A seguir apresenta-se uma descrição das etapas que geralmente são comuns em diferentes propostas de estruturação do processo de IC: identificação das necessidades de informação, planejamento e direção, coleta, análise, disseminação e avaliação.
2.1.3.1 Identificação das necessidades de informação
Independente da forma de estruturação, o primeiro passo é identificar o que precisa ser pesquisado, as necessidades de informação dos tomadores de decisão da empresa. Nesta etapa definem-se as necessidades específicas de inteligência da empresa representadas na visão de seus executivos. Na literatura pesquisada encontraram-se dois instrumentos propostos por dois autores, Herring (1999) que propõem os KITs e Abreu et al. (2008) que sugere o mapa estratégico de informação.
Herring (1999) sugere que os KITs sejam definidos com base em reuniões e entrevistas com os decisores. A partir dos KITs definidos e organizados, as atividades de inteligência podem ser planejadas. Esse planejamento inclui como todas as etapas do processo serão realizadas. Os KITs orientam a coleta e a análise desses dados, a partir dos quais são gerados novos conhecimentos, transformando- os nos produtos de inteligência que permite compreender o ambiente externo, fornecendo o suporte necessário aos tomadores de decisões.
Para as pessoas envolvidas no processo de IC, os KITs organizam e estruturam as necessidades gerenciais que exigem inteligência, além de ser uma forma para o levantamento e a priorização destas necessidades (ERIKSSON, 2008).
Para definir o mapa estratégico de informação proposto em Abreu et al. (2008) recomenda-se que as necessidades sejam identificadas e organizadas em dois níveis, estratégico e tático-operacional. Além de atrelar cada necessidade identificada a um direcionamento, como por exemplo, um fator crítico de sucesso, um dos objetivos estratégicos, uma oportunidade ou ameaça, entre outros. Uma vez constituído o mapa, torna-se um documento de referência para a implantação e a operacionalização do processo de IC. A composição do mesmo é com base na visão que os gestores têm da empresa, num determinado instante de tempo.
Por fim, cabe ressaltar que, independente do instrumento que será escolhido para identificar as necessidades de informação, KITs ou mapa estratégico da informação, é imprescindível avaliar se as necessidades de informações identificadas estão alinhadas com os produtos que os gestores esperam receber ao final do processo.
2.1.3.2 Planejamento e direção
Esta etapa consiste em definir as metas de coleta específica e, quais as fontes mais prováveis de encontrar essas informações.
Definem-se também quais os recursos humanos, tecnológicos, financeiro e o tempo que a empresa dispõe para ser utilizado (MARCEAU; SAWKA, 1999).
2.1.3.3 Coleta
Consiste na coleta das informações, matéria prima para gerar os produtos. A grande maioria das informações é de domínio público, encontrado em fontes como: revistas, relatórios anuais, livros, base de dados, jornais, e outras. É importante a utilização de diferentes fontes de informação, como forma de confrontar as informações levantadas. Entende-se por diferentes fontes de informação, sendo fontes primárias e secundárias.
A coleta envolve tratamento das informações para que sejam armazenadas em um formato que permita o acesso e a posteriormente a análise (KAHANER, 1996).
2.1.3.4 Análise
Geralmente considerada a etapa mais difícil do processo de IC (KRISAN, 1999; KAHANER, 1996; SAWKA, 2006; FLEISHER; BENSOUSSAN, 2000, 2002, 2008; BENSOUSSAN, 2003; FLEISHER, 2003; MÉLO, 2007; ABREU et al, 2008).
A análise requer habilidades, pois o analista deve avaliar as informações, identificar padrões, visualizar cenários com base nas informações que ele tem. Apesar de a análise ser baseada na lógica, nas informações disponíveis, nem sempre os analistas dispõe de todas as informações que necessitam, nesse caso precisam preencher estes espaços vazios e trabalhar com suposições (KAHANER, 1996).
Sawka (2006) chama atenção para o fato de que a análise não pode ser entendida como uma função que recebe um pedido e retorna uma resposta. É preciso que as pessoas que farão uso da inteligência, e analistas trabalhem juntos
na definição das questões de inteligência, discutam sobre as informações coletadas e os julgamentos sobre as mesmas e, direcionem um plano de ação.
De acordo com Bouthillier e Shearer (2003), é na fase de análise que cria-se um significado com as informações coletadas, sendo necessário classificar, organizar e armazenar as mesmas.
Esta etapa será discutida com maior profundidade na sequência do trabalho.
2.1.3.5 Disseminação
Na disseminação devem ser criados diversos mecanismos para distribuir os produtos de inteligência gerados a partir do trabalho de análise. Esses mecanismos podem ser reuniões para apresentar resultados pontuais, e-mail com síntese e links para o material completo, divulgação na área local de cada usuário na intranet, workshop pré-definido em algumas datas no ano.
Os produtos devem estar em um formato, linguagem e frequência adequada às necessidades das pessoas que irão receber.
Segundo Gomes e Braga (2004), a disseminação pode ser focada ou geral. Disseminação focada, quando se trata de informação específica e disseminação geral, quando a informação é divulgada para toda a empresa.
Independente da forma de disseminação, Kahaner (1996) destaca a importância em distribuí-la a todos na empresa que possam fazer uso das informações e dos produtos de inteligência.
De acordo com Weiss (2002) esses produtos devem ser utilizados como entrada para o planejamento estratégico, benchmarking, investimento, planejamento de produto, marketing, processo de vendas em outros aspectos referentes ao ambiente externo de negócio que requer informação para decisão e ação.
2.1.3.6 Avaliação
Esta etapa acontece após a geração dos produtos de IC. Sendo imprescindível para o aperfeiçoamento e a sobrevivência do processo de IC. O uso
de um processo de IC só se justifica se os resultados forem incorporados nas ações e decisões da empresa, consolidando a inteligência e agregando valor ao processo.
A avaliação pode ser realizada com duas finalidades. Primeiro, em relação ao processo, refere-se a todas as fases, ou seja, se as necessidades foram bem definidas, se as fontes utilizadas foram suficientes, se os melhores métodos de análise foram utilizados. Segundo, sob o aspecto dos produtos, com relação ao conteúdo, se os mesmos atenderam a necessidade de informação e foram utilizados na prática (GOMES; BRAGA, 2004).
Nesta etapa é importante avaliar se o processo de IC está sendo visto como uma função corporativa. Todos na empresa devem sentir-se parte do processo. Os tomadores de decisão, que efetivamente farão uso dos resultados devem trabalhar em conjunto com a equipe de IC (SAWKA, 2006).
É difícil mensurar o ganho ao utilizar um processo de IC. Gomes e Braga (2004) sugerem a criação de uma memória do processo e a definição de indicadores para contabilizar quais os resultados reais (produtividade, redução de custo, investimento e retorno com inovação) se alcançou fazendo uso dos produtos de IC.
A execução das atividades contempladas nas etapas definidas em um processo de IC pode ser distribuída entre as pessoas que compõe a equipe de IC ou, fazem parte da rede de inteligência. A seguir a definição dos papéis e as responsabilidades assumidas por uma equipe de IC.