Embora a Instituição de Ensino pesquisada adote práticas de benchmarking, essas não são sistematizadas. A organização procura realizar benchmarking com Instituições que são reconhecidas em cursos preparatórios para concursos que se destacaram por bons índices de aprovação dos seus alunos, bem como as Universidades com as quais mantêm parceria e, portanto, um contato freqüente. Para seleção das empresas que são utilizadas como referência, a Administração da Instituição de Ensino também considera as informações trazidas por seus professores, que normalmente lecionam em outras organizações, tendo oportunidade, assim, de acesso ao sistema organizacional destas.
Pode-se considerar ainda, como práticas de benchmarking, as informações, idéias e sugestões trazidas pelos próprios cursistas, que se apresentam como uma importante fonte, em razão de a grande maioria já ter realizado cursos em outras Instituições de Ensino, ou manter contato com alunos que estão estudando em I.E.s congêneres. Os professores da Instituição de Ensino também se enquadram nesse contexto por já terem lecionado ou ainda pertencerem ao quadro docente das Instituições de Ensino concorrentes. Sendo assim, eles têm oportunidade de observar o que as outras organizações fazem de melhor em termos metodológicos, pedagógicos e de gestão. Segundo o depoimento de um dos Coordenadores de Curso: Como maioria dos membros do corpo docente e Coordenadores de Curso dão aula em outras Instituições, é possível que eles tenham contato com aspectos que são importantes. Sendo assim, eles podem observar como está a metodologia de ensino, questões pedagógicas e a forma de administração das outras entidades.
assim como o processo de gestão organizacional, precisa ser alvo de benchmarking. Para tanto, realiza algumas visitas, principalmente às Instituições que se destacam nos cursos preparatórios para concursos que são seus concorrentes, mesmo que não sejam focados em preparar ao concurso de ingresso à magistratura, mas para outras carreiras jurídicas. Os parceiros estratégicos que consistem nas Universidades também são visitados. As visitas para benchmarking são realizadas quase sempre por membros da Administração e raramente pelos funcionários, salvo algumas vezes, em que o Coordenador-Executivo acompanha as visitas. Elas são realizadas à medida que os gestores da Instituição de Ensino verificam necessidades de implementar novos procedimentos didático-pedagógicos, assim como organizacionais. Cabe ressaltar que a Instituição de Ensino Preparatória para Concurso não somente visita as suas concorrentes, como propicia que estas visitem as suas instalações, assim como as Universidades com que mantém parceria. Essa situação permite que as outras organizações emitam parecer e opinião sobre os seus procedimentos internos no que se refere tanto ao método didático-pedagógico quanto ao de gestão. Essas visitas, que ocorrem com certa freqüência, são realizadas com hora e dia marcados, sendo os gestores das outras organizações recebidos pelo Diretor e pela Vice-Diretora, muitas vezes acompanhados de outros membros da Administração.
Uma situação que ilustra esse contexto é o fato de outras Universidades terem visitado a Instituição de Ensino e haverem constatado que esta não dispunha de Ensino à Distância. Em vista disso, sugeriram que tal sistemática fosse adotada, explicando, inclusive, como ela ocorre na prática, ressaltando pontos positivos e negativos, indicando nomes de empresas especializadas para prestar os serviços e equipamentos necessários para a sua implementação.
Há duas outras formas de se ter acesso às informações do que outras empresas estão fazendo de melhor. A primeira delas ocorre por meio de reuniões com dia e hora marcados que a Administração da Instituição pesquisada mantém com os gestores de outras Instituições de Ensino e das Universidades com as quais mantém parceria. A segunda forma é a consulta que Direção, Vice-Direção e Coordenadores de Curso fazem aos sites das outras Instituições de Ensino. Nessas duas situações, o Corpo Diretivo da I.E. estudada busca identificar o que os gestores das outras organizações implementaram em termos de ensino e no sistema de gestão da empresa e que tem apresentado resultado satisfatório ou, ainda, vão mais adiante, investigando o que estão planejando adotar futuramente.
Essas formas de buscar as informações disponíveis sobre o que outras Instituições estão fazendo de melhor propiciam que a organização reflita e questione o que faz, por que
faz dessa forma e por que deve mudar. Essa reflexão, que ocorre com freqüência, é estimulada também nas reuniões realizadas antes de cada semestre entre Direção, Vice-Direção e Coordenadores de Curso, oportunidade em que idéias e opiniões são trocadas e as possibilidades de implementação de melhorias são debatidas.
Contudo, cabe ressaltar que o Corpo Diretivo aproveita essas práticas de benchmarking não só visando ao que as outras Instituições fazem de melhor, mas também como um momento para verificar no que elas não obtiveram sucesso para, assim, não elaborar estratégias que remetam a Instituição de Ensino pesquisada aos mesmos insucessos e fracassos cometidos por outras I.E.s.
Esse questionamento demonstra que a Instituição de Ensino permite a internalização do conhecimento, oriundo das informações externas disponíveis que ela busca e analisa. Em outras palavras, isso significa dizer que o conhecimento recém-criado pelos membros da Administração é interligado com o conhecimento já existente.
Isso se comprova em vista das diversas melhorias implementadas pela I.E. com a intenção de manter a qualidade e a excelência do ensino e não ficar ultrapassada em sua metodologia. Para tanto, o Diretor e a Vice-Diretora, auxiliados por alguns dos Coordenadores de Curso, têm realizado estudos para a implementação de curso à distância, por meio de videoconferência, sistema este já adotado nas Instituições de Ensino concorrentes, pois a Administração observou que consiste numa nova tendência de ensino. Para obter conhecimento de que procedimentos adotar para implementar cursos por videoconferência, o Diretor e a Vice-Diretora têm realizado visitas aos gestores das outras Instituições de Ensino para verificar o sistema para operacionalização de tal metodologia e, ao mesmo tempo, assistir a como ela ocorre na prática. A Instituição de Ensino também manteve reuniões com fornecedores na busca das melhores práticas. Nesse sentido, as empresas especializadas tiveram por função explicar e demonstrar ao Coordenador-Executivo e aos funcionários do departamento pedagógico, bem como a alguns Coordenadores de Curso, como ocorre na prática a aula por videoconferência para, assim, gerar e estimular conhecimentos internos. Essa empresa terceirizada contratada também elaborou um planejamento apontando o custo, as dificuldades e as vantagens com a implementação de tal sistemática de ensino.
Para adquirir novos conhecimentos externos para o melhor desempenho das atividades por parte dos funcionários e, por conseqüência, atingir as estratégias propostas, a Instituição de Ensino pesquisada procurou adotar alguns pressupostos do programa de Qualidade Total adotado pelo Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul, o qual obteve
sucesso junto àquela Instituição disponibilizando o Curso de Qualidade aos funcionários. Esse curso abordou como premissas de qualidade os seguintes aspectos: atendimento e motivação para a mudança, tendo como etapas treinamento básico aos operadores, curso de qualidade em serviços e ginástica laboral.
Outra forma de realizar benchmarking é por meio dos quatro encontros anuais promovidos pelo Conselho Permanente de Escolas Estaduais do Brasil, formado por Escolas Estaduais de preparação à magistratura de todo país. Esses encontros constituem uma oportunidade de trocas de experiências, principalmente no que diz respeito à metodologia de ensino, pois, nessas ocasiões, há disponibilização de cópias dos projetos pedagógicos das Instituições de Ensino que se destacaram no país. A partir da análise desses projetos, a organização estudada verificou que as Instituições que se apresentaram como exemplos de sucesso detinham um planejamento prévio de todo o conteúdo que seria passado aos alunos, ou seja, a matéria a ser apresentada em aula já estava disponibilizada em seu site para os alunos matriculados. Com isso, identificaram a necessidade de se contratar um pedagogo para implementar uma sistemática similar na Instituição de Ensino estudada.