Fagutvalg for administrasjon, ledelse og

Fagutvalg for administrasjon, ledelse og kontorstøtte

Møte 2, videokonferanse

22.10.2018

Informasjon om oppkobling mot videobro/videoløsning

• Et godt råd ved bruk av PC: Bruk headset (hodetelefon/mikrofon) eller god bordmikrofon, og om nødvendig, skru gjerne av mikrofonen når du ikke snakker.

• Med Skype for business: I feltet "finn en person", skriv inn adresse: basic@uninett.no.

• Bruk av webleser: I Chrome eller Opera, IKKE Internet Explorer, bruk

lenke: https://videobro.no/invited.sf?secret=zPlkhV7bse5l9Eqxx13wjA&id=73557117

• Skal du ikke bruke egen pc, men videokonferanse-rom, finn info her: https://vbro.no/basic

• Kontaktperson i Unit er Tor Holmen, tlf 95047000

Agenda

1. Valg av leder: orientering v/Tor Holmen

2. Status arbeid med Handlingsplanen, orientering:

• Prosessen, oppdatert gjennomføringsplan

• Parallelle prosesser: BOTT/Øvrige

3. Porteføljeoversikt, orientering:

• Oversikt over tjenesteportefølje

• Avgrensninger

4. Målbilder, drøfting

5. Forslag til initiativ , drøfting

6. Veien videre, orientering

• Samhandling / deling av dokumenter

• Neste møte

7. Eventuelt

1. Valg av leder

Muntlig orientering

2.1 Gjennomføringsplan for Handlingsplan:

Administrasjon, ledelse og kontorstøtte

2018 2019

okt nov des jan feb mar apr

22 29 05 12 19 26 03 10 17 24 31 07 14 21 28 04 11 18 25 04 11 18 25 01 08

28.3.19

11.4.19 11.1.19

Utarbeidelse av Handlingsplanen v0.95: Detaljert beskrivelse av initiativ, spissing av strategiske valg, sammenstilling av handlingsplanen

6.3.19 Arbeid med initiativ

22.10.18

23.11.18

28.1.19

4.3.19 Kvalitetssikring og endelig ferdigstilling av Handlingsplanen

Long list med initiativ er prioritert, strategiske valg er utformet

Videomøter i fagutvalgene: drøfting av HP

30.10.18

Behandling av Handlingsplanen i DS-møte 2-2019

Juleferie Handlingsplanen ferdigstilt og levert til sekretariatet

Teaseren til HP vises til i DS-møte 1-2019 Aktivitet

Felles samling alle fagutvalgene: Drøfting av HP v0.95 Videomøte Fagutvalg

Handlingsplan v0.95 ferdigstilt Fagutvalgsmøtet: Drøfting av initiativ

26.11.18 Initiativ kartlagt, beskrevet på overordnet nivå, koblet til målbildene

Prioritering av initiativ : Utarbeidelse av strategiske valg Fagutvalgsmøtet: Innspill til prioritering av initiativ

Vinterferie Møte i Digitaliseringsstyret 2-2018

Felles samling alle fagutvalg Møter med fagutvalgene

2.2 Parallelle prosesser: Økonomi og lønn

• Innen økonomi/lønn er BOTT godt i gang med etablering av felles tjeneste- og systemplattform

• Ambisjonen er at øvrige institusjoner skal over på samme tjeneste- og systemplattform etter at BOTT har tatt dem i bruk i 2022-2023

• Øvrige institusjoner må videreforvalte dagens løsninger i denne perioden

• UNIT tar initiativ til koordinering og samkjøring mellom BOTT og

øvrige

3.1 Totaloversikt over antall administrative tjenester og prosjekter ref. kartleggingen i UNITs Prosjekt 100

40

26

9 9 6

4

4

5

4 0 4

5 10 15 20 25 30 35 40 45

Antall

5 4 1

44

14

7 11

30

1 2

7

Kontorstøtte Økonomi og

regnskap Lønn Virksomhets-

styring Prosjektstyring HR Arkiv

Tjenester Prosjekter

Kontorstøtte Økonomi og

regnskap Lønn HR Arkiv Virksomhetsstyring Prosjektstyring

3.2 Revidert oversikt over tjenester administrasjon og ledelse fra Prosjekt 100

8

Bildearkivet EDD Kunst- og

fotosamling ePhorte sak/arkivsystem

Public 360 sak/arkivsystem

ARK/UiO DSB-CIM Beredskap og

HMS

Easycruit/ JobbNorge Jobbnorge rekrutteringssystem

MyNetworks rekrutteringssystem

Sidegjøremål Stoffkartotek og eksponeringsregister

Spk Paga lønnsystem

SAP lønnssystem UBW økonomi, regnskap og lønn

AdraMatch Amesto Autromaster

Complete Control Oracle Discoverer

E-pay

Episerver Filemaker

Google Analytics Hotjar

Kuben Microsoft Dynamics

365

Oracle øk. og regnskap

SaS

Steamserve

Basware Google Search Console

Google Tag Manager Avantra KGV

Cognos virksomhetsstyring

Corporator Hypergene Tableau virksomhetsstyring

Styreportal:

AdminControl Maconomy

prosjektstyringsverktøy

MS Project Oracle PA for BOA

prosjekter Atlassian Jira

Puzzlepart Prosjektportalen i

Sharepoint Projectplace prosjektadministrasjon

Alumnussystem Microsoft PowerBI

Agenda X

Alreg BergHansen Creston Fusion RV

Digipost DUO Edialog24

Evalg EventBrite Facebook

Gaia

LinkedIn

Mazemap Metafocus Digiforms Office 365

Egencia Online

Adwords ClickDimensions

Instagram

Issuu Camunda

Modulex Questback, Qualtrics RT

ServiceManager SiteImprove

Skype for Business

Smugmug Snapchat Stanley Administration

Traka Nøkkeladmin XPAND

Twitter

Administrasjon Ledelse Kontorstøtte

UBW Prosjekt

Prioritering =Strategiske valg?

Hvordan vil vi jobbe med handlingsplan?

Målbilder

Initiativ

A B C D E F G

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Realisering

Strategi

Handlingsplan for digitalisering av høyere utdanning og forskning

4. Målbilder Administrasjon, ledelse og kontorstøtte

10 Utkast

03.01.2019

Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov

Administrative arbeidsprosesser og brukergrensesnitt er forbedret og effektivisert gjennom standardisering og digitalisering

Mulighetene for automatisering og selvbetjening er godt utnyttet slik at tjenestene framstår som enkle, effektive og brukervennlige

Alle tjenester, informasjon og kommunikasjon er så langt det er mulig digitalt tilgjengelige

Ledelsen har god tilgang på informasjon og beslutningsstøtte

M1

M1.1

M1.2

M1.3

M2

Administrative ansatte har nødvendig digital kompetanse til å utføre sine oppgaver effektivt

M3

• Sektoren vil samordne sin innsats i utvikling og forvaltning av løsninger for administrative behov, inkludert kontorstøtte

• Felles forvaltning for sektoren må etableres etter at man har fått på plass felles systemportefølje, dette er et viktig tiltak for gevinstrealiseringen

• Ledelsen trenger å se helheten på tvers av alle fagområdene: studie-, forsknings-, ledelses- og generisk administrasjon

• Det er et behov for fremtidsrettede virksomhetsstyringsverktøy

• Fokus på gjennomføring av tilstrekkelig god opplæring for ansatte i forbindelse med innføring av nye systemer

• Standardisering av arbeidsprosesser er et viktig ledd i gjennomføring av en felles systemportefølje for sektoren

• Brukerfokus og brukervennlige tjenester er viktig for sikre gevinstrealisering, og dette må ha tilstrekkelig fokus i alle tiltak som gjennomføres

• Ny teknologi gir store muligheter for å automatisere prosesser som i dag er manuelle

• Fremtidige tjenester skal legge til rette for digital samhandling, og være

tilgjengelige på både PC, smarttelefon og nettbrett – uavhengig av

om brukerne er på kontoret, på reise eller andre steder

5. Forslag til initiativ: Administrasjon, ledelse og kontorstøtte

# Initiativ 2019 2020 2021 2022-2025 Formål* Målbildet Ansvar

A1 Nasjonal tjeneste økonomi, lønn og regnskap gjennom DFØ

Utvikling Utvikling Innføring UiX og UiY

2022: Innføring UiZ og UiÆ 2023-24: Innføring

øvrige

Effektivisering Kvalitet

M1 BOTT

Unit (innføring øvrig UH)

A2 Nasjonal tjeneste for felles sak/arkiv

Konsept Effektivisering

Kvalitet

M1 Ikke avklart

A3 Nasjonal tjeneste for strategisk HR

Konsept Effektivisering

Kvalitet

M1

A4 Nasjonalt program for heving av digital kompetanse hos administrative ansatte

Konsept M3

A5 Virksomhetsstyringssystem – se ting på tvers

Konsept M2

11 Utkast

03.01.2019

6. Veien videre

• Samhandling / deling av dokumenter

• Neste møte

7. Eventuelt