Barna og foreldrenes opplevelser av uteområdene

É fundamental que haja uma boa gestão do aprovisionamento e armazenamento de produtos, de forma a satisfazer as necessidades dos utentes.

34

Este é o processo por onde passam todos os produtos que entram na farmácia, sendo fulcral, no início do estágio, de forma a conhecer os medicamentos e saber onde esses mesmos são armazenados para que, mais tarde, aquando do atendimento identificasse logo o sítio correto de cada um e assim, conseguir um bom atendimento sem demorar muito à procura dos mesmos.

Iniciei, na primeira semana de estágio, pela observação do processo, com o objetivo de adquirir as competências necessárias para futuramente ter autonomia suficiente para auxiliar e efetuar de forma independente.

5.1. Seleção de um fornecedor

A seleção dos fornecedores é de extrema importância e ocorre de acordo com o número de entregas diárias, disponibilidade dos produtos requeridos, condições de negociação (bonificações, descontos) e ainda de acordo com as facilidades de pagamento, de forma a garantir a presença de todos os produtos essenciais.

A farmácia de Gualtar trabalha essencialmente com 4 fornecedores: Alliance Healthcare, Botelho & Rodrigues Lda, Medicanorte – Medicamentos do Norte, Lda e A. Sousa.

A elaboração do pedido da encomenda é, normalmente, feita através do SIFARMA 2000® podendo também ser efetuado por via telefónica, com base na quantidade existente em stock e, essencialmente, no caso das encomendas diárias, no histórico de vendas, uma vez que os produtos com stock mínimo existente que estão em falta, são automaticamente introduzidos no pedido da encomenda de forma a repor o stock mínimo e máximo constado na ficha do produto. É então gerada uma listagem dos produtos encomendados e enviada eletronicamente ao fornecedor.

Para além das encomendas diárias habituais, também são efetuadas encomendas diretamente ao fabricante/laboratório [7] através dos seus respetivos delegados e representantes que visitam a farmácia, onde é necessário criar em primeiro a encomenda informaticamente, selecionando o respetivo fornecedor para que, posteriormente, esta possa ser rececionada.

5.2. Critérios de aquisição de medicamentos e produtos de saúde

A gestão do stock é um critério fundamental devido à existência de um stock mínimo e máximo para os produtos em que tal se justifica, por forma a evitar ruturas de stock e, por outro lado, evitar excedentes. Esta gestão é também condicionada pela procura por parte dos utentes.

35 Com esta funcionalidade, é possível obter uma maior rentabilidade e, ao mesmo tempo, manter o stock necessário para a dispensa do medicamento e assim, satisfazer as necessidades dos utentes.

5.3. Receção da encomenda

A receção de encomendas é feita várias vezes ao dia, sendo que os produtos chegam à farmácia em contentores de plástico ou em caixas de cartão, acompanhados pela respetiva fatura. No caso dos produtos de refrigeração, estes vêm devidamente diferenciados da restante encomenda, sendo os primeiros a serem rececionados e armazenados de imediato antes da receção do resto da mesma, para evitar uma excessiva diferença de temperatura, e assim preservar a sua estabilidade.

Consta, na fatura, a lista de todos os produtos enviados na encomenda, a quantidade pedida, a quantidade enviada, o preço de fatura para a farmácia (PVF), os preços de venda ao público (PVP), exceto para produtos de venda livre, cujo preço é estabelecido pela farmácia, o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) e o valor total. Aquando da receção da encomenda é necessário conferir a fatura para saber se está em conformidade com o que vem debitado. No caso dos produtos que não há em stock é necessário verificar a data de validade; nos produtos já existentes em stock, a validade constada no sistema é a mais curta, de forma a haver um maior controlo e gestão dos produtos.

Relativamente aos psicotrópicos, além de constarem na fatura, vêm acompanhados de uma requisição, posteriormente, carimbada e assinada pela diretora técnica, sendo que o duplicado é reenviado para o fornecedor e o documento original é arquivado na farmácia por um período mínimo de três anos.

Depois de rececionadas as encomendas, as faturas são arquivadas.

Mensalmente é enviado o resumo das faturas, ou seja, o documento com todos os produtos recebidos e o seu respetivo valor, para mais tarde se proceder ao pagamento conforme o acordado com o fornecedor.

Antes de proceder ao armazenamento dos medicamentos e de outros produtos farmacêuticos, os medicamentos não sujeitos a receita médica que não possuem preço impresso na cartonagem são marcados com etiquetas com o respetivo código de barras e PVP. Este preço é calculado tendo em conta o preço de custo à farmácia e a margem de comercialização.

36

5.4. Devoluções

No caso da recolha de produtos do mercado por ordem do INFARMED ou do titular de AIM, de produtos danificados, de produtos cujo prazo de validade tenha expirado ou esteja próximo de terminar, de produtos enviados em quantidade incorreta, erro no envio do produto, erro no pedido de encomenda, ou alteração e remarcação de PVP é necessária a emissão de uma nota de devolução, emitida em triplicado, ficando o original arquivado na farmácia e o duplicado e triplicado acompanham o(s) produto(s).

Esta nota de devolução é enviada ao fornecedor que, caso seja aceite, pode ser regularizada em produtos ou notas de crédito.

Nos casos em que a devolução não é aceite pelo fornecedor, ou se devolvem os produtos diretamente ao laboratório ou são colocados de parte para posterior quebra de stock.

Durante o estágio tive oportunidade de efetuar notas de devolução e a regularização das mesmas.

5.5. Margens legais de comercialização na marcação de preços

De acordo com o artigo 103° do Decreto-Lei nº 176/2006, de 30 de agosto [7], o regime de preços dos medicamentos sujeitos a receita médica é fixado por decreto-lei.

Estes medicamentos apresentam o preço impresso na cartonagem (PIC), ao contrário dos medicamentos não sujeitos a receita médica (MNSRM).

Segundo o Artigo 9° do Decreto-Lei nº 97/2015, de 1 de Junho [10], o PVP do medicamento é composto pelo preço de venda ao armazenista (PVA), pela margem de comercialização do distribuidor grossista e do retalhista, pela taxa sobre a comercialização de medicamentos e pelo imposto sobre o valor acrescentado (IVA).

Para os medicamentos não sujeitos a receita médica (MNSRM) é necessária a impressão de etiquetas com o respetivo preço de venda e este preço é calculado tendo em conta o preço de custo à farmácia (PVF) e a margem de comercialização, que depende do IVA a que o produto é sujeito e do próprio produto.

5.6. Controlo dos prazos de validade

Tal como todos os outros pontos, este não é exceção, sendo fundamental. É muito importante o controlo dos prazos de validade de tudo o que entra na farmácia.

Aquando da receção dos produtos é registado na ficha do produto a validade desse mesmo produto. Quando há vários em stock, a validade registada é a mais curta, de forma a ser vendida primeiramente, garantindo assim, uma boa gestão e qualidade dos produtos.

37 De forma a garantir um melhor controlo nos prazos de validade, todos os meses é emitida uma lista de produtos a expirar num prazo de três meses. É verificada quantidade em stock e a validade.

Todos os produtos em que a validade expire num prazo de três meses são colocados de lado para, mais tarde se proceder à sua devolução ao fornecedor.

5.7. Armazenamento

Como dito anteriormente, depois da receção da encomenda, os produtos são então armazenados no devido lugar, sem esquecer que os produtos que necessitam de refrigeração são os primeiros a serem armazenados antes do rececionamento da restante encomenda. Os produtos farmacêuticos são armazenados no devido sítio, com base na data de validade e de fácil acesso para que os produtos com menor prazo de validade sejam os primeiros a serem dispensados.

Para garantir as condições de armazenamento dos produtos, estas têm que ser monitorizadas, através da realização do controlo de humidade e temperatura, através termohigrómetros e os valores obtidos são tratados informaticamente, o que permite obter as variações dos parâmetros em gráficos.

Respetivamente, os valores de humidade e temperatura admitidos são os seguintes: - Nas zonas de armazenamento: 30-60% e 15-25°C;

- No frigorífico: 80-100% e 2-8°C.

Os registos do controlo de humidade e temperatura são carimbados, assinados e arquivados na farmácia por um período mínimo de 3 anos.

No começo do estágio, como já referido, comecei pelo armazenamento dos medicamentos com o objetivo de conhecer e fixar o sítio de todos os medicamentos presentes na farmácia para que, aquando do atendimento, identificasse de imediato o sítio correto dos medicamentos.