Del II Gjeldende rett
6 Beregning av gevinst og tap
a. Base comum do modelo
Par a at ingir os obj ect ivos pr et endidos, as hipót eses que ser ão levant adas t er ão t odas com o base com um um conj unt o de pr essupost os que se pr ocuram explicar nas alíneas seguint es.
(1) O Papel da Direcção de Aquisições
Encont r a- se em fase de est udo a cr iação da Dir ecção de Aquisições, pr evist a na dir ect iva n.º 263/ CEME/ 01, desconhecendo- se ainda qual a dim ensão das suas funções, nom eadam ent e se vai lim it ar - se a lançar os pr ocessos de aquisições r efer ent es à LPM e ao PI DDAC, se vai t am bém lançar os pr ocessos de aquisições de Bens Dur adour os da r esponsabilidade das diver sas Dir ecções Logíst icas, cont r ibuindo est as apenas com as especificações t écnicas e quant idades dos bens a adquirir, ou se por out ro lado v ai t am bém lançar os pr ocessos de aquisições de t odos os bens hoj e adquir idos pelas r efer idas dir ecções75 par a m anut enção dos equipam ent os à sua responsabilidade.
Num t r abalho r ealizado no I AEM76 em 1998 por um Gr upo de Tr abalho da Logíst ica par a a Reest r ut ur ação, pr ev ê- se a cr iação de um a Dir ecção de Aquisições, int egr ada no Com ando da Logíst ica77, que cent r aliza t odo o pr ocesso de execução das Leis de Pr ogr am ação Milit ar , const it uída por especialist as na ár ea adm inist r at iva, financeir a e j ur ídica.
No m odelo que se apr esent a nest e t r abalho, o papel que se defende par a a Dir ecção de Aquisições ( DA) , que se pr esum e aqui a sua cr iação no Com ando da Logíst ica, em bor a não se sabendo ainda se aí vai ser criada ou se o vai ser no EME78, consist e no alar gam ent o das suas at r ibuições no sent ido de passar a lançar , adicionalm ent e às funções que est iver em pr evist as, os pr ocessos de aquisição de det er m inados Bens de Consum o Cor r ent e. Par a esse efeit o, não se pr evê a necessidade de pr oceder a alt er ações significat ivas à est rut ur a que for pensada par a as r est ant es at r ibuições, um a v ez que os requisit os t écnicos, adm inist rat iv os e legais para o lançam ent o de pr ocessos de aquisições dest e t ipo de bens é em t udo sem elhant e aos dos Bens Dur adouros, sendo inclusive m ais sim ples no âm bit o da elabor ação do Cader no de Encar gos.
75 Nom eadam ent e sobr esselent es, far dam ent o, et c. 76 I nst it ut o de Alt os Est udos Milit ar es.
77 Ver Anex o I – I nt egr ação do Sist em a de adm inist r ação Financeir a na est r ut ur a super ior do Exér cit o.
78 Aí j á Div isão de Aquisições, ou inclusiv e cr iada ao nív el do Minist ér io, sendo indifer ent e a sua localização par a efeit os do pr esent e t r abalho.
Par a que est a at r ibuição possa ser eficazm ent e desenvolvida t or na- se necessár io pr oceder à r ecolha j unt o das UEO de um a list a de ar t igos79 que sej am consider ados viáveis80 par a lançar pr ocesso de aquisições por est a Dir ecção81, e dos quais se dá exem plo em Anexo82.
Sendo norm al que na est r ut ur a da Dir ecção de aquisições est ej a pr evist o um gabinet e j ur ídico par a o acom panham ent o dos pr ocessos de aquisição, a sua ut ilização no m odelo que agora se defende const it ui um a significat iv a m ais v alia face ao m odelo vigent e, onde não exist e qualquer acom panham ent o j ur ídico dos pr ocessos elabor ados nas UEO. Por out r o lado, obt êm - se ganhos na celer idade do processo, pois se at é agora um a par t e dos pr ocedim ent os83 dever ia ser apr ovado super ior m ent e, o fact o de est ar à DA at r ibuída a t ar efa de os execut ar e de est ar dot ada dos m eios hum anos adequados par a o r ealizar , t or nar ia desnecessár io est e passo, no caso do Cader no de Encar gos, e t or nar ia m ais r ápida a apr ovação da Minut a do Cont r at o Escr it o, um a vez que não ser ia necessár io est e passar por vár ios níveis at é chegar à ent idade com pet ent e par a os aut or izar , j á que a DA se encont r a na est r ut ur a super ior do Exér cit o.
Por out r o lado, ao se elim inar das UEO a necessidade de elabor ação dest es pr ocessos de aquisição, cont r ibui- se par a a r edução dos r ecur sos hum anos env olv idos nest a área, para a sim plificação de procedim ent os ao nív el das UEO, par a a r edução do t r abalho do Cm dt / Dir / Chefe, o qual deixa de se pr eocupar com o cum prim ent o de form alidade legais num núm ero significat iv o de aquisições. Assim , em função das quant idades anuais pr evist as de consum o de cada um dos bens, a DA pr oceder ia ao lançam ent o dos procedim ent os de aquisições, os quais respeit ar iam a form alidade legal aplicável a cada bem em função das suas car act er íst icas e quant idades pr evisíveis de consum o anual.
Em face das quant idades de det er m inados art igos, é perfeit am ent e adm issível que se t or ne necessár io o lançam ent o de Concur sos Públicos int ernacionais, abrindo assim o leque de concorr ent es. Tam bém em face das quant idades a concur so, é de adm it ir que, em alguns ar t igos, a ent idade a concor r er sej am os pr ópr ios
79 Caber ia ao Cent r o de Finanças efect uar a r ecolha das necessidades das UEO da sua ár ea de r esponsabilidade, quer em quant idades, quer em especificações.
80 A viabilidade assent a em vár ios aspect os, nom eadam ent e, a quant idade m ínim a consum ida m ensalm ent e, a quase univ er salidade de consum o nas UEO, ser um pr odut o de pr odução não local e específica que inv iabilize a sua aquisição cent r alm ent e. Finalm ent e dev er ia ser analisado se as quant idades a adquir ir consist ir iam em quant idades económ icas de aquisição.
81 Quant o a ser v iços com o cont r at os de m anut enção, ser v iços de lim peza, ent r e out r os, est es poder iam ser cent r alizados nos Cent r os de Finanças, o que, pelo fact o de se lançar um concur so par a um det er m inado núm er o de unidades, t or na t am bém possív el obt er das em pr esas concor r ent es m elhor es pr eços dev ido ao v olum e de ser v iços cont r at ados. Est a função não fer e o Regulam ent o do Cent r o de Finanças, o qual j á r efer e a com pet ência de “ Pr oceder a est udos de m er cado, com v ist a a definir as condições que, pr opor cionando m aior es vant agens económ icas, dev er ão ser obser v adas na aquisição de bens, ser v iços e obr as...” , podendo est a at r ibuição ser desem penhada pela Secção de Gest ão Or çam ent al.
82 Ver Anexo F – List a de ar t igos possíveis de ser em t r abalhados pela Dir ecção de Aquisições. 83 Cader no de Encar gos, Minut as de Cont r at os.
fabr icant es84, perm it indo- se obt er ganhos significat iv os nos preços ao se elim inar dois ou m ais nív eis de int erm ediários85.
(2) O Sistema de Informação de Gestão
O r ecur so adequado às t ecnologias infor m át icas é hoj e um suport e essencial para o sucesso de qualquer or ganização, nom eadam ent e no que se r efer e à r acional ut ilização dos recursos, assim com o à sua eficiência.
A im plem ent ação de um adequado Sist em a de I nfor m ação de Gest ão é fundam ent al par a o eficaz funcionam ent o de um sist em a do t ipo que aqui se apont a. Ligando os t rês níveis do Sist em a de Adm inist r ação Financeir a do Exér cit o, est e sist em a deve per m it ir à UEO pr oceder à consult a dos cont r at os de for necim ent o adj udicados pela DA, efect uar a r equisição86 dos bens dir ect am ent e aos for necedor es com r ecur so ao EDI , dando disso conhecim ent o ao CFin, a consult a da exist ência em ar m azém87, conhecer a sua execução or çam ent al, obt er infor m ação sobr e as dat as pr evist as de ent r ega, et c.. Deverá t am bém perm it ir aos CFin, r eceber por EDI as fact ur as dos for necedor es, efect uar o r egist o aut om át ico após r eceber das UEO a confer ência digit al da Guia de Rem essa, e após as fact ur as est ar em pr ont as par a pagam ent o t r ansm it ir em par a a DSF os dados necessár ios par a est a efect uar o pagam ent o a for necedor es.
Não se pr et ende aqui definir qual o sist em a de infor m ação que se deve m ont ar , pois o seu pr ocesso de planeam ent o88 é com plexo, e obrigaria a um t rabalho à par t e.
Já exist e, no ent ant o, em uso no Exér cit o um Sist em a de I nfor m ação, a funcionar ao nív el inferior do Sist em a de Adm inist r ação Financeir a, a aplicação RFW89, baseada no Sist em a RRI NG90, a qual é ut ilizada hoj e para fazer a cont abilidade, est ando t odas as UEO do Exér cit o com Secção de Logíst ica ligadas em r ede ao CI E. Est á nest e m om ent o em desenvolvim ent o a aplicação que per m it e que a RFW chegue ao CFin, o que perm it irá que est e t enha, em t em po r eal, conhecim ent o daquilo que a UEO est á a lançar. Significa ist o que, sem cust os incom port áv eis, seria possív el adapt ar o act ual sist em a de infor m ação às necessidades do m odelo agor a levant ado, quer por se poder r ecor r er aos conhecim ent os e capacidades dos t écnicos de inform át ica do Ex ércit o env olv idos no proj ect o RRI NG, quer por se subcont r at ar ser viços de t écnicos civis par a desenvolver em o sist em a, o que ser ia
84 ao inv és do act ual m odelo em que quem concor r e e for nece as UEO são m er os r et alhist as. 85 I m por t ador , Gr ossist a e Ret alhist a.
86 O que im plica a elabor ação do com pr om isso de for m a aut om át ica. 87 No caso da pr im eir a e da segunda hipót eses.
88 Ver Anex o G – Planeam ent o de Sist em as de I nfor m ação. 89 Recur sos Financeir os Window s.
m uit o m enos dispendioso do que adquirir um Sist em a com plet o, pois se cont r at ar ia apenas ser viços e não se suport aria o cust o adicional de aquisição de um a t ecnologia propriedade de um a em pr esa de soft w ar e.
Exist indo um a aplicação dest e t ipo a funcionar , com pr ot ocolos de com unicação j á est abelecidos, ser ia possível a sua adapt ação par a as necessidades dest e sist em a91, sendo que a lógica agor a ser ia inver sa, ou sej a, a UEO t er conhecim ent o, em t em po r eal, dos r egist os efect uados pelo CFin.
De r efer ir que a RFW funciona por m ódulos, sendo possível elim inar os que deixarem de ser necessár ios92 ou t ransfer ir m ódulos par a out r as aplicações93. Adicionalm ent e, ser ia necessár io cr iar um a int er face com os sist em as de EDI , aos quais r ecor r em j á hoj e m uit as em pr esas nacionais.
(3) O Controlo Orçamental e o papel dos Centros de Finanças
No m odelo que se propõe apont a- se par a a m anut enção da at r ibuição das dot ações orçam ent ais às UEO, cont inuando assim a r esponsabilizar o respect iv o Cm dt / Dir / Chefe pela gest ão dos r ecur sos financeir os post os à sua disposição, var iando o cont r ole dest as dot ações em função das hipót eses de im plem ent ação apr esent adas. Assim , consider ando que o m odelo aqui apr esent ado pr ovoca um a r edução dr ást ica do núm er o de for necedor es a t r at ar ao nível do Exér cit o, qualquer das hipót eses apr esent adas a seguir facilit ar á que a cont abilidade sej a efect uada no Cent r o de Finanças, t al com o aliás est á prev ist o no seu r egulam ent o94, sendo assim aqui efect uados os r egist os a par t ir dos docum ent os enviados pelas UEO, infor m ando- se est as m ensalm ent e do est ado da sua execução or çam ent al.
Com a exist ência de um adequado sist em a de inform ação95 ser á possível à UEO consult ar per m anent em ent e o est ado da sua execução orçam ent al.
Quando as UEO pr ocedem à encom enda ao for necedor por m eio de EDI , os CFin são infor m ados aut om at icam ent e pelo sist em a de infor m ação, o qual pr ocede à pr é- cabim ent ação por for m a a que a UEO t enha per m anent em ent e a infor m ação sobr e qual o saldo das suas dot ações or çam ent ais, incluindo t udo o que foi encom endado e ainda não fact ur ado.
As fact ur as dos for necim ent os ao abr igo dos pr ocessos de aquisições ser iam enviadas dir ect am ent e pelos for necedor es par a o CFin, o qual as confer ia com as
91 I nfor m ação confir m ada j unt o do Maj or Vieir a, t écnico de infor m át ica r esponsáv el pelo desenv olv im ent o da aplicação RFW.
92 event ualm ent e t esour ar ia.
93 caso dos m ódulos da ADME e dos Vencim ent os, que facilm ent e podem ser t r ansfer idos par a a aplicação RHF ( Recur sos Hum anos Window s) .
94 Ver Anexo H – Regulam ent o dos Cent r os de Finanças.
Guias de Rem essa env iadas e cert ificadas pelas UEO, ou out r a ent idade env olv ida no pr ocesso, e pr oceder ia ao seu r egist o cont abilíst ico.
Pr efer encialm ent e, dever - se- ia r ecor r er , par a est es for necim ent os, ao EDI , o que im plicar ia a recepção no CFin da fact ur a elect r ónica, a qual ser ia confer ida pela UEO dir ect am ent e no sist em a, o que possibilit ar ia o seu r egist o aut om át ico na cont abilidade assim que conferida.
Adicionalm ent e, ser iam r egist adas as fact ur as de out r os for necim ent os, que a UEO enviar ia par a o CFin, assim com o aquelas r efer ent es a ser viços pr est ados, sendo possível a UEO consult ar o est ado da sua execução or çam ent al.
Docum ent os com o aqueles r efer ent es a com unicações, ener gia e água, os quais j á são hoj e norm alm ent e pagos por t ransfer ência bancár ia, t am bém poder iam ser env iados para o CFin, e inclusiv e negociar com os oper ador es o seu envio por m eio de EDI , o que possibilit ar ia o seu r egist o aut om át ico após confir m ação e consult a dest es docum ent os pela UEO dir ect am ent e no sist em a.
(4) O Pagamento das aquisições
Com a r edução do núm er o de for necedor es, t or na- se t am bém possível a cent r alização de t odos os pagam ent os96, incluindo os ser viços pr est ados às UEO, as aquisições feit as com base nos pr ocessos de aquisições r ealizados pela DA e as r est ant es aquisições a cr édit o efect uadas pelas UEO.
Dest a for m a, ent endo que, sendo o r egist o das aquisições efect uado no Cent r o de Finanças, t al com o indicado na alínea ant er ior , poder á est e cont r ibuir par a a sim plificação da t ar efa de pagam ent os a for necedor es a nível cent r al, papel est e a ser desem penhado pela Repar t ição de Gest ão Financeira e Cont abilidade da Dir ecção dos Ser viços de Finanças, a qual se pr evê venha a absor ver a Repar t ição de Cont abilidade e Tesour ar ia da Chefia de Abonos e Tesour ar ia. De r efer ir que, além daqueles que result am de aquisições ao abr igo de pr ocessos de aquisições realizado pela DA, ex ist em t am bém m uit os out r os fornecedores com uns às diver sas UEO97.
Est e m odelo est á m uit o dependent e de um adequado sist em a de infor m ação , o qual possibilit ar ia definir , na alt ur a do r egist o, qual o pr azo de pagam ent o, pr opondo r egular m ent e o sist em a quais os pagam ent os a efect uar, os quais ser iam concr et izados at r avés de t r ansfer ência bancár ia, fazendo uso dos sist em as de hom ebanking j á à disposição em t odos os bancos do sist em a bancár io nacional. Com pet iria, port ant o, ao CFin v alidar os docum ent os e inform ar a RGFC daqueles que se encont r am pr ont os par a pagam ent o, assim com o do pr azo cont r at ado par a
96 Sej a no Cent r o de Finanças da RM/ ZM ou na pr ópr ia Dir ecção dos Ser v iços de Finanças. 97 EDP, Por t ugal Telecom , Pet r ogal, Manut enção Milit ar , Oper ador es de Telem óv el, et c..
o fazer .
Um t al sist em a de pagam ent o, elim inaria a necessidade de r ecibos, um a vez que o com pr ovat ivo do pagam ent o ser ia o docum ent o da t r ansfer ência bancár ia, ou o r ecibo r ecebido por via EDI98.
De r efer ir que pagam ent os de ser viços com o a água, elect r icidade e com unicações j á são hoj e pagos por t r ansfer ência bancár ia aut om át ica, sem int er venção algum a das UEO no pr ocesso que não sej a a da ver ificação da confor m idade daquilo que é fact ur ado.
b. Hipóteses de implementação
As hipót eses m ais viáveis de im plem ent ação do m odelo envolvem difer ent es ent idades confor m e o pr ocesso a em pr egar e são as que a seguir se apr esent am .
(1) Armazenagem no DGME
A prim eira hipót ese consist e na at ribuição ao DGME99 do papel de ent r epost o logíst ico ent re os for necedor es e a UEO.
Est a hipót ese pr ocur a gar ant ir o m elhor preço j unt o do for necedor , ao se elim inar a est e a r esponsabilidade de dist r ibuição dos seus ar t igos, apr oveit ando as