Hyppig kommunikasjon

6.1.1.2 Hyppig kommunikasjon

Fra funnene fremkommer det at det er flere likhetstrekk mellom representantene, som påpekes å være av betydning for tilliten som eksisterer mellom dem. Respondentene beskriver at det foreligger en felles enighet om å samarbeide for å løse bærekraftsproblemer, og at dette har skapt tillit mellom aktørene. Det kommer òg frem at det har vært av betydning for tilliten, hvorvidt samarbeidets medlemmer jobber innenfor samme fagfelt eller bransje. Dette velges å sees i lys av hvordan Collins og Hitt (2006) beskriver hyppig kommunikasjon som nødvendig for å utvikle relasjonell kapital preget av tillit, da det antas at de nevnte likhetstrekkene gir grunnlag for tillitsbyggende kommunikasjon. Imidlertid er det ikke avgjørende at det må foreligge likhetstrekk for at hyppig kommunikasjon skal oppstå. Funnene indikerer at det også

respondentene i DFG, GSI og SeaBOS mener det har oppstått tillit som konsekvens av felles opplevelser. Intervjuobjektene viser hvordan studieturene i DFG, og de sosiale aktivitetene i GSI og SeaBOS har skapt tillit mellom representantene. Kombinasjonen av å tilegne seg kunnskap i fellesskap samtidig som medlemmene blir kjent på et personlig nivå, blir beskrevet som viktig for å bygge tillitsbånd og skape et samhold. Gjennom å tilrettelegge for at representantene kan snakke om felles opplevelser, men også nyervervet kunnskap, danner dette et grunnlag for hyppig kommunikasjon.

Funnene indikerer likevel at det kan være utfordringer med å få etablert hyppig kommunikasjon. GSI og SeaBOS er sammensatt av selskaper fra ulike kulturer, og det har vist seg å ha en negativ innvirkning på tillitsforholdet at det eksisterer språkbarrierer og kulturelle forskjeller. Respondentene mener kultur eller begrensede engelskferdigheter har påvirket hvor engasjerte representantene har blitt oppfattet, ettersom det har redusert kommunikasjonen som påløper mellom partene. Dette kan indikere at tillit kan forklares av kommunikasjon, slik Collins og Hitt (2006) argumenterer for. For å opprettholde tillit mellom representantene i et samarbeid, er det derfor hensiktsmessig å være bevisst på slike utfordringer, og gjennomføre tiltak for å muliggjøre tillitsbyggende kommunikasjon. Eksempelvis har SeaBOS involvert den svenske ambassaden i Japan som har skapt en forståelse for hvorfor representanter fra ulike kulturer opptrer som de gjør, og vært et bindeledd for å muliggjøre kommunikasjon.

Respondentene mener det har vært givende for å redusere språkbarrierer og kulturelle misoppfatninger. Dette har også vært utslagsgivende for å skape en tillit mellom aktørene.

Likevel fremkommer det at slikt arbeid kan være tidkrevende, og SRC påpeker at tillitsbyggingen har påvirket hvilken fremgang SeaBOS har hatt. Dette tydeliggjøres spesielt i sammenligning mellom SeaBOS og DFG, der sistnevnte samarbeid ikke har hatt samme behov for tillitsbyggende tiltak. DFG har videre fått utrettet mer, på tross av at samarbeidene ble opprettet med ganske like mellomrom. Imidlertid antas det at samarbeid hvor kulturelle misoppfatninger, språkbarrierer eller andre forhold som reduserer kommunikasjonen, kan være kilde til konflikt, og på sikt medføre at samarbeidet stagner. Av den grunn vil det anbefales at bærekraftssamarbeid delegerer ressurser og vier tid til tillitsbyggende tiltak.

Oppsummert er hyppig kommunikasjon viktig for å opprettholde tillit mellom medlemsbedrifter, der likhetstrekk og etablering av fellesskapsfølelse kan ha en positiv innvirkning. Det er betydningsfullt å anvende tid og ressurser på å tilrettelegge for slik

kommunikasjon, samt forhold som kan være til hinder for dette. Opprettholdelse av tillit, gjennom tilretteleggelse av hyppig kommunikasjon, vil påvirke medlemsbedrifters ønske om å jobbe sammen, og være av betydning for samarbeidets fremdrift.

6.1.2 Informasjons- og kommunikasjonsflyt

Mohr og Nevins (1990) sin kommunikasjonsmodell gjør rede for hvordan ulike samarbeidsforhold og kommunikasjonsstrategier kan få konsekvenser for resultatene i et samarbeid. Modellen viser hvordan samarbeidsforholdets struktur og kommunikasjonsfrekvens er av betydning for samarbeidets kvalitative resultat, herunder koordinering og forpliktelse til samarbeidet. Begrepet struktur vil videre forstås som rammene samarbeidet fungerer innenfor, med fokus på arbeidsform og møtevirksomheten som eksisterer i samarbeidsforholdet. Videre vil begrepet kommunikasjonsstrategi anvendes om hvorvidt det foreligger en plan på hvem som skal motta informasjon, hvor regelmessig denne skal kommuniseres, og hva informasjonen skal inneholde.

Det antas at struktur og kommunikasjonsstrategi har betydning for hvordan informasjons- og kommunikasjonsflyten i samarbeidet oppleves. Av funnene fremkommer det at enkelte intervjuobjekter fra DFG nevner at de er usikre på hvorvidt samarbeidet fortsatt er aktivt eller om prosjektet er avsluttet, fordi de mangler informasjon om videre fremgang. Det er dermed grunnlag for å hevde at det ikke foreligger en kommunikasjonsstrategi for hvor regelmessig informasjon skal distribueres til medlemmene. Videre er det ikke etablert en fast struktur da arbeidsmetoden og møtefrekvensen beskrives som vilkårlig. DFG har stagnert den siste tiden, noe som kan indikere at manglende struktur og kommunikasjonsfrekvens har resultert i mangelfull koordinering og forpliktelse til samarbeidet, i tråd med Mohr og Nevins (1990).

Hvorvidt kommunikasjonsstrategi og struktur, er av betydning for samarbeidets fremdrift forsterkes videre av funn fra GSI og SeaBOS. Samarbeidene har forhåndsbestemt hvor ofte medlemmene skal møtes, og det distribueres informasjon om samarbeidets fremgang regelmessig. I GSI og SeaBOS er det fokus på å dele informasjon i fellesskap, og administrasjonen er påpasselig med at samarbeidets fremdrift og fokusområder kommuniseres til alle medlemmene. I motsetning fremkommer det at kommunikasjonen i DFG, mellom medlemsbedriftene og Grønt Punkt, har utviklet seg til å være preget av en-til-en kommunikasjon. Tilsynelatende har enkelte medlemsbedrifter fått mer informasjon enn andre,

DFG tydeliggjør at informasjons- og kommunikasjonsflyt er av betydning for samarbeidets fremdrift, og manglende struktur og kommunikasjonsstrategi har hatt en negativ effekt på hvorvidt DFG kan utvikle seg over tid.

Oppsummert sees det som hensiktsmessig å vie fokus mot å etablere en struktur og en fastsatt kommunikasjonsstrategi for å utnytte et bærekraftssamarbeids potensiale. Det er formålstjenlig å sørge for at informasjon kommuniseres jevnlig til medlemmene. Overordnet påvirker dette medlemsbedriftens forpliktelse til å bli værende i samarbeidet, som igjen er av betydning for samarbeidets koordinering og videre fremdrift.

6.1.3 Oppfølging og kontroll

Et samarbeid trenger kontinuerlig styring og oppfølging for at samarbeidet skal lykkes.

Gjennom å være oppmerksom på forhold i samarbeidet som utvikler seg over tid, forteller Child et al. (2005) at man i større grad kan foreslå nye aktiviteter som vil bidra til langsiktig utvikling og måloppnåelse. Det forekommer i funnene at det er ulik grad av oppfølging og kontroll i DFG, GSI og SeaBOS. Det vil videre drøftes hvilken virkning objektiv- og normativ kontroll, samt sentralisering av beslutningsmyndighet, har på et bærekraftsamarbeids fremdrift over tid.