Assim como o princípio da proveniência, o da ordem interna ou original também é considerado o aparato teórico e epistemológico da Arquivologia. Esse princípio (o da ordem original ou interna) teve seu advento a partir das contribuições dos arquivistas holandeses em 189824, quando vislumbraram que era necessário ter uma
organicidade no interior dos fundos. Logo, ocorreu uma enorme repercussão nos anseios da Arquivologia, visto que a organização dentro do acervo se faz por uma
24 É a vez dos arquivistas holandeses S.Muller, J.A.Feith e R.Fruin, que, em 1898, afirmam:
o sistema de organização dos documentos [leia-se o sistema que serve para a classificação e depois para a ordenação do documentos no interior dos fundos] deve basear-se na organização primitiva do fundo de arquivo que corresponde em linhas gerais à organização da administração donde é proveniente (ROSSEAU; COUTURE, 1998, p. 80).
ordem. Nesse sentido, na literatura da área o princípio da ordem interna ou original tem um sentido complexo, uma vez que ele aparece ora como desdobramento do princípio da proveniência em seus dois graus25 estabelecidos pelos canadenses, e
ora como dissociado.
O princípio foi rapidamente adotado por variados países da Europa, consagrando-se o conceito através do termo fundo. O princípio de respeito pelos fundos tem sido considerado como o fundamento essencial da arquivística, em contraposição à ordenação por assuntos defendida no tempo dos iluministas. (SILVA et al, 2009, p. 107).
Silva et al. (2009) destaca que esse termo logrou e avançou juntamente com o da proveniência e, logo, foram aceitos pela comunidade arquivística após Revolução Francesa. Segundo Rousseau e Couture (1998, p. 92, grifo nosso): “o fundo de arquivo que tem sua origem na aplicação do princípio da proveniência é uma pedra
de toque da prática arquivística.” Com efeito, esses dois princípios aparecem na
literatura da área como sendo aportes teóricos da Arquivologia. Em suma, na medida em que esses conceitos avançam são sustentados como base teórica da Arquivologia.
Diante disso, Bellotto (2004, p. 128) traz uma definição de fundo:
[...] conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim.
25 O respeito deste primeiro grau é essencial para que os documentos de arquivo conservem
a sua plena utilidade administrativa, uma vez que os documentos ativos e semiativos de uma unidade formam uma entidade própria que não pode ser misturada com os documentos de uma ou várias outras unidades. Por outro lado, este primeiro grau é também indispensável à plena existência do valor de testemunho do documento de arquivo, visto que o próprio fundo de arquivo, de que depende seu valor, procede diretamente desse respeito. No segundo grau, é aqui que entra em linha de conta o papel essencial dos quadros de classificação para os documentos ativos e cuja aplicação perdura quando os documentos se tornam semiativos ou arquivos definitivos. Nestes casos, o arquivisa que agiu a montante terá apenas de assegurar o respeito dessa ordem, que virá, aliás, a constituir um elemento suplementar em relação ao valor de testemunho. (ROSSEAU; COUTURE, 1998, p. 83).
Desse modo, para produzir um fundo é necessário cumprir algumas etapas e critérios de definição e produção no entremeio dos arquivos, portanto, deve prezar por alguns procedimentos a serem adotados na constituição e atribuição de um fundo:
a) Para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribuído ao termo pela Arquivística (isto é, um conjunto indivisível de arquivos), um organismo, seja público ou privado, deve assumir denominação e existência jurídica próprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resolução, etc) preciso e datado;
b) Deve possuir atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar;
c) Sua posição na hierarquia administrativa deve estar definida com exatidão pelo ato que lhe deu origem; em especial sua subordinação a outro organismo de posição hierárquica mais elevada deve estar claramente estabelecida;
d) Deve ter um chefe responsável, em pleno gozo do poder decisório correspondente a seu nível hierárquico. Ou seja, capaz de tratar os assuntos de sua competência sem precisar submetê-los, automaticamente, à decisão de uma autoridade superior. (Isto não significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de decisão em relação a todos os assuntos; certos assuntos importantes podem ser submetidos a decisão do escalão superior da hierarquia administrativa. (Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que lhe seja próprio, um organismo deve gozar de poder decisório, pelo menos, no que disser respeito a determinados assuntos);
e) Sua organização interna deve ser, na medida do possível, conhecida e fixada num organograma. (DUCHEIN, 1982,1986, p, 21).
Observamos que o autor define várias etapas para a criação de um fundo, no entanto, não contextualizou de forma clara como o princípio de respeito aos fundos se tornaria base para consolidação de um campo teórico na Arquivologia. Além disso, é necessário compreender que ocorre um choque epistemológico nessas questões conceituais.
O fundo, portanto, deve ser visto primeiramente como “uma construção intelectual”. O fundo não é só a entidade física em arquivos, como também é o conceito sumário da descrição de entidades físicas no nível das séries ou menor, e descrição do caráter administrativo, histórico e funcional do criador(es) dos arquivos – bem como a descrição dos processos-criadores dos arquivos (metadados). O fundo é o conceito do “todo” que reflete o processo orgânico na qual o criador de arquivo produz ou acumula séries de arquivo que apresentam uma unidade natural baseada na mesma função, atividade, forma ou uso. É no coração deste processo de relacionamento que liga o criador ao arquivo que a essência da proveniência ou respeito aos fundos pode ser
encontrada e deve ser protegida. Além disso, neste coração funcional é que o sistema de descrição arquivística deve visar sistemas estruturados e padronizados (COOK, 1993, p. 33, grifo nosso).
É preciso ponderar que a ideia de fundo está mais atrelada à demanda técnica de organização, do que como um princípio que traria epistemologia e autonomia ao campo do saber arquivístico. Em suma Rousseau e Couture (1998, p. 95) afirmam:
Finalmente, estamos agora aptos a julgar a necessidade incontestável do princípio da proveniência tanto no plano da organização e do tratamento dos arquivos para fins administrativos como no da sua organização e tratamento para fins patrimoniais ou de investigação. Insistindo no caráter orgânico do fundo de arquivo, esta definição autoriza-nos a não distanciar o tratamento arquivístico dos fundos conforme estes se encontrem ainda na instituição onde foram criados, tenham já passado para um serviço de gestão com fins administrativos (estádio de pré-arquivagem em arquivos intermédios), ou que tenham já entrado definitivamente num depósito encarregue da sua conservação permanente. Enfim, é na prática cotidiana que o princípio da proveniência e o fundo de arquivo que dela decorrem se revelam verdadeiramente, em todo o seu esplendor e complexidade e com toda a importância que têm para a disciplina.
Com uma preocupação intrínseca no que tange aos procedimentos desses dois princípios como base teórica da Arquivologia, esses ideais deixam lacunas, uma vez que quando falamos em princípio da proveniência e da ordem original ou interna, deparamo-nos com conceitos que se coadunam nas suas próprias definições, ou seja, se atrelam aos procedimentos administrativos “tanto de um ponto de vista teórico como de um ponto de vista prático, a aplicação do princípio da proveniência garante, por um lado, a ordem estritamente administrativa” (ROSSEAU; COUTURE, 1998, p.82).
O princípio da ordem original ou interna e o de respeito pelos fundos tinham uma essência classificatória e geograficamente demarcatória, pois sua utilização gira em torno de um processo de classificação organizativo. Nesse sentido, no princípio de manutenção da ordem original os documentos são agrupados quando provindos da mesma localidade. Sendo assim, o princípio de respeito pelos fundos tem sua representatividade na bifurcação do sítio arquivístico de uma determinada localidade cartograficamente concebida. Já o princípio de ordem original traz as
peculiaridades e ferramentas para que essa bifurcação aconteça no interior de cada fundo arquivístico:
Podemos [...] entender os princípios de respeito aos fundos e o da ordem original como princípios de divisão ou de classificação naturais, pois são atributos essenciais e permanentes ao conjunto (arquivo) a ser dividido. [...] a origem [do] conjunto de documentos é sua marca indelével, inseparável, é o que lhe dá inteligibilidade e identidade. (SOUSA, 2003, p 251).
Destarte, a premissa desses princípios aplicados à Arquivologia ainda configura-se como um modelo prático de organização, no entanto, é preciso ter cuidado ao considerá-los alicerce científico para o campo, porque a sua utilização estar à mercê das instituições administrativas, sendo fundamentos técnicos de organização nos arquivos, “em um contexto organizacional, a ação considerada visa a resolver problemas de ordem aparentemente mais técnica”. (THIOLLENT, 1996, p. 14-15). Com isso, é necessário ir além dessa ação utilização técnica desses princípios.
No plano do valor classificatório a aplicação desses princípios praticará uma ação de gestão documental, na qual o arquivista terá que respeitar a procedência dos documentos, nessa intervenção é que aparece a atividade funcional administrativa, pelo tratamento de todos os documentos e suas variadas proveniências.
O outro princípio que fundamenta as ações de classificação de informações arquivísticas é o princípio da ordem original. Para Rousseau e Couture (1998, p.83), essa vinculação é representada, inclusive, na denominação adotada para os princípios: primeiro grau do princípio da proveniência e segundo grau do princípio da proveniência. Este último visa o respeito ou a reconstituição da ordem interna do fundo. (SOUSA, 2003, p. 257, grifo nosso).
Esses princípios foram cruciais em um dado momento, no entanto, não podemos comungar da ideia de base teórico-científica, pois ainda estão vinculados diretamente aos padrões operatórios das instituições que os geraram, e não podem conferir status de independência à Arquivologia como ciência.
A grande figura da teoria arquivista no âmbito dos arquivos permanentes é o fundo. Ele é a marca de diferenciação de aglomerados documentais de outra espécie, dada a especificidade
de sua natureza. A teoria da natureza do material arquivístico deriva da análise de suas relações com o organismo produtor, com as funções e atividades deste organismo e com os direitos e obrigações que interagiram com ele. (BELLOTTO, 2006, p.162-163).
Bellotto (2006) novamente vem explicar as peculiaridades conceituais de fundo interligando com os organismos produtores. Aproximando da conjuntura internacional, a autora configura os fundos como a grande base teórica na Arquivologia. Segundo Bellotto (2006, p. 170): “a reintegração de fundos faz-se necessária por se tratar da mais comezinha justiça arquivística”.
Por conseguinte, os profissionais contemporâneos da Arquivologia devem estar envolvidos nessas discussões, pois é fundamental que o campo consiga se desprender do saber-fazer técnico que se vincula às instituições geradoras e produtoras de documentos através desses princípios tidos como pilares epistemológicos da área, porém, que não se sustentam enquanto tal. O interessante é analisarmos que na literatura arquivística esses princípios são incorporados e tidos como o caminho a uma “liberdade” conceitual.