Kort innføring i UBAS for brukeradministratorer

(1)

Kort innføring i UBAS for brukeradministratorer

Utdanningsdirektoratets brukeradministrasjonssystem

(2)

Fotograf Jannecke Sanne Normann

(3)

Innhold

1. Hva er UBAS?: brukeradministrasjon + pålogging 2. Brukeradministrators ansvar/oppgaver

3. Tilleggsinformasjon:

• Status bruk av UBAS: system, standardroller

(4)

1. Hvor trykker du for å logge inn med UBAS brukeren din?

login.udir.no - pålogging (autentisering og autorisering) til UBAS, Statistikkportalen, Skoleporten, NSR m.fl

ubas.udir.no - UBAS for brukeradministratorer: tildele brukere/ roller/ tilganger

https://statistikkportalen.udir.no /

https://login.udir.no/LoggInn/..

...

https://ubas.udir.no/ https://login.udir.no/LoggInn/..

...

(5)

1. Brukerregistrering/pålogging for ulike Udir-system

PAS/PGS – eksamen/ nasjonale prøver/ kartleggingsprøver

 Har sin egen brukerregistrering/ pålogging (utvides med mulighet for autentisering gjennom ID- porten eller FEIDE, men p.t. ikke UBAS)

Øvrige Udir-system (noen få unntak) benytter UBAS

 Registrering av brukere og tildeling av rettigheter til brukere (‘provisioning’):

o Knytte brukere til organisasjonsenhet(er)

o Gi brukere roller (tilganger) i ulike system/tjenester

o Hver rolle en bruker får er knyttet til én gitt organisasjonsenhet o En bruker kan få roller knyttet til flere ulike organisasjonsenheter

 Forenklet tildeling gjennom ‘standardroller’

o Standardrolle = et forhåndsdefinert sett av roller i ulike system o Tilpasset brukers nivå i hierarkiet:

 Fylkesadm_skole_opplær - Skoleeier_offentlig - Skoleleder_offentlig/_privat – Opplæringskontorleder

 Fylkesadm_barnehage - Barnehagemyndighet - Barnehageeier_privat - Barnehagestyrer

 Ved pålogging til det enkelte system: autentisering og autorisering av bruker

Unntak:



NAVI -

http://www.wis.no/navisb/

(folkehøgskoler)



Innsamlingsportalen -

http://www.wis.no/965/0/572-8075.html

(OT, VG privat)

(6)

1. Organisasjonsstrukturen i UBAS

Udir

Fylkesmenn

Kommuner/ Fylkeskommuner

(Offentlig Skoleeier og/eller Barnehagemyndighet)

Skoler

Offentlige Private

(Virksomhetsnivå)

Opplæringskontor Barnehager

Offentlige og private

Private

barnehageeiere

Private

(Foretaksnivå)

Privat eier av 2 eller flere barnehager

(7)

2. Hvem skal man kontakte angående UBAS?

 Delegering av UBAS brukeradministrasjon Ansatt på skole, opplæringskontor

eller barnehage

Tar kontakt med sin leder/ styrer eller den som leder/styrer har delegert

administrasjonsrettigheter til Skoleleder i offentlig skole Ta kontakt med skoleeier

(kommune/fylkeskommune) Styrer i barnehage (offentlig eller

privat)

Eier av privat barnehage

Ta kontakt med barnehagemyndighet i kommunen

Leder på opplæringskontor Ta kontakt med fylkeskommunen i det fylket hvor opplæringskontoret ligger

Skoleleder i privat skole Ta kontakt med fylkesmannen i det fylket skolen ligger

Offentlig skoleeier Ta kontakt med fylkesmannen i ditt fylke

Barnehagemyndighet i kommune Ta kontakt med fylkesmannen i ditt fylke

Fylkesmannen Ta kontakt med Utdanningsdirektoratet

Revisor for privat barnehage Ta kontakt med styrer i barnehagen

(8)

2. Brukeradministrator sitt ansvar og hvordan man delegerer ansvar

UBAS er basert på delegering av ansvaret for brukeradministrasjon:

UBAS brukeradministratorer på alle nivåer:

 Udir

 Fylkesmenn

 Kommuner/ fylkeskommuner – som skoleiere og/eller barnehagemyndighet

 De enkelte skoler/ barnehager/ opplæringskontor

Brukeradministrator har overordnet ansvar for:

 Alle Brukeradministratorer på underliggende nivå

 Sikre at de riktige personer innehar Brukeradministrator-roller

 Sikre at Brukeradministratorer får tilstrekkelig informasjon og veiledning

Til enhver tid riktig brukerinformasjon i UBAS på eget og underordnede nivå:

Brukeridenten = personlig og organisasjons-tilknyttet (ikke-privat) epost-adresse

 Knyttet til kun én person: f.eks ‘[email protected]’

 Ikke epost-adresse som (over tid) deles av flere: ‘[email protected]’, [email protected]

 Hvis flere skal ha samme tilganger: hver enkelt registreres med personlig epost-adresse

 Skal være en epost-adresse man har i kraft av sin tilknytning til organisasjonen og som man mister tilgang til når man slutter

 Ikke privat epost-adresse: ‘[email protected]’

 Begrunnet i sikkerhet: epost-adresse benyttes til utsendelse av éngangs-passord

Roller/tilganger i UBAS skal være i samsvar med personenes faktiske arbeidsoppgaver og ansvar i organisasjonen

 UBAS brukeradministratorer har ansvar for å sjekke dette jevnlig, samt å sørge for at UBAS brukeradministratorer i underordnede enheter gjør det samme

 UBAS brukeradministratorer hos fylkesmenn (eller i kommuner/ fylkeskommuner) skal ikke tilordne seg selv roller i underordnede enheter som de ikke har tjenstlig behov for

Brukeradministrator(er) må sørge for rutiner i egen og underordnede organisasjonsenheter

 Må fange opp hvis personer endrer epost-adresse

 Må fange opp når personer slutter eller endrer oppgaver og ansvarsområder

(9)

 Hensiktsmessig ved permisjon, eller dersom brukers status er uavklart

 Når bruker settes inaktiv skal årsaken angis: skrives inn i tekstfelt for dette

 Utløpsdato kan settes på en bruker som helhet, eller kun på én eller flere av brukers roller

NB: før bruker slettes, forsikre deg om at han/hun avslutter eventuelle påbegynte aktiviteter i tilsluttede system

• For eksempel i Skoleporten: ikke avsluttet Ståstedsanalyse

(10)

Tilleggsinfo: Status for bruk av UBAS; system, standardroller Udir-system som bruker UBAS pr april 2016

(i tillegg kommer Udir-interne system, ikke listet opp her)

• BASIL (barnehager) (https://basil.udir.no)

• Brukerundersøkelser (Lærer, Elev, Foreldre) (https://elfu.udir.no/Administrasjon)

• Foreldreundersøkelse for barnehager (https://fuba.udir.no/Administrasjon)

• ElevtallPrivateGrunnskoler (https://www.wis.no/gsi/friskole)

• GSI (https://gsi.udir.no/)

• Høring (http://hss.udir.no/)

• Kompetanseutvikling (søknad videreutdanning mm) (http://komp.udir.no)

• Lærerpool (https://larerpool.udir.no/)

• NSR/ NBR/ NOR - nasjonale register (https://nsr.udir.no; nbr. …; nor. …)

• RefLex (skolenes egenvurdering av regeletterlevelse) (https://reflex.udir.no)

• Skoleeieranalysen (https://www.analyzethis.no/ei/skoleeieranalysen/)

• Skoleporten (https://skoleporten.udir.no/)

• Statistikkportalen (http://statistikkportalen.udir.no)

• Ståsteds- og organisasjonsanalyse skole (https://sa.udir.no/bestilling)

• Ståstedsanalyse barnehage (https://bsa.udir.no/administrasjon/)

• Tavla (tidligere ‘Tilskuddsportalen’) (https://tavla.udir.no)

• TertialRappFM (https://tertialportal.udir.no/)

• UBAS (https://ubas.udir.no / https://login.udir.no)

(11)

Statistikk pålogget bruk 1.1 – 31.12.2015

(Merk: all ikke-pålogget bruk kommer i tillegg)

Tjeneste/system Unike brukere Pålogginger

BASIL 694 3521

Brukerundersøkelser skole og opplæring 5134 65032 Foreldreundersøkelse for barnehager 332 5243

ElevtallPrivateGrunnskoler 539 1579

GSI 4725 46978

Kompetanseutvikling 1043 14197

NSR/ NBR/ NOR 281 2310

RefLex – skolenes egenvurdering 1839 6561

Skoleeieranalysen 80 152

Skoleporten 4368 37837

Statistikkportalen 281 1766

Ståsteds- og organisasjonsanalyse skole 989 4151

Ståstedsanalyse barnehage 475 2534

TertialRappFM 75 1460

Tavla (Tilskuddsportalen) 1206 15110

UBAS 4660 20737

(12)

Standardroller for skole/opplæring pr mars 2016 (1)

Standardrolle System Rolle

Fylkesadm_skole_opplær - hos Fylkesmann

UBAS Brukeradministrator

Brukerundersøkelser Rapport

Kompetanseutvikling Fylkesadministrator

NSR/ NBR/ NOR Bruker

RefLex RefLex-fylkesmann

Skoleporten Bruker

Ståsteds- og organisasjonsanalyse Administrator ElevtallPrivateGrunnskoler Bruker

GSI Lesetilgang

Statistikkportalen Bruker

Høring Ekstern

Lærerpool Bruker

Skoleeier_offentlig - hos kommuner og fylkeskommuner

Brukerundersøkelser Rapport

Kompetanseutvikling Søknadsbehandler_skole

RefLex RefLex-skoleeier

Skoleeieranalysen Administrator

Skoleporten Bruker

Ståsteds- og organisasjonsanalyse Administrator ElevtallPrivateGrunnskoler Bruker

GSI Lesetilgang

Tavla Bruker

Lærerpool Bruker

Skoleleder_offentlig - på de enkelte skoler

Brukerundersøkelser Bestiller og Rapport

(13)

Standardroller for skole/opplæring pr mars 2016 (2)

Standardrolle System Rolle

Lærer_offentlig

- på de enkelte skoler

RefLex RefLex-lærer

Skoleleder_privat - på de enkelte skoler

Brukerundersøkelser Bestiller og rapport ElevtallPrivateGrunnskoler Bruker

Kompetanseutvikling Søknadsbehandler_skole

Skoleporten Bruker

Ståsteds- og organisasjonsanalyse Administrator

Tavla Bruker

GSI Lesetilgang

Skrivetilgang

Lærer_privat

- på de enkelte skoler

Opplæringskontorleder - på det enkelte opplæringskontor

Skoleporten Bruker

(14)

Standardroller for barnehage per mars 2016

Standardrolle System Rolle

Fylkesadm_barnehage

- hos fylkesmannen

BASIL Full_tilgang

Ståstedsanalyse Barnehage Bruker

Høring Ekstern

Barnehagemyndighet - i kommune

BASIL Full_tilgang

Ståstedsanalyse Barnehage Bruker Foreldreundersøkelse for barnehager Rapport

Kompetanseutvikling Søknadsbehandler_barnehage

Tavla Bruker

Barnehageeier_privat - hos privat barnehageeier (foretak) som eier flere enn én barnehage

Ståstedsanalyse Barnehage Bruker Foreldreundersøkelse for barnehager Rapport Barnehagestyrer

- i den enkelte barnehage (offentlig eller privat virksomhetsnivå)

BASIL Full_tilgang

Ståstedsanalyse Barnehage Bruker

Foreldreundersøkelse for barnehager Bestiller og Rapport

(15)

Telefon 23 30 12 00

www.utdanningsdirektoratet.no