Algumas características destingem um sistema ERP tanto dos sistemas desenvolvidos em uma empresa quanto de outros pacotes comerciais. Dentre elas destacam-se:
- são pacotes comerciais de software;
- incorporam modelos de processos de negócios;
- são sistemas de informação integrados e utilizam um banco de dados corporativo;
- possuem grande abrangência funcional;
- requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa.
Estas características encontram-se nos trabalhos de Souza (2000), Mendes e Escrivão Filho (2002), Zwicker e Souza (2003), Lou e Strong (2004) , Padilha e Marins (2005) e Kroenke (2012).
A característica de ser pacote comercial significa que o sistema já é comercializado pronto para o uso. Esta característica veio ao encontro da demanda das empresas por sistemas de informação, como explicam Souza e Zwicker (2000, p.46) :
Os sistemas ERP surgiram explorando a necessidade de rápido desenvolvimento de sistemas integrados a fim de atender às novas necessidades empresariais, ao mesmo tempo em que as empresas eram (e ainda são) pressionadas para terceirizarem todas as atividades que não pertençam a seu foco principal de negócios.
Por ser o processo de desenvolvimento de um sistema algo complexo, que exige a definição e mudanças de requisitos, esforço de programação, adequação dos sistemas a mutabilidade da tecnologia, investimentos em capacitação das pessoas e consequentemente remuneração, o ERP oferece uma alternativa as empresas, pois transfere para o fornecedor toda esta complexidade e custos (KROENKE, 2012).
Além disso, alerta Parducci (2007), as mudanças na tecnologia não são apenas uma decisão da empresa, mas também impostas pelo mercado de tecnologia. Diz ele que:
Até hoje os movimentos repentinos de mudança por inovação na tecnologia, casados com estratégias comerciais agressivas dos fabricantes de software e
hardware, provocam obrigatoriedade de investimento por todas as empresas
usuárias de tecnologia em informática para que elas possam manter seus parques de equipamentos e software atualizados e com garantia de suporte técnico. (PARDUCCI, 2007, p.6).
Desta feita, os ERPs permitem que as empresas transfiram para os fornecedores de software várias atividades e ônus que não fazem parte do seu negócio como o desenvolvimento de sistemas e programas, investimentos em tecnologia para manter o produto atualizado tecnologicamente, desenvolver e manter equipe de profissionais, atender às demandas legais, o gerenciamento das equipes de desenvolvimento e o conhecimento da tecnologia em uso.
No entanto, os fornecedores, ao assumirem estes custos, procuram minimizá -los através do ganho em escala incorporando ao ERP o maior número de modelos de processos de negócio e requisitos, de modo a atender ao maior número de empresas.
Considere, por exemplo, as atividades do processo de compras apresentado na figura 1. O ERP pode incorporar diversas formas de realizá-lo de modo a atender ao maior número de empresas. Após o registro da solicitação, algumas empresas podem preferir (ou estarem limitadas) realizar o processo “Fazer cotação” pelo telefone, enquanto que outras preferem conectar seu sistema a algum serviço de compras oferecidos na Internet, ou ainda, a atividade “fazer pedido para o fornecedor” pode ser realizada através do telefone ou o sistema pode enviar um e-mail automaticamente.
Figura 1 - Modelo de um processo de compras.
Assim, um ERP pode oferecer diversas formas de realizar um processo como nos diz Padilha e Marins (2005, p.105): “Para flexibilizar sua utilização em um maior número de empresas de diversos segmentos, os sistemas ERP sã o desenvolvidos de forma que a solução genérica possa ser personalizada em um certo grau.”
Esta incorporação de modelos de negócio, segundo Kroenke (2012, p.126):
Pouparam as empresas da dispendiosa e morosa reengenharia dos processos de negócios. Em vez disso, as empresas poderiam licenciar o software e obter, como parte do negócio, procedimentos pré -elaborados que os fornecedores garantiram ser baseados nas melhores práticas do setor.
Assim, os fornecedores vão agregando novas funcionalidades , sejam a partir das experiências adquiridas em diversos processos de implantação, benchmarking, ou usando consultorias, visando oferecer produtos mais abrangentes (SOUZA, 2000).
Esta oferta de modelos de negócios já prontos, baseados nas melhores práticas do mercado, é um dos critérios importantes para a seleção de um ERP (PADILHA; MARINS, 2005).
Souza (2000, p.34), por sua vez, reforça esta importância observando que:
Cada pacote é melhor em determinadas áreas de aplicação, utiliza determinadas tecnologias, tem um determinado esquema de suporte etc. Isto se deve ao fato de que cada pacote tem uma “história” e origem diferentes [...] assim, por exemplo, se a intenção é controlar uma empresa transnacional de maneira centralizada, deve -se procurar um pacote que esteja adaptado a operar em diversos países e ofereça a opção de centralização de informações dispersas. Se a intenção é obter o máximo de funcionalidades na área financeira, deve-se procurar pacotes que enfoquem esta área.
Segundo Tatari et al. (2008), esse é um dos motivos para os grandes fornecedores de software do mundo, como SAP e Oracle, estarem buscando adaptar seus pacotes aos processos da construção civil.
Outra característica do ERP é a utilização de um banco de dados único e a integração das informações.
Ao ser construído sobre uma base de dados única todos os departamentos podem fazer uso desta informação permitindo uma melhor gestão e facilitando a tomada de decisão, e ainda permite sanar tanto os problemas decorrentes da tentativa de consolidar as informações de diversos sistemas quanto à falta de confiabilidade das
informações nestes sistemas (MENDES; ESCRIVÃO FILHO, 2002; LAUDON; LAUDON, 2004).
Laudon e Laudon (2004) acrescentam ainda como benefícios advindos da integração a agilidade no fluxo das informações que melhora a coordenação das operações diárias, ou permitir acesso atualizado sobre venda, estoque e produção.
Para Luo e Strong (2004), que analisaram os motivos do grande crescimento do mercado de ERP, a promessa da integração dos processos é o fator de maior influência.
Souza (2000, p.50) resume bem esta característica dizendo que:
Ao tomar a decisão pela utilização de sistemas ERP as empresas esperam obter diversos benefícios. Entre os apresentados pelas empresas fornecedoras estão, principalmente, a integração do sistema, que permite o controle da empresa como um todo, a atualização tecnológica, redução de custos de informática e a disponibilização de informação de qualidade em tempo real para a tomada de decisões sobre toda a cadei a produtiva.
Souza e Zwicker (2000, p.47) explicam ainda que:
Os sistemas ERP realmente integrados são construídos como um único sistema empresarial que atende aos diversos departamentos da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que atendem isola damente a cada um deles.
E que eles “permitem o compartilhamento de informações comuns entre os diversos módulos, de maneira que cada informação seja alimentada no sistema uma única vez, e a verificação cruzada de informações entre diversas partes do sist ema” (SOUZA; ZWICKER, 2000, p.47).
Souza (2000), por sua vez, lembra que nos anos 90 os sistemas eram desenvolvidos para atender uma demanda local (do departamento) visando a melhorar suas eficiências sem preocupar-se com a organização como um todo.
Este grupo de sistemas rodando de forma isolada é denominado de silos de informações e a sua consequência são informações conflitantes, duplicidade de informações entre outras (KROENKE, 2012).
As empresas terminaram por ficar dependentes de uma série de sistemas diferentes, cujas interfaces dependem de trabalho manual sujeito a erros, e tornaram-se incapazes de fornecer informações de qualidade a respeito da empresa como um todo.
Alsène (1999) observa ainda que é necessário distinguir entre empresa integrada e sistema integrado. Para o referido autor:
O objetivo final não é interconectar os sistemas informatizados existentes ou que serão implementados no futuro, mas sim construir um todo empresarial coerente a partir de várias funções que se originam da divisão do trabalho nas empresas. (ALSÈNE, 1999, p.26).
Isso implica dizer que o objetivo da empresa é integrar seus processos, fazer com que a empresa funcione de forma sistêmica e não simplesmente organizar seus sistemas e dados. O ERP deve ser, portanto uma ferramenta e não o fim em si. A sua implementação sem a construção de visão organizacional integrada reduz a sua potencialidade e pode ser até um desperdício.
A grande abrangência funcional é outra característica do ERP. A abrangência funcional caracteriza-se por procurar atender ao maior número de áreas e funcionalidades da empresa. Assim, através da modularização , as empresas de software vão agregando novas funcionalidades e ampliando o número de áreas cobertas pelo ERP (LUO; STRONG, 2004).
Souza (2000) define os módulos como os menores conjuntos de funções que podem ser adquiridos e implementados separadamente em um sistema ERP , e que estas funções normalmente estão agrupadas com base nas estruturas departamentais. Assim, por exemplo, existem os módulos de contabilidade, compras, faturamento, folha de pagamento.
A modularização é positiva, pois além de permitir que a empresa identifique os módulos que são mais adequados para seu negócio, permite ainda que o processo de implantação seja simplificado, pois pode-se fazê-lo de forma gradativa (SOUZA; ZWICKER, 2000).
“Os sistemas ERP são pacotes comerciais de software que incorporam modelos padrões de processos de negócios e que requerem procedimento de ajuste para que possam ser utilizados em determinada empresa” (SOUZA; ZWICKER, 2000, p.49).
Os sistemas são, portanto, desenvolvidos de forma genérica como foi citado, procurando atender ao maior número de funcionalidades possíveis. No entanto, é quase impossível uma compatibilidade imediata entre os processos de negócios da empresa e aqueles oferecidos pelo ERP, sendo mais fácil e mais barato adaptar os processos de negócio ao software do que o contrário. Esta necessidade de adaptação é outra característica marcante do ERP (LUO; STRONG, 2004).
Além da dificuldade de abranger todo o conjunto de necessidades das organizações e sua diversidade, um dos motivos que demandam ajustes nos sistemas é a distância entre os desenvolvedores a as empresas , e que estes raramente participam de implantações. A ligação entre os usuários e desenvolvedores fica a cargo de consultores, vendedores e equipe de suporte (LUO; STRONG, 2004).
Outro fator que demanda a necessidade de alterações do sistema , além da adequação as necessidades dos clientes, é a localização. A localização ficou conhecida no Brasil como “tropicalização”, que seria a adaptação dos softwares estrangeiros às normas e práticas do Brasil. A utilização de bolt-nos2 pode ser uma alternativa para
minimizar o impacto desta demanda (PADILHA; MARINS, 2005).
A adequação dos sistemas pode ser de duas formas: através de customização e/ou da parametrização (SOUZA; ZWICKER, 2000).
A parametrização é a forma nativa de mudanças do sistema. Ao oferecer vários processos pré-definidos o ERP precisa permitir “ligar” e “desligar” algumas destas funcionalidades de acordo com o modelo desejado pelo cliente. Por exemplo, através da atribuição de um valor a um parâmetro pode-se definir se os custos sociais comporão ou não o valor de uma composição.
Souza e Zwicker (2000, p.56) definem parâmetros como “variáveis internas ao sistema que determinam, de acordo com o seu valor, o comportamento do sistema.”
A parametrização tem como vantagem para o fornecedor o ganho de escala no desenvolvimento, pois ao oferecem o maior número de configurações3 conseguem atingir um maior número de clientes.
2 Bolt-ons: São softwares que podem ser anexados ao produto principal, sem que a sua integridade
seja comprometida.
3 Configuração é o nome dado ao conjunto total de parâmetros após a sua definição, representando o
A customização, por outro lado, envolve alterações no produto quando este não consegue atender, via parametrização, as necessidades do negócio (PADILHA; MARINS, 2005).
Desta forma, o sistema é modificado para assumir outro comportamento diferente do padrão. Isso pode acarretar sérios problemas como manutenções futuras, upgrades e conversões, visto que o desenvolvimento e melhorias do produto ocorrerão apenas no sistema padrão.
Souza e Zwicker (2000) chamam a atenção para o fato de que quando a alteração do pacote é feita por customização, pode levar a uma série de custos adicionais que se repetirão enquanto se utilizar o pacote, visto que estas customizações precisam ser reescritas ou atualizadas para adaptarem-se a nova versão.
Para os referidos autores, este custo pode ser muito alto “se somado ao tempo gasto na resolução de problemas, suporte aos usuários e correção de dados”, portanto sugerem que seja considerada a possibilidade de alterações também nos processos da empresa de modo que as mudanças no ERP sejam as menores possíveis (SOUZA; ZWICKER, 2000, p.56).
Assim, esta decisão não pode ser relegada a um segundo plano, pois as customizações estão entre os principais fatores de sucesso para a implantação de um ERP (TATARI et al., 2008).
O objetivo da customização nas implantações de ERP é garantir a adequação entre o sistema e os processos por ele suportados, elas podem ser feitas tanto com alterações nos processos como no sistema. Quando a mudança é feita no software tem- se a customização técnica e quando no processo a customização do processo (LUO; STRONG, 2004).
As especificidades sobre as formas de customização e suas consequências serão tratadas adiante na análise das estratégias de implantação.
Desta forma, estas características refletem no modo como os sistemas ERP impactam nas organizações, que podem ser positivos (benefícios) ou podem trazer problemas à organização ou, se não observadas algumas questões o benefício pode ser minimizado. Estes fatores são analisados no próximo tópico.