O processo inicia-se quando uma determinada Organização de Saúde manifesta interesse em participar do processo de Acreditação da JCI. Assim, a Organização de Saúde entra em contato com a JCI e envia-lhe a taxa de inscrição no processo. Em troca a Organização recebe o Manual Internacional de Padrões de Acreditação e um formulário a ser preenchido com informações da instituição requerente do processo (EPLING et al., 2008).
O valor da taxa de inscrição a ser paga depende do porte da Organização e do número de setores que a compõem. Em média, o valor é de vinte e seis mil dólares. Concluída tais etapas, a JCI atua como uma empresa de consultoria para a Organização de Saúde e auditores agendando uma visita de preparação à instituição (JCI, 2012).
Na visita de preparação, são observados a conformidade da gestão da Organização aos padrões do Manual de Acreditação, além dos pontos fortes e fracos existentes e das oportunidades de melhoria. Os auditores atuam no sentido de orientar e capacitar os profissionais da instituição para as não conformidades sejam sanadas e para que a instituição consiga obter, futuramente, o certificado de Acreditação (JCI, 2011).
Durante a visita, uma equipe composta por três auditores realiza uma inspeção completa em cada setor da Organização, avaliando a conformidade de cada área aos padrões de Acreditação. As não conformidades são descritas em um relatório, sendo que a Organização de Saúde tem prazo de seis meses para saná-las até a primeira visita de avaliação. Cada padrão é avaliado de acordo com uma escala de pontuação que varia de zero a dois pontos, sendo que (JOINT COMMISSION, 2011):
Um ponto: significa padrão parcialmente conforme. Dois pontos: significa padrão plenamente conforme.
Caso ao final da visita de preparação, o resultado indique um percentual maior ou igual a 65% de padrões com pontuação dois, a Organização será considerada em conformidade plena, sendo-lhe concedido o prazo de quatro meses para adequação dos padrões em conformidade parcial (JOINT COMMISSION, 2011).
Caso o percentual de padrões com pontuação dois seja inferior a 65%, a Organização será considerada em conformidade parcial, e, como penalidade, lhe será concedido um prazo de dois a três meses para adequação dos padrões parcialmente conformes (JOINT COMMISSION, 2011).
Caso seja observada a existência de, pelo menos, um padrão não-conforme, isto é, com pontuação zero, a Organização será considerada em não-conformidade e, como penalidade, terá um prazo inferior a dois meses para realizar as adequações necessárias (JOINT COMMISSION, 2011).
Encerrados a fase de preparação e os prazos de adequação estabelecidos, inicia- se a fase de primeira auditoria. Nesta fase, uma equipe de auditores da JCI avalia, novamente, a Organização de Saúde. São avaliados registros, procedimentos documentados e práticas de trabalho. São realizadas entrevistas com diferentes profissionais da instituição a fim de obter evidências sobre o cumprimento dos padrões (JOINT COMMISSION, 2011).
A Organização de Saúde é avaliada, quantitativamente, pontuando-se cada padrão em uma escala de zero a dois pontos. Caso a instituição apresente uma porcentagem maior ou igual a 65% dos padrões com pontuação dois, receberá a Acreditação Preliminar e doze meses para adequar os padrões em conformidade parcial (JOINT COMMISSION, 2011). Se Organização apresentar 65% de padrões em conformidade, receberá a Acreditação Preliminar, mas, como penalidade, terá de seis a onze meses para adequação dos padrões em conformidade parcial. Se a Organização apresentar, pelo menos, um padrão não- conforme (pontuação zero), não receberá a Acreditação Preliminar e, como penalidade, terá prazo inferior a seis meses para realizar as adequações (JOINT COMMISSION, 2011).
O status de Acreditação Preliminar permanecerá até a fase seguinte, a segunda auditoria, realizada analogamente à primeira. Ao seu final, será definido se a Organização será ou, não, Acreditada. A Organização tem até trinta dias, após a emissão do relatório final com o resultado do processo, para contestá-lo e requerer uma nova auditoria (JOINT COMMISSION, 2011).
Para isso deve enviar à JCI uma solicitação formal, contendo os pontos de avaliação contestados e propondo uma nova data para realização de outra auditoria. A JCI, juntamente com um Comitê Especialista, decide sobre a validade e a pertinência da solicitação, podendo indeferir ou acatar a solicitação (JOINT COMMISSION, 2011).
A certificação tem validade de três anos. Neste período, a Organização Acreditada será submetida à auditorias de manutenção cuja periodicidade de realização pode ser de um, dois ou três anos. A validade do certificado não ocorre automaticamente e se a Organização estiver interessada em renová-lo, reverá submeter-se novamente a todo o processo de Acreditação (JCI, 2012).
Para renovar a validade do certificado, a Organização deve preencher o formulário de Requisição de Recertificação no site da JCI. Esta devolve a requisitação à instituição, propondo uma data para realização da auditoria de recertificação que pode ocorrer imediatamente após o término do prazo de validade da primeira certificação (JCI, 2011).
As diretrizes de Acreditação da JCI são norteadas pelas políticas de Confidencialidade do processo e de Divulgação dos resultados deste aos interessados (Governo, Sociedade, usuários, Organizações de Saúde em geral e Gestores). A confidencialidade do processo busca preservar a imagem das instituições participantes mantendo sob sigilo informações referentes a (JOINT COMMISSION, 2011):
Detalhes do Relatório final que descreve todo o processo de Acreditação realizado na Organização. Este sigilo é quebrado apenas pelo Governo. As evidências utilizadas durante o processo para comprovar a
conformidade a determinado padrão.
Planos de Ação elaborados e implantados para resolução de eventos sentinela.
Agenda de datas nas quais transcorreram as fases do processo.
Nomes dos profissionais da Organização de Saúde que criticaram práticas e padrões de trabalho realizados pela instituição.
A política de divulgação dos resultados do processo busca fornecer informações sobre a evolução e andamento do mesmo para Organizações Acreditadas, não Acreditadas, Estados e para o país em geral. A divulgação é realizado a partir de dois meio de comunicação: Relatório da Qualidade e pelo site da JCI.
No Relatório da Qualidade são divulgadas informações como (JOINT COMMISSION, 2011):
Status do processo de Acreditação das Organizações participantes. Número atualizado de Organizações de Saúde Acreditadas.
Organizações de Saúde que perderam a certificação. Organizações de Saúde que receberam a certificação. Novos padrões e serviços incluídos no processo.
Normas que definem a negação ou expedição do certificado à Organização.
As diretrizes de Acreditação hospitalar da JCI estão presentes e disponíveis à consulta no Manual Internacional de Padrões de Acreditação Hospitalar. Esse Manual funciona como um roteiro orientativo para a condução das etapas de Acreditação, instruindo os hospitais quanto aos padrões exigidos e as regras legais que regem o processo (JCI, 2011).