Bakgrunn for å utvikle en strategi om implementering av kvalitetsdokumenter

En av strategiene som St.Olavs har valgt for å sikre effektiv og kvalitetsmessig god behandling er utarbeiding av kvalitetsdokumenter i form av prosedyrer, retningslinjer og pasientforløp. Både pasienter og samfunnet forøvrig har økte krav til kvalitet og effektivitet. For å svare ut kravene må sykehusledelsen kommunisere en forventning om at kvalitetsdokumentene blir omsatt til praksis. Blir kunnskapsbasert praksis nedfelt i prosedyrer tatt i bruk? Eller gjør de ansatte som de alltid har gjort? Hva innebærer implementering? Vi fant en definisjon i en artikkel i tidsskriftet

“ Research-to-Results” som ga mening for oss i vårt arbeid:

Implementation is a “specified set of activities designed to put into practice an activity or program of known dimensions.” A synthesis of the research in the field describes implementation as “a mission-oriented process involving multiple decisions, actions, and correction” (Allison, Blase, og Bowie 2007: 29)

Siden vi er nysgjerrige på om den enkelte arbeidstaker faktisk tar i bruk de skriftliggjorte

kvalitetsdokumentene og om de oppleves som viktige og styrende slik at de blir omsatt i praksis, kan det være hensiktsmessig å presentere hva som kan ligge til grunn for å utvikle en strategi om implementering av kvalitetsdokumenter.

1.3.1 Samfunnets stiller krav til kvalitet i sykehusets tjeneste

Helsetjenesten blir stilt overfor stadig større krav til kvalitet og forskning, pasientene har tilgang på mer kunnskap og forventer høy kvalitet på helsetjenesten. Samfunnets krav til et effektivt og kvalitativt godt helsevesen ligger som en forventning til sykehusets drift. Det regionale

helseforetaket, Helse Midt-Norge som styrende organ for St.Olavs Hospital, har lagt en strategi som er tilpasset øvrige norske helsemyndigheters krav og forventninger på vegne av alle sykehusets interessenter. Denne dokumentasjonen er å finne i styringsdokumenter,

oppdragsdokumenter, kvalitetsdokumenter som f.eks. prosedyrer, retningslinjer og pasientforløp.

14

1.3.2 Styrende dokumenter i offentlig helsetjeneste

Som et svar på disse kravene har St. Olavs Hospital HF etablert “ Forbedringsprogram 2014-2016”. St. Olavs Hospital som har som hovedmålsetting å skape bedre pasientflyt og økt effektivitet (vedlegg 4). Forbedringsprogrammet beskriver St.Olavs satsningsområder for den aktuelle perioden, i tillegg har St.Olavs utarbeidet en egen strategi som er tenkt å sikre framtidig suksess og bidra til å realisere sykehusets ambisjoner. Strategien innehar visjonen

«Fremragende behandling» og bygger på verdiene: respekt, kvalitet og trygghet. Helhet, likeverd og medbestemmelse skal kjennetegne sykehusets kultur (vedlegg 1).

Kvalitetsdokumenter som prosedyrer, retningslinjer og pasientforløp inngår altså i det norske helsevesenets strategiske beslutninger. St.Olavs strategi må som følge av dette inneholde helhetlige og integrerte beslutninger som også angir prosessen og operasjonaliserbare handlingsplaner. Ved siden av overordnet visjon og virksomhetsplaner er forutsigbare og

sømløse pasientforløp å betrakte som del av sykehusets strategier. Målet for sykehusets strategi og forbedringsprogrammet med skriftlige dokumenter skal bidra til å øke forståelsen av

organisasjonens underliggende politikk, kultur og gjenspeile de verdiene som ledelsen fremholder som ønskelige. Videre er intensjonen naturlig nok at fagutøvere skal benytte kunnskapsbasert praksis.

1.3.3 Systematisering av ny kunnskap gjennom kvalitetsdokumenter

St.Olavs Hospital behandlet i år 2000 rundt 317 000 pasienter og i 2010 rundt 517 000 pasienter (vedlegg 4). Økt pasientmengde, raske endringer og ny forskning ligger til grunn for at sykehuset nå vurderer at man må bli flinkere til å vurdere hensiktsmessigheten av de behandlingsvalg som gjøres. De raske endringene i spesialisthelsetjenesten stiller også krav til økt kunnskap blant de ansatte. Det medfører behov for å styrke grunnutdanninger og bedre etter- og

videreutdanninger. I “Forbedringsprogrammet” hevdes det at til tross for nye metoder innen diagnostikk, behandling og oppfølging, er det altfor ofte slik at ny kunnskap ikke blir

implementert på en hensiktsmessig og god måte. I Forbedringsprogrammet heter det:

“En systematisk og forutsigbar implementering av ny kunnskap i sykehuset er derfor en viktig målsetting. Samtidig må innføring av nye tiltak kombineres med en nøyaktig

beskrivelse av hvordan tiltakene skal kvalitetssikres, slik at pasientsikkerheten økes og at uheldige hendelser kan forebygge (vedlegg 4).

15

St.Olavs “Forbedringsprogram” er organisert rundt det som kalles standardiserte pasientforløp.

Pasientforløpene står helt sentralt i sykehusets strategi og er tenkt å utgjøre “navet” i

programmet. Pasientforløp forstås først og fremst som en rettesnor for hvordan behandle ulike diagnoser. Men pasientforløp handler også om pasientens vei gjennom sykehuset og hvilke krav som stilles til aktørene i det totale helsevesenet for å få så sømløse pasientforløp som mulig.

Intensjonen med pasientforløpene er å skape forutsigbarhet både for pasientene og for de ansatte. Det legges vekt på presisjon, tempo, klarhet, regularitet og effektivitet. Det er beskrevet hva som skal gjøres, hvilke behandlingsmodeller som skal anvendes og hvem som skal gjøre det. Rutinene er beskrevet og det forventes at pasientforløpet er både effektivt, pålitelig og forutsigbart. Sykehusledelsen har sterk tro på at systematikk kan bidra til å sikre kvalitet i pasientarbeidet gjennom anvendelse av evidensbaserte behandlingsmetoder som er basert på nyeste forskning.

De skriftliggjorte dokumentene, prosedyrene og pasientforløpene legges ut på sykehusets webbaserte kvalitetssystem; EQS. De ansatte blir orientert om hva som ligger der gjennom mailkorrespondanse etterhvert som prosedyrer ferdigstilles og godkjennes og legges ut elektronisk.

1.3.4 IKT - system som støtte til implementeringsarbeid

EQS er det ledelsesverktøyet som St.Olavs har valgt for kvalitetsstyring der alle styrende dokumenter avvikssystem og risikostyring forvaltes. EQS har som mål å redusere

kvalitetskostnader, forbedre arbeidsprosesser og øke resultatgrad. EQS er altså et webbasert ledelsesverktøy som leveres av leverandøren “Extend Quality System” EQS. I sykehuset er EQS i all hovedsak forstått som sykehusets Elektroniske Kvalitetssystem.

I EQS systemet legges alle sykehusets dokumenter som omhandler målstyring,

arbeidsprosesser, styrende dokumenter, hendelser og tiltak og risikostyring. Systemet er tilgjengelig for alle ansatte som har tilgang på en PC. Det som utarbeides av kvalitetssystemer er altså å finne her og nødvendiggjør derfor kunnskap om EQS som kvalitetssystem, hvordan bruke systemet og kunnskap om hva som er å finne der. Alle kvalitetsdokumentene har en forfatter som også er ansvarlig for å revidere dokumentene. Dokumentene blir godkjent av dokumentadministratorer, som er ledere med linjeansvar og som har fått tildelt

godkjenningsansvar for dokumentene. Ansvaret for implementering av prosedyrer som finnes i det elektroniske kvalitetssystemet, og som er relevant for klinisk og kunnskapsbasert praksis,

16

ligger hos leder. Når det gjelder implementering av pasientforløp blir ansvaret delegert til overlege med klinisk kompetanse på det særlige medisinske området.