Atualmente, a divulgação dos resultados na MAAI é realizada semestralmente. Por estar inserida na metodologia da gestão pedagógica do projeto em EAD desde o seu surgimento, a prática da autoavaliação já faz parte do cotidiano da Universidade Virtual onde ela tem sido aplicada. Para proporcionar acesso em tempo útil às informações sobre os resultados obtidos, relatórios customizados são disseminados juntos aos grupos de interesse, para que possam tomar decisões de continuidade ou de mudança nos processos, componentes e agentes relacionados.
Os relatórios customizados produzidos na etapa anterior serão apresentados conforme estratégia e contexto deliberado em conjunto com a Direção e demais Gestores da Instituição em cada semestre, levando em consideração o contexto e clima institucional. As reuniões de devolução dos resultados, cujo foco é um dos cursos de graduação em EAD, são convocadas pela própria Direção da Universidade Virtual, que, ao se fazer presente, abre o encontro e também participa dos diálogos entre as equipes presentes.
Os resultados da MAAI são disseminados, zelando para o uso ético e social de suas informações. Em geral, eles são trabalhados em reuniões cujo foco é o projeto em EAD, mas também ocorre de eles serem disseminados em reuniões por processo, quando são observadas necessidades de trabalhar com alguma situação específica. Por exemplo, com a equipe de logística, problemas com atrasos na entrega de materiais, ou com a secretaria acadêmica e monitoria, dificuldades na comunicação com os alunos. Nestes casos, relatórios específicos são produzidos, declarando as dificuldades percebidas pelos estudantes para serem
dialogadas, e, junto à equipe, traçar-se um plano de ação para superar as dificuldades ou atender as novas necessidades.
Os resultados são apresentados em diversas reuniões, com o conselho deliberativo da instituição e gestores e/ou representantes das equipes. Em conjunto, ao tomarem ciência dos resultados obtidos, dialogam entre si, buscando melhor compreensão das ocorrências, e determinam quais serão os encaminhamentos (planos de ações) para atender as necessidades aferidas e produzir melhorias contínuas ou inovação.
Os relatórios de projetos (curso) com menor avaliação entre os demais serão apresentados e trabalhados detalhadamente junto às reuniões de devolução, contando com a presença do coordenador de curso e dos demais representantes dos líderes das equipes que formam a Gestão Pedagógica da Instituição. As reuniões para devolução dos resultados de um projeto em especial geralmente contam com a participação da Direção adjunta, do coordenador pedagógico do projeto específico, dos gestores ou representantes das equipes de cada processo envolvido na gestão pedagógica, e da coordenadora e equipe responsável pela MAAI. A MAAI prevê, a cada fechamento de ciclo do projeto, após elaboração de relatórios customizados, uma etapa de encontro presencial com gestores para devolução dos resultados do programa ou projeto em EAD e debates sobre eles. Essa ação potencializa que os gestores sejam estimulados a aderirem ao processo de compreensão aprofundada e conhecimento sobre o serviço educacional que ofertam, consequentemente recebe a função de ser propulsora da busca da excelência no serviço educacional.
O objetivo da reunião é confirmar os eventos, entender as causas, aprender sobre os desalinhos e episódios, e, em conjunto, traçar um novo plano de ação coletivo para melhorias e inovações contemplando o atendimento das necessidades e sugestões.
A MAAI procura, na etapa de devolução, avaliar os resultados dos Projetos em EAD, fazendo análise em relação ao desempenho dos indicadores que foram planejados. A ênfase na análise é buscar representar quais foram os desvios; gerar, junto à comissão de gestão, que estes desvios sejam debatidos, melhor compreendidos, que pontos de vista sejam compartilhados; e, junto com todos, elaborar um plano de ações para, sempre que for possível, serem corrigidos os desvios, ou inovações serem realizadas. A etapa final da metodologia é a maior compreensão e o encaminhamento para o próximo semestre de um plano de ações para melhoria contínua e inovações.
Com a reunião formalmente iniciada pela direção, a equipe responsável pela aplicação da MAAI, com apoio de transparência (PowerPoint) e data-show, apresenta os resultados obtidos pelo projeto específico em EAD com a aplicação da MAAI. Baseada no relatório que
foi anteriormente preparado para ser entregue em documento, a apresentação recebe um novo tratamento, para sintetizar graficamente as informações mais relevantes e oferecer uma dinâmica que promova o diálogo entre os agentes internos presentes. Nesta apresentação, é dada ênfase aos itens que ficaram abaixo da média e àqueles que, no período anterior, haviam entrado no plano de ação para serem ajustados ou melhorados. Após a apresentação, os resultados que denotam atenção são trabalhados na reunião, com a promoção de um diálogo entre as diferentes áreas, confrontando opiniões entre os presentes, oportunizando tomada de consciência sobre a qualidade do serviço educacional oferecido no projeto específico em EAD e as reais necessidades dos estudantes. Debate que, acrescido aos resultados aferidos nos relatórios, serão úteis para tomadas de decisões de gestão e para elaborar, em conjunto, um plano de ações com melhorias e inovações.
Aos clientes e parceiros corporativos são emitidos relatórios com resultados obtidos, sem detalhar especificidades, como nos relatórios voltados para os agentes internos. Para a comunidade acadêmica e estudantes, ao final de todo o processo da MAAI, é publicada em espaço aberto a todos, divulgada por meio impresso e digital no portal da instituição, uma síntese dos principais resultados obtidos na MAAI, inclusive do plano de ação para melhorias e inovações. (Figura 10).
Figura 10 - Matéria em jornal com resultados da MAAI à comunidade Fonte: Jornal UnisulVirtual, nº 9, Out, 2011, p. 3.
Para garantir a gestão pedagógica participativa e a adesão representativa, é muito importante essa ação devolutiva aos estudantes. Ela é fornecida a cada fechamento de ciclo, com os resultados gerais da pesquisa e os novos compromissos, descritos em breve plano de ações, para os próximos períodos.
Por tudo, a equipe que atua na aplicação da MAAI é orientada a tomar cuidados éticos, durante todas as etapas, em relação ao sigilo perante o manejo dos dados e das informações disponibilizadas em relatórios ou armazenadas em arquivo. Cuidados durante a aplicação da MAAI são importantes para conquistar perante os agentes a confiança, seja perante os estudantes, para depositarem respostas sinceras na próxima pesquisa; seja diante dos agentes internos, para se posicionarem mais disponíveis a participar dos diálogos nas reuniões de
devolução dos resultados. Desse modo, a MAAI assume como prática a aplicação de estratégia para disseminar o seu valor e os resultados aferidos nos relatórios e entre os agentes internos, de modo a levá-los a compreender melhor os efeitos de suas ações, aprender com o desempenho passado, projetando um futuro melhor.
Ao final, a todos -- agentes internos e externos --, é comunicada uma síntese dos principais resultados da aplicação, inclusive do plano de ação, de modo a prestar contas do valor da metodologia e convidá-los a participar do período seguinte.