4 Findings
4.3 Cultural issues
4.3.3 Individualism vs. Collectivism (IDV)
A construção do Plano de Preservação da informação digital e a consequente implementação do repositório digital confiável, envolveu como primeiro passo a criação de uma estrutura de suporte documental ao Serviço de Gestão do Armazenamento e Preservação. Desta forma foi delineado um conjunto de instrumentos de suporte à construção do Plano de Preservação e futura certificação do repositório.
Neste sentido procurou-se perceber quais as carências ao nível documental e criou-se um diagrama baseado no processo de planeamento do PLANETS e no toolkit do CHIN. Ao processo de planeamento sugerido pelo PLANETS foram acrescentadas as etapas de avaliação da situação ao nível da documentação na Instituição e o desenvolvimento da Política de Preservação.
Neste contexto foi elaborado um esboço da estrutura de Documentos de Suporte
(imagem 36) de acordo com as recomendações do “Digital Preservation Toolkit”7 do Canadian
Heritage Information Network (CHIN) assim como da estrutura proposta por Oliveira (2014)
como é possível visualizar na imagem 36.
7Cf. CHIN. Digital Preservation Toolkit. Disponível em: <http://canada.pch.gc.ca/eng/1443203443442> Acedido em: 02-03-2016
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Foram ainda analisados instrumentos normativos como a ISO 16363:2012 e, ainda, modelos e guiais de boas práticas como os documentos propostos no “Digital Preservation
Toolkit” do CHIN e documentos elaborados por instituições como o National Museum Australia, o Parliament Archives, o UK Data Archive e o 8th Hussars Regimental Museum, Swedish Centre for Architecture and Design (ArkDes) e Public Record Office of Northern Ireland (PRONI) e documentos produzidos em projetos como o FACADE (Future-Proofing Architectural Computer-Aided Design) e DURAARK.
A estrutura documental presente na imagem 36 contempla os documentos a criar, entre os quais: a Declaração de Missão; o Plano de Preservação; a Estratégia de Preservação; a Política de Preservação; as Árvores de Decisão; a Identificação e avaliação de formatos; a Política de backup; o Acordo de custódia; o Auto de eliminação; a Identificação e caracterização de STI; o Plano de continuidade; o Plano de contingência; o Plano de recuperação de desastres; a Matriz de competências e a Ata de reunião.
Cada documento criado apesar de contribuir para um objetivo geral, o Plano de Preservação, tem objetivos específicos:
Declaração de Missão: tem como objetivo servir como um guia para a definição de
uma declaração de missão para a elaboração do plano de preservação da informação em meio digital na FIMS. Apesar da FIMS já ter definido uma missão, esta não é dirigida a um repositório digital e desta forma é apresentado um documento com declarações de missões de outras Instituições equivalentes de modo a complementar o objetivo da Preservação da Informação na Instituição.
Política de Preservação: destina-se a servir de guia para a definição de uma Política
de Preservação da informação digital, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração deste documento com vista à elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Estratégia de Preservação: tem como objetivo fornecer as bases para a definição de
uma estratégia de preservação da informação a longo prazo, apoiando a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital na FIMS. Como anexo são apresentadas várias estratégias de preservação assim como as suas vantagens e problemas.
Plano de Preservação: serve como guia para a definição de uma estrutura base para
a posterior construção do Plano de Preservação da Informação da FIMS contendo as principais diretrizes a serem seguidas para a elaboração de um Plano de Preservação da
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Informação.
Árvore de Objetivos: destina-se a servir de guia para a construção de árvores de
decisão com vista a apoiar o desenvolvimento da Politica de Preservação com vista à criação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Identificação e avaliação de formatos: visa servir de guia para a Identificação e
Avaliação de formatos dos ficheiros, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Política de backups: visa servir de guia para a definição de uma Política de backups,
que apoiará a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Acordo de custódia: serve de guia para a definição de um Acordo de Custódia,
fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Auto de eliminação: destina-se a servir de guia para a definição de um Auto de
Eliminação, suportando a implementação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Identificação e caracterização de STI: visa servir de guia para a definição de um
diagnóstico aos sistemas tecnológicos de informação, apoiando a implementação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Plano de continuidade: tem como objetivo fornecer as bases para a definição de um
Plano de Continuidade que apoiará a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital na FIMS.
Plano de contingência: tem como objetivo fornecer as bases para a definição de um
Plano de Contingência que apoiará a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital na FIMS.
Plano de recuperação de desastres: destina-se a servir de guia para a definição de
um Plano de recuperação de desastres que fornece tópicos de suporte a construção do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS.
Matriz de competências: visa servir de guia para a definição de uma matriz de
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digital da FIMS.
Ata de reunião: visa servir de guia para a definição de uma ata de reunião, que apoiará
o processo de implementação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Esta estrutura documental que visa a implementação do Plano de Preservação assim como a futura certificação do repositório digital acaba por se relacionar também com o Documento de Especificação de Requisitos e com o Guia de Digitalização criados no âmbito deste projeto de dissertação como podemos observar na imagem 36.
No cabeçalho de cada documento de suporte, encontra-se o título do documento, a data em que o mesmo foi elaborado, o número de versões criadas e também um código único, o qual foi criado de acordo com a tabela de controlo de documentos criada no âmbito deste projeto.
Imagem 37 – Estrutura de documento de suporte
Os documentos de suporte seguem uma estrutura idêntica apresentando alguns tópicos recomendados na norma ISO/IEC 27.003 (Introdução, Objetivo, Responsabilidades e conteúdo especifico) para a construção de políticas. No cabeçalho encontra-se o título do documento, a data em que o documento foi elaborado, um código único e o número da versão consoante o número de revisões efetuadas. Serve de exemplo a imagem 37 que se refere a um dos documentos de suporte criados.
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Estes seguem a mesma estrutura constituindo-se pelos seguintes tópicos, observados na imagem acima:
1. Introdução 2.Objetivo
3. Tópico específico do documento de suporte 4. Referências Bibliográficas
5. Anexos
No início encontra-se informação para controlo do documento. É mencionada a pessoa responsável pela elaboração do documento, a pessoa que o verifica e a pessoa que o aprova ao nível do Conselho Geral. Em seguida surge uma tabela relacionada com as revisões onde é especificado o seu número, a data e o autor da revisão assim como as respetivas alterações feitas ao documento.
Em seguida surgem os tópicos referidos supra. Na Introdução é feita uma contextualização do documento e referidas as bases para a sua elaboração. No Objetivo é descrito o propósito do documento enquadrando-o na estrutura de documentos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação. No tópico 3 encontra-se toda a base informacional importante para a construção do documento. Por fim surgem as referências bibliográficas e Anexos que complementem de alguma forma o documento de suporte.
Os documentos criados no âmbito desta dissertação estão disponíveis no anexo 5. Sousa (2013) refere que a estrutura documental de suporte deve contemplar critérios estabelecidos na norma ISO 16363:2012 de maneira a estabelecer uma conformidade com a mesma (Sousa, 2013, apud. Santos, 2015) permitindo futuramente apoiar a certificação do repositório digital, como tal no anexo (6) encontra-se uma tabela que especifica a conformidade dos documentos de suporte, criados no âmbito deste projeto, com a norma ISO 16363:12.
Por fim são apresentadas especificações a considerar no caso da preservação de documentos CAD na FIMS por ser considerado um caso prioritário dado o crescimento da produção informacional digital nos escritórios de arquitetura.