A investigação é um instrumento cujo o objectivo primordial é proporcionar maior informação, no sentido de fazer avançar o conhecimento de algo, até à data desconhecido, para tornar mais adequadas as ideias e os níveis de conhecimento para melhorar o desempenho de todos, no mundo em que vivemos.
Este estudo surge através da sugestão de observar e proceder a uma análise do conteúdo das reuniões realizadas no âmbito do projecto “OrgModUM”. Este, é um projecto de um grupo de Investigação & Desenvolvimento sobre BPM, que usa a U.M. como objecto e permite testar a representação, a sua construção e exploração. Não é uma situação “real”, mas é importante no sentido de verificar até que ponto as Instituições de Ensino Superior se adaptam a estes novos modelos de gestão.
Estas reuniões foram realizadas entre os meses de Abril e Julho de 2007, não havendo uma periodicidade exacta, na Universidade do Minho – Campus de Azurém, Guimarães, tendo quase sempre participantes distintos, menos na 1ª e 2ª reuniões em que estiveram os mesmos participante, mas só dois participaram em todas as reuniões.
Nas quatro primeiras reuniões foram, unicamente, retiradas anotações, enquanto a quinta reunião foi filmada e a última foi gravada, também, aí, tendo sido retiradas anotações. Em cada uma das reuniões, enquanto observadora, tentamos transcrever, com o maior rigor e sem interferências, todas as questões, hesitações e dúvidas que os participantes demonstravam.
Podemos aqui referir que, a quinta sessão teve a presença de um consultor na área do BPM tendo sido os resultados desta, em termos de contributos para o estudo realizado, bastante fértil, já que foi uma sessão muito participada.
Ao longo das reuniões, sentimos que a incerteza era muita, ou seja, as dúvidas não se dissipavam e tendiam a aumentar. Constatou-se que os presentes nas reuniões, mesmo sendo alguns conhecedores dos conceitos tratados no estudo, apresentaram diversas dúvidas e verificaram que afinal o funcionamento da instituição nem sempre ocorre da maneira mais simples.
Verificamos, durante as reuniões, que as dúvidas de uns se tornavam nas dúvidas de outros, e que mesmo recorrendo aos conceitos tratados no estudo, não era possível explicar determinadas situações. As dúvidas/questões que surgiram ao longo das reuniões foram várias e de diversas temáticas. Podemos classificar as dúvidas/questões em questões de acordo com o desconhecimento dos referenciais, nomadamente no que se refere aos conceitos de Cadeia de Valor, Modelo de Sistemas Viáveis, Ontologias, Workflow, Business Process Management (BPM), e questões que se relacionam com os aspectos físicos, nomeadamente espaços físicos (salas de aulas, laboratórios).
A simulação da representação da estrutura da Universidade do Minho basear-se-á num mapa de conceitos e, posteriormente, procedemos à descrição do ambiente organizacional face às práticas que nele se desenvolvem, modelando-o de acordo com abordagens BPM. Essa modelação foi desenvolvida com recurso à ferramenta Visio.
Entretanto fomos realizando uma pesquisa bibliográfica com o intuito de sustentar toda a informação recolhida e produzida.
Posteriormente, agendamos reuniões com alguns dos membros da organização, nas quais prestaram o seu contributo, através de opiniões sobre a orgânica da instituição. Através destas, analisamos em conjunto, reacções ao modelo adoptado. Com estas, foi possível sistematizar notas relevantes para as conclusões do estudo, nomeadamente verificar até que ponto os intervenientes estarão preparados para adoptar modelos baseados em processos; se estarão conscientes que apesar de pensarem que partilham informação e, que todos conhecem todo o funcionamento da organização, verificam que afinal poderá haver algo que desconhecem, ou que não partilham a mesma informação; perceber se há coisas que se fazem em duplicado e outras que não se fazem, etc.
Podemos considerar que o estudo efectuado foi elaborado com alguma artificialidade, já que não se estava a tratar um caso em concreto. No entanto, o resultado das sessões foram proveitoso, uma vez que se pretendia elaborar uma EA para a vertente ensino superior. É
artificial na medida em que o grupo de trabalho não tem um mandato institucional para elaborar tal EA. O grupo pretende apenas exercitar a construção de EAs. E debruçou-se sobre uma organização que os seus membros conhecem bem.
Organizamos o trabalho de estudo de caso conforme o esquema que se segue, tendo encontrado as maiores dificuldades na transcrição da informação recolhida. Todo este processo foi acompanhado de uma reflexão exaustiva sobre procedimentos modulares de uma organização, tendo sempre em atenção toda a literatura até então revista e analisada. Tentamos aplicar várias abordagens e várias técnicas de representação com o intuito de agilizar procedimentos para uma melhor estruturação da organização.
Figura 4.1 – Estrutura do estudo e da escrita da dissertação Conclusão da dissertação Fim Tratamento estatístico Transcrição das sessões Quadro resumo com o tratamento das questões Compilação das questões Gravação / Anotações Filme Anotações Anotações Anotações Anotações Início 1º Sessão 2º Sessão 3º Sessão 4º Sessão 5º Sessão 6º Sessão
Depois da transcrição das reuniões e da elaboração do quadro resumo com o tratamento das questões foi realizado a análise estatística para decomposição e discussão dos resultados.
As constatações finais foram retiradas do processo de análise de um trabalho exaustivo de verificação das questões, verificando se os intervenientes no estudo reconhecem a utilidade do BPM, as suas reacções ao modelo de gestão do processo de negócio e como se sentem face a toda esta problemática.