Antes de mais, é conveniente evitar a confusão do conselho de família, órgão orientado para alcançar a unidade, com o conselho de administração, órgão legalmente responsável pela administração ordinária da empresa (Gallo, 2016b).
Um conselho familiar ou uma assembleia familiar complementam, em vez de substituir, o conselho de administração (Davis, 2001). O conselho de família estabelece políticas para a família e recomenda políticas que dizem respeito à família ao conselho de administração, como por exemplo o emprego familiar no negócio. O conselho de administração define a política para a empresa e também pode fazer recomendações ao conselho de família em assuntos que dizem respeito à empresa, refere este autor.
Neste contexto, também é importante apresentar as distinções entre reunião familiar, assembleia familiar e conselho familiar:
- A reunião familiar é a estrutura mais simples de organização da família empresária, pois surge informalmente, aproveitando momentos em que a família está reunida, sendo composto apenas pelo fundador e seu cônjuge e, à medida que os filhos vão crescendo, pelos seus filhos (Palacios et al., 2012b; Pérez, 2014). Quando os filhos da família fundadora criam as suas próprias famílias, surge a necessidade de criar uma assembleia familiar e/ou um conselho de família e que se materialize, documentalmente, através de um protocolo familiar (Pérez, 2014).
- A assembleia familiar é uma reunião formal de todos os membros da família. Quando a família é grande ou existem várias gerações familiares, e o objetivo é analisar, discutir e resolver questões estritamente familiares relacionadas com a empresa (Pérez, 2014). As principais funções da assembleia familiar são (Palacios et al., 2012b; Pérez, 2014): Informar periodicamente a família sobre o estado da empresa; Definir os objetivos da família em relação à empresa; Fomentar a cordialidade entre os membros da família; Detetar problemas surgidos na família que afetam a empresa; Elevar estes problemas ao conselho de família e ao conselho de administração; Manter vivos os valores da família e da empresa; Fomentar a formação empresarial dos membros da família. Davis (2001) defende que na assembleia familiar se deve
apenas discutir, e não decidir, a direção da empresa. Segundo este autor, quando a família tem quinze ou menos adultos, pode haver lugar para discussões aprofundadas e criarem-se planos e políticas numa reunião da assembleia familiar, contudo, quando a família cresce para além deste tamanho, certamente, as famílias devem beneficiar de um conselho de família.
- O conselho de família, ou conselho familiar, nasce como consequência do crescimento da família, em que a assembleia familiar abarca um número integrante demasiado grande para poder desempenhar corretamente as suas funções (Palacios et al., 2012b). O conselho familiar define-se como um instrumento de planificação organizativa e estratégico da família, sendo o órgão encarregado de decidir sobre todos os temas que afetam a relação empresa e família (Palacios et al., 2012b; Pérez, 2014). Constitui um fórum de comunicação entre os acionistas familiares, que procuram salvaguardar a harmonia e apoiar a mudança geracional. As suas principais funções são (Pérez, 2014): Ser vínculo de comunicação entre a assembleia familiar e o conselho de administração; Defender os direitos dos diferentes ramos familiares; Proporcionar um ambiente que promova a comunicação entre os familiares; Debater e propor nomes de candidatos ao conselho de administração; Definir os valores e missão da família e o protocolo familiar; Determinar quem pode ter ações da empresa, assim como a política de dividendos; Planificar, dirigir e impulsionar o processo de sucessão na empresa; Tratar outros assuntos de importância para a família.
Díaz (2012) também distingue assembleia familiar de conselho de família. Este autor caracteriza o primeiro conceito como sendo uma reunião de toda a família, incluindo cônjuges ou parceiros consolidados e filhos com 16 ou mais anos, realizada longe das pressões diárias do negócio, em que o único contacto oficial com a empresa é feito nesse dia, podendo ser realizado uma ou duas vezes ao ano, aumentando assim a ligação e o compromisso dos filhos. O segundo conceito, Díaz (2012) aponta ser para unir vontades nas questões mais sensíveis que envolvem a empresa e a família, pois o conselho de família é um órgão de comunicação familiar que surge para resolver conflitos de interesses. Este autor refere, também, que existe a possibilidade legal do conselho de família figurar nos estatutos sociais da empresa. Contudo, Davis (2001) argumenta que tanto a assembleia familiar como o conselho de família ajudam a:
- Desenvolver claramente os papéis, os direitos e as responsabilidades dos membros da família;
- Incentivam os membros da família, os funcionários familiares e os proprietários familiares a agir de forma responsável em relação à empresa e à família;
- Regulam a inclusão adequada familiar e proprietária nas discussões empresariais.
Ainda Davis (2001) defende que a assembleia familiar se reúne, normalmente, anualmente, durando um a dois dias, e inclui todos os membros da família adulta (incluindo os parentes). Este autor alega que as famílias precisam de decidir a idade com que as crianças devem
de se alimentar, embora a maioria das famílias comece a reunir as novas gerações em torno dos 16 anos. Para as crianças pequenas, as famílias ainda devem considerar organizar algumas atividades grupais onde as crianças podem começar a aprender sobre o negócio e a desenvolver relacionamentos com os seus irmãos e os seus primos, propõe este autor.
Também Jaffe (1992) refere que todos os membros da família a partir de uma certa idade devem participar, contudo, crianças até aos 16 anos geralmente não estão incluídas, mas se forem curiosas sobre a empresa e preocupadas com o seu futuro, devem ser bem-vindas.
Gersick et al. (1997) definem o conselho de família (ou conselho familiar) como um grupo que periodicamente se reúne para discutir questões decorrentes do envolvimento da família com a empresa. Para estes autores, o objetivo fundamental de um conselho de família é fornecer um fórum no qual os membros da família possam articular os seus valores, necessidades e expectativas em relação à empresa e desenvolver políticas que salvaguardem os interesses de longo prazo da família.
Para Jaffe (1992), o conselho de família é o meio para abordar e explorar as preocupações familiares que influenciam a empresa e a família. Segundo este autor, na maioria das empresas familiares, essas questões são decididas informalmente e secretamente e o conselho de família vai tornar essas decisões abertas e explícitas.
De uma forma simples, o conselho de família é uma reunião familiar que tem como objeto debater a empresa, a relação da família com a empresa e o futuro de ambas (Ussman, 2004). É um instrumento de planificação e decisão de questões relativas aos valores, políticas e direção futura da empresa (Palacios et al., 2012b).
A tarefa do conselho de família é desenvolver uma nova geração de membros familiares, regulamentar a sua participação na empresa e alinhar a empresa com os planos familiares, ou seja, o conselho de família manifesta a vontade da família em relação à empresa (Jaffe, 2005).
Mas, segundo Jaffe (2005), o conselho de família, por si só, não consegue projetar o futuro de uma empresa familiar forte, sendo necessário um conselho de administração que lide com as realidades da empresa, ajudando a empresa a desenvolver e a inovar por caminhos que às vezes são difíceis de serem permitidos pela família. Assim, a tarefa do conselho de administração, composto normalmente pelo proprietário da empresa, por membros familiares chave ativos na empresa, colaboradores chave e diretores independentes, é olhar para a empresa independentemente da família, fornecendo pesos e contrapesos para que a família não se afaste do que é saudável e legal, refere ainda este investigador.
O desenvolvimento dos negócios da família e a análise das expetativas da família para com o negócio (como ideias de novos negócios, novos projetos e novos investimentos), são alguns
exemplos de assuntos que se reportam ao conselho de família e ao conselho de administração (Brenes et al., 2011).
É através do conselho de família que se organizam outras reuniões familiares, onde se ensine e transmite, aos membros mais jovens do clã e a parentes legais, os valores, as tradições e a história da família (García et al., 2008). A aprendizagem por parte dos familiares mais jovens, que estão a ser envolvidos como proprietários, administradores ou gestores das suas empresas, é um processo que ocorre em grande parte através dos membros da família seniores desde a infância, pois é necessário desenvolver atitudes e habilidades de vantagem singular para empresas familiares de sucesso (Le Breton-Miller e Miller, 2015). Algumas famílias criam mesmo um programa educacional que ajuda os jovens, e às vezes aqueles que se casaram, a aprender sobre as suas empresas familiares (Jaffe et al., 2017).
Jaffe e Lane (2004) sugerem também no seu estudo, a importância de um conselho de família que dura vários dias e a que eles chamam de retiro familiar, que se pode realizar a cada um ou dois anos, e onde toda a família se pode reunir, sejam eles filhos, netos ou cônjuges. Este retiro familiar é um lugar para diversão, onde os membros da família interagem informalmente e onde também se encaminha o negócio.
O conselho de família pode ser um veículo útil para envolver os membros mais jovens da família, para que apreciem a empresa e os seus valores, para que aprendam sobre direitos e responsabilidades familiares em relação à sua empresa e, para saber mais sobre como os seus parentes interagem e como eles podem participar de tais interações num contexto relacionado com a empresa (Le Breton-Miller e Miller, 2015).
O conselho estabelece expetativas claras para a entrada na empresa, reforçando a ideia de que trabalhar na empresa não é um direito ou forma de bem-estar familiar, mas um privilégio para alguém que é responsável perante a família e resultados da empresa (Jaffe, 2005). À medida que a família cresce e desenvolve a sua atividade deve-se tornar mais explícita nestes assuntos.