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Aqui, cuida-se dos processos de trabalho do gabinete, em que pode o magistrado desenvolver ações para padronizá-los, no que for possível, além de desenvolver planos de ação, com metas e indicadores, para resolver situações concretas que reclamem medidas corretivas. Ainda, dentro dos processos de trabalho, o gabinete recebe os chamados “insumos” de seus fornecedores, tais como os demais gabinetes, a Secretaria da Câmara e dos advogados. É necessário que esses colaboradores tenham conhecimento da maneira como o gabinete espera que atuem, para maximizar os resultados desse processo produtivo.

5.8.7.1 Planos de ação e padronizações

O gabinete pode desenvolver planos de ação, com a definição de metas e indicadores, e padronizar os seus procedimentos mais relevantes. Aqui, cuida-se de medidas visando aprimorar a atividade-fim, mediante definição de algumas regras de como julgar determinados processos, por exemplo, por uma espécie de “plano”.

Esse plano, como já mencionamos, pode ser documentado por meio de uma das ferramentas da qualidade, e testado, pelo ciclo do “PDCA”, para a conferência do alcance ou não dos objetivos propostos (metas). Ao final, o êxito na maneira de julgar determinados processos, por exemplo, por meio de uma rotina eficiente, pode ser documentado por um fluxograma, definindo-se um POP – Procedimento Operacional Padrão.

Entendemos que as padronizações e os planos de ação devem ser divulgados de modo institucional, por um banco de boas práticas do segundo grau de jurisdição, no site do

tribunal, à disposição de todos os colegas, para consulta e adoção. Destacamos, ainda, que o próprio Escritório da Qualidade pode fornecer o apoio técnico aos magistrados, para o desenvolvimento dessas padronizações e planos de ação, independente de ser ou não uma unidade em adesão ao PGQJ. Nesse sentido, a posição de Eliane Garcia Nogueira135, juíza- corregedora e secretária executiva do PGQJ:

A partir da estruturação do Escritório e da importância que vem sendo dada à Administração Judiciária nos últimos anos, desenvolvemos um planejamento para 2009, visando ao preenchimento das necessidades de magistrados e servidores. Destacamos as seguintes ações:

[...]

2. SERVIÇO DE ASSESSORIA EM GESTÃO A MAGISTRADOS:

a) Assessoria em demandas relacionadas ao ambiente de trabalho e que impactam nos resultados individuais e organizacionais: organização cartorária, conflitos interpessoais na equipe do cartório.

b) Assessoria em demandas técnicas e operacionais: melhoria do fluxo de atividades gabinete/cartório, subsídios técnicos para melhoria do trabalho em equipe, para elaboração de pesquisas de atendimento.

c) Assessoria na formatação e desenvolvimento de um sistema de gestão para a Comarca.

d) Assessoria na formação de COMISSÕES MISTAS.

3. ATUALIZAÇÃO e APLICAÇÃO DOS POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) – O Projeto Eficiência, idealizado com o objetivo de unificar, racionalizar e otimizar as rotinas cartorárias, a partir da utilização da ferramenta da Qualidade conhecida como POP, chega nesse ano na sua fase de aplicação pela Corregedoria-Geral da Justiça, e atualmente os resultados estão sendo monitorados em quarenta comarcas. Alguns POPs necessitam atualização que já está sendo realizada.

Por outro lado, a respeito dos aspectos técnicos para o desenvolvimento de planos de ação e de padronizações, destaca-se o estudo de Rosane Wanner da Silva Bordasch136, em sua dissertação de Mestrado Profissional em Poder Judiciário pela FGV, publicada pelo TJRS, onde há análise detalhada das ferramentas da qualidade aplicáveis para esses fins. As explicações complementares sobre o gerenciamento da rotina, o gerenciamento por processos e a gestão judiciária são relevantes e transbordam o objeto do presente estudo, constituindo mesmo uma dissertação específica sobre o tema, cuja leitura ora se recomenda. Vale citar, contudo, a sua conclusão, pela relevância e pertinência:

O controle e a melhoria dos processos e das rotinas cartorárias envolve inafastável mudança cultural na organização: todos devem desenvolver a

135 _{NOGUEIRA, Eliane Garcia. A atualidade do Plano de Gestão pela Qualidade do Judiciário – PGQJ.}

Multijuris: primeiro grau em ação, Porto Alegre, n. 07, p. 30-32, jun. 2009, p. 31.

136 _{BORDASCH, Rosane Wanner da Silva. Gestão cartorária: controle e melhoria para a razoável duração dos} processos. Porto Alegre: Departamento de Artes Gráficas do TJRS, 2009, p. 104-105.

visão sistêmica, entendendo e observando o encadeamento dos atos, onde operadores e setores se sucedem como fornecedores-clientes, pelo que não basta a “transferência” do gargalo ou problema, pois todos buscam o resultado.

Vale sintetizar:

a) a organização é um sistema e todas as pessoas, assim, estão vinculadas por relações “fornecedor-cliente” na busca pelo resultado;

b) a qualidade é tarefa de todos;

c) o aperfeiçoamento e o aprendizado devem ser contínuos, a fim de que sejam obtidas melhorias e inovações nos processos de trabalho;

d) é tarefa dos líderes a promoção da mudança e o entendimento de todos acerca do sistema que integram.

Trata-se de metodologia de simples apreensão e de fácil aplicação, cuja implantação é cabível em qualquer nível ou setor da organização.

O gerenciamento dos processos e rotinas com a utilização do PDCA constitui alternativa de baixo custo, caso comparada às perdas que as anomalias estão a produzir. A demora na tramitação do processo impõe pesado ônus à sociedade.

5.8.7.2 Especificação dos requisitos aos fornecedores

O gabinete deve solicitar o atendimento dos requisitos dos seus processos de trabalho aos fornecedores internos (Secretaria da Câmara e gabinetes) e externos (advogados). Para esse propósito, é necessário que o magistrado mantenha canais abertos de interlocução com tais fornecedores, por meio de reuniões, divulgação dos requisitos ou outros meios.

Trata-se de fator importante, que esses interlocutores tenham conhecimento de como o gabinete espera que forneçam os seus insumos, a fim de procurar atender, desde que seja algo adequado.

Pode-se definir, por exemplo:

com a Secretaria da Câmara: os horários e o modo como os processos devem ser entregues e recolhidos da maneira mais eficiente;

com os advogados: os horários e o modo como serão recebidos e atendidos, inclusive pela Internet, para que também forneçam seus insumos (memoriais, petições, etc.) sem comprometer outros processos de trabalho do gabinete;

com os gabinetes da Câmara ou do Grupo Cível: a forma e o prazo com que devem enviar os autos para exame e liberar os projetos de voto, pelo sistema de informática, para análise, nos processos de suas relatorias.