Esta pesquisa também identificou um modelo de autoavaliação de práticas de gestão da informação em organizações governamentais. Esse modelo foi concebido por Malin (2006) e é resultado de uma pesquisa de pós-doutorado e da publicação de um artigo científico.
O modelo de autoavaliação das práticas de gestão da informação de Malin (2006) tem a sua origem a partir das melhores práticas de gestão da informação dos Governos Federal dos EUA (2000), Nacional (2003) e do Governo do Departamento de Alberta (2003). O objetivo desse modelo consiste em avaliar e aprimorar métodos
de gestão da informação em organizações governamentais brasileiras. Sob o ponto de vista histórico, Malin (2006) relata que em meados da década de 1980 a utilização dos recursos tecnológicos para o gerenciamento de todo o ciclo informacional tornava-se cada vez mais dispendiosa. Nesse contexto, o Office
Management and Budget (OMB) do Governo Norte-Americano, publicou o Ato Legal
A-130, em 1985, oficializando a gerência da informação como recurso organizacional, responsabilizando-o por uniformizar as políticas de Gestão de Recursos de Informação e estabelecer parâmetros visando replicar tais políticas nos órgãos e agências federais daquele país. Ao abordar a complexidade nesse contexto a autora ressalta que cada tipo de Estado requer uma base de informações para operar, e quanto mais funções diferenciadas exercer, maior e mais complexa será essa base, assim como os fluxos de informação que a compõem.
O objetivo do modelo de autoavaliação é fornecer aos níveis estratégicos de organizações governamentais, especialmente as brasileiras, condições para planejar o aperfeiçoamento da gestão da informação, estabelecer prioridades e identificar pontos fracos e pontos fortes por meio de um instrumento desenvolvido especialmente para esta finalidade. O modelo criado por Malin (2006) abriga três questões focais: (i) a organização - cultura informacional, gerencial e organizacional; (ii) a capacidade gerencial - processos, pessoas e ferramentas; e (iii) a informação - conteúdo, utilidade e uso. No Quadro 2 são descritos os critérios de avaliação adotados por Malin (2006) para o modelo de autoavaliação. Os critérios abrigam um conjunto de assertivas e cada uma das assertivas descreve uma diretriz ou uma prática institucional relacionada à gestão da informação. O formulário de auto- avaliação contendo todas as assertivas é apresentado no apêndice A.
Quadro 2 - Critérios do modelo de autoavaliação da gestão da informação
Critérios do modelo de autoavaliação de práticas de gestão da Informação
Cultura informacional e cultura gerencial necessária para promover e sustentar o gerenciamento da informação.
Capacidade da organização para: desenvolver o planejamento integrado da gestão dos recursos de informação; organizar a TI da organização para apoiar o gerenciamento da informação; desenvolver responsabilidades e coordenação no gerenciamento; e desenvolver competências e instrumentos para gerenciar a informação.
Gestão do ciclo de vida: acesso e compartilhamento; classificação quanto ao nível de acesso; e da geração e coleta de informação.
Gestão dos padrões relacionados à organização da disseminação; do descarte; da preservação; e da segurança física e lógica da informação.
Gestão da utilidade e uso da informação relativo à: pertinência; precisão; e oportunidade da informação para o usuário e atendimento às suas necessidades.
Na estruturação do modelo Malin (2006) propôs cinco níveis de graduação para as assertivas no momento da aplicação do instrumento. Os níveis de graduação das assertivas são apresentados no Quadro 3:
Quadro 3 - Níveis de graduação das assertivas
Níveis de graduação das assertivas (0) - Não Característica
A assertiva deve ser considerada como não característica se não houve registro concreto de que a organização desenvolveu ações no sentido do atendimento da assertiva. Tem o mesmo significado de não aderente.
(1) - Fracamente Característica
A assertiva deve ser classificada como fracamente característica se houver dados ou fatos concretos demonstrando que a organização alguma vez desenvolveu a ação de forma isolada e desestruturada, ou que só existe adesão a uma parte marginal e secundária da assertiva.
(2) - Moderadamente Característica
A assertiva deve ser classificada como moderadamente característica se houver dados ou fatos concretos que mostrem que a organização vem desenvolvendo ações ad hoc e pouco
estruturadas, ou que só parte da organização compreende e adota a assertiva, ou se existe significativa adesão à parte da afirmativa.
(3) - Fortemente Característica
A assertiva deve ser considerada fortemente característica se houver dados ou fatos concretos que mostrem que a organização vem regularmente desenvolvendo ações, ainda que falte articulação e/ou integração no nível organizacional. Ou, que a maior parte da organização compreende e adota a assertiva, ainda que existam ilhas de resistência ou que existe adesão à parte mais relevante da assertiva.
(4) - Absolutamente Característica
A assertiva deve ser considerada absolutamente característica se houver dados ou fatos concretos que mostrem que a organização vem desenvolvendo ações sistemáticas, estruturadas e integradas em toda organização ou que a afirmação está totalmente de acordo com a realidade da
organização. Fonte: Malin (2006)
Durante a aplicação do instrumento de autoavaliação, Malin (2006) recomenda a comprovação de todos os fatos por dados objetivos e o levantamento de evidências. Essa atividade permitirá ao avaliador refletir objetivamente sobre o quanto a afirmação contida no item é ou não é representativa da realidade da organização, baseado em dados e não apenas em impressões pessoais. Após a aplicação do formulário, elabora-se uma Tabela resumo relacionando os pontos fortes, pontos fracos e respectivas propostas para enfrentá-los.
De acordo com Malin (2006), na aplicação da autoavaliação das práticas de gestão da informação na Administração Pública, cada organização deve conduzir internamente o processo (aplicação do instrumento, apuração e análise dos resultados). A avaliação deve ser realizada por uma equipe composta pela alta administração e técnicos, por ela indicada, com grande conhecimento sobre a organização.
A autora propõe que essa equipe tenha os seguintes perfis: representante da gestão de cada uma das áreas-fim de informação: tecnologia, biblioteca, arquivo, gestão de documentação, centro de informação e comunicação; representantes da gestão das áreas-fim do órgão; representante do nível estratégico da organização; e profissional treinado na metodologia.
No entanto, Malin (2006) não definiu uma quantidade específica de representantes por organização que será auto-avaliada. Tomando como base os perfis propostos para a equipe e cada perfil representado no mínimo por um representante de área, encontra-se um total com no mínimo oito representantes. Entretanto, pode-se inferir que a quantidade de representantes é proporcional ao porte da organização avaliada e de acordo com quantidade de áreas-fim.
Sobre a aplicabilidade deste modelo, identificou-se na literatura um estudo desenvolvido por De Paula (2011) que aplicou um instrumento para analisar a gestão da Informação em uma organização governamental brasileira, produtora de um grande volume de informações em circulação. O instrumento concebido por De Paula (2011), entre outras referências, utilizou o modelo concebido por Malin (2006), ele foi testado e possibilitou identificar o nível de amadurecimento da Gestão da Informação em uma organização governamental brasileira.