer at presidentskapet har fattet alle sentrale beslutninger i prosjektet, og blitt holdt løpende orientert om framdriften og utfordringer i prosjektet.
Administrasjonen opplyser til revisjonen at «kurante beslutninger» i praksis er delegert til administrasjonen. Ifølge administrasjon er reglene for hvilke saker fra administrasjonens arbeid som skal til presidentskapet lite formalisert. Praksis er i stor grad basert på sedvane. Stortingets direktør opplyser at instruksen for Stortingets direktør i utgangspunktet er generell, og at alle spørsmål av betydning for stortingsrepresentantene skal legges fram for presidentskapet.
Presidentskapets oppfølging av byggeprosjektet
Stortingspresidenten i perioden 2009–2013 opplyser til revisjonen at presidentskapet ved flere anledninger ble orientert om framdrift og utvikling i prosjektet gjennom saksframlegg fra administrasjonen. Presidentskapet ble også informert om vesentlige avvik fra framdriftsplanen, endringer i kostnadsrammer og andre større beslutninger.
Den tidligere stortingspresidenten opplyser at presidentskapet ble holdt løpende orientert av administrasjonen om planleggingen av byggeprosjektet.
283) Stortingets administrasjon (2013) Oversikt over oppgavene til Stortingets presidentskap. Notat til Stortingets presidentskap, 26.08.2013.
284) Stortingets administrasjon (2017) Revisjon av byggeprosjektet Prinsens gate 26 mv. - tilbakemelding på problemstillinger og revisjonskriterier. Brev til riksrevisjonen 27.02.2017.
285) Riksrevisjonen (2017) Verifisert referat fra møte med Stortingets administrasjon, 30.01.2017.
Ifølge Stortingets administrasjon har Stortingets presidentskap (2013–2017) bedt om løpende oppdateringer om byggeprosjektet.286 Stortingets direktør opplyser at det særlig fra høsten 2014 har valgt å fremme flere saker til presidentskapet om byggeprosjektet. Dette for å sikre forankring hos og informasjon til presidentskapet.
Direktøren opplyser at presidentskapet orienteres om framdrift, økonomiske endringer, forhold til eksterne aktører, premissendringer og andre større endringer i prosjektet.
Fra januar 2017 får presidentskapet månedlige statusrapporter om byggeprosjektet, særlig om oppfølgingen av Multiconsult.
Stortingets administrasjon opplyser at presidentskapet styrer administrasjonens
virksomhet aktivt ved å fatte vedtak for eksempel om at det skal settes i gang ulike tiltak, prioriteres enkelte oppgaver eller at en planlagt aktivitet utsettes.287 Presidentskapet har bedt Stortingets administrasjon om å utrede ulike forhold, eksempelvis ble administrasjonen bedt om å fremme egen sak om grunnlag for forhandling med Halvorsens Conditori AS.288 Administrasjonen opplyser også at den fikk klare føringer fra presidentskapet om at Halvorsens Conditori skulle drives videre i eksisterende lokaler. Stortingets administrasjon opplyser i intervju at både presidentskapet i perioden 2009–2013 og i perioden 2013–2017 ønsket at Stortinget i utgangspunktet skulle være lydhøre for innspill fra Riksantikvaren og Oslo kommune.Videre har Stortingets administrasjon opplyst at «administrasjon beslutter det detaljerte sikkerhetsnivået på Stortinget spesielt knyttet til tekniske krav mv. og orienterer presidentskapet om beslutningene».
En gjennomgang av saksframleggene fra administrasjonen til presidentskapet viser at det ikke ble lagt fram noen saker om byggeprosjektet mellom mai 2014 og februar 2015. Denne perioden var preget av store utfordringer. I mai 2014 vedtok presidentskapet nye kostnadsrammer for prosjektet.289 I juni 2014 begynte byggearbeidene i Prinsens gate 26 og nytt post- og varemottak. Relativt kort tid etter at generalentreprenøren startet byggearbeidene ble det ifølge Stortingets administrasjon avdekket omfattende mangler ved beskrivelsene som prosjekterende hadde utarbeidet, og som kontrakten med entreprenøren var basert på.290 I referatet fra styringsgruppemøte 19. september 2014 går det fram at styringsgruppa ble forelagt informasjon om at det så langt i prosjektet var varslet mye endringer, i stor grad grunnet mangelfulle og for sene leveranser i prosjekteringsunderlaget. Også i månedsrapporten for september 2014 går det fram at det er varslet mye endringer så langt, noe som gir utfordringer for kostnadsbildet. I styringsgruppemøtene i oktober og november 2014, og i månedsrapportene for disse månedene omtales også disse utfordringene i prosjektet, og det uttrykkes bekymring for prosjektets framdrift og kostnad. Brev mellom Stortingets administrasjon og henholdsvis Multiconsult og Veidekke høsten 2014 dokumenterte også at administrasjonen var svært bekymret for prosjektutviklingen i denne perioden.
I forbindelse med presidentskapsseminaret i februar 2015 fikk presidentskapet forelagt informasjon om at prosjektets første fase hadde vært preget av mange utfordringer, herunder problemer med omlegging av kabler, forsinket og
mangelfullt arbeidsunderlaget fra prosjekterende, et behov for å omprosjektere fasadeavstivningssystemet vesentlig og et stort antall tilleggskrav og varsler fra generalentreprenøren.291 I saksframlegget går det fram at resultatet av disse utfordringene er at prosjektet var i en kritisk situasjon når det gjelder framdrift og
286) Riksrevisjonen (2017) Verifisert referat fra møte med Stortingets administrasjon, 20.03.2017.
287) Stortingets administrasjon (2017) Revisjon av byggeprosjektet Prinsens gate 26 mv - tilbakemelding på problemstillinger og revisjonskriterier. Brev til Riksrevisjonen, 27.02.2017
288) Riksrevisjonen (2017) Verifisert referat fra møte med Stortingets administrasjon, 13.03.2017.
289) Stortingets administrasjon (2014) P26 og post- og varemottaket, samt tilkomstkulvert - forslag til nye kostnadsrammer (P85). Notat til Stortingets presidentskap, 11.05.2014.
290) Prop. 1 S (2016-2017) Finansdepartementet.
291) Stortingets administrasjon (2015) P26/post og varemottak - status i prosjektet. Notat til Stortingets presidentskap, 02.02.2015.
økonomi, og at forsinkelsene kunne bli opptil 12 måneder. Presidentskapet opplyser i intervju at det etter februar 2015 har hatt en tettere oppfølging av byggeprosjektet.
Blant annet har administrasjonen etter presidentskapets anmodning økt prosjekt-kapasiteten samt den byggetekniske og juridiske kompetansen for å tilpasse seg de økte utfordringene i prosjektet.292
Stortingets administrasjon opplyser i brev til revisjonen at den raskt etter byggestart i juni 2014 ble klar over utfordringene i byggeprosjektet. Administrasjonen viser til at den ikke umiddelbart så omfanget av problemene, og opplyser at det ikke var naturlig å foreta seg noe overfor presidentskapet utover å holde stortingspresidenten muntlig orientert. Administrasjonen opplyser til revisjonen at oppmerksomheten høsten 2014 var rettet mot å styrke prosjektorganisasjonen.
5.9.2 Informasjon om byggeprosjektet til Stortinget i plenum