ELEVENES SKOLEMILJØ TILSYNSRAPPORT

(1)

[Tilsynsobjektet]

TILSYNSRAPPORT

ELEVENES SKOLEMILJØ

Rælingen kommune – Sandbekken ungdomsskole

Barnehage- og utdanningsavdelingen

(2)

Innholdsfortegnelse

Sammendrag

... 3

1 Innledning ... 4

2 Om tilsynet med Rælingen kommune – Sandbekken ungdomsskole

... 5

2.1 Fylkesmannens myndighet ... 5

2.2 Tema for tilsynet

... 5

2.3 Om gjennomføringen av tilsynet ... 6

2.4 Om tilsynsrapporten

... 6

3. Skolens forebyggende arbeid og internkontroll ... 7

3.1 Rettslig krav ... 7

3.2 Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger ... 7

3.3 Fylkesmannens konklusjon – forebyggende arbeid og internkontroll ... 15

4 Skolens individuelt rettede arbeid ... 16

4.2 Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger

... 16

4.3 Fylkesmannens konklusjon – individuelt rettet arbeid ... 25

5. Brukermedvirkning

... 26

5.2 Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger ... 26

5.3 Fylkesmannens konklusjon - brukermedvirkning ... 28

6. Frist for retting av lovbrudd... 29

7. Kommunens frist til å rette ... 31

Vedlegg 1 ... 32

Vedlegg 2

... 33

(3)

Sammendrag

Tema og formål

Tema for Fylkesmannens tilsyn med Rælingen kommune er ”Elevenes skolemiljø”, jf.

opplæringsloven kapittel 9a. Tilsynet følger hovedsakelig det samme oppsettet som tidligere felles nasjonale tilsyn i perioden 2010 – 2013.

Det rettslige utgangspunktet for tilsynet er delt inn i tre hovedkategorier:

 Forebyggende arbeid og internkontroll - § 9a-4 og § 9a-3 første ledd.

 Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 andre og tredje ledd.

 Brukermedvirkning (skolens plikt til samhandling og involvering med ulike råd og utvalg) - § 9a-5 og § 9a-6, samt § 11-1 og § 11-1a.

Det overordnede målet med tilsynet er å rette fokus mot og styrke arbeidet med det psykososiale miljøet ved skolen, og skolens evne til å forebygge og håndtere krenkende atferd. Gjennom kontroll med om skolen følger lovkravene på dette området, skal eventuell lovstridig praksis avdekkes. Gjennom pålegg om endring skal slike forhold rettes opp.

Gjennomføring

Tilsynet ble åpnet gjennom brev 17.09.2015. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner i denne rapporten er basert på skriftlig dokumentasjon, herunder rektors egenvurdering, som vi ba om i tilsynsvarselet, samt opplysninger fra intervju.

Det ble gjennomført stedlig tilsyn 18.11.2015. Dagen ble innledet med et åpningsmøte før Fylkesmannen avholdt intervjuer med rektor, ansatte, foreldre og elever, se kapittel 2.3 i rapporten.

Forhåndsvarsel og foreløpig rapport ble sendt Rælingen kommune og Sandbekken ungdomsskole 15.12.2015, og Fylkesmannen avholdt sluttmøte 18.01.2016. Rælingen kommune/Sandbekken ungdomsskole fikk frist 22.01.2016 til å uttale seg om innholdet i den foreløpige rapporten.

Fylkesmannen har innen fristen mottatt tilbakemelding fra Rælingen kommune. Kommunen har kommentert alle korreksjonspunktene som fremkom i den foreløpige rapporten, med unntak av korreksjonspunktet vedrørende brukermedvirkning. Det er også tilsendt ny dokumentasjon som gjelder rutiner og internkontrollsystem.

Avdekkede lovbrudd

Det fremgår av punkt 6 i rapporten hvilke pålegg som er aktuelle å vedta etter utløp av rettefristen.

Status på rapporten og veien videre

Rælingen kommune har frist til 16.05.2016 for å gi tilbakemelding til Fylkesmannen om at regelverksbruddene som er konstatert i denne rapporten er rettet, jf. kapittel 6. Kommunen skal da erklære at lovbruddene er rettet og kort gjøre rede for hvordan dette er gjort.

(4)

1 Innledning

Fylkesmannen har i perioden fra 17.09.2015 til dags dato gjennomført tilsyn med ”Elevenes skolemiljø” i Rælingen kommune - Sandbekken ungdomsskole.

Den foreløpige tilsynsrapporten er å anse som et forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16. Rælingen kommune fikk frist 22.01.2016 til å uttale seg om innholdet. Fylkesmannen har mottatt tilbakemelding med vedlegg innen fristen.

Fylkesmannen har valgt å sette inn kommunens kommentarer i sin helhet som et eget punkt under tilhørende kontrollspørsmål. På bakgrunn av tilbakemeldingen har vi vurdert om ny informasjon og tilsendt dokumentasjon innebærer at korreksjonspunktet opprettholdes eller utgår.

I denne tilsynsrapporten er det fastsatt frist for retting av lovbrudd som er avdekket under tilsynet. Fristen er 16.05.2016.

Dersom lovbruddene ikke er rettet innen fristen, vil Fylkesmannen i Oslo og Akershus vedta pålegg om retting med hjemmel i kommuneloven § 60 d.

(5)

2 Om tilsynet med Rælingen kommune – Sandbekken ungdomsskole

2.1 Fylkesmannens myndighet

Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler, jf. opplæringslova § 14-1 første ledd, jf.

kommuneloven kap. 10 a. Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er lovlighetstilsyn, jf. kommuneloven § 60 b.

Fylkesmannens tilsyn med offentlige skoler er myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. Tilsynet skal være preget av åpenhet, likebehandling, etterprøvbarhet og effektivitet.

I de tilfeller Fylkesmannen konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt, betegnes dette som lovbrudd, uavhengig av om det er opplæringsloven eller forskrifter fastsatt i medhold av denne, som er brutt.

2.2 Tema for tilsynet

Det har i perioden 2010 – 2013 blitt gjennomført felles nasjonalt tilsyn med temaet skolenes arbeid med elevenes psykososiale miljø, jf. opplæringsloven kapittel 9a. Tilsynet med

Rælingen kommune følger hovedsakelig det samme oppsettet som tidligere felles nasjonale tilsyn.

Det rettslige utgangspunktet for dette tilsynet er delt inn i tre hovedkategorier:

 Forebyggende arbeid og internkontroll - § 9a-4 og § 9a-3 første ledd.

 Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 andre og tredje ledd.

 Brukermedvirkning (skolens plikt til samhandling og involvering med ulike råd og utvalg) - § 9a-5 og § 9a-6, samt § 11-1 og § 11-1a.

Fylkesmannen har kontrollert Sandbekken ungdomsskoles arbeid med elevenes psykososiale miljø, jf. opplæringsloven kapittel 9a og kapittel 11.

Kommunens ansvar

Opplæringsloven § 13-10 andre ledd er en overordnet regel som pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for oppfølgning av alle lovkrav. Det er kommunen som skoleeier som må sørge for at skoleledelsen ved hver enkelt skole oppfyller kravene og pliktene i loven, og at de tilbyr de tjenester og aktiviteter som loven omhandler.

Oppfyllelsen av elevenes rett til et godt psykososialt miljø skjer på skolen. Det er

skoleledelsen og de ansatte som i det daglige må arbeide for et godt skolemiljø. Kommunen som skoleeier er likevel øverste ansvarlige for at pliktene i kapittel 9a blir oppfylt. Dette innebærer at selv om det i tilsynet har vært undersøkt handlinger som skjer i skolen, så er det kommunen som er ansvarlig for oppfyllelse av elevenes rettigheter, og som derfor er adressat for eventuelle pålegg om retting i samsvar med kommuneloven § 60d.

Formålet med tilsynet

Et godt skolemiljø er en viktig innsatsfaktor for en god skole og for realisering av

formålsparagrafen i opplæringsloven § 1-1. Mangler ved skolemiljøet kan føre til mistrivsel blant elevene, og det vil kunne ha direkte betydning for læringsutbyttet.

Det psykososiale miljøet handler om mellommenneskelige forhold og er en positiv eller negativ følge av samhandling og kommunikasjon mellom alle de som er på skolen.

(6)

Et godt psykososialt miljø er grunnleggende for at den enkelte eleven skal kunne utvikle seg positivt. Skolen er en av de mest sentrale arenaer i barn og ungdommers liv. Skolen er stedet for læring og utvikling, men uten en grunnleggende følelse av trygghet, tilhørighet og inkludering hos den enkelte elev, vil ikke læring få det riktige fokus.

De overordnede formål med tilsynet er å:

 sikre at skoleeier og skoleleder driver et aktivt og forebyggende arbeid for å sikre elevene et godt psykososialt miljø

 sikre at skoleeier og skoleleder sørger for at de tilsatte på en tilfredsstillende måte håndterer krenkende atferd som de får kunnskap eller mistanke om

 sikre at skoleeier og skoleleder sørger for at elever, foreldre, råd og utvalg blir involvert og engasjert i skolemiljøarbeidet

2.3 Om gjennomføringen av tilsynet

Tilsynet med Rælingen kommune ble åpnet gjennom brev 17.09.2015. Kommunen er blitt pålagt å legge fram dokumentasjon for Fylkesmannen med hjemmel i kommuneloven § 60 c.

Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner er basert på skriftlig dokumentasjon, herunder rektors egenvurdering, og opplysninger fra intervju.

Dokumenter som inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet: Se vedlegg 1.

Det ble gjennomført stedlig tilsyn 18.11.2015.

Det ble avholdt intervjuer med:

Gina Kveen Rektor

An-Magritt Tomter Runar Ekornåsvåg

Marianne Danielsen Søgaard Kontaktlærere Nicole Sletvold-Hafenrichter Miljøteraupeut

I tillegg avholdt Fylkesmannen intervju med tre foreldre fra FAU og to elever, leder og nestleder i elevrådet.

2.4 Om tilsynsrapporten

Denne tilsynsrapporten inneholder frist for retting av ulovlig forhold avdekket under tilsyn, jf. kommuneloven § 60 d.

Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at kravene i opplæringsloven etterleves, jf. opplæringsloven § 13-10 første ledd. Kommunen er derfor adressat for denne tilsynsrapporten.

Frist for retting er 16.05.2016.

Dersom forholdet ikke rettes innen den fastsatte rettefristen, vil Fylkesmannen vedta pålegg om retting. Et eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og vil kunne påklages i henhold til forvaltningslovens regler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI.

Det presiseres at tilsynsrapporten ikke gir en helhetsvurdering av skoleeier og skolen. Rapporten omhandler kun resultatet fra tilsynet som er gjennomført på det temaet som er valgt.

(7)

3. Skolens forebyggende arbeid og internkontroll

For å oppnå et godt psykososialt miljø er det en nødvendig forutsetning at det blir utført et forebyggende arbeid som skal forhindre uønsket/krenkende adferd. Dette innebærer at skoleledelsen må ha en ”føre – var” holdning til eventuelle situasjoner og utfordringer som kan oppstå i skolehverdagen, og som kan ha negativ innvirkning på elevenes skolemiljø.

3.1 Rettslig krav

Det rettslige utgangspunktet for tilsynets kontroll med det forebyggende arbeidet ved skolen finnes i opplæringsloven § 9a-4, jf. § 9a-3 første ledd. Skoleledelsen og skoleeier skal

arbeide forebyggende for å forhindre at uønsket adferd oppstår. Det forebyggende arbeidet skal være aktivt, systematisk og kontinuerlig.

Reglene presiserer plikten skolen har til å sikre at elevenes rett etter § 9a-1 blir oppfylt.

De rettslige kravene var vedlagt tilsynsvarselet, og på åpningsmøtet informerte

Fylkesmannen nærmere om hva de innebærer. De rettslige kravene er også omtalt i vedlegg 1 til denne rapporten.

3.2 Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger Har skolen satt seg skriftlige mål for skolemiljøet?

I egenvurderingen viser rektor til dokumentet «Sandbekken ungdomsskole - Plan for arbeid med elevmiljøet» (heretter omtalt som Plan for arbeid med elevmiljøet). Her står mål for skolemiljøet. Målet er at elevene på Sandbekken ungdomsskole skal ha trygge rammer i læringsmiljøet og utvikle sine sosiale ferdigheter gjennom å være på skolen. Videre

fremkommer det at skolen har et overordnet mål om at ingen elever skal oppleve krenkende ord eller handlinger, samt at skolen har nulltoleranse for mobbing.

Skolen har sendt inn dokumentet «Reglement for orden og oppførsel Sandbekken

ungdomsskole» (heretter omtalt som Skolens ordensreglement). Under punktet Formål og virkeområde er det nedfelt at reglementet skal legge til rette for trygge rammer i

læringsmiljøet og bidra til utviklingen av sosiale ferdigheter.

Fylkesmannen vurderer etter dette at Sandbekken ungdomsskole har satt seg skriftlige mål for skolemiljøet.

Har skolen planer og tiltak for å nå disse målene?

I dokumentet «Plan for arbeid med elevmiljøet» har skolen beskrevet hvordan de er organisert for å arbeide forebyggende med elevmiljøet. Planen beskriver ulike møtearenaer hvor det

psykososiale miljøet er på agendaen, slik som trinnmøter, utviklingsmøter, tverrfaglige møter og møter i sos.ped-teamet. Basistid er, i følge planen, et fundament i skolens organisering av elevene, og en svært viktig del av det forebyggende arbeidet. Elevene er organisert i

basisgrupper på 15-20 elever, og hver basisgruppe møter kontaktlæreren sin 30 minutter hver morgen. Basistiden skal gi elevene en god start på dagen og hovedmålet er at hver enkelt elev skal bli sett. Basistiden brukes blant annet til å planlegge dagen, sosiale aktiviteter og

elevrådsarbeid. I intervjuer med elever og ansatte ved skolen kom det frem at basistiden også brukes til temaer knyttet til skolemiljøet, og er en viktig arena for slikt arbeid.

«Plan for arbeid med elevmiljøet» inneholder også aktiviteter og pedagogiske opplegg særlig rettet mot skolemiljøet. Her fremkommer for eksempel aktivitetsdager, kampanje mot mobbing,

(8)

samt ungdomsklubb etter skoletid. Skolen har også et eget tilbud for elever som viser aggressiv atferd hvor de kan delta i egne grupper (ART). Videre er rutiner knyttet til mobbing, krenkende atferd og fravær beskrevet i planen. Det samme er informasjon om arbeid med elevinvolvering, brukerundersøkelser og samarbeid mellom skole og hjem.

I tillegg til skolens plan for arbeid med elevmiljøet har skolen sendt inn ”Skolens

ordensreglement” og dokumentet «Systemplan for arbeid med elevmiljøet på Sandbekken ungdomsskole» (heretter omtalt som Systemplan for arbeid med elevmiljøet). I sistnevnte dokument er det angitt hva som skal gjøres, hvordan, hvem som skal gjøre det og når det skal gjøres.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at Sandbekken ungdomsskole har planer og tiltak for å nå skolens mål for det psykososiale skolemiljøet.

Har skolen definert hva de anser som krenkende adferd?

Skolen må vise til en prosess som har ledet fram til en felles forståelse av hva skolen anser som krenkende adferd. Prosessen må være kontinuerlig og skal inkludere hele personalet, både lærere, assistenter og øvrige ansatte. Det er ikke tilstrekkelig med kun

trinnvise/avdelingsvise prosesser; da kan skolen få flere og ulike definisjoner. Den enkelte skole må derfor ha nedfelt skriftlig hva de anser som krenkende adferd. Dette gjelder både elevenes adferd overfor hverandre og de voksnes adferd overfor elevene.

Hva skolen anser som krenkende adferd må ses i sammenheng med de ansattes plikt til å undersøke, varsle og eventuelt gripe inn (handlingsplikten), og at de ansatte må ha en felles forståelse av hva de skal varsle skoleledelsen om.

Skolens ordensreglement er et viktig redskap for å oppfylle elevenes rett til et godt

psykososialt miljø. Det følger av opplæringsloven § 2-9 at kommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for den enkelte grunnskole. Reglementet skal blant annet inneholde regler om adferd. Dersom de ansatte på skolen har en felles forståelse av hva som anses som krenkende adferd, vil skolen kunne reagere mer forutsigbart og behandle elevene likt ved brudd på

ordensreglementet.

Rektor skriver i egenvurderingen at skolen har definert eksempler på krenkende atferd, og hun viser til dokumentet «Plan for arbeid med elevmiljøet». I planen er det gitt flere eksempler på hva som kan anses å være krenkelser. Dette er blant annet baksnakking, trusler,

ryktespredning, kroppsspråk og kommentarer. Skolen definerer også mobbing i sin handlingsplan. Her er gjentatt, ondsinnet og ulikt styrkeforhold trukket frem som viktige stikkord.

I Sandbekken ungdomsskoles reglement for orden og oppførsel framgår det at alle former for plaging, mobbing, vold, utestenging og lignende er forbudt.

Det framkom i intervjuene med rektor og kontaktlærere at hva som legges i krenkende atferd drøftes hyppig, og at dette er et levende tema på skolen. Rektor sier at det jobbes med temaet på trinnet først, og så bringes dette videre til ledelsen. På hvert trinnmøte er det en

representant fra ledelsen, og en representant fra sos.ped-teamet.

Skolen har egen miljøterapeut som også er leder av ungdomsklubben. Hun er i tillegg en del av sos.ped-teamet og deltar på trinnmøter.

Fylkesmannen ser at skolen har definert hva de anser som krenkende adferd, men i følge intervjuer foregår drøftingene primært på trinnmøter. Det er imidlertid et krav om at skolen skal ha en prosess som inkluderer hele personalet, slik at alle har samme forståelse. Det er derfor ikke tilstrekkelig med kun trinnvise prosesser, da dette kan føre til at skolen får flere og

(9)

ulike definisjoner. Det fremkommer ikke hvordan definisjoner og diskusjoner om hva som anses som krenkende adferd på de ulike trinnmøtene videreføres til hele personalet.

Skolens systemplan sier heller ikke noe om drøfting av definisjonen av krenkende atferd. Det fremgår av systemplanen at skolens plan for arbeid med elevmiljøet skal gjennomgås og aktuelle fokusområder skal revideres. Men i følge systemplanen skal dette kun gjøres ved skolestart, og ikke gjennom hele året.

Måten skolen har definert krenkende adferd på, vil etter Fylkesmannens vurdering gjelde adferd hos både elever og voksne. Fylkesmannen vil imidlertid påpeke at det bør framkomme tydeligere at det også gjelder krenkelser fra voksne.

Fylkesmannens konklusjon i foreløpig rapport:

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at definisjoner av hva skolen anser som krenkende adferd, slik det framkommer i skolens plan for arbeid med elevmiljøet, ivaretar kravet til skriftlighet.

Fylkesmannen mener imidlertid at Sandbekken ungdomsskole ikke kan vise til at de har hatt en felles prosess i hele personalet som sikrer at alle skolens ansatte har en felles forståelse av hva som skal anses som krenkende adferd.

Rælingen kommunes tilbakemelding på foreløpig tilsynsrapport:

Fylkesmannens tolkning s. 9: «Det framkommer ikke hvordan definisjoner og diskusjoner om hva som anses som krenkende atferd på trinn videreføres til hele personalet.»

Skolens kommentar: Det blir gjennomført trinnmøter hver uke. Trinnledere har møter med ledelsen hver uke, der koordinering og avklaringer er faste tema. I disse møtene avklares også temaer og innhold i felles møtetid. Skolen har mange lærere som jobber på tvers av trinn, og det er fokus på nødvendigheten av felles prosesser på alle områder som angår hele skolen. Det er en uttalt holdning på skolen at det ikke blir snakket om mine og dine elever, at alle har ansvar for alle elever.

Skolen gjennomfører felles møtetid hver uke + 13 tirsdager som også er felles for personalet. Det blir gitt felles nødvendig informasjon til alle i fellestiden hver onsdag.

Informasjonen blir referatført. Viser til tidligere innsendt plan for all felles møtetid på skolen.

I planen går det fram hva de ulike møtene skal inneholde.

Fylkesmannens vurdering:

I skolens tilbakemelding fremkommer det at trinnleder koordinerer informasjon med skolens ledelse, samt at det gjennomføres jevnlige fellesmøter. Dette er også nedfelt i nytt Årshjul for internkontroll. På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at kravet til felles prosess i hele personalet nå er ivaretatt. Korreksjonspunktet utgår.

Kan skolen dokumentere et internkontrollsystem?

Kravet til internkontroll framgår direkte av overskriften i opplæringsloven § 9a-4.

Utdanningsdirektoratets rundskriv Udir-4-2014, punkt 1.2 ”Krav til dokumentasjonen”

fastslår i andre avsnitt hvilke dokumentasjonskrav som stilles til internkontrollen:

”(…) Det viktigste er at den viser hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som skal gjøre det, når det skal gjøres, og hva som faktisk blir gjort. (…)

Det rettslige kravet om å dokumentere et internkontrollsystem inneholder flere delkrav. For å få en oversikt over helheten, lister Fylkesmannen her opp alle kravene før vi tar

vurderingen av hvert enkelt delkrav:

(10)

1) Kan skolen dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet?

2) Kan skolen dokumentere hvordan skolen skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av skolemiljøet gjennom:

a) Inspeksjon?

b) Elev- og utviklingssamtaler?

c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser?

3) Kan skolen dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner?

4) Kan skolen dokumentere at de etterlever planer og rutiner i praksis?

1) Kan skolen dokumentere hvordan elever og foreldre gjøres kjent med ordensreglementet?

Det følger av ordlyden i opplæringsloven § 2-9 andre ledd at ordensreglementet skal gjøres kjent for elevene og foreldrene.

Rektor skriver i egenvurderingen at foresatte blir informert om ordensreglementet på høstens foreldremøte, og at elevene blir informert i basistid. Rektor viser til «Systemplan for arbeid med elevmiljøet».

I innsendt systemplan fremgår det at trinnleder gjennomgår ordensreglement med lærere på trinnmøte i august, samt at kontaktlærere har ansvar for gjennomgang med elever i basistid og orientering til foresatte i foreldremøte i august. Planen inneholder også en kolonne hvor det skal kvitteres ut når dette er gjennomført.

Skolen har sendt inn to reglement for orden og oppførsel. Det ene er «Reglement for orden og oppførsel Sandbekken ungdomsskole». Det andre er «Forskrift om ordensreglement for skolene i Rælingen». I kommunens ordensreglement fremgår det hjemmel for ordensreglementet, dato og hvem som har vedtatt det. Av punkt 1.3 følger det at den enkelte skole skal utarbeide eget reglement for trivsel, orden og oppførsel, i tillegg til felles ordensreglement for rælingsskolen.

Det fastslås at ved eventuell motstrid vil bestemmelsene i opplæringsloven og det kommunale ordensreglementet ha forrang framfor skolens eget reglement. I punkt 4 fremkommer det at både det kommunale og det lokale ordensreglementet skal gjøres kjent for elevene.

Rektor opplyste i intervju at det er skolens ordensreglement som skolen bruker, og at elever og lærere ikke har noe forhold til kommunens. Dette ble også bekreftet av lærere og foreldre.

Videre opplyste rektor at skolens ordensreglement skal være i samsvar med kommunens, men at de mener at skolens reglement er mer konkret og oversiktlig.

Fylkesmannen vurderer at elever og foreldre gjøres kjent med skolens ordensreglement.

Ordensreglementet for kommunen og skolen er imidlertid ikke likelydende. I kommunens ordensreglement er det blant annet angitt flere sanksjoner enn i skolens. Det er heller ikke gitt noen henvisning verken til opplæringsloven eller til kommunens ordensreglement i skolens ordensreglement.

Skolen gjør ikke elever og foreldre kjent med kommunens ordensreglement. Kommunens

ordensreglement er overordnet skolens reglement og inneholder flere elementer enn skolens, og skal derfor også være kjent for elever og foreldre.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn det slik at skolen ikke kan dokumentere at elever og foreldre gjøres kjent med gjeldende ordensreglement.

Skolens redegjørelse for hvilke pålegg som er rettet opp i henhold til rettslige krav.

Hva: gjøre elever og foreldre kjent med gjeldende Ordensreglement.

(11)

Hvordan: Årshjul for internkontroll side 5.

Rutinen skal sikre at det er lagt ut oppdatert informasjon på www.sandbekken.skole.no om skolens regler for trivsel, orden og atferd, og at disse reglene er underlagt fellesreglementet for skolen. Det er også lagt lenke til fellesreglementet. Se fanen «Skolen» og deretter

«Elevmiljøet».

Fylkesmannen ser at informasjon om ordensreglementene er lagt inn i årshjulet. Fylkesmannen kan imidlertid ikke finne kommunens ordensreglement på verken skolens eller kommunens hjemmeside. Det er heller ikke opplyst om at det er gitt informasjon om kommunens ordensreglement på annen måte til elever og foreldre. Korreksjonspunktet opprettholdes.

2) Kan skolen dokumentere hvordan skolen skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av skolemiljøet gjennom:

a) Inspeksjon?

b) Elev- og utviklingssamtaler?

c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser?

Forskrift til opplæringsloven inneholder bestemmelser som pålegger skolen/skoleeier å gjennomføre ovennevnte oppgaver:

• Inspeksjon *): § 12-1

• Elevsamtaler **): § 3-11 tredje ledd

• Foreldresamtaler **): § 20-3 tredje ledd

• Elevundersøkelsen: § 2-3

*) Begrepet ”inspeksjon” benyttes ikke i forskriften, men bestemmelsen heter

”Tryggleik for elevane”.

**) Forskriften benytter formuleringen ”(…) samtale med kontaktlærar”; skolene benytter ofte læringssamtaler, foreldresamtaler, alternativt utviklingssamtaler.

a) Inspeksjon

Beskrivelse av hvilke oppgaver den inspiserende lærer og assistent har, er nedfelt i

dokumentet ”Inspeksjon 2015-2016”. Inspeksjonsplanen viser hvem som inspiserer og når inspeksjonen foregår. Det framgår også hvilke områder som skal inspiseres av hvem.

I skolens plan for elevmiljøet er det spesifisert at den ansatte som har inspeksjon skal være godt synlig i elevmiljøet og være aktiv i møte med elevene, samt oppsøke og veilede

underveis. Videre fremkommer det at de skal følge skolens retningslinjer når det oppstår konflikter eller brudd på ordensreglementet. I dokumentet «Systemplan for arbeid med elevmiljøet på Sandbekken ungdomsskole» fremkommer det at hvert trinn setter opp en plan for tilsyn ute og inne. Dette blir samlet i en felles oversikt for skolen. Oversikten henger på personalrommet og ute i elevarealene. Det er trinnlederne og personalet som har

ansvaret og planen skal være klar før første skoledag.

Fylkesmannen anser etter dette at Sandbekken ungdomsskole kan dokumentere hvordan de gjennomfører inspeksjon og ivaretar oppfølging av den enkelte elev.

(12)

b) Elev- og utviklingssamtaler

Rektor skriver i egenvurderingen at individuelle læringssamtaler og utviklingssamtaler gjennomføres hvert halvår, og at trivsel er et gjennomgående tema her. Rektor viser til

dokumentet «Systemplan for arbeid med elevmiljøet». Her fremkommer det at trivsel på skolen alltid skal være tema i individuelle læringssamtaler, og at samtalene blir forberedt på

trinnmøtene. Det er trinnledere og kontaktlærer som har ansvaret for dette. Videre fremkommer det at trivsel også alltid skal være tema på utviklingssamtalene, og at utviklingssamtalene bygger på læringssamtalen. Også disse blir forberedt på trinnmøter.

Individuelle læringssamtaler og utviklingssamtaler gjennomføres to ganger i halvåret, og skolemiljøet er ett av temaene. Dette fremkommer av dokumentet «Plan for arbeid med

elevmiljøet». Skolen har lagt ved maler for læringssamtale og invitasjon til utviklingssamtale hvor det fremkommer at trivsel er ett av temaene.

I intervju opplyser rektor at opplysninger fra elev- og utviklingssamtaler alltid er tema på trinnmøter i etterkant av elevsamtalene. Da kan det komme frem at en elev ikke trives.

Ellers må det meldes til sos.ped-teamet. Skolen har drøftet om de klarer å fange opp alle tilfellene og om ledelsen blir informert om alle tilfellene. Lærerne sier i intervju at dersom de får informasjon i elev- og utviklingssamtaler om at noen ikke trives, så kan de kontakte sosiallærer, sos.ped-team og helsesøster. For øvrig tar de også med informasjonen til trinnmøtene. Elevsaker er en egen post på trinnmøtene hvor de også kan ta opp enkeltelevers tilbakemelding om trivsel.

Fylkesmannen vurderer på denne bakgrunn at Sandbekken ungdomsskole kan dokumentere hvordan de skaffer seg kjennskap til og følger opp den enkelte elevs opplevelse av

skolemiljøet på bakgrunn av elev- og utviklingssamtaler.

c) Elevundersøkelsen, ev. andre trivselsundersøkelser

Rektor opplyser i egenvurderingen at skolen har rutiner for oppfølging etter

elevundersøkelsen. Hun viser til dokumentet «Systemplan for arbeid med elevmiljøet» hvor det fremkommer at skolen bestiller og gjennomfører elev- og foreldreundersøkelsen i tråd med veiledningen på direktoratets nettsider. Videre står det at skolen bruker

ståstedsanalysen som verktøy for å samle informasjon, og at de har en egen

gjennomføringsplan for hele prosessen. Rektor, personalet og tillitsvalgte har ansvar for gjennomføringen, mens rektor, sos.ped-teamet, trinnledere, elevråd og SU er ansvarlige for etterarbeidet.

I dokumentet «Plan for arbeid med elevmiljøet» fremgår det videre at skolen har rutiner for å følge opp tall fra elevundersøkelsen. Både sos.ped-team og elevrådet uttaler seg om resultatene og legger opp en strategi dersom det er nødvendig å undersøke nærmere hva som ligge bak tallene. Dette kan være en lokal oppfølgingsundersøkelse i basisgruppene eller at elevene skriver logg. Brukerundersøkelsen er fast tema i SU/SMU om høsten.

I intervju forteller rektor at de tar ut alle resultatene fra elevundersøkelsen som har med trivsel å gjøre. Ledelsen ser på resultatene først, deretter sos.ped-teamet. Hun forteller at det alltid er noen som svarer at de blir mobbet osv. Skolen forsøker så se om de finner et mønster, i tilfelle det er forhold de ikke kjenner til fra før. Rektor sier at skolen bruker undersøkelsene for å avdekke om det er noen tilfeller de ikke kjenner til, men at resultatene også sier noe om tendenser ved skolen. I fjor hadde de en oppfølgingsundersøkelse som ble laget av sosiallærer. Resultatene ble også tatt opp i SU. Rektor opplyser at i år skal

elevrådet også behandle resultatene, og resultatene skal opp i FAU.

(13)

Intervju med lærere bekrefter det rektor forteller. I tillegg opplyser lærerne at resultatene også diskuteres på trinnmøter. Elevene sier i intervju at resultatene tas opp i SU, og at skolen setter inn tiltak om tallene er høye. De opplever at skolen tar tallene på alvor.

På grunnlag av ovennevnte vurderer Fylkesmannen at Sandbekken ungdomsskole kan dokumentere et internkontrollsystem som viser når elevundersøkelsen skal gjennomføres, samt at de følger opp resultatene.

3) Kan skolen dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner?

Krav til internkontroll innebærer at skolens planer og rutiner må evalueres og vedlikeholdes.

Fylkesmannen viser til rundskriv Udir-4-2014 punkt 1.2 ”Krav til dokumentasjonen”, andre avsnitt:

”(…) Det viktigste er at den viser hva som skal gjøres, hvordan det skal gjøres, hvem som skal gjøre det, når det skal gjøres, og hva som faktisk blir gjort. Skolen må kunne legge frem skriftlig dokumentasjon for (…)

- hvordan rutinene blir gjennomgått for å sikre at de fungerer og er tjenlige for å nå de målene som er satt (Evaluering av skolemiljøarbeidet) (siste kulepunkt)”

Rektor skriver i egenvurderingen at planer og rutiner blir evaluert på planleggingsdager og i felles møtetid. Planene blir revidert hver høst og ved behov.

Rektor viser i egenvurderingen til ”Plan for felles møtetid høst 2015”. Her fremkommer det at plan for arbeid med elevmiljøet var satt på agendaen i felles møtetid 14. august 2015.

Det er ikke tydelig om det ble gitt informasjon om innholdet i planen eller om selve planen ble evaluert på dette møtet.

I innledningen i skolens plan for arbeid med elevmiljøet står det at planen skal revideres årlig og ellers når det er nødvendig. Planen er ikke datert.

I dokumentet systemplan for arbeid med elevmiljøet på Sandbekken fremkommer det videre at skolen skal ha gjennomgang av plan for arbeid med elevmiljøet i felles møtetid.

Videre står det at det skal være revisjon av mål for arbeidet og av aktuelle fokusområder ved oppstart av nytt skoleår. Det er rektor, sos.ped-team og personalet som skal gjøre dette.

Rektor forteller i intervju at ledelsen og sos.ped-teamet laget skolens plan for elevmiljøet i høst, men at den er satt sammen av tiltak og rutiner som er laget over tid. Skolen startet med dette arbeidet før skolestart i år. De planene og rutinene som ble satt sammen i en plan ble ikke korrigert/evaluert før de ble satt i ett felles dokument.

Lærerne opplyser i intervju at de har jobbet i fellestid for å utarbeide definisjoner osv, men at det er ledelsen som har satt planen sammen. Lærerne har gjennomgått dokumentet og sett om de kjenner det igjen. Mye av det som står i dokumentet er i følge lærerne ”levende”

på den måten at de gjør det som står i rutinene.

Slik Fylkesmannen forstår det er «Plan for arbeid med elevmiljøet» ny i høst, og er satt sammen av tidligere rutiner og tiltak. Vi ser av systemplanen at det er planlagt årlig gjennomgang av skolens plan for arbeid med elevmiljøet, og at mål og fokusområder skal revideres ved oppstart av skoleåret. Etter Fylkesmannens vurdering er det ikke tydelig nok om det er hele planen eller kun enkelte elementer i den som skal evalueres.

Informasjon fra intervjuer viser også at det ikke ble gjennomført en helhetlig evaluering av tidligere planer og rutiner før dette ble satt sammen til én plan i høst.

(14)

Når det gjelder systemplanen for arbeid med elevmiljøet inneholder denne mange elementer som er viktig i arbeidet med skolemiljøet, herunder for eksempel rutiner knyttet til § 9a-3, samt informasjon om ordensreglement og oppnevning av brukerorganer. Det fremkommer ikke at innholdet i denne planen også skal evalueres.

Et internkontrollsystem forutsetter at skolen må ha skriftlige rutiner som fastslår hvilke planer og rutiner som skal evalueres, hvem som skal involveres i de ulike evalueringene, samt hvordan og når arbeidet skal foregå. Ut i fra mottatt dokumentasjon kan ikke Fylkesmannen se at Sandbekken ungdomsskole i tilstrekkelig grad kan dokumentere hvordan de evaluerer planer og rutiner.

Fylkesmannens tolkning s. 12 angående plan for felles møtetid, og felles møtetid 14.08: Det er ikke tydelig om det ble gitt informasjon om innholdet i planen eller om selve planen ble evaluert.

Skolens kommentar: I opplegget ble det vist til plan for arbeid med elevenes skolemiljø - del 1. Dette indikerer tydelig at skolen allerede har en plan som er kjent for de ansatte. Ny plan for elevmiljøet er utarbeidet etter ønske fra de ansatte. Ønsket handlet helt konkret om å

«samle alt vi har på ett sted». Det er vanskelig å dokumentere at dette har blitt sagt da det ikke er referatført. Vi mener likevel at plandag 14.august, felles møtetid 25.08 og 06.10 viser at personalet både har evaluert og jobbet med innhold i planen.

Et konkret mål for 2015-16 er å få en mer tydelig rød tråd i arbeidet. Det konkrete arbeidet besto dermed i at hvert trinn skulle utarbeide en egen årsplan for å få til nettopp dette.

Aktivitetsdagene har helt konkret blitt evaluert og jobbet med. Dagene ble evaluert etter den enkelte dag skoleåret 2014-15, og helhetlig før skoleslutt vår 2015. Med bakgrunn i dette ble temaet satt på felles møtetid høst 2015. Plan for felles møtetid viser at dette skjedde 25.08.15. Se dokument som beskriver oppdraget.

Se vedlegg 2 for ytterligere dokumentasjon.

Fylkesmannen kan ikke se at overnevnte opplysninger sannsynliggjør at skolen har gjennomført en helhetlig evaluering av planer og rutiner. Fylkesmannen ser imidlertid at skolens nye Årshjul for internkontroll inneholder et punkt om evaluering av planer og rutiner. Årshjulet viser også når evaluering skal skje og hvem som er ansvarlig.

Fylkesmannen anser derfor at skolen nå har sikret at planer og rutiner blir evaluert.

Korreksjonspunktet utgår.

4) Kan skolen dokumentere at planer og rutiner etterleves i praksis?

En viktig del av et internkontrollsystem er at skolen skriftlig kan dokumentere at planer og rutiner etterleves i praksis. Kravet omtales i Udirs rundskriv i punkt 6.2 ”Krav til

dokumentasjonen”, hvor tredje avsnitt innledes med følgende ordlyd:

”I tillegg til det som dokumenteres skriftlig, må skolen kunne dokumentere at

”- tiltakene blir satt i verk og planer og rutiner blir fulgt i praksis” (nest siste kulepunkt)

Sandbekken ungdomsskoles systemplan for arbeid med elevmiljøet inneholder en rekke tiltak og aktiviteter som utgjør en vesentlig del av skolens arbeid med elevenes psykososiale miljø.

(15)

Planen har også en egen kolonne for gjennomføring. I følge intervjuer er skolens plan satt sammen av tiltak og rutiner som har blitt laget over tid. Det fremkom i intervju med lærerne at de opplever at planen gjenspeiler skolens praksis.

På bakgrunn av dette anser Fylkesmannen at Sandbekken ungdomsskoles planer og rutiner etterleves i praksis.

3.3 Fylkesmannens konklusjon – forebyggende arbeid og internkontroll Rælingen kommune – Sandbekken ungdomsskole har ikke oppfylt opplæringslovens krav til systematisk arbeid når det gjelder forebyggende arbeid og internkontroll, jf. § 9a-4 og § 9a-3 første ledd.

Rælingen kommune må i denne forbindelse se til at Sandbekken ungdomsskole

 gjør elever og foreldre kjent med gjeldende ordensreglement

(16)

4 Skolens individuelt rettede arbeid

Det forebyggende arbeidet må sees i sammenheng med det individuelt rettede arbeidet ved skolen. Det er viktig for oppfyllelsen av kravet i opplæringsloven at de forebyggende

tiltakene som blir planlagt, også etterleves i praksis.

Skolens plikt til å gripe inn når det oppstår forhold som er krenkende for en eller flere elever følger hovedsakelig av § 9a-3 andre og tredje ledd. Opplæringsloven oppstiller særskilte plikter for skolen tilknyttet det psykososiale miljøet og gir eleven/foreldrene særskilte rettigheter i tilknytning til saksbehandlingen ved skolen. Ved å kontrollere hvordan skolene etterlever de konkrete pliktene i § 9a-3 andre og tredje ledd, vil tilsynet kunne bidra til å sikre at skolene i praksis arbeider for å fremme elevenes helse, trivsel og læring.

4.1 Rettslig krav

Skoleeier, skolen, skoleledelsen og alle de ansatte plikter å sikre elevenes individuelle rett etter § 9a-1 gjennom individuelt rettet arbeid. Det individuelt rettede arbeidet ved skolen er regulert i § 9a-3 andre og tredje ledd i opplæringsloven. Reglene presiserer at alle som er ansatt ved skolen, har en handlingsplikt som innebærer å gjøre undersøkelser, plikt til å varsle skoleledelsen og plikt til å gripe inn når det er nødvendig og mulig. Videre er skolen pålagt å behandle anmodninger fra elever eller foreldre som omhandler det psykososiale miljøet etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven.

Se for øvrig vedlegg 1 til denne rapporten for mer om de rettslige kravene under dette temaet.

4.2 Dokumentasjon og informasjon, samt Fylkesmannens vurderinger Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 andre ledd

Har skolen rutiner for hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger, herunder varsling til

skoleledelsen?

Skolen må ha rutiner som sikrer at skolens ansatte vet hva de skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Dersom de ansatte har undersøkt saken og kommet til at det er forhold som bør følges opp, skal skolens ledelse informeres. Varslingen kan gjøres både skriftlig og muntlig, dette avgjøres av skolen. Skolen må imidlertid ha skriftlige rutiner for varsling som en del av internkontrollen, jf. § 9a-4. Dette henger sammen med skolens plikt til å arbeide systematisk med det psykososiale miljøet, jf.

opplæringsloven § 9a-4.

I skolens plan for arbeid med elevmiljøet, del 2 – Handlingsplaner, er lovteksten i § 9a- 3 andre og tredje ledd sitert i innledningen. Deretter følger Rutiner for innmelding ved bekymring for elev/uønskede hendelser. Her er det gitt en oversikt over hvilke oppgaver/roller

timelærer/assistent, kontaktlærer, sosiallærer og sos.ped-teamet har i de tilfeller de er bekymret for enkeltelever eller grupper av elever. Videre i planen følger punktet Prosedyren ved slike saker er følgende: Her er det beskrevet i seks punkter hva den ansatte skal gjøre i ulike tilfeller, herunder gripe inn, hvem som skal varsles, kontaktlæreres ansvar for å

utarbeidet tiltakslister mv.

I tillegg til disse rutinene inneholder planen en egen plan kalt Tiltaksplan når man oppdager mobbing på Sandbekken ungdomsskole (Fylkesmannens understreking). Denne tiltaksplanen har en inndeling i tiltak, hvem som er ansvarlig og gjøremål. Første og andre punktet her omhandler også mistanke om mobbing.

(17)

Slik Fylkesmannens ser det, er det nedfelt tre rutiner for hva skolens ansatte skal gjøre når de er bekymret, har mistanke eller kunnskap om at en elev ikke har det bra på skolen. Etter det vi kan se, er det felles at det er kontaktlærer som først skal få informasjon ved bekymringer.

Beskrivelse av hvordan kontaktlærer skal følge opp dette, er noe ulikt. I følge rutinen ved bekymring skal han/hun drøfte dette med sosiallærer, som skal vurdere om dette skal følges opp av sos.ped-teamet. I følge prosedyren skal kontaktlærer utarbeide en tiltaksliste, herunder hvem som skal involveres i saken. Tiltaksplanen som gjelder mobbing, viser blant annet til at kontaktlærer skal snakke med mobbeofferet, mobberen og eventuelt samarbeide med

sosiallærer og sos.ped-ansvarlig.

Selv om noen elementer i de tre rutinene sier det samme, blir det etter Fylkesmannens vurdering svært uklart hva som egentlig er rutinen for hva de ansatte skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Det at skolen har en egen tiltaksplan for mobbing, forsterker uklarheten. (jfr. at bestemmelsen omfatter aller former for krenkelser). Videre er rutinene uklare om når og hvordan skolens ledelse skal varsles, med unntak av når en ansatt selv griper inn.

Dette innebærer at det ikke er en klar rutine som beskriver tydelig hva lovbestemmelsen faktisk innebærer av plikter og ansvar for den enkelte ansatte. Plikten til å undersøke er, etter det vi kan se, ikke tydeliggjort.

Voksnes adferd overfor elevene er sentralt og viktig for å sikre elevenes rett til et godt skolemiljø. Planen omhandler ikke noe om håndtering og rutiner som gjelder voksnes adferd overfor elevene. I følge intervju med rektor, er dette omtalt i egen ”kriseperm”.

Fylkesmannen mener imidlertid at dette også må framkomme i skolens planer for elevmiljøet.

Fylkesmannen anser at Sandbekken ungdomsskole ikke har klare rutiner som sikrer at alle ansatte kjenner til og oppfyller sin handlingsplikt, og at skoleledelsen faktisk blir varslet.

Hva: Utarbeider klare rutiner som sikrer at alle ansatte kjenner til og oppfyller sin handlingsplikt, og at skoleledelsen faktisk blir varslet.

Hvordan: Det er utarbeidet klare rutiner. Se vedlegg. I skolens oversikt over

ansvarsområder i administrasjonen framgår det at undervisningsinspektør har ansvar for det sosialpedagogiske ansvaret på skolen. Undervisningsinspektør representerer skolens ledelse i sos.ped-teamet. I organisasjonskartet framgår det at rektor har oppfølgingsansvar for undervisningsinspektør, sosiallærer og miljøterapeut. Dette er tidligere sendt inn.

Årshiul for internkontroll side 2. Rutinen skal sikre at alle ansatte får en gjennomgang av handlingsplanene, og gjennom dette blir kjent med hvordan de skal oppfylle sin

varslingsplikt.

Fylkesmannen ser av innsendt dokumentasjon at skolen nå har en klar rutine for hva de ansatte skal gjøre når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Rutinen sikrer også at ledelsen blir varslet.

Kan skolen dokumentere hvordan de ansatte gjøres kjent med sin handlingsplikt?

Skolen må vise til en aktiv handling som sikrer at skolens ansatte kjenner til handlingsplikten, og hva denne innebærer. Dette henger sammen med skolens plikt til å arbeide systematisk med det psykososiale miljøet jf. opplæringsloven § 9a-4. Etter opplæringsloven § 9a-3 andre ledd

(18)

innebærer handlingsplikten at man ved kunnskap eller mistanke snarest skal undersøke saken og varsle skoleledelsen, og selv gripe inn dersom det er nødvendig og mulig.

I egenvurderingen viser rektor til at det blir gitt informasjon i felles møtetid ved oppstart av nytt skoleår, og at det er tema i trinnmøter ved behov. Dette kan for eksempel være i forbindelse med saker som omtales i media, eller når skolen har saker som de mener kunne vært fulgt opp bedre.

Nytilsatte blir ivaretatt gjennom oppfølgingssamtaler.

I «Systemplan for arbeid med elevmiljøet», er det to punkter som omhandler handlingsplikten.

Det ene er rutiner for varsling ved krenkende ord/handlinger og det andre er rutiner for

oppfølging av varsling ved krenkende ord/handlinger. Når det gjelder det første punktet, er det vist til en gjennomgang/repetisjon av rutinene. I det andre punktet er det vist til at rutinene er beskrevet i skolens plan for arbeid med elevmiljøet.

På bakgrunn av det vi har skrevet over om skolens rutiner, blir det uklart om skolens ansatte blir gjort kjent med handlingsplikten slik den framkommer av lovens ordlyd. Fylkesmannen legger likevel til grunn at skolens ansatte får informasjon som innebærer at de blir kjent med plikten til å gripe inn og at hendelser/mistanke skal varsles videre.

Undersøker, varsler og griper de ansatte inn når de har mistanke eller kunnskap om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger?

De ansattes handlingsplikt inntrer ved kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger. Om de ansatte skal gripe inn, må vurderes konkret i den enkelte situasjon. Etter at en ansatt har undersøkt saken og kommet fram til at dette er forhold som bør følges opp, skal skoleledelsen varsles.

Det ble opplyst i intervjuer med kontaktlærerne at den som oppdager eller har mistanke om at en elev blir utsatt for krenkelser, først snakker med eleven(e), så kontaktlærer og

trinnleder og deretter oppover. Sosiallærer og sos.ped-teamet, og eventuelt helsesøster, blir trukket inn. Det ble også opplyst at den som oppdager noe, reagerer med en gang.

I følge elevene opplever de at lærerne har rutiner for hvordan de skal følge opp hendelser og mistanke om at elever ikke har det bra eller blir krenket. De ga imidlertid uttrykk for at noen elever mener det tar for lang tid før noe skjer fra skolens side når de sier fra om krenkelser og lignende.

Fylkesmannen har tidligere påpekt at det er uklare rutiner for oppfølging når ansatte har mistanke eller kunnskap om at elever blir utsatt for krenkelser. På bakgrunn av skolens organisering og informasjon fra intervjuer legger Fylkesmannen likevel til grunn at skolens ansatte griper inn, undersøker og varsler videre dersom de har mistanke eller kunnskap om at elever blir utsatt for krenkelser.

Har skolens ansatte en felles forståelse av hva det skal varsles om?

For å sikre at alle hendelser som burde vært varslet, skal nå fram til skoleledelsen, må de ansatte på skolen ha en felles forståelse av hva det skal varsles om. Hvorvidt de ansatte har en felles forståelse, må ses i sammenheng med om skolen har definert hva de anser som krenkende adferd. Fylkesmannen viser i denne forbindelse til de rettslige kravene i vedlegg 1, som blant annet fastslår:

”Skolen med alle sine ansatte må ha en felles forståelse av når det skal varsles, og hvordan varslingen skal skje … Disse avklaringene og rutinene for dette må innarbeides i internkontrollen etter § 9a-4.”

(19)

I egenvurderingen skriver rektor at skolen bruker møtearenaer som ukentlige trinnmøter og felles møtetid til å avklare i hvilke tilfeller skoleledelsen skal varsles. I intervju sier rektor at det er mulig de ansatte er usikre på dette, men at det diskuteres mye på trinnmøter.

Etter Fylkesmannens vurdering vil skolens rutiner for varsling, som viser varsling i flere ledd, bidra til at det kan bli vanskelig å få en felles forståelse av hva som skal og bør varsles direkte til skoleledelsen. Det er som nevnt tidligere, kun ved akutte situasjoner der en ansatt selv har grepet inn, at skoleledelsen skal varsles direkte, jf. prosedyren i skolens plan. I andre situasjoner vil det være elevens kontaktlærer som blir varslet, og som da skal vurdere videre oppfølging.

På bakgrunn av skolens uklare rutiner, er det vanskelig for Fylkesmannen å se at skolen har en felles forståelse om når en sak skal varsles til skoleledelsen. På den annen side kan skolens organisering, herunder flere møtearenaer der skoleledelsen deltar, bidra til å sikre at skolens ledelse blir orientert om aktuelle hendelser eller mistanke om at en elevs rett til et godt skolemiljø ikke er oppfylt.

Lovens krav er imidlertid at alle skolens ansatte skal ha en felles forståelse av hva som skal varsles skoleledelsen. Det framkommer ikke av tilsendt dokumentasjon eller intervjuer, om hva som er terskelen for å melde en sak videre.

Fylkesmannen mener at alle skolens ansatte må ha en felles forståelse om når skoleledelsen skal bli varslet. Dette for å sikre situasjoner der kontaktlærer ikke er tilgjengelig – eller man ikke kjenner til hvem som er elevens kontaktlærer. En varslingsrutine som alltid skal gå gjennom elevens kontaktlærer, kan derfor innebære at hendelser ikke kommer fram til skolens ledelse.

Det påpekes også at varslingsplikten gjelder alle skolens ansatte, for eksempel vaktmester og kontorpersonell. Dette er ikke omtalt i rutinene.

I forbindelse med bekymringer skal timelærer/assistent gi skriftlig melding til kontaktlærer, jf. rutiner i skolens plan. Rektor opplyser at de tidligere brukte skjemaer for varsling. Etter det Fylkesmannen forstår, er varsling i dag basert på muntlig informasjon i de ulike

møtearenaene.

Fylkesmannen har forståelse for at det kan være vanskelig å se hvor grensen for krenkende adferd går og hva som skal varsles videre. Etter vår vurdering må arbeidet med å få en felles forståelse av hvilke tilfeller som skal varsles direkte til skoleledelsen være en prosess i hele personalet.

Fylkesmannen anser på bakgrunn av dette at skolen ikke har en felles forståelse av hva det skal varsles om.

Hva: Har en felles forståelse av hva det skal varsles skoleledelsen om.

Hvordan: Årshiul for internkontroll side 2. Rutinen skal sikre at alle ansatte har en felles forståelse av hva det må varsles om, at varslingen skal skje skriftlig via et skjema, og at rutinen blir evaluert jevnlig.

I følge nytt Rutiner når ansatte får kunnskap eller mistanke om krenkelser på Sandbekken ungdomsskole punkt 2, skal skoleledelsen varsles når ansatt vurderer at det er en sak som må følges opp. I følge nytt Årshjul for internkontroll, er tidspunkt for gjennomgang av rutinene i august og januar.

(20)

Det er vanskelig for Fylkesmannen å se hvilke kriterier den ansatte skal vurdere i forhold til, jf. skolens definisjon av krenkende adferd. Vi kan heller ikke se at det fremkommer noe om selve prosessen gjennom året. Korreksjonspunktet opprettholdes.

Har skoleledelsen rutiner for hvordan varsling skal følges opp?

Skolens ledelse må ha rutiner for hvordan varsling skal følges opp på en egnet måte slik at en elev som har vært utsatt for krenkende ord eller handlinger, får oppfylt retten til et godt psykososialt miljø. Det må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle om det er behov for å iverksette tiltak og hvilke tiltak som er egnede. Det er ikke formulert noe krav om at skolen må fatte et enkeltvedtak når skolen selv har mistanke eller kunnskap om krenkende adferd.

Rektor skriver i sin egenvurdering at skolen har en prosedyre for å følge opp varsling, og at denne bygger på kommunens felles prosedyre for varsling. I intervjuet viser rektor til at dette er Tiltaksplan når man oppdager mobbing på Sandbekken ungdomsskole.

Etter Fylkesmannens vurdering viser tiltaksplanen primært kontaktlærers ansvar, og sier ikke noe om hvordan skolens ledelse skal involveres og følge opp saken. Videre kan det synes som om denne rutinen kun gjelder ved mobbing, jf. definisjon under mål for skolemiljøet, og ikke andre former for krenkelser.

I prosedyren (side 16) er en del av rutinen at nærmeste leder skal informeres og tilby bistand og påse at tiltakene er gjennomførbare og i tråd med lovverket før kontaktlærer sender tiltakslista til øverste leder. Videre fremkommer det at øverste leder har ansvar for å fatte vedtak etter § 9a-3 i aktuelle saker og oppfølging av disse.

På bakgrunn av dette er det vanskelig å se at det foreligger noen klar rutine som viser hvordan skolens ledelse skal følge opp varsling ved mistanke og kunnskap om at elever har vært utsatt for krenkelser.

Fylkesmannen anser at skoleledelsen ikke har klare rutiner for hvordan varsling skal følges opp.

Hva: Utarbeider klare rutiner for hvordan varsling skal følges opp av skoleledelsen.

Hvordan: Se vedlagt nye rutiner. Årshjul for internkontroll side 2. Rutinen skal sikre at skoleledelsen har klare rutiner som blir evaluert jevnlig.

Skolens nye Rutiner når ansatte får kunnskap eller mistanke om krenkelser på Sandbekken ungdomsskole sikrer at varsling nå blir fulgt opp. Korreksjonspunktet utgår.

Har skolen rutiner for å vurdere om det skal fattes enkeltvedtak når de iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter?

I de situasjoner hvor skolen selv oppdager at en elev har vært utsatt for krenkende adferd og på denne bakgrunn iverksetter tiltak, må skolen vurdere om disse tiltakene krever et enkeltvedtak. Dette vil være i de tilfeller der tiltakene som skolen beslutter

å iverksette, er av en slik art at de må anses å være av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter. Tiltak for å fremme et godt og trygt

(21)

læringsmiljø kan hjemles i opplæringsloven § 9a-3. Det må da vurderes om tiltaket er saklig, nødvendig og rimelig for å sikre et godt psykososialt miljø. Dersom tiltaket er av en slik art at det også må anses som en sanksjon mot en eller flere elever, må dette imidlertid være hjemlet i skolens ordensreglement.

I følge skolens handlingsplan skal skolen ha en lav terskel for å opprette § 9a-3 saker.

Etter det Fylkesmannen forstår, fatter skolen også vedtak når de iverksetter tiltak etter eget initiativ. Dette er ikke et krav i loven, men kan være en fornuftig løsning i forhold til elevens rettssikkerhet og dokumentasjon i saken. Det er imidlertid uklart i hvilke tilfeller det blir fattet vedtak.

Fylkesmannen har i ettertid fått tilsendt kopi av flere vedtak som er hjemlet i § 9a-3.

Vedtakene er rettet mot elever som har vært utsatt for krenkelser. Bakgrunnen for vedtakene er trusler og negative kommentarer på sosiale medier, opplevelse av utestenging, slåsskamp og trusler, nettmobbing og ryktespredning, samt stygge

kommentarer fra medelev. Etter Fylkesmannens vurdering er de fleste vedtakene fattet på bakgrunn av alvorlige krenkelser. Vi kan derfor ikke se at skolen har en lav terskel for å opprette 9a-3 saker.

I flere av vedtakene er det opplyst at det skal vurderes hvilke tiltak som skal iverksettes overfor de elevene som har krenket. Rektor sier i intervju at de ikke har særlig erfaring med tiltak som er så inngripende at det vil kreve et enkeltvedtak. I og med at det blant annet gjelder alvorlige krenkelser som også følges opp av politi og konfliktråd, mener

Fylkesmannen at skolen her har et eget ansvar for å vurdere tiltak overfor den som krenker, herunder om det må vurderes om disse tiltakene er av inngripende karakter.

Kravet til et vedtak vil gjelde tiltak både overfor den som har vært utsatt for krenkelser og tiltak overfor den som krenker. Den konkrete vurderingen som skal foretas i forhold til om tiltakene som iverksettes er av inngripende karakter, er ikke nedfelt i noen av skolens dokumenter.

Etter Fylkesmannens vurdering har ikke skolen sannsynliggjort at de har rutiner for å vurdere om det skal fattes enkeltvedtak når de iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter.

Hva: utarbeider rutiner som sikrer at det blir vurdert om det skal fattes enkeltvedtak når skolen iverksetter tiltak som er av inngripende karakter.

Hvordan: Se vedlagt nye rutiner. Årshjul for internkontroll side 2. Rutinen skal sikre at rektor og sos.ped-team går gjennom rutinene jevnlig.

På bakgrunn av innsendt dokumentasjon har skolen sannsynliggjort at de har rutiner for å vurdere om det skal fattes enkeltvedtak når de iverksetter tiltak som er av inngripende karakter og bestemmende for elevens rettigheter og plikter. Korreksjonspunktet utgår.

(22)

Individuelt rettet arbeid - § 9a-3 tredje ledd

Har skolen rutiner for hva de skal gjøre når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet?

Når foreldre/elever ber om tiltak som gjelder elevens skolemiljø, har skolen en vedtaksplikt.

Dette innebærer at skolen skal behandle saken så raskt som mulig etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven.

I skolens plan for elevmiljøet del 2 – Handlingsplaner er det et punkt som heter Enkeltvedtak etter § 9a-3, tredje ledd. Her er det beskrevet hva denne bestemmelsen innebærer.

Etter Fylkesmannens vurdering bærer innholdet her mer preg av å være en

prosatekst/informasjon, enn en klar og tydelig rutine om skolens vedtaksplikt. Det

framkommer heller ikke i noen av de andre rutinene hvordan en henstilling fra elever eller foreldre skal følges opp videre.

For å oppfylle kravet til en rutine, må det framkomme klart og tydelig hvem som skal gjøre hva og når det skal gjøres. Etter Fylkesmannens vurdering har ikke skolen klare rutiner for hva de skal gjøre når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til det psykososiale skolemiljøet.

Hva: Utarbeider klare rutiner for hva de skal gjøre når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet.

Hvordan: Se vedlagt nye rutiner. Årshjul for internkontroll side 3. Rutinen skal sikre at alle ansatte blir gjort kjent med hva de skal gjøre når de tar imot en henvendelse fra

elev/foreldre.

Fylkesmannen ser at det er utarbeidet nye Rutiner når en elev eller foreldre ber om tiltak som gjelder det psykososiale miljøet ved Sandbekken ungdomsskole, og at disse rutinene ivaretar kravene i opplæringslovens § 9a-3 tredje ledd.

I følge rutinen vil det være den som får henvendelsen som er ansvarlig for å følge opp dette. Det er derfor avgjørende at denne rutinen er implementert hos alle ansatte på skolen.

I følge nytt Årshjul for internkontroll skal rutinen gjennomgås i felles møtetid i august. For å sikre at alle henvendelser som gjelder skolemiljøet blir fulgt opp, må rutinen være kjent blant alle ansatte pr. i dag. Fylkesmannen forutsetter at dette er ivaretatt.

Informeres elever/foreldre om sin rett til å få enkeltvedtak:

- Generelt, slik at alle får denne informasjonen?

- Konkret, når den enkelte gjør en slik henstilling til skolen?

Når det gjelder generell informasjon, skriver rektor i egenvurderingen at det er drøftet med FAU hvorvidt det bør gis slik informasjon på foreldremøtene. I følge intervju med rektor ønsket ikke foreldrene dette da de mente det ble veldig byråkratisk. Rektor opplyser at de vurderer å legge inn informasjon om dette på sine hjemmesider.

I de tilfeller der eleven/foreldrene henvender seg til skolen om forhold som gjelder skolemiljøet, ble det opplyst i intervju at det gis informasjon om retten til å få vedtak i saken.

(23)

Retten til å få et enkeltvedtak framkommer imidlertid ikke klart i noen av skolens dokumenter. I punktet om enkeltvedtak etter § 9a-3, tredje ledd som er beskrevet over, står det at ”skolen må behandle saken”. Det fremkommer ikke tydelig at skolen er pliktig til å fatte et enkeltvedtak snarest mulig når elever/foreldre ber om tiltak som gjelder skolemiljøet. Fylkesmannen vil også påpeke at skolen har et selvstendig ansvar for å informere foreldre/elever om retten til

enkeltvedtak ved henstilling, og at dette ikke er noe som skal avgjøres av brukerorganene.

På denne bakgrunn anser Fylkesmannen at det pr. i dag ikke gis generell informasjon om retten til enkeltvedtak til elever og foreldre, men kun i de tilfeller der foreldre/elever retter en

henvendelse om skolemiljøet til skolen.

Hva: Gir elevene generell informasjon om at de har rett til enkeltvedtak når de ber om tiltak som gjelder skolemiljøet.

Hvordan: På skolens hjemmeside www.sandbekken.skole.no er det lagt ut generell

informasjon til elever og foreldre om at de har rett til enkeltvedtak når de ber om tiltak som gjelder skolemiljøet. Det blir også informert om retten til å klage, og retten til innsyn i dokumenter. I tillegg er det lagt ut lenke til opplæringsloven kap. 9, og lenke til udir sine nettsider med informasjon til foresatte. Se fanen «Skole» og deretter «Elevmiljøet»

Årshjul for internkontroll side 3. Rutinen skal sikre at informasjon blir revidert og oppdatert jevnlig.

På bakgrunn av redegjørelsen og informasjon på skolens hjemmeside anser Fylkesmannen at det nå gis generell informasjon om retten til enkeltvedtak til elever og foreldre.

Fattes det enkeltvedtak i alle tilfeller når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet?

Dersom elever/foreldre ber om tiltak som vedrører det psykososiale miljøet, har skolen plikt til å behandle en slik henstilling etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven. Skolen må fatte et enkeltvedtak uansett om de anser at elevens rett til et godt psykososialt miljø etter § 9a-1 er oppfylt eller ikke.

Rektor opplyser i intervju at de er klar over at de skal fatte vedtak også når elevens rett til et godt skolemiljø er oppfylt. De har imidlertid ikke hatt noen slike tilfeller.

Rektor opplyser videre at de opplever at det er vanskelig å vurdere om det skal fattes vedtak etter henstilling. Hun sier at ofte kan slike situasjoner løses ved en telefonsamtale. Lærerne opplyser i intervju at det oftest er kontaktlærer som får henstillingene, og han/hun tar dette videre til sosiallærer og sos.ped-teamet, og så videre oppover.

Skolens planer inneholder ingen opplysninger om at det alltid skal fattes vedtak snarest mulig ved henstilling som gjelder skolemiljøet. Rutinene skiller ikke på oppfølging etter andre og tredje ledd, men bruker begrepet ”§9a-3 saker”. Rektor opplyser i intervju at i praksis følger de den samme rutinen når skolen selv oppdager noe og når elever/foreldre melder fra. De lager vedtak uansett. Fylkesmannen ser av tilsendte vedtak at disse heller ikke har et klart og tydelig skille mellom § 9a-3 andre og tredje ledd. Etter Fylkesmannens vurdering er det også i flere av sakene gått lang tid fra skolen får kjennskap om krenkelser og til det blir fattet vedtak.

(24)

Det framkommer ikke tydelig av tilsendt dokumentasjon og rutiner at det alltid skal fattes vedtak snarest mulig ved henstillinger fra foreldre/elever. Det at skolen ikke skiller klart mellom § 9a-3 andre og tredje ledd vil også kunne innebære at det går for lang tid i saker der skolen har en vedtaksplikt. På denne bakgrunn vurderer Fylkesmannen at det ikke er sikret at det alltid blir fattet enkeltvedtak snarest mulig i alle tilfeller når elever/foreldre ber om tiltak knyttet til skolemiljøet.

Hva: Sikrer at det alltid blir fattet enkeltvedtak snarest mulig i alle tilfeller når elever/foreldre ber om tiltak som gjelder skolemiljøet.

Hvordan: Se vedlagt nye rutiner. Årshjul for internkontroll side 3. Rutinen skal sikre at rektor og sos.ped-team går gjennom rutinene.

Fylkesmannen ser at saken skal behandles etter reglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven, og at 9a-3 vedtak skal fattes snarest mulig. Det fremkommer imidlertid ikke klart av rutinen at det også skal fattes vedtak i de tilfellene der skolen mener at elevens rett til et godt skolemiljø er oppfylt. Korreksjonspunktet opprettholdes.

Tar skolen i vedtakene stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1, er det skissert tiltak, og blir det opplyst om forvaltningslovens klageregler?

Skolen må i enkeltvedtaket gi en vurdering av om elevens rett til et godt psykososialt miljø er oppfylt eller ikke. Dersom elevens rett ikke er oppfylt, må det i vedtaket skisseres hvilke tiltak som skal iverksettes. Videre må det opplyses om klageregler.

I de tilsendte vedtakene er det redegjort for sakens faktum, men det er ikke eksplisitt tatt stilling til om elevens rett til et godt skolemiljø er oppfylt eller ikke. Vedtakene viser til § 9a- 3, og siterer bestemmelsens tredje ledd, mens flere av vedtakene gjelder saker der skolen selv har oppdaget krenkelsene. Vedtakene inneholder oversikt over tiltak som skal

iverksettes, og det er opplyst om klageadgang.

Fylkesmannen anser at det i vedtakene skisseres tiltak og blir opplyst om forvaltningslovens klageregler.

Skolen tar imidlertid ikke eksplisitt stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1 i vedtakene.

Hva: Tar eksplisitt stilling til den enkelte elevs rett etter §9a-1 i vedtakene.

Hvordan: Det blir utarbeidet to maler for enkeltvedtak, en mal for vedtak etter §9a-3, andre ledd og en mal for vedtak etter §9a-3, tredje ledd. I malene legges det inn henvisning til lovtekst og hjelpetekst som sikrer at skolen tar eksplisitt stilling til den enkelte elevs rett etter §9a-1i vedtakene. Malene blir lagt inn i Ephorte, som saksbehandlere bruker ved produksjon av dokumenter.

Årshiul for interkontroll side 3. Rutinen skal sikre at den i sos.ped-team som saksbehandler et enkeltvedtak følger gjeldende mal.

(25)

I kommunens redegjørelse fremkommer det at det blir utarbeidet maler for enkeltvedtak, som skal sikre at skolen tar eksplisitt stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1.

Fylkesmannen legger til grunn at disse malene ikke er ferdigstilte, og opprettholder derfor korreksjonspunktet.

4.3 Fylkesmannens konklusjon – individuelt rettet arbeid

§ 9a-3 andre ledd

Rælingen kommune – Sandbekken ungdomsskole har ikke oppfylt opplæringslovens krav når det gjelder det individuelt rettede arbeidet, jf. § 9a-3 andre ledd, jf. § 9a-4.

 har en felles forståelse av hva det skal varsles skoleledelsen om

§ 9a-3 tredje ledd

Rælingen kommune – Sandbekken ungdomsskole har ikke oppfylt opplæringslovens krav når det gjelder det individuelt rettede arbeidet, jf. § 9a-3 tredje ledd.

 sikrer at det alltid blir fattet enkeltvedtak snarest mulig i alle tilfeller når elever/foreldre ber om tiltak som gjelder skolemiljøet

 tar eksplisitt stilling til den enkelte elevs rett etter § 9a-1 i vedtakene