As unidades de Auditoria Interna podem utilizar vários instrumentos na realização das suas atividades, sendo um dos mais importantes, o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT), pois contêm a lista dos trabalhos a serem realizados durante o decorrer do ano de competência e guiará os auditores na execução das atividades.
O PAINT, segundo Instrução Normativa CGU nº 24, de 17 de novembro de 2015, deve ser elaborado pela unidade de Auditoria Interna e conter a definição dos trabalhos a serem desenvolvidos no exercício posterior a sua elaboração, não devendo constar os atos de gestão. As seguintes informações abaixo são necessárias (art. 2º, caput e § 2º):
a) Os temas ou macroprocessos que poderão ser auditados (art. 4º, I); b) A Matriz de riscos, com descrição de sua elaboração (art. 4º, I);
c) Classificação de riscos dos temas ou macroprocessos que poderão ser auditados (art. 4º, I e § 1º);
d) Seleção dos temas ou macroprocessos que serão auditados (art. 4º, II); e
e) Estimativa de horas que serão dedicadas à capacitação em cursos e eventos, alinhados às atividades de auditora (art. 4º, III e § 2º) (BRASIL, 2015).
Castro (2015, p.459) acrescenta aspectos importantes a serem informados neste planejamento, tais como: origem da demanda; objetivos da auditoria e possíveis resultados; cronograma dos trabalhos e a alocação dos recursos humanos necessários para cumprir os prazos e atividades.
Os princípios orientadores para emissão do PAINT são a segregação de funções e a preservação da independência da atividade de auditoria interna (art. 2º, § 1º), e para a sua elaboração deve usar os seguintes documentos organizacionais (art. 3º):
a) Planejamento estratégico; b) Estrutura de governança;
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c) Programa de integridade;
d) Gerenciamento de riscos corporativos; e) Controles existentes;
f) Planos, metas e objetivos específicos; e g) Programas e políticas organizacionais.
Neste processo de planejamento e elaboração do PAINT deve estar contemplado os planos e objetivos da entidade, programas e ações conforme orçamento próprio; a legislação relacionada; os resultados das últimas auditorias realizadas, tanto pela CGU, TCU e da própria unidade de Auditoria Interna. Há também as próprias demandas internas da unidade e do corpo técnico disponível para execução das atividades.
Dado o grande número de ações programáticas necessárias para o funcionamento das entidades governamentais, faz-se haver uma seleção das atividades, escopos e diligências, utilizando uma metodologia que vise selecionas as áreas a serem auditadas e construindo uma Matriz de Risco, em termos de impacto e probabilidade (art. 4º, § 1º).
A Matriz de Riscos pode ser elaborada levando em conta os macroprocessos existentes, o qual exige um mapeamento na instituição de todos os processos existentes, mantendo-se assim uma visão panorâmica dos riscos envolvidos e sua magnitude, ou os temas passíveis de serem trabalhados, em conformidade com as perspectivas de materialidade, criticidade e relevância.
O levantamento dos temas ou macroprocessos a serem trabalhados, requer conhecer, na entidade auditável, quais os produtos que serão gerados e qual a contribuição para a sociedade (missão, valores, planejamento estratégico, gerenciamento de riscos, dentre outros). Para isso, a unidade de Auditora Interna pode utilizar como instrumentos de identificação, entrevistas, reuniões e aplicação de questionários com os gestores da entidade.
A definição dos macroprocessos exige um mapeamento e pode ser classificado como Macroprocessos finalísticos caso sejam diretamente relacionados ao negócio e à razão de existir da entidade, no caso das universidades seriam o ensino, pesquisa e extensão. Ou como Macroprocessos de apoio, onde os macroprocessos estão relacionados ao suporte às atividades-fim da instituição, englobando áreas como Administração e Infraestrutura; Planejamento e Orçamento; Gestão de pessoas, dentre outras.
Ao observar estes pontos, busca-se com o PAINT realizar o planejamento em seu nível tático, sendo necessário ainda elaborar o planejamento operacional dos seus trabalhos de auditoria, definindo assim o escopo, objetivos, critérios de análise, dentre outros.
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O processo para a elaboração e posterior aprovação do PAINT possui o seguinte trâmite, conforme esta mesma instrução:
1. Elaboração da peça preliminar pela Auditoria Interna (art. 2º, caput).
2. Envio para o órgão de controle interno, Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União, até o último dia útil de outubro do ano anterior à aplicação do PAINT (art. 5º), que terá 15 dias úteis, contados do recebimento, para emitir parecer.
Obs.: Caso a CGU não se manifeste neste prazo, a peça continuará o trâmite normalmente, não se constituindo como pré-requisito impeditivo para o processo (art. 6º, § 1º). Caso este órgão manifeste-se e emita sugestões, à Auditoria Interna é facultada atender ou não tais recomendações, caso não atenda as recomendações propostas pelo órgão de controle interno, deve-se emitir um documento com justificativa das proposições que decidiu recusar. 3. Aprovação da proposta de PAINT por parte Conselho Superior até o último
dia útil do mês de dezembro do ano anterior à execução (art. 7º). Devendo estar acompanhado do parecer do Órgão de Controle Interno e um documento expondo quais as proposições, emanadas por este órgão, que foram aceitas e as recusadas, estas devidamente justificadas.
4. Envio do PAINT atualizado com as proposições aprovadas ao órgão de controle interno (CGU) até o último dia útil de fevereiro ano para aplicação do PAINT (art. 8º). Soma-se aos documentos acima mencionados, a ata da deliberação do Conselho Superior.
No Quadro 09 é apresentado um resumo deste processo de elaboração e aprovação mencionadas acima:
Quadro 9 - Prazos relacionados ao PAINT
Órgão Ação Prazo
Auditoria Interna Envio da proposta do PAINT à análise prévia pela CGU
Último dia útil de outubro do exercício anterior à execução
CGU Manifestação sobre o PAINT Até 15(quinze) dias úteis após o recebimento
Conselho de Administração ou a instância equivalente ou, inexistindo, o dirigente máximo do órgão ou entidade
Aprovar o PAINT Até o último dia útil de dezembro do exercício anterior à execução
Auditoria Interna Envio do PAINT aprovado para a CGU
Até o último dia útil de fevereiro do exercício em execução
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A finalidade deste plano é estruturar as atividades a serem desenvolvidas pela Auditoria Interna no exercício posterior ao de sua elaboração, elencando prioridades, considerando fatores como dimensionamento e melhor aproveitamento do tempo, recursos humanos e materiais existentes, além de ações de controle e programação dos trabalhos, identificando áreas com riscos mais relevantes, efetuando planejamento para minimizá-los e permitindo a racionalização das ações de controle nas instituições.
O PAINT é o documento de planejamento da Auditoria Interna, pois além de definir os objetos e objetivos das Auditorias a serem realizadas, também estabelece as diretrizes necessárias para que os trabalhos de auditoria sejam coordenados e organizados.