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O setor de logística e armazenamento é responsável pela seleção, aquisição, receção e arma- zenamento de medicamentos e outros produtos farmacêuticos bem como de dispositivos médicos.

2.2.1. Seleção de medicamentos

A seleção de especialidades farmacêuticas a adquirir é realizada segundo as orientações da Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT) do CHCB e tendo em consideração o Formulário Hospitalar Nacional de Medicamentos e o Guia Farmacoterapêutico (GFT) do CHCB.

Um farmacêutico deste setor integra a CFT tendo a oportunidade de sinalizar à mesma possí- veis oportunidades de concentração da prescrição com vista à obtenção de melhores condi- ções de aquisição assim como de apresentar propostas de inclusão ou de exclusão de medica- mentos do GFT. Nestas propostas devem estar descritas as razões pelas quais o medicamento deve ser introduzido ou excluído do GFT sendo que no primeiro caso deve também ser identi- ficado um indicador da eficácia do fármaco a introduzir de modo a que o mesmo possa ser monitorizado. A CFT analisa em seguida estas propostas e delibera se devem ser aprovadas ou rejeitadas.

2.2.2. Aquisição de medicamentos

O processo de aquisição de medicamentos e outros produtos farmacêuticos é realizado em articulação com o Serviço de Logística Hospitalar (SLH). Todos os produtos distribuídos pelos SF possuem predefinidos indicadores da sua gestão como um ponto de encomenda (PE), informaticamente definido e mensalmente atualizado, que equivale a aproximadamente três semanas de consumo e um nível de stock máximo equivalente a sete semanas de consumo. Alguns produtos de uso mais esporádico, mas necessários numa emergência, não são definidos segundo estes critérios uma vez que o seu stock não é definido de acordo com o seu perfil de consumo mas sim pela eventualidade de existir uma necessidade dos mesmos.

Quando o stock de um produto desce abaixo do seu PE é gerada uma nota no sistema informá- tico que vai ser posteriormente avaliada pelo farmacêutico afeto a este setor. Nesta avalia- ção, o farmacêutico elabora uma estimativa de consumo futuro tendo em conta o perfil de consumo nos últimos meses extrapolando também informação dos períodos homólogos de anos anteriores.

Diariamente, são analisados os produtos cujo stock se encontre abaixo do PE e, caso se verifi- que a real necessidade dos mesmos, são enviados pedidos de compra ao SLH, podendo estes ser classificados como normais ou urgentes sendo que a entrega dos primeiros pode demorar até sete dias enquanto que a dos segundos apenas dois. No caso dos medicamentos a adquirir pertencerem à classe de MEP ou benzodiazepinas, deve também ser preenchido o Anexo VII da Imprensa Nacional Casa da Moeda devendo este ser enviado juntamente com o pedido de compra aos SLH.

Por vezes, pode surgir a necessidade de um medicamento cujo stock nos fornecedores se encontre em rutura. Nestas condições, é possível ao CHCB obter ou conceder um empréstimo do medicamento requerido sendo esta situação posteriormente regularizada. Se porventura, o medicamento não dispuser de Autorização de Introdução no Mercado (AIM) em Portugal mas for detentor de uma autorização equivalente num país estrangeiro, o medicamento pode ser adquirido ao abrigo de uma Autorização de Utilização Especial (AUE). Para isto, deve ser enviado ao INFARMED um pedido de AUE com a respetiva justificação clínica e assinatura do diretor dos SF.

O número de pedidos urgentes efetuados mensalmente assim como o número de ruturas de medicamentos e de outros produtos farmacêuticos constituem indicadores de qualidade ine- rentes à gestão de stocks.

2.2.3. Receção de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos

médicos

Quando uma encomenda chega à farmácia hospitalar, é levada para uma divisão designada especificamente para a sua verificação. Aquando da receção, os medicamentos citotóxicos são separados da restante medicação sendo colocados numa prateleira específica, uma medi- da de precaução extra devido às características particulares destes medicamentos(1)_.

A conferência da encomenda recebida é realizada por um representante do armazém central em conjunto com um do SLH sendo verificados quais os produtos recebidos e em que quanti- dade assim como os respetivos lotes e prazos de validade(2,3)_{. Durante o meu estágio tive a}

oportunidade de, por diversas vezes, participar na conferência das encomendas rececionadas ao verificar a quantidade recebida bem como os respetivos lotes e prazos de validade.

Cada produto rececionado é acompanhado por uma guia de remessa emitida em duplicado, sendo que, posteriormente à receção, uma cópia é arquivada no armazém central num dos- sier específico enquanto a outra é guardada pelo SLH.

2.2.4. Armazenamento

2.2.4.1. Espaço físico

Os SF dispõem de um armazém central (Armazém 10) que se coordena com as restantes áreas dos SF, nomeadamente a distribuição por dose unitária (Armazém 12), o setor de farmacotec- nia (Armazém 13) e a distribuição em ambulatório (Armazém 20). Estes setores possuem igualmente um stock de medicamentos sendo este, no entanto, mais restrito e baseado nas suas necessidades por forma a que aquando da sua atividade não sejam necessárias desloca- ções frequentes ao armazém central permitindo assim uma economia de tempo e, no caso do serviço de ambulatório, uma rápida satisfação das necessidades dos doentes.

Antes dos medicamentos serem armazenados é confirmado se os mesmos dispõem de toda a informação necessária para que possam ser distribuídos na forma de dose unitária, isto é, se mencionam qual a substância ativa, dosagem, prazo de validade e lote de fabrico(4)_{. Caso isto}

não se verifique, são impressos rótulos com a informação referida que são depois colocados individualmente no acondicionamento primário de cada forma farmacêutica. Este processo é posteriormente registado e conferido podendo então os medicamentos rotulados ser armaze- nados.

O Armazém 10, sendo o armazém central da farmácia hospitalar do CHCB, é o local onde se encontra armazenada a maior parte dos produtos existentes na farmácia, à exceção de medi- camentos que requeiram refrigeração que por sua vez são guardados em duas câmaras frigorí- ficas. Neste armazém, existem vários armários deslizantes onde está guardada a medicação em geral estando esta dividida nas seguintes secções:

 medicamentos em geral;  anestésicos e colírios;  material de penso;  antibióticos;  tuberculostáticos;  ambulatório e estomatologia;

 contracetivos, leites e hemoderivados.

Existem também prateleiras para a arrumação de excedentes e produtos de alimentação entérica especial assim como de alimentação parentérica. Medicação afeta a ensaios clínicos está guardada à parte num armário trancado sendo que o mesmo acontece com aquela classi- ficada como MEP. Medicamentos citotóxicos, à semelhança do que ocorre durante a receção das encomendas, encontram-se segregados da restante medicação estando armazenados em prateleiras que se encontram invertidas de forma a evitar quedas e possíveis derrames. Para o armazenamento de produtos inflamáveis existe uma sala com características corta- fogo e antideflagrantes face ao potencial risco que estes produtos apresentam. Os SF dispõem ainda de salas para o armazenamento de injetáveis de pequeno e grande volume assim como de desinfetantes que devido ao seu volume e características não são exequíveis de serem arrumados com os restantes medicamentos e produtos.

Todos os medicamentos e produtos estão organizados alfabeticamente por DCI e arrumados de forma a que os produtos com validade mais curta fiquem colocados à frente de modo a serem os primeiros a ser consumidos (princípio FEFO)(2,5)_.

Por forma a minimizar a existência de erros aquando da distribuição dos medicamentos arma- zenados foi implementada nos SF a colocação de pictogramas, junto dos medicamentos mais propensos a esta situação, alertando para a existência de medicamentos com nomes idênti- cos, várias dosagens, embalagens idênticas, medicamento potencialmente perigoso ou eletró- lito.

Ao longo do meu período de estágio nesta secção colaborei ativamente no processo de colo- cação de rótulos nos medicamentos que assim o necessitavam bem como no armazenamento das encomendas rececionadas.

2.2.4.2. Contagens de stock e controlo dos prazos de validade

Todos os dias é realizada uma contagem física parcial dos produtos existentes em armazém, de acordo com a sua classificação ABC, sendo os resultados comparados com o stock informá- tico de forma a detetar possíveis discrepâncias. No caso de existir alguma variação a mesma deve ser regularizada sendo que o número de regularizações constitui um indicador de quali- dade deste setor.

Mensalmente são verificados os prazos de validade dos medicamentos e outros produtos exis- tentes no armazém assim como daqueles que se encontram nos diversos serviços do hospi- tal(6)_{. Medicamentos com validade inferior a quatro meses são assinalados com uma etiqueta}

de “Validade Reduzida” ou através de um marcador fluorescente de modo a que quando estes sejam necessários seja reforçada a necessidade de consumir primeiro as unidades com valida- de mais curta pois caso contrário estas terão de ser abatidas. Por outro lado, medicamentos cuja validade expire até ao fim do mês em que é efetuada esta verificação são retirados do respetivo stock podendo ser levados para a farmácia para posterior abate ou podem ser trans- feridos para outro serviço onde possuam uma alta rotatividade. A constatação da existência de produtos de validade inferior a quatro meses assim como a taxa de abate de produtos também constituem indicadores de qualidade deste setor dos SF.

Durante o meu estágio neste setor, tive a oportunidade de diariamente efetuar contagens parciais assim como de verificar e, nos casos aplicáveis, assinalar ou retirar os medicamentos de curta validade do respetivo stock.