Allmøte 31. mars 2020

(1)

Allmøte

31. mars 2020

(2)

Velkommen til IMBs aller første (og siste?) digitale allmøte!

Praktisk informasjon:

• Du er blitt «muted upon entry», så din mikrofon skal være slått av

• Vi ber deg holde mikrofonen på «mute» gjennom møtet

• Mikrofonsymbolet finner du nederst til venstre

• Men vi prøver oss først på et felles «HEI!» på 1-2-3

(3)

Hjemmekontor

4

(4)

Hjemme-laboratorier

(5)

Digital undervisning LSB + 1

6

(6)

Heia alle som ivaretar kritiske funksjoner i bygget!

7

Komparativ

medisin – kombi

hjemmekontor og strikt vaktordning

Saima holder liv i

varemottaket

Digital brukerstøtte IT –

med disp for å ivareta teknisk støtte i bygget

…og dere som sikrer kritiske lab-funksjoner, bilag og refusjoner, renhold, teknisk

(7)

Takk for….

8

dugnadsånd

positivitet fleksibilitet

endringsvillighet løsningsorientert

kreativitet

innsatsvilje

(8)

Fremover…når dette tar tid….finne måter å

holde motet opp

få jobben gjort

ikke få store forsinkelser se hverandre

holde motivasjonen oppe

ta vare på hverandre

(9)

Informasjon, spørsmål og noen svar…

10

• Tilstedeværelse i bygget

• Forskning

• Personal

– Midlertidige

• Økonomi

• Reiser

(10)

Har du flere spørsmål eller var noe uklart? Bruk chat-funksjonen!

• Still dine spørsmål i chat’en, som du finner nederst på skjermen

• Vi lagrer chat’en og forsøker å besvare

senere det vi ikke får svart på i dag

(11)

Hold deg oppdatert på UiOs nettsider!

• Spørsmål og svar om koronavirus-situasjonen oppdateres løpende:

https://www.uio.no/om/hms/koronavirus/sporsmal-og-svar-om- koronaviruset.html

• Oversikt over endrede administrative rutiner ved UiO:

https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/endrede- admrutiner/index.html

• MED har etablert beredskapsnytt for ansatte, på epost og nett:

https://www.uio.no/for-ansatte/enhetssider/med/aktuelt/korona/

• Informasjon om instituttets tjenestetilbud mens bygget er stengt:

https://www.med.uio.no/imb/om/aktuelt/aktuelle- saker/2020/tjenestetilbud-korona.html

12

For spørsmål relatert til korona-situasjonen, bruk [email protected]

(12)

En ny arbeidshverdag

• Hovedregelen er at ansatte så langt som mulig skal utføre sine oppgaver fra hjemmekontor.

•

Dispensasjon

- Kun ansatte som utfører kritiske funksjoner.

Kritiske funksjoner -> funksjoner hvor avbrudd kan medføre:

• Tap av liv eller helse

• Miljøskader

• Tap av betydelige materielle verdier, herunder vitenskapelig infrastruktur

• Tap av betydelige immaterielle verdier, herunder forskningsresultater

• Betydelige negative konsekvenser for våre ansatte, herunder lønnsutbetaling og oppfølging av syke

(13)

Konsekvenser for ansatte som er avhengig av tilgang til lab og andre forskningsfasiliteter

• Vi deler bekymringen til de mange som er avhengig av sin fysiske arbeidsplass med lab’er, OUS-PCer, verksted osv.

• Vil de som kan miste progresjon få mulighet til å komme inn i puljer med godt smittevern? Hvis ikke, vil kontrakter forlenges tilsvarende?

• Ingen «oppmykning» før påske – nye signaler fra regjeringen senest 8.

april

• Utarbeider felles retningslinjer i UH-sektoren for adgang til lab, og vurderer en ordning for forlengelse av kontrakter for de som blir forsinket

 Når vi vet – skal vi gi beskjed til dere! ¹⁴

(14)

Følg med på endrede

søknadsfrister for forskningsmidler

• Forskningsrådet: Søknadsfristen er utsatt til 20. mai 2020 kl. 13.00. Se også Forskningsrådets spørsmål og svar-nettside om koronaviruset

(forskningsradet.no).

• EU:Alle utlysninger med søknadsfrist frem til 15. april er utsatt, med unntak av IMI- og EIC pilot-utlysningene. Detaljer for ny søknadsfrist for den enkelte

utlysningen ligger på aktuelle sider i Funding & Tenter Portal (ec.europa.eu)(engelsk).

• Kreftforeningen: Flere frister utsatt, se

https://nettsoknad.kreftforeningen.no/#faq/Info_corona

• Øvrige: Se nettsidene til finansiør for informasjon

• NB! Intern frist for å varsle din prosjektøkonom for NFR-søknaden er 29.4

• For øvrige frister gjelder «14 dager før»-regelen – men vær tidligere ute hvis du

(15)

Pågående forskningsprosjekter

• Prosjektansvarlig og partnere anbefales å vurdere mulige konsekvenser for gjennomføringsplanen nå og jevnlig mens situasjonen varer.

• Korona-situasjonen kan i konkrete tilfeller anses som force majeure - en "ekstraordinær begivenhet utenfor rimelig

kontroll." Det må vurderes konkret i det enkelte tilfelle.

• Se nyttig informasjon til deg som er prosjektleder på UiOs sider:

https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/fa/efp-korona.html

16

(16)

Jobbtryggheten er høy i Staten, men noen midlertidig ansatte kan bli

forsinket i sine prosjekter

• Det er ingen adgang til permitteringer i staten etter gjeldende regelverk, men ved behov kan ansatte kan bli omdisponert til andre oppgaver.

– Er du leder eller ansatt og lurer på hvilke oppgaver du kan pålegge eller bli pålagt, kontakt Seksjon for HR og HMS.

• Vi avventer fortsatt signaler om tiltak for ansatte på midlertidige kontrakter som ikke får fulgt sin progresjon.

(17)

Fravær pga. sykdom

• Ansatte som må være borte fra arbeid på grunn av Covid-19, eller mistanke om slik sykdom, har rett til sykepenger så langt fraværet fører til tap av pensjonsgivende inntekt

• Dersom du blir syk, gjelder vanlig egenmeldingsordning.

Merk:

UiO har utvidet egenmeldingsordningen til 16 dager, da

belastningen på helsevesenet/lege/fastlege i disse dager er stor og det kan ta tid å få kontakt med lege via telefon.

• Ved lengre fravær melder du fra på vanlig måte og

dokumenterer med en sykmelding som du eventuelt kan få via via telefon (nav.no).

18

(18)

Hjemme med barn på grunn av stengte skoler og barnehager

• Ansatte må selv vurdere om man kan ha hjemmekontor og samtidig ivareta tilsyn med barn, eller om pass av barn gjør at man har helt eller delvis fravær fra arbeidet. Dette vil bl. a. være avhengige av barnas alder.

• Foreldre som må være hjemme med barna kan bruke av omsorgsdagene sine.

Kvoten med omsorgsdager er doblet. Dette gjelder også foreldre som allerede har en utvidet kvote. Ordningen gjelder generelt ut 2020, ikke bare for fravær som skyldes Covid-19.

• Om kvoten for omsorgsdager er oppbrukt, vil arbeidsgiver innvilge velferdspermisjon med lønn.

• Forlengelse gis til alle stipendiater og postdoktorer som har fravær på 10 dager eller mer i perioden i forbindelse med pass av barn ved stengt

skole/barnehage. Ansatte bes selv om å sende melding til arbeidsgiver om

(19)

Ferie og avspasering

• Dersom du ønsker å avlyse eller endre planlagt avspasering eller ferien din fordi du ikke kan reise som planlagt, må du ta opp spørsmålet med nærmeste leder.

• Om avtalt ferie kan endres, vil være en avveining mellom

virksomhetens behov og den ansattes behov. Den nåværende situasjonen kan gjøre det vanskelig å flytte på avtalt ferie til et tidspunkt da UiO kanskje er åpnet igjen og aktivitetsnivået kan bli høyt.

• Dersom dere er enige kan avtalt ferie og avspasering flyttes.

20

(20)

Reiser og arrangementer

• Utenriksdepartementet fraråder reiser som ikke er strengt

nødvendige til alle land. Reiserådet gjelder i første omgang til

14. april.

• Husk at alle reisende som kommer til Norge skal i karantene i 14 dager, uavhengig om de har symptomer eller ikke.

• Du finner detaljert informasjon om hvordan du skal forholde deg

til kansellering av reiser og arrangementer på UiOs nettsider

Spørsmål og svar om korona

(21)

22

Ta vare på dine internasjonale kollegaer!

• Internasjonale ansatte har ofte mindre nettverk i Norge og trenger kanskje tettere

oppfølging av arbeidsgiver i denne perioden. Mange kan føle på ensomhet når de ikke har sine familier hos seg. Det er derfor svært viktig at leder og kollegaer følger opp

internasjonale ansatte, gjennom telefon, e-post eller andre kanaler.

• Er du UiO-ansatt med utenlandsk statsborgerskap som i denne situasjonen ønsker å reise tilbake til ditt hjemland, bør du gå i dialog med din leder om situasjonen. I tillegg bør

du kontakte myndigheter i ditt hjemland.

• Er du leder og har internasjonale ansatte som pga korona-situasjonen nå må jobbe fra hjemmekontor i deres hjemland eller tredjeland; kontakt din personalrådgiver.

• Er du leder og har en medarbeider på vei inn fra utlandet, kontakt din personalrådgiver

• ISMO er tilgjengelig for alle internasjonale ansatte og gjesteforskere også under virusutbruddet. De er velkommen til å ta kontakt dersom de har spørsmål.

https://www.uio.no/english/about/jobs/ismo/

(22)

Partssamarbeidet gjenopptas, lokale lønnsforhandlinger utsettes,

instituttledervalg til høsten

• De hovedtillitsvalgte har jobbet tett med UiOs beredskapsledelse de siste ukene, men først nå gjenopptas IDF-møter med tillitsvalgte sentralt og lokalt via Zoom

• Lokale lønnsforhandlinger (2.5.1) er utsatt. Det sentrale oppgjøret vil skje til høsten fremfor nå i vår, og da blir de lokale forhandlingene

tilsvarende utsatt.

• IMB gjennomfører instituttledervalg til høsten. Vi kommer med informasjon om aktuelle frister snarlig.

(23)

Hvem kan jeg snakke med hvis jeg er bekymret?

• Mange kan føle på uro eller bekymring i situasjonen vi nå er i. Hvis du trenger å snakke med noen, kan du kontakte din nærmeste leder, Seksjon for HR og HMS, eller ditt lokale verneombud dersom du har bekymringer

– https://www.med.uio.no/imb/om/organisasjon/adm/personal/

– https://www.med.uio.no/imb/om/hms/arbeidsmiljo/organisering-roller/verneombud.html

• Du kan også ta kontakt med Bedriftshelsetjenesten. De tilbyr samtaler via telefon, FaceTime eller som videomøte. Alle samtaler er

konfidensielle og i henhold til personvernreglene, også når de foregår digitalt.

24

(24)

Hva skjer etter 14. april?

• Vi vet like lite som deg…

• Men vi holder trykket oppe!

• Og vi sier fra til dere så fort vi vet noe

For spørsmål om korona-situasjonen, bruk hms-

[email protected]

(25)

Nyttige tips for å arbeide hjemmefra

• Strukturer hverdagen og arbeidet, og sett deg små delmål underveis

• Ha matpauser som før og ta godt med pauser - gjerne med fysisk aktivitet

• Lag sosiale kollegiale arenaer og gi hverandre støtte

• Tenk mulighet framfor hindring – hva åpner denne situasjonen for?

26

Inspirert av bedriftsfysioterapeutens råd på UiOs nettsider Spørsmål og svar om korona: https://www.uio.no/om/hms/koronavirus/sporsmal-og-svar-om-koronaviruset.html og eksempler på pauseøvelser du kan gjøre hjemme: https://www.uio.no/for-

ansatte/ansettelsesforhold/hms/bht/ergonomi/ergonomi-kontoret/pause-ovelser/

Det florerer med gode tips på nettet, se f.eks. Elin Akre Trønnes:

https://www.bi.no/forskning/business-review/articles/2020/03/3-strategier-for-selvledelse- og-stressmestring/