Interview Guide for Informants

De modo a ser estabelecida a futura certificação do Repositório Digital foram identificados requisitos no Documento de Especificação de acordo com a norma ISO 16363:2012. Esta norma internacional, resultado da revisão da checklist do TRAC –

Trustworthy Repositories Audit Certification: Criteria and Checklist é um instrumento

utilizado para obtenção de certificação de repositórios de digitais de instituições/organizações “que reúne um conjunto de requisitos que vão desde a gestão organizacional, às infraestruturas de suporte, e que são considerados vitais no estabelecimento de um clima de confiança em torno do repositório digital” (ISO 16363:2012) mas que requer mecanismos independentes de verificação e de prova documental de todos os procedimentos. Independentemente da concordância com essa norma para que os repositórios consigam preservar a informação é necessária uma constante monitorização, planeamento e manutenção e a implementação de uma estratégia e ações.

Com o crescimento da informação em formato digital, quer por via da digitalização quer criados em meio digital, é necessário garantir a existência na FIMS de um repositório digital de confiança para o armazenamento e acesso confiável e seguro no longo prazo. O repositório deve providenciar mecanismos que possibilitem a identificação consistente dos documentos, a uniformização de formatos, a atribuição de meta-informação necessária para a descrição e localização dos documentos e a documentação das alterações efetuadas nos mesmos e respetiva meta-informação.

No caso da FIMS pretende-se que o SGD a implementar interaja com um repositório digital de confiança que por sua vez irá manter a informação que se deseja preservar a longo prazo. Este repositório deverá estar preparado para possíveis ameaças e riscos dentro do(s) seu(s) sistemas e como tal devem ser exigidas monitorizações, manutenção e planeamentos constantes assim como implementar a estratégia de preservação adotada de modo a concretizar a missão que lhe foi imputada no domínio da preservação digital. Para além disso é necessária a realização de auditorias frequentes comunicadas posteriormente aos

stakeholders (colaboradores e investigadores da FIMS) de modo a garantir a confiança dos

mesmos para com o SGD garantindo que a informação seja colocada continuamente no repositório assim como seja utilizado como forma de recuperarem a informação que necessitam.

A futura certificação de acordo com a norma ISO 16363:2012 requer, entre outros requisitos, que o repositório tenha:

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 uma declaração de missão que reflita um compromisso com a preservação a longo prazo, a gestão e acesso à informação digital;

 um Plano Estratégico de Preservação que defina a abordagem a longo prazo que o repositório terá na sua missão.

 apresentar mecanismos de revisão, atualização e desenvolvimento das suas Políticas de Preservação em curso, à medida que o repositório cresça e a tecnologia e a prática da comunidade evoluam.

 comprometer-se com os princípios de transparência e responsabilidade em todas as ações de apoio à operação e gestão do repositório que afetam a preservação de conteúdos digitais ao longo do tempo.

 e mantenha contratos ou acordos de depósito apropriados para materiais digitais que gere, preserva e/ou aos quais fornece acesso.

 mecanismos em vigor para controlar o seu ambiente de preservação.

 identifique e gira os riscos das suas operações de preservação e os objetivos associados à infraestrutura do sistema.

 mantenha uma análise sistemática dos fatores de risco de segurança associado a dados, sistemas, pessoal e instalações físicas. (Santos, 2015) Santos ( 20 15)

Desta forma o Documento de Especificação de Requisitos criado tem como principal objetivo especificar um conjunto de requisitos para a implementação e gestão de um Repositório Digital na FIMS. O documento de especificação de requisitos encontra-se dividido em três partes seguindo a estrutura proposta na norma IEEE 830-1998.

Tabela 9 - Estrutura proposta na norma IEEE 830-1998 para Documentos de Especificação de Requisitos (Gaspar, 2012)

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Desta forma o capítulo 1 serve ontroduz o docuemnto, o capítulo 2 descreve o repositório e ao capítulo 3 apresenta os requisitos. Este último capítulo divide-se em duas subpartes fundamentais, uma dirigida ao SGD onde são expostos os requisitos modulares do MoReq2010,

o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos elaborado pelo CONARQ (2006) e o documento de especificação de requisitos do projeto DURAARK e numa segunda parte são expostos os requisitos propostos na ISO 16363:2012 –

Space Data and Information Transfer System – Audit and certification of trustworthy digital repositories, com vista à certificação do componente repositório

Documento Especificação de Requisitos

1.Introdução

1.1. Propósito do documento 1.2. Âmbito

1.3. Definições

1.4. Visão geral do documento

2. Descrição Geral

2.1. Perspetiva da plataforma tecnológica 2.2. Funções da plataforma tecnológica 2.3. Características da plataforma tecnológica 2.4. Características dos utilizadores

2.5. Restrições gerais 3. Requisitos

3.1 Requisitos modulares 3.2. Requisitos para certificação 3.3. Requisitos não funcionais

4. Apêndice 4.1. Definições, acrónimos e abreviaturas

Tabela 10 – Estrutura do Documento de Especificação de Requisitos

O documento de especificação de requisitos encontra-se dividido em três partes seguindo a estrutura proposta na norma IEEE 830-1998 finalizando com um apêndice.

Na Introdução são definidos os objetivos da elaboração do documento referindo o

propósito do documento assim como âmbito que se insere, para além disso são ainda apresentadas as referências mais relevantes na elaboração do documento assim como a visão geral do documento.

Em seguida é apresentada uma descrição da perspetiva geral do repositório a ser implementado assim como as suas funções, características e restrições que são aplicadas ao mesmo, assim como as características dos utilizadores/público-alvo. Este tópico do documento é essencial para perceber como irá funcionar o sistema que se pretende implementar de modo

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a ser possível identificar quais os requisitos que o mesmo deve apresentar.

No terceiro tópico são apresentados os requisitos modulares que o SGD deve apresentar

segundo o Moreq2010, complementado pelo Modelo de requisitos para Sistemas

informatizados de gestão arquivística de documentos elaborado pelo CONARQ (2006) e o documento de especificação de requisitos do projeto DURAARK sendo que fase às necessidades da FIMS evidenciou-se a necessidade do SGD contemplar os serviços de Registo de documentos, de classificação, de meta-Informação, de seleção e eliminação de pesquisa e de retenção. Os requisitos encontram-se estruturados em tabelas com cinco colunas que se referem ao número e a descrição dos requisitos, ao nível de importância (O- obrigatório, A- aconselhado), ao referencial do requisito no Moreq2010 e por fim a coluna para a verificação do requisito durante a análise dos requisitos fase a possíveis sistemas. São ainda apresentados os requisitos para a futura certificação do repositório a ser implementado segundo a norma ISO 16363:2012 para que se possa analisar futuramente a conformidade face à criação de um repositório confiável. O requisito encontra-se em tabelas que seguem a mesma estrutura dos requisitos modulares e onde se contemplam todos os requisitos referidos na norma ISO 16363:2012.

É preciso deixar claro que após implementação e certificação do repositório a FIMS deve garantir que o SGD não se torne obsoleto assim como recorrer constantemente a práticas de preservação digital isto porque devido à rápida evolução das TIC todas estas ações podem ser em vão. É recomendado então providenciar ações que garantam uma melhorar gestão das mudanças tecnológicas.

O documento de especificação de requisitos apoia a decisão de escolha da plataforma tecnológica (hardware e software) a implementar na FIMS, no entanto visando a preservação a longo prazo é necessário um plano de intervenção que incida sobre a implementação do Plano de Preservação alinhado com as politicas estratégicas, de GI e TI e de preservação e com a estratégia de preservação digital e a adoção de um guia de digitalização de modo a garantir a qualidade, necessária para a preservação e disponibilização, dos documentos digitais criados a partir dos originais em suporte tradicional.

A proposta de Documento de Especificação de Requisitos elaborado encontra-se em anexo (anexo 3)

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