Esta etapa implementa as decisões tomadas no processo de seleção, sendo que, a capacidade de compra dos recursos impressos (livros e revistas em formato papel) e não impressos (recursos eletrónicos: assinatura de bases de dados, revistas e livros eletrónicos, DVD’s, etc.) deverá variar de acordo com o orçamento anual e possível alocação de fundos para cada ano fiscal. É prioritária a renovação das assinaturas das revistas, a compra de bibliografia básica e a reposição de obras desaparecidas ou danificadas.
O processo de aquisição pode ocorrer de três formas: compra, oferta/doação e permuta.
a) Compra
Tendo em conta que a aquisição por compra é feita mediante a necessidade de apetrechamento32 ou atualização da coleção deverá, sempre que possível, ser traçado um
plano de identificação de necessidades onde se contemplam as áreas que deverão ser objeto de intervenção, os materiais que deverão ser adquiridos e a verba a aplicar, considerando os critérios estabelecidos na seleção.
Apesar da utilização da biblioteca e da sua coleção estarem contempladas aos utilizadores externos de outras instituições, o desenvolvimento da coleção tem preferencialmente em conta os interesses dos alunos, incluindo os em mobilidade na FMV, e professores. Assim, a aquisição por compra deverá decorrer das propostas e sugestões apresentadas pelos utilizadores internos e validadas pela Comissão da Biblioteca e de listagem bibliográfica emitida pela Biblioteca, resultante das falhas detetadas aquando de uma avaliação da coleção.
As investigações levadas a cabo pelas Ciências Veterinárias, em várias áreas científicas, bem como os desafios impostos pelas novas tecnologias que a cada dia estão presentes nas salas de aula e personalizam recursos educacionais baseados na web, para
32 O rácio livro/aluno na grande maioria das bibliotecas estrangeiras é de 1 exemplar de livros referidos na
bibliografia básica por cada 10 a 15 alunos, no sentido de dar resposta aos programas curriculares dos cursos. Em Portugal não foi possível encontrar esta referência para a Biblioteca Universitária, existindo para as bibliotecas escolares um rácio de 1exemplar por cada 10 alunos (RBE).
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além das redes sociais, revistas e livros eletrónicos, levam a que sejam preferidos estes últimos recursos em detrimento do impresso, na medida em que possibilitam o acesso “just in time” a recursos mais atualizados e a estudos elaborados por instituições congéneres de uma forma mais célere, conforme confere a análise dos dados. Assim, aquando do lançamento do concurso para renovação das assinaturas, devem ser consideradas todas estas hipóteses e negociadas sugestões de assinatura de livros eletrónicos, revistas eletrónicas ou impressas, mas com acesso em linha, e o seu uso como forma de rentabilizar recursos financeiros e informacionais.
Para a compra de livros deverá ser feita uma avaliação dos fornecedores, de forma a obter melhores condições, nomeadamente nos preços praticados e prazos de entrega e de pagamento. As sugestões apresentadas para aquisição, após selecção, devem ser priorizadas, adquirindo-se somente material indispensável à coleção e dentro do orçamento disponível. O processo de aquisição seguirá os trâmites praticados na faculdade, isto é, procede-se à requisição do material bibliográfico em modelo próprio e entregue à secção da contabilidade para cabimentar a compra; monitorizar o processo de aquisição após a sua entrega na secção da contabilidade e informar o solicitante do seu andamento, via correio eletrónico.
No caso da aquisição das revistas, acompanhar todo o processo de renovação das assinaturas, o controle do recebimento dos fascículos, considerando a sua periodicidade. No que se refere aos materiais audiovisuais/multimédia, a BFMV possui uma coleção limitada, que adquire mediante solicitação dos docentes. No entanto, alguns destes materiais (Disquete, VHS, CD-Rom) já são ou estão a tornar-se obsoletos, pelo que se recomenda que só deverão ser comprados materiais audiovisuais/multimédia que se encontrem disponíveis em formatos DVD e livros eletrónicos.
No que concerne à reposição de documentos, apenas serão repostos recursos extraviados e danificados. A reposição deverá obedecer aos seguintes critérios: procura considerável do título; número de exemplares disponíveis; possibilidade de aquisição de exemplar mais atualizado.
Não deve ser adquirida nenhuma obra sem que esse procedimento passe pela biblioteca, de modo a salvaguardar a duplicidade desnecessária de recursos e permitir, por outro lado, uma melhor gestão dos recursos financeiros.
88 b) Oferta/doação
A oferta ou doação constitui, tal como a compra, um meio de desenvolvimento e enriquecimento da coleção, obedecendo a duas formas: espontânea ou solicitada. Quando a oferta é espontânea deve ter-se em conta a sua compatibilidade em relação às necessidades e interesses dos utilizadores, à missão e objetivos da instituição, bem como ao espaço de acomodação. São definidos os seguintes critérios para a aceitação de ofertas/doações:
Necessidades e interesses dos utilizadores;
Lacunas existentes na coleção;
Atualidade dos recursos oferecidos/doados;
Estado de conservação dos documentos;
Existência de material equivalente ou superior na coleção da Biblioteca (novas edições);
Espaço de acomodação dos documentos.
Serão aceites fascículos de revistas desde que sejam para completar uma coleção com falhas, ou caso o título seja adequado à missão da FMV. Não serão aceites reproduções integrais de documentos em fotocópias, em defesa do Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos.
O doador deverá ser informado da política de aceitação de ofertas da BFMV bem como preencher e assinar a declaração33 em anexo, sendo que à biblioteca reserva- se o direito de dispor das ofertas/doações da forma que achar mais conveniente.
A BFMV poderá solicitar a editoras, associações ou outros, o envio de títulos (doação solicitada) que achar pertinente incorporar no seu acervo, devendo posteriormente acusar a receção e agradecer a oferta por escrito em correio tradicional ou via correio eletrónico.
As obras oferecidas poderão ser incorporadas no acervo, permutadas ou doadas a outras instituições. Recomenda-se o acompanhamento de listagem quando a oferta/doação exceder dez volumes, devendo ser ponderada a sua aceitação quando a doação possuir exigências para a sua incorporação.
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89 c) Permuta
Esta forma de aquisição é pouco usual na Biblioteca FMV, dado que a mesma não tem edição própria. Nos casos elegíveis, poder-se-á eventualmente permutar o material doado após seleção.