A empresa objeto possui fluxograma dos processos e controles envolvidos na contratação das operações com derivativos. O objetivo da administração em fluxogramar o processo de contratação de empréstimos/financiamentos e derivativos, denominados no fluxo como operações de “hedge”, é o de identificar os riscos inerentes às transações, sistema de informações e controles internos que reduzem o risco a uma situação aceitável.
As operações com derivativos são formalizadas seguindo o sumário abaixo em que são descritos os procedimentos que deverão ser formalizados e os respectivos documentos que serão arquivados para cada operação, com o objetivo de atender às diretrizes da Matriz da “Empresa Objeto” a serem adotados pelos departamentos de Finanças e Contabilidade.
Com o objetivo de identificar a existência de derivativos embutidos, a administração se utiliza de relatórios que descrevem a análise individual de cada contrato de compras e vendas de materiais, contratos de prestação de serviços e contratos de arrendamento.
O relatório com a análise dos contratos é encaminhado para a Matriz para avaliação e análise. Se previamente o derivativo é identificado ou se por determinação ou entendimento da matriz, algum contrato demonstra a existência de derivativo embutido, os departamentos de contabilidade e de finanças são
informados e o tratamento da operação segue o fluxo das demais operações com derivativos com relação aos aspectos de controles e registros contábeis.
Os objetivos determinados para o controle dos processos de contratação e monitoramento das operações com derivativos, demonstra que a contratação destas transações não estão limitadas aos aspectos estratégicos, mas também aos aspectos de riscos operacionais de registros contábeis incorretos, com valores inadequados, sem representar adequadamente as estratégias adotadas pela administração.
4.2.1 Procedimentos para Contratação e Acompanhamento de Operações com Derivativos no Departamento de Finanças
O departamento de finanças com verifica através de relatórios, as exposições a riscos, no caso, cambial, de juros e de preços que a empresa está inserida.
Com base na informação sobre as exposições a risco obtidas dos relatórios de exposição a riscos cambial, de juros e de preços, o departamento de finanças elabora a estratégia para a “cobertura” do risco .
A estratégia elaborada pelo departamento de finanças é submetida ao comitê de risco, que aprova ou nega a estratégia. Este procedimento tem como objetivo avaliar a estratégia que está sendo adotada para a proteção do determinado risco e ao mesmo tempo demonstrar a intenção da administração em efetuar operações com derivativos.
Uma vez aprovada a estratégia de contratação do derivativo, o departamento de finanças contacta os bancos parceiros e efetua a cotação para obter a melhor taxa de administração, preço, prêmio, e condições que se adequem a estratégia elaborada.
As estratégias são elaboradas individualmente por produto. A aprovação da estratégia pelo Comitê de Riscos é evidenciada em uma ata. Como as operações de empréstimos e ativos de comodities possuem características distintas e diferentes, as estratégias são desenhadas separadamente para que se possa efetuar um hedge perfeito.
Adicionalmente do departamento de finanças emite correspondência interna descrevendo a finalidade das operações (Hedge/Swap) - (Gerência);
1) Mesa de operações efetua o fechamento das operações solicitadas (FO)
2) Mesa de operações emite boleto com os dados de fechamento e encaminha para as devidas assinaturas (FO);
3) Banco encaminha Confirmação Via Fax para ser assinada (BO); 4) Envia fax para o Banco devidamente assinado (BO);
5) Operação é incluída no sistema GTM (FO); O sistema tem como objetivo a valorização da operação, controle de volume e proteção da exposição.
6) Operação é conferida e confirmada no sistema GTM (BO);
7) É aberta uma pasta onde serão arquivadas as documentações por operação (Descrição da necessidade da operação, Boleta, Confirmação e dados da contabilização (BO)
8) Mensalmente o departamento de finanças, elabora relatórios com as posições das operações com derivativos que estão em aberto
9) Mensalmente são efetuados as valorizações dos derivativos que estão em aberto, com base no sistema GTM que calcula o valor presente dos fluxos de caixa da operação com derivativo e com a operação que está sendo protegida. 10) No caso de operações com derivativos de commodities agrícolas, os preços
são obtidos junto a BM&F, e os cálculos são efetuados dentro do sistema, com base nas cotações de preços inseridas no sistema.
11) A posição das operações com derivativos, adequadamente valorizadas, bem como os itens que estão sendo protegidos são encaminhados para a contabilidade, efetuar os registros contábeis.
12) Toda operação liquidada financeiramente é informada para contabilidade efetuar o registro contábil da operação.
13) As informações de volume e valor são monitorados pelo Gerente de finanças e confrontados com as informações obtidas nos bancos.
O departamento de finanças possui o processo de contratação e monitoramento da operações bem delimitados, apesar do significativo fluxo de procedimentos e documentos utilizados para o controle de cada operação. Aspectos formais como aprovação da estratégia, sistema que efetua a valorização e relatórios de monitoramento da efetividade das operações de hedge, aumentaram o escopo do
departamento de finanças que antes da norma IAS 39, se preocupava em contratar operações com custos menores, taxas atrativas, e liquidez.
4.2.2 Procedimentos para Controle de Operações com Derivativos na Contabilidade
No departamento de contabilidade, cada uma das estratégias, são analisadas individualmente com base nas Manuais Internos de Contabilidade (Manuais preparados com base nas Normas Internacionais de Contabilidade – IAS/IFRS).
A análise é evidenciada através de um esquema contábil de razonetes, que demonstram os impactos na contabilidade, a adequação da operação de hedge ou macro hedge e os critérios contábeis que serão adotados nos balancetes de report para matriz e balancetes contábeis para fins brasileiros.
1) Recebe a informação do fechamento de uma nova operação, na data da contratação;
2) Analisa a operação de acordo com os manuais de contabilidade de operações com derivativos;
3) Um analista efetua o registro da operação que é conferida pelo chefe de contabilidade e autorizada pelo gerente de contabilidade .
4) As contas contábeis são conciliadas mensalmente com os relatórios de registro contábil das operações com derivativos encaminhadas para a matriz;
Os razonetes encaminhados para a matriz tem como objetivo monitorar o adequado tratamento contábil das operações com derivativos de acordo com a norma contábil internacional IAS 39.
Os documentos que demonstram as transações com derivativos são o suporte contábil para os registros das transações. Os auditores independentes em revisão as referidos registros, observam se as estratégias evidenciadas estão condizentes com os registros contábeis.
4.3 Descrição das Operações com Derivativos, Estratégias Financeiras de Hegde e