Os sistemas de informação interorganizacionais são formados por computadores de grande ou pequeno porte e por hardware, conectados por diferentes tipos de redes (VPN, VAN, intranets e a Internet). Incluem igualmente programas, bancos de dados, dados, procedimentos e, naturalmente, pessoas.
Esses são os elementos de qualquer sistema de informação. Portanto, os sistemas de informação são elaborados para facilitar a concretização de determinados objetivos (TURBAN, 2004).
Para Turban (2004), um sistema de informação departamental, diz normalmente respeito a uma determinada área funcional, enquanto que o conjunto dos aplicativos departamentais, quando combinados com os outros aplicativos funcionais, forma o sistema de informações empresariais. Um dos mais conhecidos entre esses aplicativos é o enterprise resource planning, ou sistema integrado de gestão, mais conhecidos simplesmente como ERP.
Oz (2008) comenta que os sistemas de informação satisfazem vários propósitos distintos da organização, tornando-os sistemas modulares para atender as diversas funções do negócio existentes na organização. Nesta perspectiva, há a possibilidade das empresas adotarem um sistema de informação único, para apoiar a execução de todas as funções do negócio (como por exemplo, os sistemas ERP), ou adotá-las em apenas algumas funções.
TURBAN (2004, p.47) ainda apresenta outro conceito de sistema de informação:
O sistema de informação corporativo. Segundo o autor, enquanto um sistema de informação departamental normalmente está relacionado a uma área funcional, outros sistemas de informação atendem a diversos departamentos ou à corporação inteira. Esses sistemas de informação, juntamente com os sistemas departamentais, compreendem o sistema de informação corporativo. Os sistemas corporativos permitem que as pessoas se comuniquem entre si e acessem informações por toda a organização. Estes sistemas que o autor comenta, tornaram-se popularmente conhecidos como as intranets empresariais.
Em termos simples, Certo (2003) explica que um sistema de informação gerencial é uma rede de trabalho estabelecida dentro de uma empresa para fornecer aos gerentes informações que o auxiliarão na tomada de decisões. De maneira mais abrangente, o autor define sistemas de informação gerencial como um mecanismo para o planejamento organizacional.
Um SIG é um sistema elaborado para fornecer informação selecionada voltada para a tomada de decisões e necessária para que a gerência planeje, controle e avalie as atividades da empresa. Ele é elaborado dentro de um sistema de trabalho que enfatiza o planejamento de lucro e de desempenho e o controle de todos os níveis. Ele contempla a máxima integração dos subsistemas de informação necessários aos negócios, tanto financeiros como não financeiros, dentro da empresa. Acima de tudo, o SIG
é um mecanismo planejado e sistemático de fornecimento de informações relevantes aos gerentes (CERTO, 2003, p.472).
De acordo com Turban et al. (2005), os sistemas de informação podem ser classificados ainda como SIG funcional, que são sistemas de informação projetados para resumir dados e preparar relatórios para áreas funcionais, como contabilidade e marketing.
Para os autores, os gerentes de nível médio tomam decisões táticas, que lidam em geral com atividades como planejamento, organização e controle a curto prazo. Neste caso, o sistema de informação gerencial funcional oferece o principal suporte para esses gerentes.
Os sistemas de informação de gerenciamento funcionais são colocados no lugar para garantir que as estratégias de negócios se realizem de uma maneira eficiente. Normalmente, um SIG funcional oferece informações periódicas sobre tópicos como eficiência operacional, eficácia e produtividade, extraindo informações de bancos de dados e processando-as de acordo com as necessidades do usuário.
Os sistemas de informação da gerência também são usados para planejamento, monitoração e controle. Por exemplo, um relatório de previsão de vendas por região, tal relatório pode ajudar o gerente de marketing a tomar decisões melhores com relação a propaganda e preços de produtos. Outro exemplo é um sistema de informação de recursos humanos, que oferece a um gerente um relatório diário da porcentagem de funcionários que estavam de férias ou doentes, em comparação com os valores previstos.
Rosini e Palmisano (2003) avaliam que sistemas de informações gerenciais por definição servem como base parar as funções de planejamento, controle e tomada de decisão em nível gerencial. Geralmente, são dependentes diretos dos sistemas de informações especialistas que servem como base de dados para seus relatórios. Esse sistema atende às necessidades dos diversos níveis gerenciais de alto escalão das organizações, provendo relatórios gerenciais e, em alguns casos, com acesso imediato (on-line) às ocorrências de desempenho e a dados históricos. Tipicamente está orientado quase exclusivamente para os eventos internos, não se preocupando muito com o meio ambiente ou com as variáveis externas.
Cabe aos sistemas de informações gerenciais sumariar os dados, emitir relatórios consolidados sobre as operações da empresa. Assim, os longos relatórios gerados pelos sistemas de informações especialistas se
transformam, via sistemas de informações gerenciais, em relatórios objetivos, condensados e sintéticos e principalmente, nos dias de hoje, apresentados em forma de gráficos de alta resolução (PALMISANO e ROSINI, 2003, p.17).
Laudon e Laudon (1996) ainda estabelecem diferentes subsistemas, considerando-se o nível de detalhamento das informações (Quadro 3), o local na estrutura em que a decisão é tomada e o nível de aglutinação dos dados manipulados.
Quadro 3 - Subsistemas de informação DENOMINAÇÃO CARACTERÍSTICAS BÁSICAS
Sistemas de Transações e Processo
Refletem o desenvolvimento e os resultados das transações, operações e processos diários que são necessários para conduzir os negócios da empresa; servem ao nível operacional da organização; apresentam intensidade de detalhes; são definidos nos níveis superiores da estrutura de acordo com critérios preestabelecidos para controle e decisão.
Sistemas Especialistas ou Sistemas de
Automação
Os sistemas especialistas são os usados por profissionais especializados em determinadas áreas da empresa – sua missão básica, além da criação de novas tecnologias, é a integração desse novo conhecimento dentro da organização; geralmente lançam mão do processamento eletrônico de dados em qualquer uma de suas aplicações.
Sistemas de
Informações Gerenciais Trabalha e existe em função do nível tático da organização e das decisões que devem ali ser tomadas, via de regra atende às funções de planejamento, controle e tomada de decisão para estabelecer o sumário da rotina diária e as eventuais exceções passíveis de ocorrência; seu nível de detalhamento é mais consolidado do que o operacional.
Sistemas de Apoio à
Decisão Está destinado aos altos escalões empresariais, visa combinar dados a sofisticados modelos de análise para apoiar decisões de todos os tipos; combina ainda avançadas técnicas gráficas e de comunicação.
Fonte: Laudon e Laudon (1996)
Sistemas de informações gerenciais, em geral, apresentam uma estrutura conhecida de direcionamento para as questões propostas. Geralmente, os sistemas de informações gerenciais não são flexíveis e apresentam reduzida capacidade analítica. A maioria dos sistemas de informações gerenciais é utilizada em pequenas e simples rotinas para sumariar, condensar e comparar dados, exatamente o contrário dos sofisticados modelos matemáticos ou das técnicas estatísticas.
Apesar da separação e da divisão colocadas anteriormente, Rosini e Palmisano (2003) ressaltam que os sistemas descritos não são fechados ou estanques, mesmo porque essa premissa invalidaria a abordagem sistêmica de integração da TI. Todos os sistemas de informação atuam entre si e devem interagir, um influenciando e complementando o outro. Dessa forma, a empresa será enxergada como um grande processo.