Os funcionários da Instituição de Ensino Preparatória para Concurso não possuem formalmente um grupo que agregue pessoas definidas por algumas características em comum. O que há são grupos que se reúnem por afinidade para realizar jogos de futebol, churrascos, festas e passeios e, portanto, não visando troca de informações, compartilhamento de idéias, experiências e conhecimentos relacionados ao trabalho. As funcionárias da Biblioteca da Instituição de Ensino foram apontadas como as únicas que mantêm um grupo de bibliotecárias
em Porto Alegre a fim de aprimorar questões relacionadas à área, como pesquisas e catalogação de obras.
O que existe são encontros regulares, promovidos pelo Coordenador-Executivo com datas previamente agendadas e comunicadas aos funcionários, realizados normalmente na sede da organização, na maioria das vezes aos sábados. Nessas oportunidades, há possibilidade de serem levados dados para debate, os quais passam por reflexão e discussão, e muitas vezes as conclusões extraídas desses encontros passam a ser consideradas na realização do trabalho. Essas ocasiões contribuem para a prática gestora ao serem expostas situações, sugestões, problemas e idéias sobre as quais se chega a um entendimento acerca do que pode ser considerado para melhorar o desempenho das atividades e o dia-a-dia da organização. Cabe destacar que a participação nesses encontros não é de iniciativa individual dos funcionários ou de modo voluntário, uma vez que eles são convidados pelo Coordenador- Executivo a participar dos encontros.
Há também regularmente encontros para confraternização de todos os profissionais, algumas vezes tendo a participação dos membros da Administração, mas, como já mencionado anteriormente, não consistem num momento para debater questões relacionadas ao trabalho, mas sim valendo como um momento de congregação.
Com base nas práticas de aprendizagem organizacional identificadas na Instituição de Ensino Preparatória para Concurso discorridas nesta seção, foi elaborado o quadro 15, abaixo, que destaca as características que delinearam cada uma das práticas.
Prática de
aprendizagem Características que delineiam as práticas
Reuniões para reflexão
Troca de idéias, exposição de problemas, manifestações de opiniões e sugestões do que poderia ser melhorado no trabalho com base em experiências anteriores, compartilhamento de opiniões e conhecimentos, discussão de regras vigentes, provocação de reflexões adicionais, esclarecimentos quanto ao modelo de gestão adotado, por meio das reuniões realizadas pelo Coordenador-Executivo com todos os departamentos ou setoriais; da Direção e da Vice-Direção que pretende assumir com os ex-diretores; da reunião entre Direção, Vice-Direção e Coordenadores de Curso; ou deste último com os professores de seu módulo
Estudos de caso
A descrição de casos não ocorre de modo formal. O que há são situações de descrição de problemas organizacionais considerados relevantes, encaminhados por e-mail, relatório escrito ou relatados verbalmente pelos funcionários ou pelos Coordenadores de Curso, que são direcionadas ao Coordenador-Executivo, ao Diretor ou à Vice-Diretora e são confrontadas por um destes para verificar se as manifestações se assemelham. Os professores também podem descrever problemas organizacionais. As descrições realizadas são analisadas quando dos encontros dos funcionários, ocorridos uma vez por mês, normalmente nos sábados, ou por meio das reuniões setoriais com cada departamento, ou ainda de diálogo individual mantido pela Direção e pela Vice-Direção com determinado Coordenador de Curso ou com todos quando da reunião realizada antes de cada semestre
Práticas de aprendizagem organizacional e suas características – continuação
Prática de
aprendizagem Características que delineiam as práticas
Planejamento através de cenários
A I.E. está aberta a mudanças e a suspensão de regras vigentes por considerar que o ambiente externo é dinâmico. A análise e discussão das informações externas ocorre por meio das reuniões realizadas antes de cada semestre entre Direção, Vice-Direção e Coordenadores de Curso, para definição das mudanças, de que forma ocorrerão, sugerindo que sejam implementadas de forma gradual. As comunicações das modificações a serem implementadas são efetuadas aos funcionários pelo Coordenador-Executivo, pelo Diretor ou pela Vice-Diretora; estes dois últimos também informam aos professores e aos Coordenadores de Curso por meio de uma reunião denominada Conselho de Classe
Práticas de benchmarking
Não são sistematizadas. A I.E. procura as Instituições que são reconhecidas em cursos preparatórios para concurso e as Universidades que mantêm parceria como referência, realizando visitas e reuniões com os membros da Administração destas, bem como buscando informações por meio de consultas em seus sites ou, ainda, das informações, idéias e sugestões repassadas por seus Coordenadores de Curso, professores e alunos que mantêm ou já mantiveram contatos com outras organizações. Melhorias e erros sabidos e observados são debatidos na reunião realizada antes de cada semestre entre Direção, Vice- Direção e Coordenadores de Curso. Busca trocar informações e experiências quando dos Encontros Anuais promovidos pelo Conselho Permanente de Escolas Estaduais do Brasil
Equipes autodirigidas
A Instituição de Ensino não estimula o trabalho de pessoas de diferentes áreas para trabalharem juntas, somente quando há uma demanda de trabalho muito significativa, objetivando atender a atividades operacionais em momentos específicos. Mas uns podem aprender com os outros em razão de uns apresentarem características mais administrativas, e outros se destacarem por iniciativa, criatividade e empreendedorismo. Possibilidade de profissionais realizarem em conjunto trabalho que seria impossível para um só. Autonomia limitada dos funcionários; o trabalho não é complexo, sendo mais operacional. Trabalho orientado para atender aos objetivos da organização. Possibilidade de os membros que estão trabalhando em equipe manifestar problemas que ocorram. Coordenador-Executivo se envolve nas atividades em equipe, das quais não estava acostumado a participar, utilizando- se das informações oriundas desse trabalho para algumas tomadas de decisões
Práticas de gestão de recursos humanos
A Administração recruta profissionais baseados em experiência, conhecimento que estes têm relacionado a sua área de atuação, postura e comportamento apresentado na entrevista. O conhecimento do funcionário é pouco considerado na formação das estratégias. A I.E. prioriza os que tenham cursado ou estejam cursando uma Universidade. A Instituição preza como características dos funcionários pontualidade, assiduidade, relação interpessoal, iniciativa e presteza em desempenhar as funções. Sistema de cargos e salários. Não há recompensas por desempenho, pagamentos adicionais ou premiações remuneratórias. A motivação é percebida pelos funcionários ao sentirem que suas atividades são importantes, que se identificam com as tarefas que realizam e têm um feedback freqüente quanto ao desempenho. A I.E. apresenta condições físicas adequadas e agradáveis de trabalho. O Coordenador-Executivo atua como líder, pois estimula os funcionários e tenta resolver os problemas que estes apresentam. Não há sistema educacional e de treinamento estruturado. A Administração auxilia financeiramente quando necessário para conclusão ou realização de determinado curso, bem como incentiva treinamentos e cursos de capacitação relacionados à área de atuação do funcionário. Apresenta pré-disposição para incentivar riscos e aceitá-los. Reconhece os fracassos e os erros cometidos e tenta aprender com eles.
Comunicação aberta entre os membros da organização
Permeabilidade das informações entre os diversos níveis hierárquicos da Instituição de Ensino, uma vez que todos os funcionários sabem seus objetivos e estratégias. Funcionários sabem previamente as suas atividades a serem desempenhadas, mas às vezes há uma falha por desconhecerem as atividades que outro profissional está desempenhando. Muitas informações são disseminadas por e-mail. Comunicação facilitada pela disposição física, pela abertura e pela pré-disposição de Direção, Vice-Direção e Coordenadores de Curso em ouvir problemas, sugestões, reclamações, questionamentos, observações e idéias manifestados pelos funcionários.
Práticas de aprendizagem organizacional e suas características – continuação
Prática de
aprendizagem Características que delineiam as práticas
Diálogo entre os diversos públicos da organização
Compartilhamento de idéias por meio de conversas de corredor ou através de encontros casuais nas dependências da Instituição de Ensino, ocorridos entre todos os níveis hierárquicos da organização, incluindo os alunos. Oportunidades em que são exteriorizadas idéias e sugestões, as quais muitas vezes são debatidas quando da reunião realizada entre Coordenador-Executivo e funcionários e na reunião entre Diretor, Vice-Diretora e Coordenadores de Curso, chegando algumas vezes a serem implementadas.
Comunidades de prática
A Instituição de Ensino não incentiva formalmente um grupo que agregue pessoas definidas por algumas características em comum. Existem grupos que se reúnem por afinidade para determinadas atividades e não visando troca de informações, compartilhamento de idéias, experiências e conhecimentos relacionados ao trabalho. Nos encontros promovidos pelo Coordenador-Executivo, há possibilidade de serem levados dados para debate, os quais passam por reflexão e discussão, e muitas vezes as conclusões extraídas desses encontros passam a ser consideradas na realização do trabalho. Essas ocasiões contribuem para a prática gestora ao serem expostos situações, sugestões, problemas e idéias sobre os quais se chega a um entendimento acerca do que pode ser considerado para melhorar o desempenho das atividades e o dia-a-dia da organização.
Quadro 15: Práticas de aprendizagem organizacional e suas características Fonte: Elaborado pelo pesquisador