Øvrige aktuelle saker i 2016 - Rapportering på krav fra foretaksmøtet

4. Rapportering på krav fra foretaksmøtet

4.2 Øvrige aktuelle saker i 2016

No que diz respeito à análise e descrição de funções, a metodologia adotada centrou-se na condução de entrevistas com cada um dos colaboradores da BF consultores, com o fim de proceder a uma análise o mais detalhada e fiel

possível.

A entrevista funcional feita a cada um dos colaboradores e aos sócios gerentes foi realizada com base num guião pré-definido (que se encontra colocado em anexo – ver anexo 3). O objetivo foi o de realizar o levantamento da função específica de cada participante, saber o que cada um faz, com que recursos e perceber se há interligação entre funções, entre outros aspetos.

Após a realização do guião da entrevista marquei entrevistas individuais com cada elemento da organização, consoante a sua disponibilidade. A entrevista decorreu na sala de reuniões da empresa, num ambiente descontraído e informal, sendo que todos os participantes foram avisados, previamente, acerca do conteúdo da entrevista. Depois de realizadas todas as entrevistas, procurei organizá-las de forma a que fosse percetível e intuitivo, para quem lesse, o que cada um faz, por que faz, de que depende o seu trabalho, etc. Assim surgiram as tabelas que apresento de seguida que, acima de tudo, estão em consonância com a realidade da organização.

Em suma, a metodologia utilizada assentou em entrevistas funcionais (doze, o número total de trabalhadores da BF) e observação direta.

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De seguida, divulgam-se os quadros que resumem a informação obtida em cada entrevista e que constituem a análise e descrição de funções. Esta descrição está organizada segundo as competências gerais consideradas importantes para cada departamento, descrevendo-se, posteriormente, as competências

específicas que cada colaborador deve possuir para executar as suas funções.

Torna-se imprescindível referir que, apesar de formalmente existir um Departamento Administrativo e Financeiro, para efeitos do projeto foram considerados dois departamentos separadamente – o Departamento Administrativo e o Departamento Financeiro. Isto justifica-se pelo facto de ambos apresentarem funções muito distintas e de cada um estar adstrito, exclusivamente e respetivamente, a um colaborador da BF.

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Departamento de Gestão Estratégica

Pertence a este departamento um colaborador, nomeadamente um dos sócios gerentes.

Competências gerais - Departamento de Gestão Estratégica

• Comunicação - Capacidade para se expressar com clareza e precisão, adaptar a linguagem aos diversos tipos de interlocutores, ser assertivo na exposição e defesa das suas ideias e demonstrar respeito e

consideração pelas ideias dos outros.

• Perfil Empreendedor - Aquele indivíduo que detém uma forma especial e inovadora e se dedicar às atividades, principalmente no que concerne à geração de riquezas, na transformação de conhecimentos e bens em novos produtos - mercadorias ou serviços.

• Otimização de recursos - capacidade para utilizar os recursos e instrumentos de trabalho de forma eficiente e de propor ou implementar medidas de otimização e redução de custos de funcionamento.

• Iniciativa e autonomia - capacidade de atuar de modo independente e proativo no seu dia-a-dia profissional, de tomar iniciativas face a

problemas e empenhar-se em solucioná-los.

• Tolerância à pressão e contrariedades - capacidade para lidar com situações de pressão e com contrariedades de forma adequada e profissional.

Quadro 1 - Competências gerais, Departamento Gestão Estratégica

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Departamento Comercial

Este departamento é composto por um colaborador, designadamente um dos sócios gerentes.

Quadro 2 - Competências Gerais, Departamento Comercial

Competências gerais - Departamento Comercial

consideração pelas ideias dos outros.

• Atitude Positiva – Capacidade de manter a boa disposição e o pensamento positivo no trabalho que realiza.

• Capacidade de Persuasão - Consiste no emprego de argumentos, legítimos ou não, com o propósito de conseguir que outro indivíduo adote certa linha de conduta, teoria ou crença. Particularmente relevante na captação de clientes.

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Quadro 3 - Análise e descrição de funções, sujeito 1

Experiência Profissional

• Estagiário como Analista de Sistemas numa empresa de Metalomecânica de Braga, a AGOVI – Soc. Ind. De Rectificações do Minho, Lda. (1991);

• Analista Funcional, através da companhia IBM Portuguesa, numa empresa produtora de Software de Gestão, a 2IN – Informática Industrial, Lda., agente IBM no Porto (1992) e Responsável pela área de Marketing na mesma empresa (1992/1993);

• Sócio-gerente da B e F Consultores, Lda., Gelado Colorido, Whiteenergy.com – Soluções Integradas, Lda., WhiteCode; • Responsável comercial e da estratégia de negócio em todas elas.

Outras Atividades

• Professor na disciplina de Linguagens de Programação II no Colégio dos Carvalhos, orientado pelo Prof. Doutor Padre Freitas (1990); • Vários cursos de Gestão Comercial enquadrados na sua vertente de Gestor de carteira de seguros na Companhia de Seguros Tranquilidade; • Representante Oficial em Portugal da ENVIRONTECH’95 (Tecnologias Ambientais);

• Formação na área de Chefias e Liderança.

• Licenciado pela Universidade Portucalense em Informática/Matemáticas Aplicadas • Frequência do curso Engenharia de Polímeros na Universidade do Minho

Descrição e Análise de Funções

Sujeito 1 - Departamento de Gestão Estratégica e Departamento Comercial

Função Gerência da empresa; Responsável pelo Departamento de Gestão Estratégica e pelo Departamento Comercial.

Entrada na BF

consultores É um dos sócios gerentes, sendo um dos fundadores da empresa. Está presente desde que a empresa abriu portas, em outubro de 1995.

• Coordena todo o Departamento Comercial, sendo responsável pelo contacto direto com todos os clientes da BF;

• É responsável pela angariação de novos clientes e pela fidelização dos já existentes (através da comunicação de novas candidaturas abertas e dinamizando a boa imagem da empresa e os bons serviços prestados);

• Tem a seu cargo toda a Gestão Estratégica da empresa, decidindo qual o rumo a seguir, quais os objetivos estratégicos da mesma e quais as principais metas a cumprir em cada ano. Está responsável pela determinação da estratégia a implementar (a nível organizacional, funcional, empresarial e internacional).

O que faz ?

Devido ao facto de passar muito tempo fora da organização, em visitas a clientes, reuniões e demais compromissos, o local de trabalho está dependente dos compromissos agendados diariamente. Sempre que necessário, está presente nas instalações da BF (decisões, reuniões estratégicas, assinatura de documentos,

entre outros).

Onde faz ?

Conteúdo da Função

Objetivos gerais da Função

• Garantir o normal funcionamento da organização;

• Dirigir e coordenar o Departamento de Gestão Estratégica e o Departamento Comercial; • Garantir que a BF aprova projetos, angaria novos clientes e fideliza os já existentes; • Minimizar/colmatar erros.

Competências específicas para a

função

• Conhecimentos especializ ados e experiência - conjunto de saberes, informação técnica e experiência profissional, essenciais ao adequado desempenho das funções.

• Responsabilidade e compromisso com o serviço - capacidade para compreender e integrar o contributo da sua atividade para o funcionamento do serviço, exercendo-a de forma disponível e diligente.

• Relacionamento interpessoal - capacidade para interagir adequadamente com pessoas com diferentes características e em contextos sociais e profissionais distintos, tendo uma atitude facilitadora do relacionamento e gerindo as dificuldades e eventuais conflitos de forma ajustada.

• Planeamento e organiz ação - capacidade para programar, organizar e controlar a sua atividade e os diferentes projetos que tem a seu cargo, definindo objetivos, estabelecendo prazos e determinando prioridades.

Quando faz ? Diariamente - de 2a a 6a feira em horário laboral e sempre que se revelar necessário.

Como faz ? Através de visitas a clientes e do agendamento de reuniões (quer a nível externo - com clientes e fornecedores, quer a nível interno - com o outro sócio gerente, Eng.

Norberto Fernandes). Grau de Instrução Fatores de Especificação Requisitos mentais específicos Condições de

trabalho O ambiente físico de trabalho possibilita o correto desempenho da função.

Requisitos Físicos A função que desempenha exige algum esforço físico, nomeadamente nas constantes deslocações a clientes e fornecedores, que são necessárias realizar. Também

requer concentração visual e mental.

Responsabilidades É responsável pelo trabalho de outras pessoas, nomeadamente no sentido de se responsabilizar pelos erros e falhas de qualquer um dos colaboradores. Experiência anterior

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Departamento Operacional

Pertencem a este departamento oito colaboradores. Contudo, este departamento possui duas vertentes, uma mais operacional e outra de Assistência Técnica. Primeiramente, é apresentada a vertente operacional (que dispõe de cinco colaboradores).

Quadro 4 - Competências gerais, Departamento operacional

Departamento de Gestão da Qualidade e IDI

A colaboradora que desempenha a função de diretora do departamento operacional está, simultameamente, responsável pelo Departamento de Gestão da Qualidade e IDI (investigação, desenvolvimento e inovação). Assim, também se divulgam as competências gerais deste departamento.

• Orientação para os resultados - capacidade para concretizar com eficácia e eficiência os objetivos do serviço e as tarefas e que lhe são solicitadas.

• Otimização de recursos - capacidade para utilizar os recursos e instrumentos de trabalho de forma eficiente e de propor ou implementar medidas de otimização e redução de custos de funcionamento.

• Iniciativa e autonomia - capacidade de atuar de modo independente e proativo no seu dia-a-dia profissional, de tomar iniciativas face a problemas e empenhar-se em solucioná-los.

• Tolerância à pressão e contrariedades - capacidade para lidar com situações de pressão e com contrariedades de forma adequada e profissional.

Competências gerais - Departamento operacional

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Quadro 5 - Competências gerais, Departamento de Gestão da Qualidade e IDI

Competências gerais - Departamento de Gestão da Qualidade e IDI

• Orientação para os resultados - capacidade para concretizar com eficácia e eficiência os objetivos do serviço e as tarefas e que lhe são solicitadas.

• Planeamento e organização - capacidade para programar, organizar e controlar a sua atividade e os diferentes projetos que tem a seu cargo, definindo objetivos, estabelecendo prazos e determinando

prioridades.

• Iniciativa e autonomia - capacidade de atuar de modo independente e proativo no seu dia-a-dia profissional, de tomar iniciativas face a problemas e empenhar-se em solucioná-los.

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Quadro 6 - Análise e descrição de funções, sujeito 2

Objetivos gerais da Função

• Garantir o normal funcionamento da organização; • Coordenar o Departamento Operacional; • Garantir que a BF aprova projetos; • Minimizar erros.

• Conhecimentos especializ ados e experiência - conjunto de saberes, informação técnica e experiência profissional, essenciais ao adequado desempenho das funções.

Competências específicas para a

função

Gerência da empresa; Responsável pelo Departamento Operacional.

Entrada na BF

consultores É um dos sócios gerentes, sendo um dos fundadores da empresa. Está presente desde que a empresa abriu portas, em outubro de 1995.

Onde faz ? No local e ambiente de trabalho. Por vezes, agenda reuniões/visitas a clientes quando tal se revela importante para o trabalho que está a desenvolver.

Quando faz ? Diariamente - de 2a a 6a feira em horário laboral e sempre que se revelar necessário.

Como faz ?

Através dos dados e informações a que tem acesso, dados esses relativos às empresas clientes da BF, e do contacto direto que vai tendo com esses mesmos clientes. Geralmente, os dados estão disponíveis na base de dados da empresa, mas quando se revela necessário realiza visitas a clientes ou procede ao

agendamento de reuniões.

Condições de

trabalho O ambiente físico de trabalho possibilita o correto desempenho da função. Porém, seria preferível que tivesse luz natural e janelas mais próximas.

Conteúdo da Função

O que faz ?

• Coordena todo o Departamento Operacional, sendo responsável pelo correto funcionamento do mesmo, cabendo-lhe ainda a tarefa de analisar o trabalho que é realizado por outros colaboradores, avaliá-lo e validá-lo;

• Relativamente aos projetos de investimento, é responsável pela análise de investimentos do cliente e por tudo o que engloba o diagnóstico de uma empresa, sugerindo alterações nos investimentos, detectanto oportunidades de melhoria, etc.;

• Procede à elaboração de mapas previsionais – analisam o efeito dos investimentos numa empresa;

• É responsável pelo departamento de RH, cabendo-lhe a si o recrutamento e seleção de novos colaboradores e a gestão do trabalho dos colaboradores existentes; • Responde pelos erros dos colaboradores da empresa, cabendo-lhe depois indicar a cada um formas de contornar os erros e de melhorar o trabalho feito.

Requisitos Físicos A função que desempenha não exige esforço físico, mas requer concentração visual e mental, nomeadamente no que respeita aos documentos que elabora, que lê e

que corrige.

Responsabilidades É responsável pelo trabalho de outras pessoas, nomeadamente no sentido de ler o trabalho que é feito por outros colaboradores, avaliá-lo e validá-lo. É responsável

pelo bom funcionamento do departamento operacional e da empresa em geral.

Fatores de Especificação

Requisitos mentais específicos

Grau de Instrução Licenciatura em Engenharia de Produção, direcionada para o ramo têxtil.

Experiência anterior

Como experiência profissional, realizou um estágio curricular com a duração de 6 meses, ao abrigo do programa comunitário COMETT 2, tendo estagiado numa tecelagem, em Valência. Posteriormente, trabalhou 2 anos como agente na IBM, no Porto. Desde 2005, é sócio-gerente da B e F Consultores, Lda. e, mais

recentemente, da empresa Gelado Colorido.

Descrição e Análise de Funções

Sujeito 2 - Departamento Operacional Função

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Quadro 7 - Análise e descrição de funções, sujeito 3 Competências

específicas para a função

• Conhecimentos especializ ados e experiência - conjunto de saberes, informação técnica e experiência profissional, essenciais ao adequado desempenho das funções.

O que faz ?

• Relativamente aos projetos de investimento, os que são encaminhados para a assistência técnica, a Rafaela elabora a parte dos formulários e candidaturas, contacta com os clientes (principalmente na fase inicial das negociações) e formaliza planos de investimento;

• Quanto a outros tipos de projetos, elabora candidaturas, EVEF (estudos de viabilidade económica e financeira), entre outros;

• Dá assistência técnica no que toca a projetos do POVT (programa operacional temático de valorização do território) e do ON2 (o novo Norte – programa operacional regional do Norte);

• É diretora do departamento operacional. Assim, é responsável pelo correto funcionamento do mesmo, cabendo-lhe também a tarefa de ler o trabalho que é realizado por outros colaboradores (análises estratégicas, balancedscorecards, etc.), avaliá-lo e validá-lo;

• É responsável pelo departamento de RH, na medida em que lhe cabe a si a distribuição de trabalho;

• Responde pelos erros dos restantes colaboradores da empresa, cabendo-lhe depois indicar a cada um formas de contornar os erros e de melhorar o trabalho feito; • É responsável pelo departamento da Qualidade – importa estruturar e manter o sistema de qualidade e as certificações da empresa.

Quando faz ? Diariamente - de 2a a 6a feira em horário laboral. Como faz ?

Através dos dados e informações que tem acesso, dados esses relativos às empresas clientes da BF e através das ordens diretas que recebe diretamente da gerência da empresa, procurando dar resposta aos pedidos solicitados. Geralmente, os dados estão disponíveis na base de dados da empresa, mas quando se

revela necessário realiza visitas a clientes ou procede ao agendamento de reuniões.

Onde faz ? No local e ambiente de trabalho. Por vezes, agenda reuniões/visitas a clientes quando tal se revela importante para o trabalho que está a desenvolver. Objetivos gerais da

Função

• Garantir o normal funcionamento da organização; • Garantir que a BF aprova projetos;

• Minimizar erros;

• Garantir a manutenção das certificações da BF.

Conteúdo da Função

Requisitos mentais específicos

Grau de Instrução Licenciatura em Relações Internacionais; Mestrado em Gestão de empresas com especialização em Finanças; Licenciatura em Economia.

Experiência anterior Trabalhou 2 meses no sistema bancário, nomeadamente na Caixa Geral de Depósitos. Deu aulas em alguns Institutos, lecionando concretamente as unidades curriculares de Introdução à Gestão, Microeconomia, Contabilidade Nacional, Metodologia de Investigação e Análise de Projetos.

Requisitos Físicos A função que desempenha não exige esforço físico, mas requer concentração visual e mental, nomeadamente no que respeita aos documentos que elabora, lê e corrige.

Responsabilidades É responsável pelo trabalho de outras pessoas, nomeadamente no sentido de ler o trabalho que é feito por outros colaboradores (BalancedScorecards, Análises Estratégicas, etc.), avaliá-lo e validá-lo. É responsável pelo bom funcionamento do departamento operacional e da empresa em geral.

Condições de

trabalho O ambiente físico de trabalho possibilita o correto desempenho da função. Porém, seria preferível que tivesse luz natural e janelas mais próximas. Sujeito 3- Departamento Operacional e Departamento de Gestão da Qualidade e IDI

Descrição e Análise de Funções

Função Diretora do Departamento Operacional e responsável pelo Departamento de Gestão da Qualidade e IDI. Entrada na BF

consultores Entrou na BF em Abril de 2000.

Fatores de Especificação

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Quadro 8 - Análise e descrição de funções, sujeito 4

Descrição e Análise de Funções Sujeito 4 - Departamento Operacional

Função Elabora candidaturas a fundos de incentivo.

Entrada na BF

consultores Entrou na BF no dia 1 de abril de 2014.

Fatores de Especificação

Requisitos mentais específicos

Grau de Instrução Licenciatura em Economia. Os conhecimentos adquiridos na licenciatura deram-lhe bases para as funções que desempenhou e desempenha atualmente na BF consultores.

Experiência anterior Tem experiência profissional anterior, trabalha desde 2007. Estava habituada a fazer o tipo de tarefas que desempenha atualmente na BF, pois trabalhava numa empresa do mesmo setor.

Requisitos Físicos A função que desempenha não exige esforço físico, mas requer concentração visual e mental, quer no contacto com clientes e técnicos (pessoal, telefónico e via email), quer na organização de documentos, elaboração de candidaturas, análises SWOT, etc.

Condições de

trabalho O ambiente físico de trabalho possibilita o correto desempenho da função. Porém, seria preferível que tivesse luz natural e janelas mais próximas. Responsabilidades Não é responsável pelo trabalho de outras pessoas. Porém, tem responsabilidade pelo material de trabalho que utiliza (computador) e pelos documentos que

organiza (dos pedidos de pagamento).

Conteúdo da Função

O que faz?

Trabalha no departamento operacional, o que no seu caso engloba o acompanhamento de projetos (ainda não os acompanha de forma exclusiva). Está focada na elaboração de candidaturas, análises SWOT, etc. Como está na empresa há relativamente pouco tempo não tem a seu cargo nenhum cliente de forma exclusiva. Dessa forma, presta apoio aos colegas do mesmo departamento no âmbito dos pedidos de pagamento, mas também está a elaborar e preparar

candidaturas para o Portugal 2020 e vai procurando estar sempre atualizada quanto à legislação que vai saindo sobre os fundos comunitários. O seu trabalho é feito de forma autónoma (internamente), não há nenhum encadeamento. Neste momento está mais focada no Portugal 2020 e na análise e enquadramento de

candidaturas.

Quando faz? Diariamente - de 2a a 6a feira em horário laboral.

Objetivos gerais da Função

Preparar, enquadrar e elaborar candidaturas que sejam posteriormente aprovadas. Auxiliar os colegas do departamento operacional no acompanhamento de projetos.

Competências específicas para a

função

• Conhecimentos especializados e experiência - conjunto de saberes, informação técnica e experiência profissional, essenciais ao adequado desempenho das funções.

• Planeamento e organização - capacidade para programar, organizar e controlar a sua atividade e os diferentes projetos que tem a seu cargo, definindo objetivos, estabelecendo prazos e determinando prioridades.

Como faz?

Relativamente ao acompanhamento de projetos, o trabalho é feito através dos dados e informações fornecidos pelas entidades correspondentes, na maioria das vezes os clientes. Posteriormente, é necessário organizar essa informação nos vários dossiers do projeto, sendo que a cada pedido de pagamento correspondem uma série de documentos.

Quanto à elaboração de candidaturas é necessário realizar uma visita ao cliente, para perceber qual a história da empresa, a sua área de negócio, os objetivos que pretende concretizar, entre outras coisas. Após isso, e tendo em conta a candidatura a elaborar, é preciso fazer o enquadramento adequado. Quanto à

In document Årlig melding 2016 for Helse Sør-Øst RHF til Helse- og omsorgsdepartementet (sider 57-64)