É inegável e notória a importância da Tecnologia da Informação na atual conjuntura da sociedade moderna. Davenport e Prusak (2003) afirmam que a gestão do conhecimento é muito mais que tecnologia, mas a tecnologia certamente faz parte da gestão do conhecimento.
A Tecnologia da Informação é uma importante aliada às práticas de GC. Angeloni (2003) enfatiza a importância da Tecnologia da Informação para a comunicação e para o
armazenamento de dados, informações e conhecimento, bem como a troca desses conhecimentos gerados entre os tomadores de decisão.
Segundo Torres (2012), para que a organização disponha de dados, informações e conhecimentos em tempo hábil para suportar a tomada de decisão, se faz necessária a existência de uma adequada infraestrutura de TI, bem como sistemas que permitam a circulação desse conhecimento na organização. Castells (2007) afirma que a informação é a principal matéria- prima do nosso atual sistema econômico-social. As tecnologias agem sobre a informação e não apenas informação age sobre a tecnologia. O autor também ressalta que o que caracteriza a atual revolução tecnológica não é a centralidade de conhecimentos e informação, mas a aplicação desses conhecimentos e dessa informação para geração de novos conhecimentos e de dispositivos e de processamento/comunicação da informação.
Como discutido, de acordo com Terra (2005), a GC é baseada em 7 (sete) dimensões, onde em uma dessas dimensões, a dimensão 5 (cinco), aborda-se a relação entre a TI e a Gestão do Conhecimento através do uso de sistemas da informação no compartilhamento do conhecimento. A Tecnologia da Informação exerce, portanto, um importante papel nos processos de geração, difusão e armazenamento de conhecimentos, tornando-se imprescindível para que a organização use esse conhecimento como ferramenta estratégica para a tomada de decisão e para que os objetivos e metas sejam atingidos. De acordo com Terra (2005), as tecnologias digitais aumentaram enormemente o potencial de colaboração nas corporações.
Batista (2012) ressalta que a tecnologia viabiliza e acelera os processos de GC por meio de práticas efetivas cujo foco central é a base tecnológica. Essas práticas (ferramentas e técnicas) contribuem para a criação, o armazenamento, o compartilhamento e a aplicação do conhecimento. O referido autor também destaca práticas de GC cujo foco central é a base tecnológica e funcional que serve de suporte à gestão do conhecimento organizacional, incluindo automação da gestão da informação, aplicativos e ferramentas de TI para captura, difusão e colaboração.
No Quadro 3 a seguir temos algumas dessas práticas de GC, destacadas por Batista (2012):
Quadro 3 - Descrição das Práticas de GC Práticas de GC Descrição
Ferramentas de colaboração como portais, intranets e extranets
Referem-se a portais ou outros sistemas informatizados que capturam e difundem conhecimento e experiência entre trabalhadores/departamentos. Um portal é um espaço web de integração dos sistemas corporativos, com segurança e privacidade dos dados. O portal pode se constituir em um verdadeiro ambiente de trabalho e repositório de conhecimento para a organização e seus colaboradores, propiciando acesso a todas
as informações e às aplicações relevantes, e também como plataforma para comunidades de prática, redes de conhecimento e melhores práticas. Nos estágios mais avançados, permite customização e personalização da interface para cada um dos funcionários.
Repositório de conhecimentos
Repositório digital que tem como objetivo recolher, preservar, gerir e disseminar a produção organizacional.
Sistemas de workflow
São práticas ligadas ao controle da qualidade da informação apoiado pela automação do fluxo ou trâmite de documentos. Workflow é o termo utilizado para descrever a automação de sistemas e processos de controle interno, implantada para simplificar e acelerar os negócios. É utilizado para controle de documentos e revisões, requisições de pagamentos, estatísticas de desempenho de funcionários etc.
Gestão de conteúdo
É a representação dos processos de seleção, captura, classificação, indexação, registro e depuração de informações. Tipicamente, envolve pesquisa contínua dos conteúdos dispostos em instrumentos, como bases de dados, árvores de conhecimento, redes humanas etc.
Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Trata-se de prática de gestão que implica a adoção de aplicativos informatizados de controle de emissão, edição e acompanhamento da tramitação, distribuição, arquivamento e descarte de documentos.
Data Warehouse (ferramenta de TI para apoio à GC)
Tecnologia de rastreamento de dados com arquitetura hierarquizada disposta em bases relacionais, permitindo versatilidade na manipulação de grandes massas de dados.
Data mining (ferramenta de TI para apoio à GC)
Os mineradores de dados são instrumentos com alta capacidade de associação de termos, permitindo-lhes “garimpar” assuntos ou temas específicos.
Fonte: Adaptado de Batista (2012).
É importante destacar a afirmação de Davenport e Prusak (2003) de que a gestão do conhecimento eficaz só poderá ocorrer com a ampla mudança comportamental, cultural e organizacional. Segundos os autores a mera presença de tecnologia não criará uma organização de aprendizado contínuo, uma meritocracia nem uma empresa criadora do conhecimento.
Davenport e Prusak (2003) também afirmam que a mais valiosa função da tecnologia na Gestão do Conhecimento é estender e aumentar o alcance da transferência do conhecimento. Da mesma forma que a TI é estratégica para a Gestão do Conhecimento, a GC também surge como ferramenta estratégica para apoiar os processos da área de TI. Corrêa (2014) propõe um modelo de GC para o setor de TI das organizações que objetiva prover a este setor o conhecimento sobre os processos organizacionais, pessoas e sistemas de informação assim como a relação entre estes elementos. Segundo o autor conhecer os processos organizacionais torna-se necessário, pois os produtos e serviços gerados pelo setor de TI das organizações visam apoiar tais processos a fim de permitir ganhos de tempo, custo, dentre outros. O autor também destaca a importância que as pessoas exercem em uma organização. Segundo o mesmo, O
conhecimento das pessoas precisa ser gerido e mantido na organização, mas a rotatividade de funcionários pode resultar em perda de conhecimento.
Diante do exposto, ressalta-se a reflexão de Angeloni (2003) e Terra (2005), onde apenas a tecnologia não é suficiente para a gestão do conhecimento, mas é fundamental por fornecer a infraestrutura adequada que possibilita o processamento das informações e dos conhecimentos organizacionais, além de favorecer a comunicação entre as pessoas que fazem parte da organização, possibilitando o trabalho colaborativo.
Em 2006, o IPEA aplicou uma pesquisa direcionada às Pró-Reitorias de Administração e Planejamento das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), e tinha como um dos principais objetivos avaliar a situação atual das práticas de gestão do conhecimento nas IFES. Para tal pesquisa foi aplicado um questionário aos pró-reitores, que continha uma lista de 27 práticas, baseadas nas práticas destacadas por Batista (2012). Os resultados da pesquisa mostraram que a implantação de práticas de gestão do conhecimento nas áreas de administração e de planejamento das IFES se encontra no estágio inicial nas três categorias analisadas.