Em 2000 é aprovado o POC-E, pela Portaria 794/2000, de 20 de setembro, que veio colmatar uma necessidade sentida na área da educação, ao nível da informação contabilística.
O POC-E é obrigatoriamente aplicável aos serviços e organismos do Ministério da Educação, do Ministério da Ciência e do Ensino Superior, aos organismos autónomos sob a sua tutela e aos organismos de direito privado sem fins lucrativos, desde que dependam direta ou indiretamente do OE e dos orçamentos privativos destas Entidades e cuja a atividade principal se desenvolva na área da Educação.
O POC-E integra a contabilidade orçamental, patrimonial e analítica no mesmo sistema de informação, constituindo um instrumento de apoio aos órgãos de gestão, facultando os elementos necessários de forma a colmatar as deficiências de informação contabilística. A sua aprovação veio facilitar a presença de ferramentas nos setores públicos, que garantem a consolidação de contas, a aplicação de regras e o cumprimento dos objetivos previstos, pelas entidades abrangidas.
No Setor de Educação, poder-se-á observar a existência de um desfasamento temporal entre o ano económico dos três sistemas contabilísticos. Na contabilidade analítica, o ano económico é o ano escolar (ano letivo), na contabilidade orçamental, o ano económico é o ano civil mais o período complementar11 e na contabilidade patrimonial é o ano civil.
No que se refere à implementação da contabilidade analítica da metodologia aplicada do POC-E verifica-se a existência de duas perspetivas de análise, nomeadamente a perspetiva interna e externa.
• A perspetiva interna, do ponto de vista conceptual é a apresentação de um modelo de custos tendo como base a atividade desenvolvida, que recolhe
11 Situação especial que o Estado tem de poder prorrogar os pagamentos de despesas autorizadas até 31
informação, possibilitando a imputação de gastos às atividades amplificadas e identificadas que constam no orçamento da entidade e fornecem informação à gestão, para a tomada de decisão.
• A perspetiva externa, onde para além da divulgação da harmonização informativa dos proveitos, custos e resultados por atividade, no anexo às demonstrações financeiras enviadas no relatório de gestão, ainda apresenta a obrigatoriedade de publicar no relatório de gestão, indicadores que permitam a comparabilidade entre as diferentes entidades contabilísticas abrangidas pelo POC-E.
Conforme o Ponto 2.8.2. do POC-E, a contabilidade analítica é obrigatória e deverá ser implementada segundo o sistema digráfico e dualista num exercício económico que corresponda a um ano letivo, com início em 1 de outubro de cada ano e fim em 30 de setembro do ano seguinte. Assim, a informação proporcionada deve dar a conhecer:
• Os custos de serviço interno de cada atividade;
• Os custos previsionais por cada produto ou serviço prestado; • Os custos reais por cada produto ou serviço final;
• Os desvios entre os custos previsionais e os custos reais;
• Os proveitos identificados com uma atividade, respetivos custos e resultados; • Os custos não imputados.
Dos custos contabilizados na contabilidade analítica deverá ainda analisar-se informação acerca:
• Dos custos diretos e indiretos;
• Dos custos com pessoal docente, não docente, os custos de funcionamento, de amortização, de provisões e outros não especificados;
• Dos custos totais incorridos no exercício económico, bem como o custo total acumulado de atividades, produtos ou serviços de carácter plurianual.
O POC-E prevê a elaboração previsional do plano de atividades, do plano plurianual de investimento, do mapa de execução anual e do orçamento, e ainda dos documentos abaixo descriminados, relativamente à prestação de contas:
• Relatório de gestão;
• Mapas de execução orçamental da despesa e da receita; • Mapa de fluxos de caixa;
Instituto Superior de Ciências Sociais e Politicas Universidade Técnica de Lisboa
Trabalho de Projeto: Proposta de um novo modelo de contabilidade analítica aplicado a uma instituição de Ensino Superior Público
30
• Demonstração dos resultados por naturezas; • Demonstração dos resultados por funções; • Anexos às demonstrações financeiras; • Parecer do órgão fiscalizador.
Conforme ponto 2.2.1. do POC-E, a elaboração da demonstração dos resultados por funções é obrigatória para as entidades abrangidas pelo mesmo. Os elementos que a integram são fornecidos através dos mapas agrupados em 7 conjuntos:
• A1 - Custos de atividade ou serviços internos de apoio; • A2 - Custos da atividade de ensino;
• A3 - Custos da atividade investigação;
• A4 - Custos da atividade de apoio aos utentes; • A5 - Custos da atividade prestação de serviços; • A6 - Custos de outras atividades;
• A7 - Custos de produção para a própria entidade.
• A8 - Mapa de demonstração de custos por funções. O POC-E expõe «um (modelo A8), o qual é de realização obrigatória, permitindo a análise dos custos por funções, produtos, serviços ou atividades, para além da melhoria da comparabilidade da informação financeira e dos instrumentos de análise colocados à disposição dos utentes». (ponto 2.2.2 do POC-E).
A publicação dos mapas modelo A1 a A8, totaliza vinte e oito quadros, informam os utilizadores externos de forma exaustiva acerca da formação do custo do ano e de exercícios anteriores de algumas atividades, e comparam os custos com os proveitos e a forma como foram aplicados os recursos, reforçando a necessidade de complementaridade de indicadores de gestão que possibilitam as análises comparativas.
Na figura 4 é possível observar as várias informações que se pretende recolher com o sistema de Contabilidade Analítica no POC-E.
Figura 4 - Círculo de apuramento de Custos e proveitos no POC-E
Fonte: Carvalho et al. (2008). A Contabilidade Analítica ou de Custos no sector público administrativo. Revista OTOC 96 - Março 2008. p. 35.
No setor público, ao contrário do setor privado, o carácter não lucrativo contribui para que o resultado não seja considerado como um fator de desempenho (Pradas, 2002), nesse sentido é fundamental o complemento de informação dos custos, proveitos e resultados, para maior perceção dos objetivos e medidas de controlo interno para maior benefício social. No entanto, verifica-se ser fundamental a implementação conjunta das duas perspetivas existentes, de forma a comparar a informação, não desprezando a transparência como uma oportunidade informativa de comparabilidade da informação.
Deste modo, o tema fulcral deste trabalho consiste em verificar como o sistema contabilístico analítico previsto para o setor público administrativo, particularmente no plano setorial do POCP para a Educação, constitui um sistema de informação que apoia simultaneamente a gestão e permite a análise, a avaliação e a comparação da eficiência, eficácia e economia da gestão dos recursos, particularmente, no Instituto em estudo.